ARCHIVÉ - Archivé - Chapitre 1-1 - Communications avec le public
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Chapitre 1-1
Communications avec le public
Juin 1993
Table des matières
Mandat ou emplacement du bureau
Composition du public cible
Envergure nationale ou internationale
Distribution en nombre
Signalisation
Santé et sécurité
Appendice A - Lignes directrices en matière de communications avec le public
Objectif de la politique
Faire en sorte que, conformément à la partie IV de la Loi sur les langues officielles, les institutions fédérales ainsi que les tiers agissant pour leur compte communiquent avec le public dans la langue officielle de son choix.
Remarque : En vertu de l'article 25 de la Loi, les institutions fédérales doivent s'assurer que les tiers qui agissent pour leur compte communiquent avec le public et lui fournissent des services dans l'une ou l'autre des langues officielles au même titre que si elles étaient tenues à les offrir elles-mêmes dans ces langues, notamment en le précisant dans une entente contractuelle.
Énoncé de la politique
Le gouvernement a pour politique que les institutions fédérales et les tiers agissant pour leur compte assurent des communications en français, en anglais ou dans les deux langues officielles, en fonction du mandat ou de l'emplacement des bureaux ou des points de services de ces institutions ainsi que de la composition du public cible.
«Communication» dans cette politique inclut toute communication, qu'elle soit écrite, orale ou visuelle. Le contenu et la présentation doivent refléter en tout temps l'égalité de statut des deux langues officielles au sein des institutions fédérales.
Application
La présente s'applique à toutes les institutions fédérales à l'exception du Sénat, de la Chambre des communes et de la bibliothèque du Parlement ainsi qu'à tout autre organisme lorsqu'une loi ou un autre texte juridique le prévoit.
Exigences de la politique
Mandat ou emplacement du bureau
1. Toute communication d'une institution fédérale ou d'un tiers agissant pour son compte avec le public doit se faire dans la langue officielle que choisit ce dernier lorsqu'il traite avec :
- le siège ou l'administration centrale;
- un bureau situé dans la région de la Capitale nationale;
- un bureau, au Canada comme à l'étranger, qui fait l'objet d'une demande importante ou dont la vocation le justifie au sens du Règlement sur les langues officielles - communications avec le public et prestation des services; et
- un bureau, au Canada comme à l'étranger, d'une institution fédérale tenue de rendre directement compte au Parlement de ses activités.
Composition du public cible
Un individu
2. Lorsque la communication (p. ex. la correspondance) s'adresse à un individu et est assurée par l'un des bureaux mentionnés à l'exigence 1 ou pour son compte, la communication doit se faire dans la langue officielle que choisit cet individu si l'on connaît sa préférence, et dans les deux langues officielles si on ne la connaît pas.
Grand public
3. Lorsque la communication vise le grand public et qu'elle est assurée par l'un des bureaux mentionnés à l'exigence 1 ou pour son compte, il faut utiliser les deux langues officielles. Toute communication avec le public émanant d'une institution fédérale, ou pour son compte, et transmise à l'échelle du pays doit donc normalement être faite simultanément dans les deux langues officielles. De telles communications comprennent la signalisation, les annonces publicitaires, les prospectus envoyés à tous les citoyens, les publications, les rapports aussi bien que les séances d'information et les consultations.
Public particulier dont on connaît les préférences linguistiques
4. Lorsque la communication s'adresse à un public particulier dont on connaît les préférences linguistiques et qu'elle est assurée par l'un des bureaux mentionnés à l'exigence 1 ou pour son compte, la communication doit se faire dans la langue ou les langues officielles du public en question. De telles communications comprennent les invitations à des réunions, leur déroulement, les ordres du jour, les diapositives, les dépliants, la documentation distribuée, les procès-verbaux et les suivis des réunions, ainsi que les publications scientifiques, techniques et professionnelles.
Public particulier dont on ne connaît pas les préférences linguistiques
5. Lorsque la communication s'adresse à un public particulier dont on ne connaît pas les préférences linguistiques et qu'elle est assurée par l'un des bureaux mentionnés à l'exigence 1 ou pour son compte, l'institution fédérale en question doit ou bien déterminer ces préférences et s'assurer que chacun reçoit la communication dans la langue officielle de son choix, ou bien assurer la communication dans les deux langues officielles.
Envergure nationale ou internationale
6. Quel que soit l'endroit, lorsqu'une institution fédérale reçoit, parraine ou coparraine une assemblée d'envergure nationale ou internationale (voir chapitre 1-3) ou y participe, telle une rencontre, une conférence, un symposium ou un événement populaire, à laquelle le grand public est invité, les communications de l'institution fédérale ou celles qui sont faites pour son compte doivent être assurées simultanément dans les deux langues officielles.
Distribution en nombre
7. Lorsqu'une institution fédérale édite ou coédite et distribue des documents d'intérêt national à l'intention du public, elle doit les mettre simultanément à la disposition du public dans les deux langues officielles.
Signalisation
8. Quel que soit l'emplacement du bureau d'une institution fédérale, tous les panneaux et enseignes le signalant doivent être dans les deux langues officielles.
Santé et sécurité
9. Lorsqu'un bureau d'une institution fédérale utilise des moyens de signalisation comportant des mots ou des messages publics normalisés (p. ex. messages enregistrés), qui visent la santé ou la sécurité du public à l'intérieur des immeubles fédéraux ou sur les terrains avoisinants, ils doivent l'être dans les deux langues officielles.
Surveillance
Le Secrétariat du Conseil du Trésor s'assure que cette politique est appliquée au moyen :
- des activités de surveillance effectuées, soit par l'institution, soit par la Direction des langues officielles et de l'équité en emploi, soit par les deux;
- des ententes en matière de langues officielles avec le Conseil du Trésor, y compris les rapports annuels de gestion;
- du suivi des rapports et études du Commissariat aux langues officielles.
Références
Partie IV de la Loi sur les langues officielles
Règlement sur les langues officielles - communications avec le public et prestation des services
Manuel du Conseil du Trésor, volume intitulé Communications, Communications du gouvernement, chapitre 1, et Programme de coordination de l'image de marque (PCIM), chapitre 2 (présentation des langues officielles dans la signalisation et les communications écrites)
Manuel du Conseil du Trésor, volume intitulé Marchés, Appendice F (processus de passation des marchés et les langues officielles)
Manuel du Conseil du Trésor, volume sur les langues officielles, politiques sur l'offre active de services (chapitre 1-2), sur les langues officielles et les événements populaires d'envergure nationale ou internationale (chapitre 1-3), ainsi que les lignes directrices sur l'utilisation des médias (chapitre 1-5)
Principes et directives pour la dénomination des lieux 1990, Comité permanent canadien des noms géographiques, Énergie, Mines et Ressources Canada
Règlement sur les plans d'entreprise et les budgets des sociétés d'État (exigences sur les langues de présentation)
Demandes de renseignements
Si vous souhaitez obtenir des renseignements, veuillez vous adresser à la personne responsable des langues officielles de votre institution. Celle-ci pourra transmettre les questions d'interprétation de la politique à la :
Direction des langues officielles et
de l'équité en emploi
Secrétariat du Conseil du Trésor
Appendice A - Lignes directrices en matière de communications avec le public
Lorsque les préférences linguistiques du public ne peuvent être complètement établies, l'institution devrait choisir la façon la plus appropriée de respecter ses obligations.
Afin de s'assurer que, lorsque l'exige cette politique, le public, tant d'expression française que d'expression anglaise, reçoit les communications émanant des institutions fédérales dans la langue officielle de son choix, les mesures suivantes sont suggérées.
Présentation bilingue
1. Selon la nature du document ou le sujet traité, quelle que soit sa longueur, il peut être opportun de produire et de distribuer un document en présentation bilingue (p. ex. les documents touchant la Constitution ou la Charte des droits).
2. Le recours à une présentation bilingue, que ce soit côte à côte, recto verso ou tête-bêche, les deux langues officielles ayant la même importance visuelle, peut s'avérer le moyen le plus rentable pour distribuer une courte communication écrite dans les deux langues officielles.
Présentation à la fois bilingue et unilingue
3. Lorsque le document est long, il peut être plus approprié de le résumer et de présenter ce résumé dans les deux langues officielles («format bilingue») tout en mettant le texte unilingue plus long à la disposition du public sur demande, sans frais additionnels et dans un délai minimal (par ex. une ligne 1-800), dans l'autre langue officielle. La disponibilité du document dans l'autre langue officielle devrait être clairement indiquée dans le document même.
Présentation unilingue
4. Un document ou brochure à l'intention d'un public particulier, produit à partir d'un bureau d'une institution fédérale qui n'a pas d'obligation de servir le public dans les deux langues officielles, peut être publié dans une seule langue officielle.
Distribution en nombre
5. Dans la plupart des cas, lorsqu'il s'agit de distribuer un document court et d'intérêt national, l'utilisation d'une présentation bilingue s'avère le moyen le plus efficace pour communiquer avec le public dans la langue officielle de son choix. Certes, si une institution fédérale connaît la langue officielle préférée de sa clientèle, elle peut n'envoyer le document que dans cette langue officielle.
Par contre, une institution peut également, notamment dans le cas de documents plus longs, n'envoyer le document que dans l'une ou l'autre langue officielle, tel que requis, si elle juge qu'elle respecte ses obligations en vertu de la Loi et du règlement afférent. L'institution doit alors indiquer clairement sur ces documents dont la présentation est unilingue que la version dans l'autre langue est disponible sur demande sans frais additionnels (p. ex. une ligne 1-800) et dans un délai minimal. Une institution devrait, en outre, insérer un sommaire du document dans l'autre langue officielle.
Interprétation simultanée
6. L'interprétation simultanée peut s'avérer le moyen le plus efficace pour s'assurer que les participants des deux collectivités de langue officielle comprennent ce dont il s'agit, par exemple lors d'une conférence à l'échelle nationale.