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Le gouvernement s'est engagé à améliorer l'efficacité de ses programmes et services au moyen de la technologie de l'information. Le Bureau de gestion des projets a été créé sous les auspices du SCT. Sa mission : guider les ministères qui entreprennent des projets de technologie de l'information ou de gestion de l'information afin que ces projets :
En collaboration avec quelques ministères, le Bureau a publié en mai 1996 un Cadre amélioré pour la gestion des projets de technologie de l'information. Tout en respectant les orientations générales énoncées par le Conseil du Trésor, le cadre devrait aider les ministères à améliorer leurs pratiques de gestion des projets liés à la technologie de l'information en servant de guide.
Le cadre énonce quatre principes définissant de manière générale comment les projets doivent être gérés.
Premier principe : les projets sont axés sur les orientations opérationnelles
Les projets entrepris visent à soutenir les opérations de manière efficace et économique. Avec la direction et les principaux utilisateurs, les commanditaires de projet(2), les chefs de projet(3) et les gestionnaires de projet(4) veillent à ce que les projets atteignent leurs objectifs et produisent les avantages escomptés.
Deuxième principe : Les responsabilités sont clairement définies
Les projets liés à la technologie de l'information peuvent s'avérer complexes. Les responsabilités de tous les intervenants doivent être clairement définies, et de même les pouvoirs délégués à chacun. Il est essentiel que les problèmes soient rapidement résolus afin d'éviter qu'ils sabotent le projet et empêchent la production des avantages escomptés.
Troisième principe : les gestionnaires de projet sont formés et travaillent dans une discipline générale
Le gestionnaire est la clé de la réussite d'un projet, qui ne peut sans lui produire les avantages escomptés. Il devrait par conséquent avoir la formation, les compétences et l'expérience nécessaires compte tenu de l'envergure et des risques du projet. Il faut adopter une méthode commune de perfectionnement ou d'acquisition des gestionnaires de projet fondée sur des pratiques, des outils et des méthodes d'usage général dans la fonction publique fédérale.
Quatrième principe : les décisions en matière de gestion de projet reposent sur la gestion des risques
Par le passé, le gouvernement a généralement insisté sur le respect des échéances. Les ministères se sont donc souvent hâtés malgré les signes de problèmes ou de risques. La gestion des risques permet la prise de décisions rigoureuse et proactive, de sorte que :
Il faut que les projets soient planifiés, organisés et structurés de manière à garantir leur succès; cela, depuis leur organisation et leur planification initiales, jusqu'à leur conception, élaboration et mise en œuvre.
Par le passé, les ministères ont trop souvent concentré leur attention sur le projet et les questions connexes, tandis que les causes véritables des problèmes restaient masquées. C'est pour cette raison que l'ordre et la formulation des quatre principes ont été choisis avec soin. Chacun représente une étape vers la réussite. Tous sont essentiels à la création d'un environnement propice à la réussite des projets.
La figure ci-dessous illustre cette idée de progression et de structure, et situe les principes les uns par rapport aux autres.
Figure 1 : Pyramide du cadre amélioré
Jusqu'ici, la fonction publique a pu attribuer le succès des projets en technologie de l'information aux efforts héroïques des équipes responsables. Celles-ci ont souvent été forcées de travailler dans l'isolement, sans le soutien ou la compréhension de leurs collègues du secteur de la technologie de l'information ou des opérations. Leur succès a été tributaire de la créativité, de la détermination et du travail acharné de leurs membres. La pyramide du cadre amélioré montre la nécessité d'avoir plusieurs couches de soutien pour garantir la réussite d'un projet. La présence de toutes les couches assure qu'un projet est bien intégré aux processus organisationnels et qu'il est effectivement considéré comme partie intégrante de ces processus.
À chaque couche est associé un certain nombre de pratiques de soutien.
Les orientations opérationnelles (premier principe) constituent en quelque sorte les fondations, essentielles au succès. Voici quelques exemples des pratiques qui leur sont rattachées :
Lorsqu'un ministère a conçu un projet en harmonie avec ses orientations opérationnelles, il doit définir les responsabilités des différents intervenants (deuxième principe). Cette couche assure la définition et la communication des pratiques suivantes :
La troisième couche, la discipline générale (troisième principe) a trait au perfectionnement des gestionnaires de projet dans la fonction publique et vise à garantir que ceux-ci possèdent les connaissances, les compétences et l'expérience requises pour gérer les projets, compte tenu de leur envergure, de leur complexité et de leur profil de risque. Voici quelques-unes des pratiques qui y sont associées :
Ces trois couches (orientations opérationnelles, responsabilités et discipline générale) correspondent aux pratiques organisationnelles à mettre en place pour garantir le succès des projets. À l'intérieur des projets eux-mêmes, la prise de décision(quatrième principe) est associée aux pratiques suivantes :
Le SCT a demandé aux ministères d'appliquer dans la mesure du possible le cadre aux projets en cours liés à la technologie de l'information. Il leur a aussi demandé d'utiliser le cadre pour tous leurs projets futurs en gestion de l'information ou en technologie de l'information, et d'attester que les projets qu'ils soumettent à son approbation respectent de fait le cadre. Les ministères devront faire preuve d'intelligence dans leur application des différents éléments du cadre, c'est-à-dire tenir compte de la taille et des risques de chaque projet. Les avantages attendus de la mise en œuvre du cadre amélioré sont nombreux.
Parmi les avantages(5) enregistrés et publiés mentionnons :
La mise en œuvre du cadre amélioré permettra aux ministères de retirer des avantages et des effets similaires de leurs investissements en technologie de l'information, ce qui permettra d'améliorer l'efficacité des programmes et services et les rendra plus économiques.