Appendice C1 - Postes repères par fonction - Gestion et services de secrétariat

Responsabilités générales

Élaborer et mettre en oeuvre des lignes directrices, des processus et des procédures en vue d'assurer la prestation de services administratifs essentiels au ministre et au sous-ministre relativement à la gestion de la correspondance ministérielle, au soutien de bureau et des services de secrétariat, y compris les activités concernant l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels (AIPRP) du Ministère.

Structure organisationnelle

Ce poste est l'un des quatre postes au deuxième niveau de gestion qui relèvent du directeur général, Coordination de la politique et du portefeuille. Les autres postes sont les suivants : directeur principal, Analyse stratégique et économique; directeur principal, Plans, consultation et affaires du Nord; directeur principal, Développement durable et affaires internationales.

Les fonctions particulières des postes relevant du directeur, Secrétariat corporatif, sont les suivantes :

Le gestionnaire, Correspondance de la haute direction, (10 employés) est responsable d'élaborer et de mettre en oeuvre des systèmes, des processus et des procédures pour la préparation et la production de la correspondance du ministre et du sous-ministre; de réviser et d'approuver la correspondance qui doit être signée par le ministre avant de la transmettre au public, aux autres ministres, aux députés et au secteur privé, ainsi que toute la correspondance et tous les documents devant être signés par le sous-ministre; de coordonner les réponses nécessitant l'intervention de plusieurs directions générales et organismes; de gérer les travaux de rédaction effectués pour d'autres directions générales et organismes; d'élaborer et de maintenir un environnement de production automatisé, y compris un système de suivi de la correspondance.

Le gestionnaire, Affaires parlementaires, (3 employés) est responsable de préparer et de coordonner la préparation de dossiers d'information et de discours pour la présence du ministre à la Chambre des communes durant la période des questions et les comparutions devant les comités parlementaires; de superviser et de résumer les enjeux et les mesures législatives du Ministère et d'autres ministères présentant un intérêt pour le Ministère et d'en assurer le suivi; de coordonner ou de préparer des réponses aux questions écrites et aux pétitions; de coordonner le dépôt de documents et de prodiguer des conseils à ces égards.

Le gestionnaire, Affaires au Cabinet, (3 employés) est responsable de coordonner la préparation des documents d'information et des comptes rendus à l'intention du ministre pour chaque réunion du Cabinet et des comités du Cabinet; d'élaborer et de mettre en oeuvre des méthodes et des procédures pour la réception, l'inscription, le suivi et le renvoi des documents du Cabinet, ainsi que pour assurer la distribution et le contrôle de tous les documents du Cabinet au sein du Ministère; d'assurer la collaboration opportune du Ministère et d'organiser sa participation aux discussions interministérielles des mémoires au Cabinet; de prodiguer des conseils sur la planification, le contenu, le style et la présentation des documents du Cabinet.

Le gestionnaire, Services à la haute direction, (1 employé) est responsable d'élaborer et de mettre en oeuvre des systèmes et des procédures visant à faciliter les processus décisionnels au sein du Ministère; d'élaborer des programmes de travail, de préparer des documents et de coordonner l'organisation du travail des cadres supérieurs du Ministère; d'élaborer et d'assurer le fonctionnement d'un processus d'examen interne; de coordonner et de fournir le soutien logistique nécessaire dans le cadre des événements, des réceptions et des réunions auxquels participe le ministre ou le sous-ministre.

Nature et portée des fonctions

Le Ministère assure la gestion des principaux programmes d'orientation, de recherche et de développement scientifique et technique et de soutien à l'industrie ayant une envergure nationale et internationale et qui concernent la masse continentale du Canada et les secteurs énergétique, forestier, minier et minéral. Le Ministère a pour mandat de promouvoir le développement durable et l'utilisation judicieuse des ressources minérales, énergétiques et forestières du Canada.

C'est dans ce contexte que le directeur du Secrétariat corporatif élabore et met en oeuvre des méthodes, des procédures et des processus visant à soutenir le ministre et les sous-ministres dans l'établissement de liens latéraux et horizontaux en vue de prendre des mesures à l'égard des enjeux en matière de politiques et de programmes dans différents milieux. Le titulaire fournit des services de secrétariat pour les réunions des cadres supérieurs ministériels, y compris le Comité de gestion ministérielle. Il gère une gamme de services de secrétariat et doit déterminer et apporter les améliorations aux procédures et aux processus du Secrétariat.

Le directeur est responsable d'élaborer et de maintenir un système de suivi ministériel pour faire en sorte de soutenir et d'assurer le suivi des initiatives importantes et des événements spéciaux du Ministère. Le titulaire effectue des analyses des exigences stratégiques et relatives à l'information, établit les délais et coordonne l'apport de tout le Ministère. Il fait la synthèse de cette information pour fournir des conseils stratégiques et intégrés sur toutes les questions ministérielles et gouvernementales importantes et délicates, et veille à ce que les conseils et la présentation soient compatibles du point de vue politique avec les objectifs généraux du Ministère et du gouvernement.

Le directeur prend des mesures à l'égard d'une grande variété de questions stratégiques et administratives soulevées par le bureau du ministre et les bureaux des sous-ministres. Le titulaire doit souvent composer avec des situations critiques dans lesquelles il doit régler rapidement et efficacement les problèmes avant qu'ils ne deviennent des enjeux importants. L'un des défis majeurs que doit relever le titulaire consiste à se tenir au fait des questions courantes afin que les mesures appropriées à prendre soient présentées au ministre dans les meilleurs délais d'exécution possible et sans que le niveau et la qualité des services offerts n'en souffrent. Un autre défi qu'il doit relever consiste à s'assurer qu'on accorde une attention vive et soutenue à ces questions afin d'assurer le succès de la participation du Ministère aux grands et importants domaines de pointe du programme de la politique économique.

Le directeur élabore et met en oeuvre des stratégies, des processus et des procédures pour fournir un soutien au ministre dans ses relations avec les députés. Pour ce faire, le titulaire doit travailler en étroite collaboration avec le personnel ministériel de manière à traduire exactement et diplomatiquement les positions du Ministère sur tous les enjeux politiques, opérationnels et relatifs aux cas.

Le directeur veille à ce que le ministre reçoive le soutien ministériel approprié pour s'acquitter de ses responsabilités à titre de député et de membre du Cabinet. Le titulaire est responsable d'élaborer des politiques et des stratégies en consultation avec le Bureau du Conseil privé afin de s'assurer que les travaux du Cabinet sont exécutés conformément au processus évolutif d'établissement des priorités stratégiques du Cabinet. Il doit coordonner la préparation des réponses en vue de la période de questions quotidienne au Parlement et veiller à ce que le ministre soit adéquatement informé sur tous les points figurant à l'ordre du jour des réunions hebdomadaires du Cabinet.

Le directeur élabore et met en oeuvre des lignes directrices, des processus et des procédures pour faire en sorte que les réponses aux demandes de renseignements et à la correspondance soient ponctuelles, précises et conformes à la politique gouvernementale et ministérielle.

Le directeur exerce une autorité au sein du Ministère en ce qui concerne un certain nombre de textes législatifs et de textes réglementaires ministériels. Le titulaire maintient un registre central, coordonne les processus de certification pour veiller à ce que les règlements soient conformes aux exigences à l'extérieur du Ministère et à ce que les intérêts du grand public et de l'industrie canadienne soient pris en compte dans l'élaboration et la promulgation des règlements ministériels.

Le directeur supervise la prestation d'un vaste éventail de services administratifs et de services à la haute direction destinés aux bureaux du ministre et du sous-ministre. L'un des principaux défis que le directeur doit relever consiste à régler les situations de crise qui se produisent dans le cadre des responsabilités du ministre et du sous-ministre et à élaborer les systèmes et les procédures qui permettront de dégager des problèmes éventuels et de les présenter dans le cadre d'un programme dont on peut s'occuper d'une manière efficiente et efficace avant que ces problèmes ne prennent l'ampleur de crises.

Le directeur entretient des contacts avec des cadres supérieurs du Conseil du Trésor du Canada, du Bureau du Premier ministre, du Bureau du Conseil privé et d'autres ministères, avec des hauts fonctionnaires du Parlement et des représentants d'associations et d'organismes nationaux en matière de ressources naturelles au sujet des grandes questions d'intérêt pour le Ministère, des politiques et des programmes gouvernementaux relatifs au mandat du Ministère et de l'interprétation des directives et des règlements énoncés dans ces politiques.

Le directeur doit traiter une variété et un nombre important de questions litigieuses et de problèmes, souvent délicats et exigeant une réponse rapide, liés au Programme d'AIPRP du Ministère. Le titulaire du poste doit élaborer et mettre en oeuvre des stratégies et des approches pour veiller à ce que le programme soit proactif et qu'il s'inscrive dans un cadre visant à aider le personnel à se conformer à la Loi sur l'accès à l'information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels et à en discerner les irrégularités.

Responsabilités particulières

1. Veiller à ce que le ministre, le sous-ministre et les gestionnaires supérieurs ministériels reçoivent des documents appropriés du Cabinet et du Parlement pour leur permettre de s'acquitter de leurs responsabilités ainsi que des services et des conseils pertinents sur toutes les questions courantes et prioritaires touchant le Ministère, les organismes et les sociétés d'État qui relèvent du ministre.
2. Veiller à la gestion efficace et efficiente de toutes les demandes de renseignements et de toute la correspondance adressées aux bureaux du ministre et du sous-ministre et fournir une vaste gamme de services administratifs à ces bureaux.
3. 3. Diriger l'attribution de pouvoirs corporatifs relativement à un certain nombre de textes législatifs et de textes réglementaires ministériels.
4. Définir et communiquer l'orientation stratégique, les politiques, les priorités et la position du Ministère sur les questions touchant l'AIPRP. Offrir des conseils d'ordre politique et stratégique faisant autorité au ministre, au sous-ministre, aux sous-ministres adjoints et aux cadres supérieurs afin de les aider à atteindre les objectifs des lois en matière d'AIPRP. Établir les pouvoirs et les mécanismes d'approbation requis pour suivre les orientations des politiques et des programmes du Ministère.
5. Représenter le Ministère dans les consultations touchant l'AIPRP auprès de la population, des enquêteurs et des chercheurs pour expliquer la teneur de la législation ainsi que les règles et les modalités d'accès. Expliquer clairement la position du Ministère et, lorsque c'est possible, négocier des solutions de compromis qui répondent à leurs attentes, tout en respectant l'esprit de la loi.
6. Gérer la préparation des rapports et des séances d'information sur l'AIPRP à l'intention du ministre, du sous-ministre et des cadres supérieurs. Préparer les documents de planification et l'information pertinente pour le rapport annuel au Parlement.

Exposé raisonné de l'évaluation

Directeur, Secrétariat corporatif

Compétence

F

Vaste connaissance de la législation, des politiques et des programmes du Ministère; connaissance exhaustive des mécanismes des systèmes parlementaire et de cabinet; connaissance très approfondie des pratiques de gestion de la correspondance ainsi que des politiques, des processus et des procédures d'AIPRP au gouvernement fédéral; connaissance approfondie des politiques et des pratiques fédérales liées à la gestion financière, des ressources humaines et du matériel.

II

Gestion conceptuelle et opérationnelle de toutes les activités liées à la prestation de services administratifs au ministre, à la prestation de services à la haute direction offerts au sous-ministre et à la facilitation des relations avec le ministre, avec le Ministère et entre les organismes.

3

Le titulaire doit posséder des aptitudes en relations humaines pour consulter les fonctionnaires des bureaux du ministre et des cadres supérieurs du Ministère, des organismes et du Parlement et les conseiller.

460

La cote élevée dénote le niveau d'expertise requis pour soutenir le ministre, le sous-ministre et les membres de la haute direction du Ministère dans l'élaboration et la mise en oeuvre de stratégies pour régler de nombreuses questions importantes et délicates référées au ministre concernant tous les aspects du portefeuille du Ministère et des organismes associés.

Initiative créatrice/réflexion

E

Réflexion dans le cadre des approches, de l'orientation et des politiques ministérielles quant au portefeuille du ministre et aux activités administratives du Ministère.

4

Faculté de réflexion analytique et constructive nécessaire pour synthétiser les points de vue du ministre et du Ministère en un programme ministériel exhaustif.

(50) 230

Le pourcentage supérieur reflète le défi grandissant associé au soutien du bureau du ministre et des bureaux des sous-ministres, et dénote également l'ampleur du défi associé à la faculté d'analyse nécessaire pour résoudre des questions délicates sous la contrainte d'échéances brèves.

Finalité/prise de décisions

E

Le titulaire du poste, qui relève du directeur général, agit dans le cadre des lignes directrices établies pour élaborer et coordonner les processus décisionnels au cabinet du ministre et au Ministère et les services ministériels dispensés en vue de soutenir les activités du ministre et des sous-ministres dans toutes les régions du pays.

5I

Impact indirect du poste sur les activités du Ministère tel que représenté par un budget de fonctionnement de 420 millions de dollars (en dollars constants). Le titulaire du poste a une influence importante sur l'intégration et la prestation de conseils stratégiques relatifs à la planification sur les initiatives et les activités générales du Ministère.

230

La cote élevée indique que le titulaire a une liberté d'action quant à l'élaboration et la mise en oeuvre des stratégies et des plans visant à régler d'importants enjeux ministériels dans différents milieux, ainsi qu'à leurs conséquences à l'échelle gouvernementale grâce à la gestion du Programme d'AIPRP.

Résumé

Figure : 4 – O – 1 - Version textuelle

Numéro du poste repère : 4 – O – 1

Directeur, secrétariat corporatif

Le poste en cause est au deuxième niveau de gestion qui relève du directeur général, Coordination de la politique et du portefeuille, et il existe 3 postes de même niveau hiérarchique occupés par des pairs.

Il y a 4 gestionnaires qui relèvent du Directeur, Secrétariat corporatif.

Organigramme linéaire :

Directeur général, Coordination de la politique et du portefeuille

• Directeur principal, Analyse stratégique et économique
• Directeur principal, Plans, consultation et affaires du Nord
• Directeur principal, Développement durable et affaires internationales
• Directeur, Secrétariat corporatif
  • 4 Gestionnaires pour :
    • Correspondance de la haute direction
    • Affaires parlementaires
    • Affaires au Cabinet
    • Services à la haute direction