Appendice C1 - Postes repères par fonction - Gestion et services de secrétariat

Responsabilités générales

Gérer de façon adéquate et efficace des systèmes d'information, des finances et du matériel, de l'administration des contrats et des fonctions d'administration dans la région de l'Atlantique du Ministère.

Structure organisationnelle

Ce poste est l'un des neuf postes au troisième niveau de gestion qui relèvent du directeur général régional. Les autres postes sont les suivants : gestionnaire régional, Construction; gestionnaire régional, Administration immobilière; gestionnaire régional, Services de l'immobilier; gestionnaire régional, Coordination et planification des programmes; gestionnaire régional, Administration du personnel; agent régional d'information; agent régional de sécurité; conseiller régional en planification.

Les fonctions particulières des postes qui relèvent directement du gestionnaire régional, Finances et administration, sont les suivantes :

Le chef, Analyse et planification financière, (4 employés) est chargé de la planification financière de la région, de la coordination et de la préparation du cycle budgétaire des prévisions de programme et du budget principal des dépenses, de la gestion de l'encaisse, de l'analyse des projets de construction et des propositions de placement sous forme de bail et de location-achat.

Le chef, Comptabilité, (22 employés) est chargé de l'ensemble des services de contrôle et de comptabilité générale, qui se composent des comptes fournisseurs, de la comptabilité des projets, de la comptabilité de la paye et de la comptabilité analytique.

Le gestionnaire, Administration, (22 employés) est chargé des services communs de soutien de la région qui comprennent notamment la gestion des documents, les communications, la gestion des locaux, le traitement de textes, la photocopie, l'impression, les services de secrétariat et la gestion des formules.

Le chef, Gestion du matériel, (7 employés) est chargé des achats et approvisionnements, du contrôle des biens et de la gestion des stocks.

Le chef, Systèmes d'information à la gestion, (4 employés) est chargé des opérations informatiques régionales.

Le chef, Politique et administration des marchés, (5 employés) est chargé des services d'appels d'offres liés à la construction d'immeubles, aux grands et petits travaux de réparation et à la location de locaux.

Quatre gestionnaires de district, Finances et administration, (personnel combiné de 66 employés) chacun est responsable de fournir et de gérer des services comptables comprenant les comptes clients et fournisseurs, le contrôle et les rapports budgétaires, les services d'administration générale, la gestion du matériel, les services d'information et les services d'appels d'offres et d'adjudication des marchés.

Nature et portée des fonctions

Le Ministère est chargé de fournir des bureaux et d'autres locaux partout dans la région.

Le gestionnaire régional, Finances et administration, est responsable de tous les aspects des finances, de la gestion du matériel, des systèmes d'information et de l'administration à l'échelon de la région, notamment de la préparation des rapports régionaux qui doivent figurer dans le budget principal des dépenses et les prévisions de programme.

Le titulaire du poste dirige la recherche et l'élaboration des politiques nouvelles et améliorées de gestion financière générale pour la région.

Le gestionnaire régional fournit au directeur général régional, au sous-ministre adjoint, Finances et administration, et au secrétaire de direction des conseils et une évaluation sur l'efficacité des fonctions et de l'organisation administratives et financières au Ministère de même que sur l'utilisation des ressources.

En tant que membre du Comité régional de gestion et du Comité régional de stratégie immobilière, le titulaire participe directement à tous les processus de planification régionale, au déploiement des ressources et aux décisions qui touchent les projets. Il est responsable de l'analyse financière des propositions d'immobilisations, de location et de location-achat dans la région et de l'établissement de relations avec l'administration centrale sur ces questions.

Le gestionnaire régional dirige l'affectation des budgets régionaux, le maintien des systèmes de contrôle et de rapport budgétaires pour le compte de la gestion régionale, le maintien du contrôle et de la gestion des coûts et l'interprétation des politiques comptables et financières.

Le titulaire garantit l'intégrité et la fiabilité des systèmes de contrôle et de rapport budgétaires dans la région de manière à assurer un traitement probe et prudent des ressources régionales.

À titre de représentant ministériel, le gestionnaire régional, Finances et administration, entretient des relations efficaces avec les représentants du secteur privé et des associations professionnelles, ainsi qu'avec un vaste éventail de conseillers, autant à l'intérieur qu'à l'extérieur du gouvernement fédéral.

Responsabilités particulières

1. Garantir des rapports et un contrôle budgétaires efficaces des engagements et des dépenses en veillant au respect de la Loi sur la gestion des finances publiques.
2. Assurer l'intégrité, la totalité et la pertinence des données financières et autres renseignements fournis par la région en réponse aux questions du Parlement, des ministres et d'autres questions.
3. Assurer un contrôle efficace des services de soutien et de consultation à la gestion des bureaux régionaux et de district dans le domaine de la paie, de la comptabilité générale, de projets et de coûts, de la politique et de l'administration des appels d'offres et des contrats, de la fourniture d'information à la gestion, de la prestation d'un vaste éventail de services de soutien administratif et de services de gestion de matériel, notamment l'achat et l'approvisionnement, le contrôle des stocks et l'élimination du matériel.
4. Par des analyses, contrôler le rendement budgétaire en fournissant des analyses indiciaires et tendancielles et des propositions de placement en matière d'immobilisations, de location et de location-achat.
5. Élaborer de nouvelles politiques, méthodes et procédures de gestion et faire des recommandations à la gestion régionale ou à l'administration centrale et interpréter les politiques existantes à l'égard de tous les domaines fonctionnels.
6. Veiller à entretenir des relations efficaces avec les ministères clients et l'administration centrale dans le domaine des services à la clientèle et du recouvrement des revenus à l'égard des services fournis.

Exposé raisonné de l'évaluation

Gestionnaire régional, Finances et administration

Compétence

F

Vaste connaissance financière liée à tous les aspects du domaine afin de pouvoir conseiller le directeur régional général et les gestionnaires régionaux sur toutes les questions, y compris les budgets et les systèmes comptables.

II

La portée de cette fonction comprend toutes les activités administratives générales connexes comme l'administration des contrats, les systèmes, la gestion du matériel, la coordination des services de secrétariat, ainsi que la fonction de contrôleur régional.

3

Pour réaliser les objectifs du poste, le titulaire doit établir et entretenir des relations étendues partout dans la région.

460

La cote supérieure reflète une compétence solide nécessaire à l'égard des activités connexes.

Initiative créatrice/réflexion

E

Réflexion en tenant compte des politiques et des objectifs bien définis en matière de finances et d'administration qui sont établis par le Ministère et les organismes centraux.

4

Faculté de réflexion analytique et constructive nécessaire pour fournir des conseils comptables de manière à garantir une utilisation optimale du budget et des immobilisations et une mise en oeuvre efficace de systèmes comptables complexes.

(43) 200

La cote inférieure reflète la disponibilité de lignes directrices des organismes centraux et de l'administration centrale.

Finalité/prise de décisions

E

Le titulaire du poste, qui reçoit une orientation fonctionnelle générale des unités administratives et financières de l'administration centrale, est responsable de la mise en place de pratiques rentables dans toute la région.

2P

Impact dominant du poste sur les activités de la division. L'indicateur choisi pour représenter ces activités est le budget de fonctionnement de 866 000 $ (en dollars constants).

230

La cote correspond à l'étendue de l'orientation disponible et à l'importance du budget de fonctionnement.

Résumé

Figure: 4 – O – 3 - Version textuelle

Numéro du poste repère : 4 – O – 3

Gestionnaire régional, finances et administration

Le poste en cause est au troisième niveau de gestion qui relève du directeur général régional, et il existe 8 postes de même niveau hiérarchique occupés par des pairs.

Il y a 5 chefs, 1 gestionnaire et 4 gestionnaires de district qui relèvent du Gestionnaire régional, Finances et administration.

Organigramme linéaire :

Directeur général régional

• Gestionnaire régional, Construction
• Gestionnaire régional, Administration immobilière
• Gestionnaire régional, Services de l’immobilier
• Gestionnaire régional, Coordination et planification des programmes
• Gestionnaire régional, Administration du personnel
• Agent régional d’information
• Agent régional de sécurité
• Conseiller régional en planification
• Gestionnaire régional, Finances et administration
  • 5 Chefs pour :
    • Analyse et planification financière
    • Comptabilité
    • Gestion du matériel
    • Systèmes d'information à la gestion
    • Politique et administration des marchés
  • Gestionnaire, Administration
  • 4 gestionnaires de district, Finances et administration