Annulée [2006-11-01] - L'aliénation des biens meubles en surplus de la Couronne

1.1 Les lignes directrices que voici aideront les ministères à gérer l'aliénation de leurs biens. En général, pareille activité suppose le recouvrement des fonds résiduels investis par le gouvernement dans les biens dont il n'a plus besoin. Il arrive néanmoins que l'intérêt du public prime sur la réalisation de la valeur maximale du bien dont on veut se défaire. Dans d'autres cas - quand ils n'ont plus de valeur résiduelle, par exemple -, on s'efforcera de se débarrasser des biens au coût le plus bas pour le gouvernement.

1.2 Les lignes directrices énoncées plus bas épousent les principes généraux que voici :

2.1 Le gardien devrait veiller à ce qu'on se départisse des biens conformément aux lois et aux règlements fédéraux, y compris mais sans s'y limiter le Code criminel du Canada, la Loi sur la gestion des finances publique, la Loi sur les biens en surplus de la Couronne, la Loi sur le contrôle de l'énergie atomique, la Loi sur les explosifs, la Lois sur les produits dangereux, la Loi sur les produits antiparasitaires, la Loi sur les langues officielles, la Loi sur les Archives nationales, le Code régissant les conflits d'intérêts et l'après-mandats' appliquant à la fonction publique, les règlements sur les marchés du gouvernement, les autres politiques du Conseil du Trésor ainsi que les règlements et les lois applicables des autorités provinciales, municipales et locales. Les taxes applicables (la TPS, la TVP ou la TVH ainsi que toute taxe locale applicable au Canada et, pour les aliénations hors du Canada, toute taxe applicable dans le pays d'accueil) doivent être perçues et remises sur toute vente.

3.1 L'aliénation des biens en surplus de la Couronne est une activité qui attire considérablement l'attention du secteur privé et de la population. Les fonctionnaires et les sous-traitants qui s'en occupent devraient toujours faire preuve de circonspection, de probité et d'intégrité. On prendra soin de ne pas se retrouver dans une situation réelle ou apparente de conflit d'intérêts.

4.1 Valeur des biens

4.1.1 Qu'il ait ou non une valeur marchande, garder un bien entraîne des frais. Si ce dernier n'a pas une grande valeur, les frais d'entreposage, de manutention et d'administration peuvent s'avérer rapidement prohibitifs. Par ailleurs, la valeur monétaire de biens onéreux ne peut être engagée dans d'autres dépenses. Pour ces raisons, il est impérieux d'identifier les biens en surplus et de s'en départir en temps opportun.

4.2 Cession à un autre ministère ou organisme

4.2.1 S'il est commode et rentable de le faire, le gardien qui estime ne plus avoir besoin d'un bien le propose à d'autres ministères avant de le déclarer surnuméraire. Si le bien en question peut servir ailleurs au gouvernement, on peut prendre des dispositions pour qu'il soit cédé directement d'un gardien à l'autre, les frais d'expédition, de manutention et les coûts administratifs entraînés par la cession étant à la charge du gardien qui doit disposer du bien.

4.3 Déclaration d'un bien surnuméraire

4.4 Préparatifs en vue de l'aliénation

On en compte cinq, en général :

5.1 Vente : On recourra à cette méthode pour les biens dont la vente rapportera plus qu'elle pourrait coûter (à savoir, frais de transport, de manutention et d'entreposage s'il y a lieu, publicité, préparatifs et vente proprement dite, enregistrement et répartition du produit de la vente, etc.) et pour lesquels le gardien désire obtenir le prix en vigueur sur le marché. On se départira de tels biens conformément aux procédés élaborés par le comité d'aliénation pertinent.

5.2 Échange : On procédera ainsi lorsqu'il s'agit de biens offerts partiellement en paiement du prix des articles neufs. Les biens seront cédés dans le cadre du marché relatif à l'acquisition du nouvel article. (REMARQUE : Ne sont pas autorisés les échanges de voitures de tourisme, de voitures familiales et de camions légers, d'ordinateurs et d'équipements connexes énumérés à l'article 8.2, Programme des ordinateurs pour les écoles ci-après).

5.3 Vente sur un marché restreint ou sous la valeur marchande : Cette méthode s'applique aux biens que le gouvernement désire vendre à un groupe d'acheteurs particulier, éventuellement à un prix inférieur au cours du marché, en vue de respecter les exigences générales ou spécifiques d'un programme public (p. ex. artefacts vendus à un prix nominal aux musées véritables). Le ministre qui rend des comptes sur la gestion du ministère au Parlement doit approuver les conditions de la vente. Cette dernière serait habituellement effectuée par un agent de TPSGC. On ne devrait pas recourir à un entrepreneur dans des circonstances normales.

5.4 Don de biens de valeur : Don de biens ayant une valeur marchande à un bénéficiaire qu'un ministre responsable désigne en vue de répondre aux buts généraux ou spécifiques d'un programme gouvernemental. Certains dons sont pré-autorisés en vertu d'un programme public permanent (p. ex. Programme des ordinateurs pour les écoles). Dans les autres cas, le don doit être sanctionné par le ministre qui rend des comptes sur la gestion du ministère au Parlement. Les dons sont habituellement effectués par un agent du ministère concerné. On évitera de recourir à un entrepreneur pour cela.

5.5 Aliénation en vue de réduire les coûts : Cette méthode s'applique aux biens de peu de valeur quand le coût estimatif de la vente dépasse ce qu'on prévoit en retirer. En pareil cas, le gardien peut disposer des biens en les proposant à une société d'État, à un organisme fédéral, à une autre administration publique voire à une oeuvre de bienfaisance ou à un organisme sans but lucratif. Sinon, le gardien prendra des dispositions pour que les biens soient recyclés ou éliminés sans qu'il y ait de risque de détérioration de l'environnement, et en s'assurant que la population n'y trouve rien à redire. C'est le ministère concerné qui s'en occupe habituellement. (REMARQUE : on n'oubliera pas de tenir compte des rebuts accumulés, c'est-à-dire de la ferraille, dont on peut tirer un certain prix et qui peuvent être aliénés conformément à l'article 5.1 Vente et la partie 6).

5.6 Artefacts militaires : Le ministre de la Défense nationale ou une personne qualifiée qui a été désignée par ce dernier peut autoriser l'aliénation des artefacts militaires par l'entremise d'un transfert à titre gratuit, d'une vente à un marché limité ou d'une ventre à une valeur autre que la valeur marchande. Cette autorisation vise l'aliénation des articles militaires aux fins patrimoniales, historiques, muséologiques ou d'exposition statique à des bénéficiaires comme des organisations communautaires (p.ex.,les Légions royales canadiennes), les musées, les autres paliers de gouvernement ou les organismes sans but lucratif. Toute aliénation devrait comporter une interdiction de transfert ou de vente ultérieurs sans avoir obtenu la permission expresse du ministre de la Défense nationale.

6.1 Processus :

6.2 Responsabilités du gardien

Le gardien qui déclare un bien en surplus et décide de s'en défaire en le vendant assume les responsabilités suivantes :

6.3 Responsabilités de TPSGC relativement à la vente de biens

      Dans le cadre de la vente de biens, TPSGC assume les responsabilités suivantes :

7.1 Le gardien peut échanger des biens surnuméraires en paiement partiel des nouvelles acquisitions. Ce faisant, il devrait s'assurer que la somme créditée reflète la juste valeur marchande du bien et que le contrat d'achat stipule clairement les conditions de l'échange. Le gardien devrait faire en sorte qu'on garde les dossiers appropriés sur l'échange, aux fins de comptabilité et de vérification. Ne sont pas autorisés les échanges de voitures, de familiales ou de camions légers, ou d'équipement informatique énuméré dans l'article 8.1 Programme des ordinateurs pour les écoles.

8.1 Quand la valeur marchande d'un bien dépasse le coût estimatif de la vente, la décision de s'en défaire à un prix inférieur à sa valeur marchande ou de l'offrir gratuitement constitue un don du gouvernement au bénéficiaire. Renoncer à une recette éventuelle revient à dépenser des fonds. Pareille décision incombe au ministre qui doit rendre des comptes sur la gestion du ministère au Parlement. La personne qui approuve la vente ou le don devrait s'assurer qu'il n'y a pas de meilleure manière d'utiliser le bien et que la population n'y trouvera rien à redire.

8.2 Programme des ordinateurs pour les écoles

9.1 Quand il estime que la valeur marchande d'un bien est inférieure à ce qu'il en coûterait pour le vendre (frais de manutention, de transport et d'entreposage directs, mise en marché, honoraires et commissions, coût du personnel, etc.), le gardien peut procéder comme suit :

9.2 Les ministères gardiens qui cèdent gratuitement des biens de faible valeur aux termes des articles 9.1.1 à 9.1.3 ci-hauts, doivent prendre des mesures raisonnables pour s'assurer que les bénéficiaires sont sélectionnés d'une manière qui sera perçue par le public comme juste, équitable et transparente. Il faut tenir des dossiers appropriés pour ce type d'aliénations et les soumettre périodiquement à une vérification ou à un examen. Les ministères devraient créer d'autres contrôles internes pour éviter les abus réels ou perçus, selon le besoin. Ces mesures pourraient inclure ce qui suit, sans toutefois s'y limiter :

10.1 Parmi les produits dangereux se retrouvent ceux susceptibles de renfermer du gaz comprimé, des matières inflammables ou combustibles, des oxydants, des substances toxiques ou infectieuses, des agents corrosifs, des réactifs dangereux ou des liquides huileux, des graisses lourdes ou des cires contaminés. La manipulation de ces produits est décrite dans la Loi sur les produits dangereux, et le Système d'information sur les matières dangereuses utilisées au travail (SIMDUT) donne plus de détails au sujet des produits.

10.2 Les substances dangereuses comprennent les drogues visées par la Loi sur les aliments et drogues, le matériel radioactif couvert par la Loi sur le contrôle de l'énergie atomique, les explosifs mentionnés dans la Loi sur les explosifs et les pesticides cités dans la Loi sur les produits antiparasitaires.

10.3 Avant de se débarrasser du matériel dangereux, le gardien s'assure que les biens sont étiquetés conformément aux exigences du SIMDUT et qu'une fiche signalétique les accompagne. Il incombe au gardien de faire tester, avant de s'en départir, les biens surnuméraires afin d'y déceler des produits ou des liquides dangereux et de payer le coût de ces tests.

10.4 Les comités d'aliénation qui élaborent les procédures concernant l'aliénation des substances et des produits dangereux demandent conseil à la Direction générale des services immobiliers, Secteur des services d'architecture et de génie, Direction des services de l'environnement de TPSGC.

11.1 L'aliénation de livres, de périodiques et d'autres document de ce genre est assujettie à la Loi sur la Bibliothèque nationale et à la Loi sur les Archives nationales du Canada.

11.2 L'aliénation d'objets d'art doit se faire en consultation avec la Banque d'oeuvres d'art du Conseil des arts du Canada.

11.3 La propriété intellectuelle qui appartient à la Couronne est assujettie à la Loi sur les biens de surplus de la Couronne, et son aliénation peut se faire en conformité avec les directives énoncées dans ce texte.

11.4 Lorsqu'un coffre-fort est déclaré surnuméraire, il doit être inspecté par la Section des techniques de sécurité (STC) d'un détachement de la GRC, qui déterminera s'il peut être vendu dans le commerce ou doit demeurer sous contrôle gouvernemental. Les coffres-forts conformes aux spécifications gouvernementales qui sont utilisables doivent être conservés au ministère qui en a la garde ou transférés à un autre ministère ou organisme du gouvernement fédéral. Les coffres-forts conformes aux spécifications gouvernementales qui ne sont plus utilisables doivent être démontés par des employés d'une STS du GRC, qui conservera les parties du mécanisme considérées comme devant être gardées en lieu sûr. On peut ensuite se défaire du bloc du coffre-fort en recourant aux mécanismes d'aliénation décrits plus haut.

12.1 Lorsque c'est pratique, les gardiens qui ont des biens surnuméraires à des endroits éloignés et hors du Canada devraient les vendre. Dans les régions où TPSGC est présent, celui-ci devrait conclure avec des entrepreneurs canadiens ou étrangers des marchés à l'intention de ministères ou organismes.

12.2 Autrement, si cela est rentable, les organismes d'aliénation de gouvernements étrangers peuvent être utilisés par l'entremise de dispositions négociées par TPSGC.

12.3 Toutefois, là où TPSGC est absent, les ministères peuvent prendre des dispositions directement avec des entrepreneurs ou des organismes canadiens ou étrangers. Dans de tels cas, il serait préférable de consulter le comité d'aliénation pertinent.

12.4 Quand ni l'une ni l'autre des options de «vente» ne convient, les biens devraient être transportés dans la ville canadienne la plus proche pour y être vendus, seulement si l'on estime que le produit de la vente sera supérieur aux frais de déplacement et de mise en vente.

12.5 Lorsque la vente de biens surnuméraires n'est pas pratique et que leur transport n'est pas rentable, le ministère gardien devrait avoir recours aux options décrites dans l'article 9.1, selon le cas. Dans un pays étranger, le bénéficiaire éventuel pourrait être le gouvernement du pays d'accueil, un organisme humanitaire ou un groupe sans but lucratif, qui est reconnu par le pays d'accueil, par une organisation internationale dont est membre le Canada ou par les Nations Unies. Le ministère gardien peut adapter la procédure pour répondre aux coutumes et aux conditions locales, à condition que cette procédure respecte les normes d'éthique canadiennes et locales et la sécurité de l'environnement. Le ministère gardien doit s'assurer que l'autorisation nécessaire est accordée aux gestionnaires de centres de responsabilité sur place.

13.1 Les sommes issues de la vente des biens en surplus de la Couronne sont remises au Receveur général du Canada et versées au Trésor. Les ministères ont l'autorisation de dépenser un montant équivalent au produit net de la vente (c.-à-d., le produit brut moins les frais et les dépenses directs de l'entrepreneur et de TPSGC). Les montants reçus peuvent servir uniquement à défrayer des coûts d'aliénation et d'exploitation et des dépenses en immobilisations et ne peuvent servir à financer des paiements de transfert. L'autorisation de dépenser n'est pas accordée lorsque le bien a été confisqué aux termes d'une loi promulguée par le Parlement.

14.1 La Loi sur les biens de surplus de la Couronne prévoit le transfert d'une somme équivalente au produit de la vente des biens surnuméraires du Trésor au ministère concerné, sous réserve des conditions établies par le Conseil du Trésor. Il ne s'agit pas d'une autorisation de crédit net. Les revenus issus de la vente sont versés au Trésor, à titre de recette non fiscale du ministère. Les dépenses effectuées en vertu d'une telle autorisation seront défalquées du Trésor et le ministère les rapportera comme s'il les avait effectuées en vertu d'une autorisation législative des Comptes publics (lire les articles 3, 14 et 15 de la Loi sur les biens de surplus de la Couronne de 1992). La méthode comptable que voici s'applique :

14.2 En principe, le ministère ou l'organisme se sert de l'autorisation de dépenser accordée aux termes de la Loi sur les biens de surplus de la Couronne l'année où elle a été accordée. Si les fonds issus de l'aliénation des biens surnuméraires ne sont pas entièrement utilisés à la fin de l'année financière, l'autorisation sera reconduite mais uniquement pour un an.

14.3 Prière d'adresser les questions sur les méthodes comptables décrites plus haut comme suit :