Annulée [2009-10-01] - Politique sur la comptabilisation des rentrées de fonds
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Archives
Cette politique est remplacée par :
- demandes de paiement et le contrôle des chèques, Directive sur les [2009-10-01]
- rentrées, dépôts et enregistrements de fonds, Directive sur les [2009-10-01]
Cette politique remplace :
Voir tous les instruments inactifs1. Entrée en vigueur
Ce chapitre contient le texte complet de la politique révisée le 1er juin 1996. Le chapitre 3-2 du volume «Fonction de contrôleur» en date du 1er octobre 1994 est annulé et remplacé par la présente politique et le chapitre 3-5, intitulé Politique sur la gestion des créances (débiteurs).
2. Objectif de la politique
Assurer la comptabilisation exacte et le contrôle adéquat de toutes les rentrées de fonds, afin de prévenir ou de limiter le plus possible les cas d'erreurs, de fraude ou d'omission.
3. Énoncé de la politique
Le gouvernement a pour politique de comptabiliser toutes les rentrées de fonds dans les comptes ministériels et les comptes du Canada.
4. Application
Cette politique s'applique à tous les organismes considérés comme des ministères au sens de l'article 2 de la Loi sur la gestion des finances publiques.
5. Exigences de la politique
5.1 Les ministères doivent établir des procédures qui leur permettent de s'assurer :
- que toutes les rentrées de fonds sont classées correctement et comptabilisées rapidement dans leurs registres et dans les comptes du Canada; et
- que des contrôles internes appropriés sont exercés sur les rentrées et la comptabilisation de fonds.
5.2 Les ministères doivent classer les fonds que reçoit l'État en deux catégories : fonds publics et fonds non publics. Ces catégories sont définies à l'appendice A.
5.3 Les ministères doivent comptabiliser les rentrées de fonds suivantes dans les comptes d'un exercice qui vient de se terminer :
- les rentrées de fonds déposées au crédit du receveur général par la Banque du Canada ou toute autre institution financière jusqu'au 31 mars inclusivement;
- les fonds qui appartiennent à l'exercice écoulé suite à la démarcation faite conformément à la directive du receveur général sur les procédures de fin d'exercice publiée à chaque année.
5.4 Les remboursements de recettes et de rentrées de fonds sont imputés à l'exercice au cours duquel le remboursement est effectué :
- si le remboursement est effectué dans l'année financière où les fonds ont été reçus, le remboursement est enregistré dans le compte qui a été affecté lors de la réception du revenu ou de la recette;
- si le remboursement est effectué dans une année financière subséquente à l'année financière où les fonds ont été reçus, le remboursement est généralement imputé dans un compte de dépense statutaire «Remboursement de montants portés aux recettes d'exercices antérieurs.»
5.5 Les ministères doivent assurer une piste de vérification complète :
5.6.1 Les documents, sur papier ou électroniques, utilisés comme autorisation appropriée ou preuve objective, tels que les bordereaux de livraison de stocks, les reçus officiels et les reçus de caisse, servent à effectuer, à autoriser et à justifier les écritures comptables. Ces documents doivent renfermer les mêmes autorisations et les mêmes renseignements que ceux dont a besoin le personnel opérationnel pour fournir des biens ou des services.
5.6.2 Les ministères assureront le contrôle des numéros de série des documents et des transactions de transfert électronique de fonds (TEF), tant au moment de l'émission que périodiquement par la suite.
5.6.3 La piste de vérification doit permettre, de suivre toute l'opération du début jusqu'à la fin, et de retracer toute inscription comptable à rebours jusqu'à la transaction initiale.
6. Modalités d'application
6.1 Il incombe aux ministères de diviser les diverses tâches qu'accomplissent les employés qui s'occupent des rentrées de fonds. Selon la structure hiérarchique, la disponibilité du personnel, l'importance des sommes en jeu, le type de contrôle exercé et toute autre condition particulière, les ministères doivent, à tout le moins, combiner judicieusement les fonctions ayant trait à l'octroi de crédit, à la tenue des registres comptables, à la tenue de caisse et au rapprochement des comptes.
6.2 Aucun employé ne doit être entièrement responsable d'une fonction donnée pendant une période prolongée. Le congé annuel obligatoire et la rotation des postes de travail peuvent faire ressortir les pratiques peu souhaitables.
6.3 Les ministères doivent créer des comptes de contrôle, dans lesquels sont réunies et totalisées toutes les rentrées, afin d'assurer l'intégrité et la fiabilité de chaque compte.
7. Surveillance
7.1 Les ministères doivent s'assurer du fonctionnement efficace et efficient de leurs activités de comptabilisation des rentrées de fonds.
7.2 Les ministères devraient effectuer des examens et des vérifications périodiques de leurs activités de comptabilisation des rentrées de fonds afin de s'assurer que ces dernières sont établies et fonctionnent conformément à la présente politique.
7.3 Le Secrétariat du Conseil du Trésor vérifiera l'efficacité de la présente politique par l'examen des rapports ministériels de surveillance de la vérification et de l'exécution.
8. Références
8.1 Autorité
Cette politique est établie en vertu de la Loi sur la gestion des finances publiques.
8.2 Législation pertinente
Articles 2, 17, 17.1, 20, 39 et 159 de la Loi sur la gestion des finances publiques (L.R.C. 1985, chapitre F-11).
Règlement sur la réception et le dépôt des deniers publics, C.R.C., c. 728, tel que modifié par DORS/80-449, 83-828 et 94-402.
Règlement sur le remboursement de recettes, C.R.C., c. 729, tel que modifié par DORS/81-920 et DORS/93-258.
Règlement sur les comptes de recettes en fiducie, C.R.C., c. 730, tel que modifié par DORS/83-829, 93-258 et 94-402.
8.3 Publications du Secrétariat du Conseil du Trésor
Politique sur les dépôts, chapitre 3-3, volume «Fonction de contrôleur», Manuel du Conseil du Trésor.
Politique sur les comptes à fins déterminées, chapitre 5-7, du volume «Fonction de contrôleur», Manuel du Conseil du Trésor.
Volume Plan comptable, Manuel du Conseil du Trésor, sections 8.2.2 et 8.3.2.
8.4 Autres publications
Directive du receveur général sur les procédures de fin d'exercice.
9. Demandes de renseignements
Veuillez adresser les demandes de renseignements relatives à cette politique à l'administration centrale de votre ministère. Pour l'interprétation de la politique, les agents de l'administration centrale des ministères doivent communiquer avec :
Division de la politique de la gestion financière
Secteur de la gestion des finances et des marchés
Direction de la gestion des finances et de l'information
Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
Ottawa (Ontario)
K1A 0R5
Téléphone : (613) 957-7233
Télécopieur : (613) 952-9613
Appendice A - Définitions
1. Fonds et effets de commerce
L'article 2 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) définit ces termes :
- « fonds » : Sommes d'argent; y sont assimilés les effets de commerce.
- « effet de commerce » : Titre négociable, notamment chèques; chèque de voyage, traite, lettre de change ou titre de versement postal.
2. Fonds publics
- Les fonds publics sont définis dans la LGFP comme les fonds appartenant au Canada, reçus par le receveur
général ou un autre fonctionnaire public agissant en sa qualité officielle ou toute autre personne autorisée à en prélever
ou recevoir. Sont visés notamment :
- les recettes;
- les emprunts effectués ou les produits de l'émission ou de la vente de titres;
- les fonds prélevés pour le compte du Canada ou en son nom;
- les fonds reçus à une fin particulière.
- Les fonds publics sont classés selon la source principale (recettes fiscales et non fiscales, par exemple).
3. Fonds non-publics
On entend par fonds non publics les fonds qui sont définis expressément comme n'étant pas publics dans une loi telle que la Loi sur la Défense nationale, et les sommes versées par erreur au gouvernement du Canada.
Remarque :
On trouvera dans le volume Plan comptable du Manuel du Conseil du Trésor, des précisions sur la classification des recettes et des rentrées de fonds.