Archivée [2008-10-01] - Politique sur les paiements de transfert

7.1.1 Les ministères doivent élaborer des politiques et des procédures afin de veiller à ce qui suit :

• un contrôle efficace des programmes et des finances est conçu et assuré dans le cadre des programmes de paiements de transfert ministériels;
• il est fait preuve d'une diligence raisonnable dans le choix et l'approbation des bénéficiaires de paiements de transfert et dans la gestion ainsi que l'administration des programmes;
• l'agent financier supérieur, de concert avec les principaux gestionnaires de programmes, élabore des mesures de comptabilité efficientes et efficaces et d'autres procédures afin de veiller à ce que les demandes de paiement répondent aux exigences de la politique sur la vérification des comptes conformément aux articles 33 et 34 de la LGFP et aux exigences du Règlement sur les demandes de paiement;
• la tenue appropriée des dossiers sur les programmes et la comptabilité ainsi que d'autres documents pertinents est assurée afin de pouvoir présenter des preuves documentaires des décisions rendues et des résultats obtenus, et de permettre la divulgation des sommes versées aux bénéficiaires;
• un cadre de gestion et de reddition de comptes axé sur les résultats est établi et prévoit des mécanismes appropriés de mesure et de présentation des résultats, en rapport avec l'objectif, qui consiste à fournir des ressources au moyen de transferts;
• les ministères sont dotés de la capacité d'exécuter et d'administrer efficacement les programmes de paiements de transfert, y compris sur les plans de la surveillance, de l'apprentissage et de la formation.

7.1.2 Lorsqu'un ministère doit présenter un rapport au Conseil du Trésor aux termes de la présente politique, cette activité s'inscrit dans le cadre de la présentation de la Mise à jour annuelle des niveaux de référence (MJANR) à moins d'avis contraire énoncé dans la présente politique.

7.2.1 Les ministères doivent établir des politiques et des procédures pour veiller à ce que des paiements de transfert ne soient pas versés aux ministères fédéraux. Toute autre organisation peut recevoir une subvention ou une contribution en autant qu'elle respecte les critères d'admissibilité et se conforme à tout accord pertinent concernant une contribution.

7.2.2 Lorsqu'un ministère envisage l'octroi d'une subvention ou d'une contribution à une société d'État figurant à l'article 85 et à la partie I de l'annexe III de la Loi sur la gestion des finances publiques, il doit consulter le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada afin de déterminer s'il faut obtenir une approbation précise du Conseil du Trésor. Une attention particulière doit être accordée pour veiller à ce que les subventions ou les contributions ne remplacent pas maintenant ou à l'avenir le financement servant de façon constante à l'exploitation ou aux besoins en capital des sociétés d'État.

7.2.3 Les bénéficiaires doivent respecter le Code régissant la conduite des titulaires de charge publique en ce qui concerne les conflits d'intérêt et l'après-mandat ainsi que le Code régissant les conflits d'intérêts et l'après-mandat s'appliquant à la fonction publique. Le demandeur qui emploie ou qui a un actionnaire important qui est ou a été (au cours des douze derniers mois) un titulaire de charge publique ou un fonctionnaire fédéral doit montrer que le Code pertinent a été respecté.

7.3.1 Les ministères doivent obtenir l'approbation du Conseil du Trésor sur les conditions relatives à une catégorie de bénéficiaires d'une subvention et les conditions de tous les programmes de contribution propres à un bénéficiaire ou à une catégorie de bénéficiaires. Parmi les exceptions, on compte la législation qui autorise précisément un ministre à dresser ces conditions et à préciser le montant et le bénéficiaire ainsi que les instances auxquelles le Conseil du Trésor a délégué précisément un pouvoir à cette fin au ministre responsable.

7.3.2 Le ministre responsable peut approuver des changements techniques et des exceptions aux conditions régissant les subventions et les contributions précédemment approuvées par le Conseil du Trésor de la façon suivante :

• les modifications et les exceptions doivent être conformes aux politiques du Conseil du Trésor et aux décisions politiques du Cabinet;
• toute incidence financière repose sur le ministère (c.-à.-d. aucun rajustement n'est apporté aux niveaux de référence ministériels);
• l'application des conditions peut être prolongée jusqu'à un an;
• selon chaque cas, une exception peut être apportée au montant maximal exigible à tout bénéficiaire d'une contribution jusqu'à 25 % excédant le montant maximal approuvé par le Conseil du Trésor;
• les ministères doivent consulter le Secrétariat pour savoir si l'approbation du Conseil du Trésor est nécessaire avant d'apporter des changements et informer le Secrétariat par écrit de toute modification ou exception approuvées aux termes de ces dispositions dans un délai d'un mois après leur approbation par le ministre responsable.

7.3.3 Le ministre responsable ne doit pas apporter de modification aux conditions approuvées par le Conseil du Trésor portant sur :

• les objectifs du programme de ces subventions ou contributions;
• la désignation du bénéficiaire ou la définition de la catégorie des bénéficiaires admissibles;
• les barèmes financiers de base (c.-à-d. le montant total exigible en vertu d'une catégorie de contributions le cas échéant ou le montant total exigible par année le cas échéant);
• la limite du montant maximal exigible à un bénéficiaire défini dans les conditions du programme;
• toute condition selon laquelle une contribution est remboursable;
• toute condition stipulée par le Conseil du Trésor ne peut être modifiée sans son approbation.

7.3.4 Dans le cadre, les limites financières et les restrictions prescrites par le Parlement au crédit applicable, le Conseil du Trésor peut autoriser de nouvelles contributions et des changements aux sommes à verser sans autre approbation du Parlement.

7.3.5 Lorsque la loi exige que les conditions soient approuvées par le gouverneur en conseil, les présentations au Conseil du Trésor doivent englober un décret provisoire approprié.

7.3.6 Les conditions, la documentation rattachée aux programmes et les ententes doivent comprendre les dispositions d'annulation ou de réduction des paiements de transfert advenant que les niveaux de financement ministériels seraient modifiés par le Parlement.

7.3.7 Les conditions des programmes de transferts seront approuvées par le Conseil du Trésor pour une durée d'au plus cinq ans ou d'une autre durée que le Conseil du Trésor peut déterminer dans le cas de programmes particuliers. Les ministères doivent évaluer au moyen d'une évaluation officielle de programme ou d'un examen semblable et rendre compte de l'efficacité des transferts au cours d'une demande de renouvellement des conditions.

7.4.1 Des crédits distincts sont nécessaires dans le Budget des dépenses lorsque les dépenses envisagées pour des transferts atteignent ou dépassent au cours d'un exercice cinq millions de dollars pour un programme donné ou comme il peut en être défini autrement par une assemblée parlementaire.

7.4.2 Le paiement des subventions, autres que les subventions législatives accordées en vertu des lois particulières concernant les programmes, est autorisé par le Parlement au moyen de la Loi de crédits qui a recours aux mots « les subventions inscrites au Budget des dépenses » dans le libellé de crédit du programme en question. Ce libellé étend l'autorité législative de la Loi de crédits aux transferts énumérés dans les tableaux de transferts du Budget des dépenses où sont identifiés les bénéficiaires éventuels et la somme maximale qui peut être payée. Le montant des subventions ne peut être augmenté ou être redirigé à d'autres bénéficiaires sans le consentement du Parlement.

7.4.3 Dans le Budget des dépenses, les catégories de bénéficiaires de subventions peuvent être énumérées lorsqu'il n'est pas possible d'inscrire les bénéficiaires visés ou de mentionner le montant exact à payer à chacun. De tels groupements de subventions dans une catégorie doivent normalement être limités à des paiements modestes versés à des groupes de personnes ou d'organismes qui satisfont à des critères précis d'admissibilité. Lorsqu'on a recours à des catégories, leur description doit mentionner clairement le groupe visé de bénéficiaires ainsi que la nature du programme ou l'objet de la subvention.

7.4.4 La Loi de crédits ne prévoit pas d'admissibilité à un paiement. Sauf lorsque la loi précise « on doit accorder un paiement », il n'y a aucune obligation de verser une subvention, même lorsqu'un bénéficiaire a été désigné dans le Budget des dépenses.

7.4.5 On signale au Parlement un programme de transferts au moyen des tableaux de transferts intégrés à la partie II du Budget des dépenses principal ou dans le Budget des dépenses supplémentaire. Pour chaque programme de transferts dont le montant dépasse cinq millions de dollars, le Rapport sur les plans et les priorités du ministère doit renfermer des textes descriptifs additionnels, dont les objectifs visés, les résultats et conséquences prévus et les réalisations marquantes.

7.4.6 Les frais liés aux activités de vérification, d'évaluation et de surveillance des paiements de transfert entreprises par le ministère doivent être imputés à son crédit de fonctionnement à moins que le libellé d'un crédit précis permette à ces coûts d'être facturés à un crédit de paiement de transfert.

7.4.7 Les ministères doivent comptabiliser les transferts dans les comptes publics comme il est stipulé dans les directives sur les comptes publics du receveur général. Les ministères doivent englober dans le Rapport sur le rendement du ministère une preuve des résultats obtenus, liée aux engagements en matière de résultats et aux résultats précis prévus dans les Rapports sur les plans et les priorités pour chaque programme de transfert dont la somme excède cinq millions de dollars.

7.5.1 Les ministères doivent élaborer des politiques et des procédures afin de s'assurer :

1. que les accords concernant la contribution sont fondés sur les conditions rattachées aux programmes et approuvées par le Conseil du Trésor, et traduisent le principe selon lequel l'aide au transfert est offerte dans le cas de projets seulement à un niveau minimal pour favoriser l'atteinte des objectifs du programme de transfert et des résultats attendus;
2. que les critères d'évaluation prédéterminés dans le cas des demandes dans des catégories de subventions et pour des contributions sont rendus publics et appliqués de façon uniforme;
3. que la vérification des critères constants d'admissibilité et de qualification d'un bénéficiaire d'une subvention est effectuée, et ce, normalement avant d'effectuer un paiement, y compris un versement; toutefois, le fait qu'une subvention ne soit pas soumise à une vérification n'empêche pas d'effectuer une vérification après le paiement. Lorsque la situation le justifie, l'accès à l'information nécessaire à la vérification ou la présentation de cette information par le bénéficiaire devrait constituer l'une des conditions de la subvention;
4. qu'il y a tout lieu de croire que le bénéficiaire d'une catégorie de subvention se servira des fonds à des fins précises ou pour répondre à des objectifs particuliers;
5. que les contributions sont versées en tenant compte de l'atteinte des objectifs de rendement énoncés dans l'accord concernant une contribution ou à titre de remboursement des coûts admissibles engagés ou des dépenses effectuées par un bénéficiaire. Cependant, la part du gouvernement sur les dépenses autorisées peut être payée dans les cas où les paiements sont essentiels à l'atteinte des objectifs du programme et prévus à cette fin dans l'accord;
6. qu'un bénéficiaire s'est conformé aux conditions d'un accord concernant une contribution et a droit à ce paiement avant que le ministère effectue un paiement dans le cadre de l'entente;
7. que toute personne qui fait du lobbying pour le compte d'un demandeur est enregistrée conformément à la Loi sur l'enregistrement des lobbyistes.

7.5.2 Les ministères doivent comptabiliser les subventions ainsi que les contributions comme il est stipulé dans les Normes comptables visées du Conseil du Trésor.

7.6.1 Les paiements de transfert ne doivent pas être versés aux bénéficiaires avant que le besoin ne se manifeste; les paiements doivent concorder avec la période la plus rapprochée et la plus pratique des besoins de trésorerie.

7.6.2 Vu que la plupart des subventions visent à offrir un appui financier échelonné ou à exiger du bénéficiaire à continuer à respecter les exigences en matière d'admissibilité, elles doivent être payées en versements, et ce, en fonction des besoins de trésorerie du bénéficiaire.

7.6.3 Les ministères doivent appuyer leur disposition sur un paiement anticipé d'une contribution en tenant compte des principes prudents de gestion de trésorerie, c.-à-d. le montant de chaque paiement anticipé doit être limité aux besoins de trésorerie immédiats d'après les prévisions mensuelles d'encaisse du bénéficiaire, en tenant compte de tout paiement anticipé non réglé. Afin de réduire les risques de trop-payés, une partie de la contribution devrait seulement être payée suivant le compte rendu final de la contribution par le bénéficiaire.

7.6.4 Lorsque les versements et les paiements anticipés sont nécessaires pour répondre aux objectifs du programme, les ministères doivent être guidés par les dispositions de l'Appendice B.

7.6.5 Aucun paiement anticipé sur les contributions ne doit être versé à un bénéficiaire au cours d'un exercice lorsqu'il est probable que le bénéficiaire n'engagera pas les dépenses pertinentes avant l'exercice suivant. Les avances requises pour le nouvel exercice doivent être émises en date du 1^er avril et imputées à un crédit prévu au nouvel exercice. Toutefois, dans des circonstances exceptionnelles, lorsque le ministère estime que ceci est nécessaire pour la réalisation des objectifs du programme et que l'accord le permet, une avance peut être accordée avant la fin de l'exercice, mais elle ne doit pas dépasser les dépenses que le bénéficiaire prévoit engager au cours d'avril.

7.6.6 Lorsqu'un accord concernant une contribution s'échelonne sur plus d'un exercice et qu'une avance a été accordée à un bénéficiaire au cours d'un exercice afin de donner suite aux dépenses prévues du bénéficiaire au cours de cet exercice et qu'une partie de l'avance n'a pas encore été utilisée par le bénéficiaire à la fin de l'exercice, le ministère peut permettre de transférer la partie utilisée à titre d'avance pour le nouvel exercice dans le cas où la somme de l'avance inutilisée ne serait pas importante (c.-à-d. n'excédant pas les dépenses prévues du bénéficiaire au cours du mois d'avril).

7.6.7 Les paiements anticipés sur des contributions ne sont pas des avances comptables conformément à l'article 38(3) de la Loi sur la gestion des finances publiques et au Règlement sur les avances comptables.

7.6.8 Les ministères doivent obtenir l'approbation du Conseil du Trésor pour toute exception à cette politique de gestion de la trésorerie. Des exceptions seront envisagées lorsque le ministère peut démontrer que les frais administratifs ajoutés en raison de paiements plus fréquents sont plus importants que les frais d'intérêt supplémentaires engagés par le gouvernement pour payer plus rapidement ou que la politique du gouvernement ou les objectifs du programme soient compromis.

7.6.9 Lorsque le Conseil du Trésor a approuvé l'exception à cette politique de gestion de trésorerie, les ministères doivent dans le calcul du montant de transfert déduire la somme des frais d'intérêt raisonnablement prévus imputés au gouvernement par l'adoption d'une telle exception, à moins d'avis contraire approuvé par le Conseil du Trésor.

7.7.1 Toute l'aide financière octroyée à un bénéficiaire se présente sous forme de contribution et non de subvention à moins d'avis contraire approuvé par le Conseil du Trésor.

7.7.2 Les ministères doivent établir des politiques et des procédures pour veiller à ce que le gouvernement n'assume aucune responsabilité dans le cas d'un prêt, d'un bail ou d'une autre obligation contractuelle conclus par un bénéficiaire d'une contribution pour acquérir un actif.

7.8.1 Les ministères doivent établir des politiques et des procédures afin de s'assurer que lorsqu'une contribution est versée à une entreprise et vise à lui permettre de faire des profits ou d'augmenter la valeur de l'entreprise, celle-ci doit repayer la contribution ou partager les avantages financiers qui en découlent avec le gouvernement, proportionnellement au niveau de risque qu'ils partagent.

7.8.2 Le remboursement d'une contribution n'est pas exigé lorsque :

• Le principal objectif des paiements vise un soutien des revenus et un équilibre des revenus pour les particuliers;
• Les paiements sont versés à une entreprise canadienne aux termes des conditions stipulées dans l'Accord sur le partage de la production de défense et l'Accord sur le partage du développement industriel pour la défense lorsque les gouvernements sont les seuls organismes de financement;
• Les paiements visent principalement à favoriser la recherche et le développement de base, dont les versements effectués grâce aux conseils octroyant des subventions et d'autres entités gouvernementales dont le mandat consiste à promouvoir la recherche et le développement;
• Une entreprise est gérée par un autochtone ou un groupe d'Autochtones et les articles de constitution en personne morale ne permettent pas le paiement ni la distribution des dividendes à des associés ou on ne prévoit pas distribuer les dividendes (p. ex. lorsque les gains retenus servent au réinvestissement dans sa propre entreprise ou dans le cadre d'autres activités de développement économique ou d'autres installations ou une programmation qui servent les intérêts de l'ensemble de la communauté);
• Les paiements sont effectués aux sociétés d'État figurant à l'article 85 et aux parties I et II de l'Annexe III de la Loi sur la gestion des finances publiques;
• Les paiements sont effectués conformément à une loi autre que la Loi des crédits

7.8.3 Le ministre responsable du programme approuvé par le Conseil du Trésor, ou son délégué, peut exempter les bénéficiaires de la nécessité de repayer une contribution :

• lorsque la contribution est inférieure à 100 000 $;
• lorsque la contribution est versée à un organisme sans but lucratif qui ne générera pas suffisamment de revenus pour repayer la contribution. Cependant, un organisme sans but lucratif qui conclut une entente avec une autre entreprise pour commercialiser un produit ou un processus devra effectuer un remboursement;
• lorsqu'aucun avantage quantifiable ne profite au bénéficiaire comme résultat direct de la contribution (p. ex. en raison des projets d'appui sectoriel, du perfectionnement des travailleurs, de l'amélioration des pratiques de gestion, de l'appui à la recherche et au développement de base sans aucun produit ou processus commercial prévu);
• lorsque les avantages découlant de la contribution profitent au secteur industriel en général ou à une tierce partie non liée (p. ex. une contribution versée à une association industrielle ou à un institut pour élaborer ou améliorer des normes ou des méthodes de production communes utilisées par tous les membres);
• lorsqu'un projet est financé en vertu d'une entente internationale qui est restreinte autrement et dans le cas de recouvrements;
• lorsque du point de vue du ministre responsable, une contribution précise garantit une exception de remboursement et le ministère englobe l'utilisation de ce pouvoir d'exception dans un rapport annuel présenté au Conseil du Trésor.

7.8.4 Au besoin, les contributions doivent faire l'objet d'un remboursement en tout ou en partie proportionnel au niveau de risque partagé avec le bénéficiaire et d'après les critères particuliers définis avec les accords concernant une contribution. En particulier :

• coûts en capital : Les contributions à l'égard des coûts en capital des établissements, des agrandissements et de la modernisation doivent être repayées selon un échéancier prédéterminé. Le remboursement débutera habituellement au plus tard 3 ans après le versement final de la contribution, et le remboursement au complet au plus tard 10 ans après le versement final de la contribution.
• coûts d'exploitation ou fonds de roulement : Les contributions à l'égard des coûts d'exploitation ou du fonds de roulement doivent être repayées en fonction des critères suivants : le moment, la rentabilité du projet ou de l'entreprise, les gains retenus ou d'autres critères quantifiables acceptables qui permettent au gouvernement de recouvrer équitablement son investissement. Le remboursement débutera habituellement au plus tard 3 ans après le versement final de la contribution, et le remboursement au complet au plus tard 10 ans après le versement final de la contribution.
• coûts liés à l'innovation : Les contributions à l'égard des coûts d'innovation ou d'entreprise notamment dans le développement de nouveaux produits, la mise en marché, le développement technologique doivent faire l'objet d'un remboursement selon le calendrier ou les redevances tributaires du rendement de la société, de la division ou du produit. Dans le dernier cas, les redevances doivent être structurées de sorte que le bénéficiaire et le gouvernement puissent équitablement récupérer leurs investissements; le paiement des redevances doit débuter au plus tard 4 ans après le versement final de la contribution et n'est pas nécessairement limité à un échéancier afin que l'on puisse récupérer plus que la somme ayant fait l'objet d'une contribution. Tandis que le remboursement ne doit jamais comporter de conditions sur la propriété ou l'équité de la part du gouvernement, certaines circonstances uniques peuvent se prêter à un partage des profits ou de la croissance de la société.

7.8.5 Les ministères et organismes peuvent négocier des conditions précises de remboursement afin de répondre aux capacités et préoccupations particulières du bénéficiaire potentiel dans le cadre de cette politique. Les ministères sont chargés de veiller à ce que des recouvrements raisonnables soient effectués et que les intérêts du gouvernement soient visibles dans les accords concernant une contribution.

7.8.6 Les ministères doivent établir des politiques et des procédures pour faire en sorte que l'on fasse un suivi des bénéficiaires de contributions exigibles afin de déterminer le moment de l'entrée en vigueur des conditions de remboursement.

7.8.7 Dès que les conditions de remboursement entrent en vigueur, les ministères doivent consigner les montants remboursables dans le système de comptabilité du ministère à titre de somme due à la Couronne et amorcer les mesures de prélèvement. On doit assurer la gestion de ces comptes conformément à la Politique sur la gestion des créances (débiteurs). Advenant qu'un compte ne peut être recouvré, la somme de ce compte doit être radiée conformément au Règlement sur la radiation des dettes.

7.9.1 Tous les aspects de la présente politique qui renvoient aux subventions s'appliquent également aux subventions conditionnelles, y compris les fonds de dotation. La politique propre aux subventions conditionnelles sera ajoutée à une date ultérieure.

7.10.1 En règle générale, la propriété intellectuelle créée par un bénéficiaire d'un transfert appartient au bénéficiaire. Les ministères peuvent envisager la nécessité de déterminer si les droits partagés sur la propriété intellectuelle créée par un bénéficiaire doivent être négociés dans le cadre d'un accord de paiement de transfert. Le cas échéant, le potentiel de partage des droits de propriété intellectuelle doit être défini dans les conditions du programme.

7.11.1 Une entente écrite entre le ministère et un bénéficiaire d'une subvention est obligatoire. Dans le cas des subventions comportant de faibles risques et le seuil de signification est moindre, cependant, le recours aux formulaires de demande d'une catégorie de subvention et un échange de correspondance avec les bénéficiaires sont acceptables. Un bénéficiaire éventuel d'une catégorie de subvention doit satisfaire aux exigences d'admissibilité énoncées dans le programme de la subvention. Le bénéficiaire d'une subvention n'est pas tenu de rendre compte des types de dépenses qui sont engagées dans le cadre de la subvention.

7.11.2 Lorsqu'une subvention est payée en versements, la seule condition à laquelle le bénéficiaire doit satisfaire est l'admissibilité continue à la subvention.

7.11.3 Une subvention étant inconditionnelle, on ne prévoit pas de solde à retourner, à moins que le type de subvention n'exige d'y être constamment admissible (p. ex. bourses d'études) et que le bénéficiaire cesse de remplir cette condition. Les sommes versées après l'expiration de l'admissibilité ou les paiements effectués malgré les renseignements inexacts ou frauduleux présentés au moment de la demande ou les demandes erronées feront l'objet de mesures de recouvrement.

7.11.4 Les représentants des ministères peuvent faire partie d'un comité ou conseil consultatif établi par un bénéficiaire au chapitre d'une subvention ou d'une contribution offerte par un ministère. Cette participation ne doit pas être perçue comme un contrôle du comité ou conseil ni de l'utilisation des fonds. Les fonctionnaires doivent respecter le Code régissant la conduite des titulaires de charge publique en ce qui concerne les conflits d'intérêts et l'après-mandat de même que le Code régissant les conflits d'intérêts et l'après-mandat s'appliquant à la fonction publique et s'y conformer.

7.11.5 Une entente doit être signée entre le ministère et le bénéficiaire d'une contribution qui stipule les conditions de la contribution, les résultats prévus à atteindre, les obligations des parties en cause et les conditions relatives au paiement.

7.11.6 Le versement d'une contribution étant lié à l'exécution de travaux et à la réalisation des objectifs fixés, le bénéficiaire d'une contribution doit remplir et ne cesser de remplir les conditions précises d'une entente avant le versement d'un paiement. Le bénéficiaire doit également rendre compte de l'utilisation des fonds afin de respecter les dépenses admissibles et de dresser des rapports sur les résultats réellement atteints. Enfin, le bénéficiaire doit comptabiliser tous les fonds reçus de toutes les sources pour un projet donné.

7.11.7 Les contributions sont assujetties à une vérification pour veiller à ce que toutes les conditions, financières et autres, soient remplies. Le droit d'un ministère à entreprendre une vérification doit être clairement établi dans l'accord concernant une contribution, que ce droit soit exercé ou non.

7.12.1 La somme d'argent qui reste après le paiement anticipé à la fin d'un accord concernant une contribution et la somme de tout décaissement refusée représentent des dettes dues à la Couronne et doivent être consignées comme des sommes à recevoir et à recouvrer. Lorsqu'un bénéficiaire n'a pas présenté de compte rendu comptable ou ne s'est pas servi de la contribution à des fins autorisées, une demande de compte rendu comptable ou de remboursement peut être effectuée en vertu des alinéas 76(1)b) et c) respectivement de la Loi sur la gestion des finances publiques.

7.12.2 Le remboursement d'un paiement en trop doit être porté à l'actif du crédit auquel le paiement avait été imputé lorsque le remboursement est reçu pendant l'exercice au cours duquel l'imputation a été faite ou pendant les périodes comptables additionnelles à la fin de cet exercice. Autrement, le remboursement doit être consigné comme recette non fiscale et non porté à l'actif du crédit.

7.12.3 Le remboursement d'une contribution, comme il est stipulé à l'article 7.8 de la présente politique, ne doit pas être porté à l'actif d'un crédit, à moins que le libellé du crédit ou un autre pouvoir parlementaire autorise ces remboursements d'être portés à l'actif d'un crédit par rapport aux dépenses de paiements de transfert dans le crédit.

7.12.4 Les intérêts doivent être imputés aux remboursements en souffrance et les conditions appropriées pour définir les droits d'un ministère pour le faire doivent figurer dans les conditions des ententes conformément au Règlement sur les intérêts et les frais administratifs. Lorsque l'entente ne se penche pas sur cette question, le Règlement sur les intérêts et les frais administratifs s'appliquent. La date d'échéance des contributions remboursables doit être déterminée dans l'entente. Lorsqu'un remboursement des paiements en trop est requis, la date d'échéance doit correspondre au plus tard à la date à laquelle le bénéficiaire doit présenter un rapport au ministère sur les résultats atteints ou les dépenses engagées.

7.13.1 Les ministères doivent obtenir un énoncé d'un bénéficiaire potentiel relativement à d'autres sources de financement proposées pour un projet au moyen des données présentées sur les formulaires de demande ou d'autres moyens propices avant l'approbation d'une contribution dépassant 100 000 $ ou l'octroi d'une subvention dépassant 100 000 $.

7.13.2 Dans le cas des subventions et des contributions dont le montant est supérieur à 100 000 $, les ministères devraient s'assurer que la somme de la subvention ou de la contribution versée est convenable lorsqu'on prévoit qu'un projet recevra une subvention et/ou une contribution de plus d'un programme dans un ministère, de plus d'un ministère ou d'un palier de gouvernement. Ils doivent tenir compte d'autres sources de financement (qui englobent des contributions du secteur privé), y compris la contribution prévue du bénéficiaire au chapitre des coûts admissibles du projet. Les dispositions de remboursement doivent être incluses dans les ententes portant sur la subvention ou la contribution advenant que d'autres financements de cette nature seraient effectués de sources fédérales, provinciales et municipales par rapport à ce qui avait été prévu.

7.13.3 En élaborant et en proposant les modalités des programmes de subventions et de contributions, les ministères doivent tenir compte des limites précises de l'aide gouvernementale totale (p. ex, 50 % des dépenses admissibles au titre du projet).

7.14.1 Les ministères doivent respecter les obligations convenues par le Canada en tant que signataire d'ententes multilatérales internationales afin de prévenir l'imposition de barrières commerciales inappropriées au moment de la proposition des conditions sur les programmes de paiements de transfert et au moment de la négociation des ententes avec les bénéficiaires.

7.15.1 Le transfert d'actifs ou d'avantages non monétaires (p. ex. véhicule mis à la disposition d'un bénéficiaire, l'utilisation de l'espace de bureau ministériel, le transfert d'un terrain à un bénéficiaire) dont la valeur globale est de 100 000 $ ou plus, doit être consigné et comptabilisé à titre de paiement de transfert dans le cadre de la Politique sur la comptabilisation des opérations non monétaires du Conseil du Trésor et des Normes comptables du Conseil du Trésor.

7.16.1 Pour obtenir des renseignements sur le traitement comptable de fin d'année, veuillez consulter la Politique sur les créditeurs à la fin de l'exercice.

7.16.2 La section 7.6 traite des restrictions relatives aux paiements anticipés couvrant deux exercices.

8.1.1 Les présentations au Conseil du Trésor dans le cas de l'approbation des conditions du programme s'appliquant aux subventions destinées à une catégorie de bénéficiaires ou aux contributions doivent renfermer ce qui suit :

1. un énoncé clair des objectifs du programme de transfert;
2. un énoncé clair de la manière dont les transferts favorisent la réalisation des objectifs du programme, dont la désignation des résultats et conséquences prévus;
3. une définition claire du bénéficiaire ou de la catégorie de bénéficiaires admissibles. Lorsqu'on prévoit inclure les sociétés d'État au nombre des bénéficiaires admissibles, il faut faire mention expresse de leur admissibilité;
4. les limites proposées, soit les limites de l'aide gouvernementale totale (p. ex., 50 % des dépenses admissibles au titre du projet) et la méthode à employer pour déterminer les montants à rembourser par le bénéficiaire dans les cas où cette aide dépasse le niveau de financement prévu;
5. une description des documents justificatifs qui doivent accompagner la demande d'un bénéficiaire éventuel, description qui doit mentionner la nécessité de divulguer la participation d'anciens fonctionnaires visés par le Code régissant les conflits d'intérêt et l'après-mandat;
6. une désignation du type et de nature des dépenses qui seraient envisagés comme étant des coûts admissibles dans le cadre du programme de contribution;
7. la somme maximale payable à chaque bénéficiaire;
8. l'assurance que l'on a mis en oe uvre les systèmes, les procédures et les ressources ministériels pour accorder une diligence raisonnable dans l'approbation des transferts et la vérification de leur admissibilité, ainsi que la gestion et l'administration des programmes;
9. les postes organisationnels, le cas échéant, auxquels le ministre accordera des pouvoirs pour approuver, signer ou modifier les accords concernant une contribution et les paramètres établis pour exercer ces pouvoirs;
10. à moins d'avis contraire stipulé dans la délégation des pouvoirs de signer des documents financiers, les postes organisationnels auxquels le ministre déléguera des pouvoirs pour approuver des paiements;
11. la base de calcul et le moment des paiements (dont les précisions concernant un calendrier des avances et des paiements réguliers ainsi que les dispositions applicables concernant les retenues);
12. lorsque les paiements anticipés s'écartent des lignes directrices énoncées dans la présente politique, leur justification et les frais connexes d'intérêt théorique pour l'État (cet intérêt étant calculé au nombre et à la somme des avances versées plus tôt par rapport au moment fixé dans les directives, à la période correspondant à l'avance et au taux d'intérêt correspondant à 90 jours des Bons du Trésor);
13. dans le cas d'une contribution remboursable, les conditions de remboursement total ou partiel, une description du processus qui sera utilisé pour contrôler le remboursement éventuel et percevoir les sommes exigibles, et l'application des frais d'intérêt sur les remboursements exigibles;
14. le nombre d'années pendant lesquelles les conditions sont censées s'appliquer et pendant lesquelles des paiements seront effectués, de même que la nature de tout examen de programme à effectuer visant à évaluer l'efficacité du programme de transfert avant de proposer le renouvellement d'un programme;
15. un cadre de responsabilisation fondé sur les résultats, y compris les indicateurs de rendement, les résultats et conséquences prévus, les méthodes servant à établir un rapport sur le rendement et les critères d'évaluation servant à l'évaluation de l'efficacité des paiements de transfert;
16. un cadre fondé sur les risques servant à la vérification des bénéficiaires des contributions, un plan de vérification interne et un plan d'évaluation de programme du programme de paiement de transfert, dont les fonds prévus à budgéter au chapitre des coûts relativement à ces exigences;
17. lorsque la législation prévoit l'approbation des conditions par le gouverneur en conseil, une ébauche du décret visé;
18. une explication de toute dérogation, le cas échéant, aux exigences de la présente politique;
19. les coûts supplémentaires pour la gestion et l'administration du programme ainsi que la source des fonds;
20. tout autre facteur jugé pertinent selon les circonstances.

8.1.2 Afin de tenir compte des fluctuations possibles des taux de change, les ministères doivent consulter le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada lorsqu'ils proposent un paiement reposant sur une évaluation effectuée par un organisme international dans le cas d'une contribution du Canada à cet organisme ou à ses projets.

8.2.1 Les accords concernant une contribution doivent être conclus entre un ministère et le bénéficiaire en tenant compte des dispositions de l'Appendice C.

8.2.2 Dans quelques cas, les questions, comme les dépenses admissibles et les plafonds, sont déjà prévues dans des brochures et dans d'autres documents sur un programme particulier. Il n'est pas nécessaire alors de reproduire dans un accord officiel les dispositions contenues dans ces documents; il suffit de mentionner que l'on connaît et accepte les dispositions qui s'y trouvent.

8.2.3 On doit demander conseil auprès des services juridiques ministériels pour indiquer le libellé convenable dans les accords concernant une contribution.

8.3.1 Les ministères doivent élaborer des politiques et des procédures pour assurer convenablement un contrôle des résultats atteints dans le cadre des accords concernant une contribution et obtenir de l'information pertinente des bénéficiaires et de tierces parties qui exécutent les programmes pour remplir les conditions de responsabilité ministérielle.

8.3.2 Lorsqu'une contribution est versée en tenant compte de l'atteinte des objectifs de rendement ou du remboursement des dépenses engagées, le bénéficiaire présentera un relevé comptable et un rapport d'étape pour indiquer l'atteinte des objectifs de rendement au moment de la réclamation d'un paiement. Les accords concernant une contribution doivent indiquer au moins une présentation comptable intérimaire et finale sur l'utilisation des fonds et les résultats atteints, sauf dans le cas de petites contributions de courte durée, quand il faudrait alors présenter un compte rendu final (y compris la disposition sur l'établissement de rapports portant sur les objectifs de rendement).

8.3.3 Afin que l'on puisse contrôler efficacement les paiements anticipés, il faut que le bénéficiaire en rende compte à temps. Si possible, le bénéficiaire doit en rendre compte avant de recevoir un autre paiement. Lorsque des paiements anticipés sont accordés chaque mois et qu'il ne lui est pas pratique ou rentable d'en rendre compte chaque mois, le bénéficiaire peut en rendre compte tous les deux mois ou tous les trimestres, pourvu qu'on soit raisonnablement sûr que les fonds sont dépensés aux fins autorisées.

8.3.4 Les ministères doivent déterminer la fréquence exigée des rapports comptables de la part des bénéficiaires afin de minimiser les frais administratifs pour les ministères et le bénéficiaire en tenant compte des facteurs de risques appropriés, de la possibilité de faillite, de diversion des fonds par le bénéficiaire ou d'utilisation à d'autres fins, et de l'expérience précédente du ministère avec le bénéficiaire.

8.4.1 Les ministères peuvent faire appel à un entrepreneur par la conclusion d'un marché de service soumis aux politiques relatives aux marchés (Politique sur les marchés, politique provisoire sur l'indemnisation touchant les marchés et politique régissant le titre de propriété intellectuelle découlant de marchés de l'État) pour administrer, gérer ou présenter une subvention ou un programme de contribution dans le cadre duquel l'entrepreneur peut mener des activités dont l'examen des demandes de subventions ou contributions ou la vérification préalable des demandes de paiement. Les accords concernant une contribution sont signés par le ministère et les paiements sont versés par le ministère.

8.4.2 Les dispositions relatives à la prestation par un entrepreneur devraient tenir compte du cadre de contrôle suivant :

• le ministre responsable doit continuer à rendre compte au Parlement de l'utilisation des fonds publics et de l'intégrité des paiements;
• le ministère est chargé de définir l'information nécessaire à l'évaluation de l'atteinte des objectifs relatifs aux transferts et l'entrepreneur veille à recueillir cette information pour le ministère et à lui en rendre compte;
• le ministère est chargé d'obtenir une assurance appropriée sur la compétence de l'entrepreneur d'exécuter le programme et d'honorer toutes les exigences s'y rattachant avant de conclure une entente avec l'entrepreneur;
• une entente écrite doit être conclue entre le ministère et l'entrepreneur qui énonce clairement les objectifs du programme de transferts et les résultats prévus, les obligations et responsabilités de l'entrepreneur et les moyens utilisés pour mesurer l'atteinte des objectifs et en rendre compte. L'entente doit également prévoir un mécanisme de résolution des différends et une clause portant sur la résiliation advenant un échec du rendement;
• le ministère a la responsabilité de mettre en oe uvre des mesures rentables de surveillance et de validation des activités des entrepreneurs en tenant compte de l'expérience ministérielle, de la nature de l'entente, des facteurs de risque et de son importance.

8.4.3 Les ministères peuvent verser une contribution à un bénéficiaire qui, à son tour, distribue des paiements aux bénéficiaires finals. C'est le cas lorsque des bénéficiaires initiaux choisissent librement les bénéficiaires finals en n'ayant presque pas à recourir aux directives des ministères (p. ex. une association universitaire qui distribue des fonds à des chercheurs dans le cadre d'un processus d'examen par les pairs). Les accords concernant une contribution entre les ministères et les bénéficiaires initiaux dans de telles circonstances devraient tenir compte des dispositions des sections 1 et 2 de l'Appendice C. Tous les fonds excédentaires que possèdent les bénéficiaires initiaux en fin d'exercice à la fin du programme doivent être comptabilisés et remboursés au besoin conformément aux dispositions de la présente politique.

8.5.1 Les ministères sont chargés de vérifier si les bénéficiaires de contributions ont observé les conditions d'admissibilité au versement des contributions. Cette responsabilité comprend la vérification des activités des bénéficiaires lorsqu'on le juge nécessaire.

8.5.2 Les ministères doivent élaborer un cadre de vérification fondé sur les risques pour la vérification des contributions, dont :

• la désignation des bénéficiaires dont les activités doivent faire l'objet d'une vérification;
• le choix de vérificateurs compétents ou la reconnaissance de la compétence des vérificateurs engagés par le bénéficiaire;
• la détermination à savoir si la portée, la fréquence et le moment des vérifications répondent aux exigences du programme;
• la coordination des vérifications avec les autres participants à la vérification des mêmes bénéficiaires;
• la désignation des mesures de suivi requises pour faire suite aux résultats de la vérification.

8.5.3 Une vérification d'un bénéficiaire d'une contribution peut être effectuée par un groupe de vérification ministériel ou un vérificateur ayant conclu un marché avec un ministère.

8.5.4 Le ministère peut décider d'accepter l'avis d'un vérificateur externe engagé par le bénéficiaire concernant le respect de la totalité ou d'une partie des conditions d'admissibilité aux contributions en question. Cet avis devrait être accompagné des états financiers vérifiés et, s'il y a lieu, d'un rapport faisant état de l'utilisation des fonds publics reçus à titre de contributions fédérales. Le ministère devrait obtenir l'accord des agents de vérification afin que la vérification de la contribution soit menée en vertu des normes de vérification généralement acceptées et des dispositions de la présente politique.

8.5.5 Les ministères doivent adopter une seule mesure de vérification si cela convient. Les ministères et organismes devraient coordonner leurs activités touchant l'élaboration et l'exécution de leurs plans de vérification des contributions en concluant des ententes de collaboration réciproque en matière de vérification dans la mesure du possible.

8.5.6 Les ministères doivent déterminer la portée des vérifications des contributions fédérales lorsque les bénéficiaires sont des ministères ou organismes provinciaux, après avoir dûment examiné les vérifications préalables effectuées par la province en question.

8.5.7 Les ministères devraient envoyer chaque année aux fonctionnaires provinciaux visés les plans de vérification ayant trait aux bénéficiaires de contributions versées conjointement par les gouvernements fédéral et provinciaux.

8.5.8 La vérification des bénéficiaires devrait se faire conformément aux procédures suggérées pour la vérification des contributions qui se trouvent dans la publication du Conseil du Trésor Guide de vérification des contributions fédérales.

8.6.1 Lorsqu'une contribution ou une subvention est octroyée à des organismes non gouvernementaux offrant des services aux collectivités dans les deux langues officielles, les institutions fédérales doivent appliquer la politique des langues officielles intitulée « Subventions et contributions ».

Cette politique est établie en vertu de l'article 7 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

Loi sur la gestion des finances publiques

Partie IV de la Loi sur les langues officielles

Règlement sur la radiation des créances

Règlement sur les intérêts et les frais administratifs

Politique sur la délégation du pouvoir décisionnel

Politique sur les imputations interministérielles et les virements entre crédits

Politique sur les créditeurs à la fin de l'exercice

Politique sur la vérification des comptes

Politique sur la gestion des créances (débiteurs)

Politique sur la comptabilisation des opérations non monétaires

Politique des langues officielles concernant l'octroi des subventions et des contributions

Norme comptable sur les transferts du Conseil du Trésor (à paraître)

Les politiques figurent sur Internet à l'adresse suivante : http://www.tbs-sct.gc.ca/common/common/policies-politiques-eng.asp

Guide de vérification des contributions fédérales du Conseil du Trésor

Manuel des présentations du Conseil du Trésor

Bulletin d'information du Conseil du Trésor sur la délégation des pouvoirs financiers, 23 octobre 1996

Guide des dispositions financières et des modes de financement

Agence des douanes et du revenu du Canada, publication B-067 Traitement des subventions et des contributions sous le régime de la Taxe sur les produits et services (TPS)

Circulaire du CT 1995-3 : Réduction des frais généraux et des formalités administratives liés aux présentations du Conseil du Trésor