Annulée [2014-10-20] - Norme sur la sécurité du personnel

Le présent document énonce la norme opérationnelle et certaines procédures techniques relatives à la sécurité du personnel. La norme comporte des exigences, indiquées par les mots « doit » ou « doivent » dans les phrases apparaissant en italique dans le texte, et des mesures de protection recommandées indiquées par les mots « devrait » ou « devraient ».

Les ministères sont chargés de protéger les renseignements et biens de nature délicate qui relèvent d'eux conformément à la Politique sur la sécurité et à ses normes opérationnelles.

L'autorité contractante est chargée de s'assurer que la Politique sur la sécurité est respectée et que les clauses requises figurent dans les documents contractuels.

Communiquez avec les organisations qui figurent à l'appendice A pour obtenir des avis et des conseils concernant l'application de cette norme.

Une saine gestion du personnel exige qu'on évalue la loyauté des employés et détermine s'ils conviennent au poste afin de protéger les intérêts de l'employeur. Cet examen se fait normalement grâce aux vérifications de références, de qualités professionnelles et, souvent, de crédit et de l'existence d'un casier judiciaire. Un gouvernement national doit aussi considérer la loyauté de l'employé et sa fiabilité puisque toutes deux se rapportent aux questions de sécurité nationale. La vérification de la fiabilité et l'évaluation de sécurité sont des conditions essentielles pour l'obtention d'un poste en vertu de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP).

La Politique sur la sécurité exige que les employés fassent l'objet d'une enquête de sécurité sur le personnel si leurs fonctions ou leurs tâches justifient l'accès à des renseignements et à des biens de nature délicate. Cette exigence s'applique à tous les postes et à toutes les étapes du processus contractuel; elle s'applique également lorsqu'une personne, de par ses fonctions ou ses tâches, côtoie des personnes clés ou encore a accès à des installations revêtant un intérêt national et peut, de ce fait, avoir régulièrement et constamment accès à des renseignements et à des biens classifiés. Les employés ne peuvent pas être nommés à un poste ou accéder à des renseignements et à des biens de nature délicate tant que durent les vérifications.

Dans le cas de marchés amenant l'accès à des renseignements ou à des biens désignés, il peut y avoir des circonstances particulières qui permettront d'appliquer une clause du marché stipulant que l'enquête de sécurité sur le personnel aura lieu dans un certain délai. Consulter la section 2 du chapitre 2-5 pour de plus amples renseignements concernant cette option.

L'enquête initiale comporte les étapes principales suivantes :

• Décision du niveau d'enquête requis.
• Relevé des vérifications requises.
• Obtention du consentement.
• raitement des vérifications de fiabilité et des évaluations de sécurité.
• Évaluation des résultats des vérifications de fiabilité et des renseignements relatifs aux évaluations de sécurité.
• Attribution ou refus de la cote de fiabilité ou de sécurité.
• Nomination ou adjudication.
• Initiation des personnes ayant fait l'objet d'une enquête.

La description de chacune des étapes suit.

L'enquête de sécurité du personnel doit correspondre à la plus élevée des mentions de sécurité accordées aux renseignements et aux biens auxquels les personnes visées auront accès dans l'exécution régulière de leurs fonctions ou de leurs obligations contractuelles.

Les gestionnaires ont la responsabilité, en s'appuyant sur les avis et les conseils du personnel de la sécurité du ministère, de décider quel type d'enquête est nécessaire, suivant la nature délicate des renseignements et des biens auxquels on devra avoir accès.

Il existe deux types d'enquête de sécurité du personnel : l'évaluation de la fiabilité, et l'évaluation de la loyauté et de la fiabilité qui se rapporte à la loyauté. Les différents types et niveaux des enquêtes ainsi que les renseignements ou biens auxquels ils donnent accès sont présentés dans la figure suivante.

Une cote de fiabilité de base est le type d'enquête de sécurité minimal exigé pour toutes les personnes qui sont nommées ou affectées à un poste pour six mois ou plus. La cote de fiabilité de base est également exigée pour les personnes sous contrat pendant plus de six mois qui doivent avoir accès régulièrement aux installations de l'État. Elle est facultative pour les période de moins de six mois. La personne ayant obtenu cette cote peut avoir accès aux renseignements et biens non classifiés ou non désignés.

Une cote de fiabilité approfondie est le type d'enquête de sécurité exigé quand les fonctions d'un poste ou d'un marché nécessitent un accès fréquent aux renseignements et biens désignés, quelle que soit la durée de l'affectation, de la nomination ou du marché. La personne ayant obtenu cette cote peut avoir accès, au besoin, à des renseignements et biens désignés.

Une cote de sécurité est le type d'enquête de sécurité exigé quand les fonctions d'un poste ou d'un marché nécessitent l'accès à des renseignements et biens classifiés. La personne ayant obtenu la cote de sécurité peut avoir accès, au besoin, à des renseignements et biens classifiés à condition que le niveau de la cote soit égal ou supérieur à celui de la classification des renseignements.

Les types et les niveaux d'enquête de sécurité sur le personnel et les niveaux d'accès aux renseignements et aux biens de nature délicate sont indiqués dans le tableau suivant :

Dans des circonstances précises mais limitées, on peut procéder à des évaluations sécuritaires pour les cotes de sécurité donnant accès aux sites. Consulter l'article 3.4 pour de plus amples renseignements.

Le type et le niveau d'enquête sécuritaire requis pour un poste donné doivent être notés sur la Formule de mesures de classification ou sur une formule semblable utilisée par une institution fédérale et, au besoin, consignée dans le Système de collecte de données sur les postes (SCDP).

On doit noter les éléments à vérifier sur la formule d'Autorisation et de demande d'enquête de sécurité du personnel. Toutes les enquêtes sur le personnel doivent amener les vérifications principales suivantes au cours de l'évaluation de la fiabilité :

• Vérification des données personnelles (y compris la date de naissance et l'adresse).
• Vérification des études ou les titres et qualités professionnels pertinents.
• Données sur l'emploi.
• Évaluation de la fiabilité, en consultant les anciens employeurs et les références données.

Outre ce qui précède, les vérifications obligatoires ou facultatives suivantes interviennent à chaque niveau, tel que décrit ci-dessous. Le gestionnaire s'assure que les vérifications obligatoires sont faites et choisit, avec l'avis et l'aide des agents de sécurité du ministère, les options justifiées selon la nature délicate des renseignements et des biens auxquels la personne aura accès et selon les exigences de postes de même niveau.

Il appartient aux ministères de déterminer ce qui constitue une vérification suffisante des données personnelles, des études ou des titres, qualités et antécédents professionnels. Les références doivent se limiter à celles fournies sur le formulaire de demande d'emploi ou sur un formulaire équivalent. Consulter l'appendice B pour des conseils quant à l'utilisation de renseignements touchant une personne dans le cadre d'une vérification de la fiabilité.

2.3.1 Vérification de la fiabilité de base

Une vérification de la fiabilité de base implique :

• Une vérification des données personnelles, des études, des titres et qualités professionnelles, et des données sur l'emploi ainsi que des références.
• Une déclaration indiquant si la personne a été jugée coupable d'un acte criminel qui n'a pas été suivi d'un pardon, sauf si la déclaration est remplacée par la VNCJ (voir l'article 2.5.1).
• Une vérification facultative du casier judiciaire sauf si elle est une condition préalable à l'attribution d'une cote de sécurité.

Toutes les vérifications doivent précéder la nomination, et leurs résultats doivent être reçus avant que la cote soit autorisée.

2.3.2 Vérification de fiabilité approfondie

Une vérification de fiabilité approfondie comporte :

• Une vérification des données personnelles, des études et des qualités professionnelles, des données sur l'emploi et des références.
• Une déclaration facultative indiquant si la personne a été jugée coupable d'un acte criminel qui n'a pas été suivi d'un pardon.
• Une vérification du casier judiciaire, sauf pour les fonctionnaires fédéraux en poste tel que défini à l'article 3.1.
• Une vérification du crédit, lorsque les devoirs ou les tâches à accomplir la rendent nécessaire, ou s'il existe un casier judiciaire faisant état du type de délit.
• D'autres vérifications, selon les devoirs ou les tâches à accomplir, et avec l'approbation préalable du Conseil du Trésor.

On doit procéder à une VNCJ ou une vérification des empreintes digitales pour la vérification approfondie de la fiabilité. Si le gestionnaire décide qu'il est nécessaire de vérifier les empreintes digitales, la vérification peut avoir lieu avant ou après la nomination. Dans le dernier cas, on doit faire la VNCJ et autoriser la cote avant la date de la nomination ou d'entrée en vigueur du marché.

2.3.3 Évaluations de sécurité

Les éléments des évaluations de sécurité peuvent varier selon le niveau de la cote ou le jugement de l'organisme d'enquête compétent. En règle générale, l'évaluation de sécurité doit comporter les éléments suivants :

• Vérification des références.
• Vérification personnelle, portant normalement sur les dix années précédentes (5 pour la cote de sécurité donnant accès aux sites) ou remontant à l'âge de 16 ans, selon la première de ces éventualités.
• Vérification du casier judiciaire.
• Vérification du répertoire du Service canadien du renseignement de sécurité (SCRS).
• Vérification du crédit.

En outre, on peut faire avec motif des vérifications de références personnelles, des vérifications dans le milieu et des entrevues. Les ministères doivent mener des entrevues pour avoir accès au renseignement électromagnétique (SIGINT).

Vous trouverez à l'appendice C des éléments précis au sujet des niveaux des cotes de sécurité.

La cote de fiabilité de base ou approfondie doit être autorisée avant de demander l'évaluation sécuritaire sauf pour les évaluations de sécurité donnant accès aux sites telles que décrites à l'article 3.4.

La règle selon laquelle on doit faire une vérification de fiabilité de base ou approfondie avant de demander l'évaluation de sécurité ne s'applique pas aux marchés.

Il faut avoir l'approbation préalable du Conseil du Trésor pour effectuer d'autres vérifications du processus de cote de sécurité dont les vérifications impliquant les programmes découlant d'accords internationaux ou bilatéraux.

Les vérifications de sécurité du personnel sont consignées dans la formule de Demande d'enquête de sécurité sur le personnel et autorisation.

Comme les enquêtes de sécurité exigent l'examen des données personnelles, elles sont régies par diverses dispositions de :

• Loi canadienne sur les droits de la personne
• Charte canadienne des droits et libertés
• Loi sur la protection des renseignements personnels
• Loi sur l'accès à l'information
• Loi sur les jeunes contrevenants
• Loi sur le Service canadien du renseignement de sécurité

Seule une personne ayant atteint l'âge de la majorité peut donner son consentement, dans les autres cas, il faut la signature d'un parent ou tuteur.

Pour toutes les vérifications de la fiabilité et toutes les évaluations de sécurité, les ministères doivent :

• S'assurer qu'aucun renseignement ne soit recueilli en vertu d'une enquête de sécurité sans le consentement écrit exprès de la personne concernée.
• ndiquer aux personnes qui refusent de se soumettre à l'enquête de sécurité qu'elles ne sont plus admissibles au poste ou au marché.

2.5.1 Déclaration

Pour toutes les vérifications de base de la fiabilité où il a été décidé que la VNCJ n'est pas nécessaire, on doit obtenir une déclaration sur l'existence du casier judiciaire. Il faut donc prier la personne d'indiquer si elle a été jugée coupable d'un acte criminel qui n'a pas été suivi d'un pardon.

La formule de déclaration peut aussi servir pour les vérifications de base de la fiabilité, quand il a été décidé que la VNCJ était nécessaire, et pour les vérifications approfondies de la fiabilité.

2.5.2 Vérification des données personnelles, des études, des données sur l'emploi et des références

Les ministères ne doivent pas reprendre les vérifications des données personnelles, des études, des données sur l'emploi et des références déjà faites dans le cadre du processus de dotation. Les vérifications des données sur l'emploi et des références porteront généralement sur les cinq années précédentes.

2.5.3 Vérification nominale d'un casier judiciaire (VNCJ)

Le service qui veut procéder à une VNCJ doit remplir une Demande d'enquête relativement à l'existence de casier judiciaire et la faire parvenir au bureau de la sécurité qui à son tour l'achemine à la section des civils, la Gendarmerie Royale du Canada (GRC). Les utilisateurs autorisés peuvent transmettre leurs demandes de vérification nominale par le Service d'échange par document et la messagerie électronique du gouvernement (SEDEG) à la GRC.

Quand la vérification des empreintes digitales a lieu après la nomination, il suffit de joindre à l'original la photocopie de la Formule pour les empreintes digitales pour lancer la vérification nominale du casier judiciaire. La photocopie indiquant les résultats sera retournée par la GRC. Il est important d'indiquer tous les détails au sujet du nom et tous les prénoms de la personne (nom de jeune fille, nom du conjoint, nom légalement modifié, etc.) pour que chaque élément soit vérifié.

2.5.4 Vérification des empreintes digitales

Les empreintes digitales sont relevées, au besoin, quand est remplie la formule de consentement, habituellement au sein du ministère, au bureau de la GRC ou à un poste de police local. La Formule pour les empreintes digitales doit être envoyée au bureau de la sécurité qui se chargera du traitement. Aucun dossier criminel ne sera communiqué par la GRC sans avoir reçu au préalable les empreintes digitales permettant une identification positive.

2.5.5 Vérification du crédit

C'est le bureau de la sécurité qui procède, s'il y a lieu, à cette vérification par l'entremise de l'Association des bureaux de crédit du Canada, dont le service numéro 30, appelé « Accès au dossier — Consommateur », fournit normalement les renseignements nécessaires; cependant, une vérification approfondie du crédit peut être justifiée avec motif.

2.5.6 Autres vérifications

l faut obtenir l'approbation du Conseil du Trésor avant de faire toute autre vérification en vue de l'attribution d'une cote de fiabilité y compris les vérifications impliquant les programmes découlant d'accord internationaux ou bilatéraux.

2.5.7 Marchés

Pour les marchés avec les entreprises, l'autorité contractante s'assure que ces dernières vérifient elles-mêmes les données personnelles, les études, les données sur l'emploi et les références de leurs employés. L'autorité contractante lance la vérification nominale du casier judiciaire et dirige la vérification du crédit, s'il y a lieu, et des autres vérifications approuvées par le Conseil du Trésor.

Pour les marchés avec des particuliers, l'autorité contractante dirige ou lance toutes les vérifications nécessaires.

La première étape de l'évaluation de sécurité consiste à décider si la cote de fiabilité de base ou la cote de fiabilité approfondie est une condition préalable.

Ensuite, on devrait faire attention aux vérifications qui doivent être effectuées concernant le niveau particulier de la cote de sécurité. La VNCJ est obligatoire pour l'attribution d'une cote de sécurité de niveau I ou II. La vérification du crédit et la vérification des empreintes digitales sont obligatoires si la cote de fiabilité approfondie constitue une condition préalable à l'obtention d'une cote de sécurité de niveau III.

Si la cote de fiabilité approfondie est choisie et si la vérification des empreintes digitales s'impose, la vérification doit être terminée avant l'attribution de la cote. Les vérifications des empreintes digitales faites dans les 12 mois antérieurs peuvent être utilisées de nouveau; elles seront acceptées par le SCRS pour l'évaluation d'une cote de sécurité.

On peut attribuer administrativement à une personne une cote de fiabilité avant de passer à l'étape suivante du processus d'évaluation de sécurité. Cette décision ne peut toutefois pas être invoquée comme raison pour faire une nomination.

Même si la personne a obtenu administrativement la cote de fiabilité de base ou approfondie comme condition préalable à la cote de sécurité, la personne ne peut être nommée à un poste amenant l'accès à des renseignements ou des biens classifiés avant que la cote de sécurité ne soit accordée.

Dès qu'une personne obtient administrativement la cote de fiabilité de base ou approfondie, les documents suivants sont acheminés par le bureau de la sécurité à l'organisme d'enquête qui fera l'évaluation sécuritaire.

1. Si la personne a obtenu la fiabilité de base :
   • Formule Demande et autorisation d'enquête de sécurité.
   • Résultats de la VNCJ.
   • Copie de la Formule pour les empreintes digitales, si nécessaire.
   • Formule d'Évaluation de sécurité du personnel pour les niveaux I et II.
   • Questionnaire pour l'obtention de la cote de sécurité, pour le niveau III seulement.
   • Rapport de toutes les vérifications concernant des problèmes de fiabilité qui ont été résolus en faveur de la personne et qui permettent la tenue de l'enquête en vue de l'attribution d'une cote de sécurité.
2. Si la personne a obtenu la fiabilité approfondie :
   • Documents pertinents à la cote de fiabilité de base et les formules de demandes tel que décrit en a).
   • Résultats de la VNCJ ou de la vérification facultative des empreintes digitales.
   • Copie du rapport de vérification du crédit, si la vérification a été faite.
   • Rapport de toutes les vérifications ci-dessus de la même façon que pour la fiabilité de base décrites plus haut.

Le SCRS se charge des évaluations de sécurité pour tous les ministères, à l'exception de la GRC et du ministère de la Défense nationale. Quand une demande d'évaluation de sécurité a été présentée au SCRS et n'est donc plus nécessaire par la suite, le ministère doit aviser immédiatement ce service d'annuler la demande et de retourner les documents. Cette règle a été établie pour éviter que l'on évalue des personnes qui ne sont plus candidates.

On s'attend à ce que les fonctionnaires qui attribuent la cote de fiabilité fassent une évaluation juste et objective qui respecte les droits de la personne. Les personnes visées doivent avoir l'occasion d'expliquer les renseignements défavorables avant qu'une décision ne soit prise, et on doit leur donner les motifs du refus d'une cote de fiabilité, à moins que ces renseignements ne fassent l'objet d'une exception en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Les gestionnaires responsables doivent déterminer si l'on peut compter sur la personne et sur son intégrité en tenant compte des éléments décrits dans les articles 2.7.1 à 2.7.5 ci-dessous.

2.7.1 Vérification des données personnelles, des études, des données sur l'emploi et des recommandations des anciens employeurs

Sur la foi des renseignements recueillis, les gestionnaires déterminent si la personne était fiable dans ses emplois antérieurs et si elle est honnête et intègre.

2.7.2 Résultats de la vérification nominale du casier judiciaire

L'existence d'un casier judiciaire peut être un motif suffisant pour refuser une cote de fiabilité, mais pas obligatoirement. On devrait examiner un casier judiciaire en tenant compte des

éléments suivants : les fonctions et tâches à accomplir, la nature et la fréquence du délit ainsi que la période écoulée depuis que celui-ci a eu lieu. Lorsque la personne a été reconnue coupable d'une infraction criminelle, un agent du bureau de la sécurité pourra informer le gestionnaire de la nature et de la gravité de l'infraction.

Les fonctionnaires du ministère ne doivent pas enquêter sur une infraction criminelle pour laquelle un pardon a été accordé.

Le gestionnaire responsable devra alors déterminer :

• L'attitude de la personne à l'égard de son infraction non pardonnée et dans quelle mesure son comportement a changé depuis.
• La probabilité de commettre une infraction semblable et l'effet que cela pourrait avoir sur la fiabilité dans l'emploi.

2.7.3 Disparité entre la VNCJ et la déclaration de l'existence d'un casier judiciaire

Lorsque les résultats de la vérification nominale du casier judiciaire révèlent l'existence de celui-ci, cette information doit être comparée à la déclaration de l'existence d'un casier judiciaire. Une disparité n'est pas nécessairement une raison suffisante pour refuser la cote de fiabilité.

Si la vérification des empreintes digitales après la nomination permet de prouver que la personne a fourni délibérément des renseignements inexacts, les ministères devraient revoir le cas. Ils peuvent considérer les options suivantes :

• Mettre fin immédiatement au marché.
• Recommander à la Commission de la fonction publique de retirer le nom du candidat des listes d'admissibilité, conformément à la section 43 de la LEFP, ou d'annuler la nomination rétroactivement à la date de la nomination.
• Prendre toute autre mesure conforme aux lois pertinentes.

Si la personne a déjà été nommée de l'extérieur de la fonction publique, le ministère peut envisager de la renvoyer au cours de la période de stage, conformément à la section 28 de la LEFP. Si cette période est expirée, on peut révoquer la cote de fiabilité approfondie et renvoyer l'employé en vertu de la section II de la Loi sur l'administration financière.

2.7.4 Vérification du crédit

La présence de renseignements défavorables dans un rapport de crédit peut constituer, mais ne constitue pas nécessairement une raison suffisante pour refuser la cote de fiabilité approfondie.

Quand le rapport de crédit contient des renseignements défavorables, l'agent responsable doit déterminer :

• Dans quelle mesure la personne a modifié ses habitudes financières qui affectent sa fiabilité sur ce plan.
• La probabilité que la personne connaisse de nouvelles difficultés financières et l'effet que cela pourrait avoir sur la fiabilité dans l'emploi.

2.7.5 Dispositions particulières du Code criminel

Le paragraphe 748(3) du Code criminel prévoit que nulle personne déclarée coupable d'une infraction visée aux articles 121 (fraudes envers le gouvernement), 124 (achat ou vente d'une charge) ou 418 (vente d'approvisionnements défectueux à Sa Majesté) n'a qualité, après cette déclaration de culpabilité, pour passer un contrat avec Sa Majesté ou pour recevoir un avantage en vertu d'un contrat entre Sa Majesté et toute autre personne ou pour occuper une fonction relevant de Sa Majesté, à moins d'avoir obtenu un pardon.

La décision d'attribuer ou de refuser la cote de sécurité repose d'abord sur la recommandation faite par l'organisme d'enquête concernant la loyauté d'une personne envers le Canada et sur sa fiabilité en ce qu'elle se rapporte à la loyauté.

Suivant le niveau de la cote de sécurité demandée et le poste ou le marché pour lequel la personne est proposée, on évaluera certains ou l'ensemble des éléments ci-dessous :

• Les qualités (honnêteté, stabilité, etc.).
• Le casier judiciaire (le cas échéant).
• La situation financière.
• La citoyenneté.
• Les croyances personnelles et les relations.
• Les déclarations faites durant l'entrevue.
• Les résultats des vérifications des indices du SCRS.

La décision d'attribuer ou de refuser la cote de sécurité doit être fondée sur des renseignements adéquats. S'il n'y en a pas ou si l'on ne peut pas en trouver, on ne peut attribuer de cote de sécurité. On considère généralement comme adéquats, tant quantitativement que qualitativement, des renseignements qui correspondent :

• Aux antécédents des cinq dernières années ou depuis l'âge de 16 ans, selon la première de ces éventualités, pour l'accès aux sites.
• Aux antécédents des 10 dernières années ou depuis l'âge de 16 ans, selon la première de ces éventualités, pour les niveaux I, II et III.

On évalue la nature et la gravité de tout renseignement défavorable à une personne, les circonstances, la fréquence, la préméditation, l'âge de la personne au moment de l'incident et son degré de réhabilitation.

La cote de sécurité est refusée aux personnes a propos desquelles on a des motifs raisonnables de croire :

• En ce qui concerne la loyauté, qu'elles participent ou pourraient participer à des activités qui constituent une menace envers la sécurité du Canada au sens de la Loi sur le Service canadien du renseignement de sécurité.
• Le lien entre la fiabilité et la loyauté, en raison de croyances personnelles, de traits de caractère, de relations avec des personnes, des groupes ou autres considérés comme une étant une menace pour la sécurité, ou qu'en raison de ses liens familiaux ou étroits avec des personnes vivant dans des pays hostiles ou tyranniques, une personne pourrait agir ou être incitée à agir de façon à constituer " une menace à la sécurité du Canada "; ou qu'une personne pourrait divulguer, être incitée à divulguer ou faire en sorte que soit divulgué sans autorisation tout renseignement classifié.

Il est interdit de discuter de renseignements classifiés du SCRS avec une personne sans avoir obtenu au préalable l'autorisation du SCRS.

Le SCRS ne doit être avisé que lorsqu'un ministère;

• Accorde une cote de sécurité autre que celle qui a été demandée.
• Accorde une cote de sécurité bien que la recommandation ait été négative.
• Refuse, suspend ou révoque une cote de sécurité.

Si, dans le cadre des évaluations des cotes de sécurité, on reçoit des renseignements défavorables, tel qu'ils sont définis au paragraphe 3 de l'annexe B intitulée " Lignes directrices concernant l'utilisation des informations pour les vérifications de fiabilité ", ils peuvent être utilisés pour réévaluer une cote de fiabilité accordée antérieurement. Dans de tels cas, les ministères doivent effectuer leur propre enquête interne pour déterminer s'il faut révoquer la cote de fiabilité.

Si la cote de sécurité d'une personne est refusée ou révoquée pour des motifs de loyauté ou de fiabilité liés à la loyauté, les ministères doivent aussi réévaluer la cote de fiabilité de cette personne.

Dans tous les cas ou une cote de sécurité ou une cote de fiabilité est refusée ou révoquée, les ministères doivent suivre les procédures énoncées aux sections 5 et 6 de la Norme sur la sécurité du personnel.

Les ministères doivent s'assurer d'assigner la responsabilité d'attribuer ou de refuser les cotes de fiabilité.

En accordant une cote de fiabilité, l'agent autorisé signe la formule Demande et autorisation d'enquête de sécurité pour certifier que les vérifications ont été faites et pour indiquer si, à sa connaissance, les risques rattachés à l'emploi ou à un marché avec la personne sont acceptables.

Tous les renseignements sur les vérifications de fiabilité doivent être conservés normalement dans la banque de données courantes PSE-921, sauf ceux qui doivent être conservés dans une autre banque identifiée dans Info Source.

Si la cote de fiabilité est refusée, on doit en informer la personne concernée et lui donner les motifs de la décision, à moins que l'information ne fasse l'objet d'une exception en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. On doit également l'aviser de son recours en redressement. Voir la section 6 sur le redressement.

Les ministères doivent assigner aux autorités compétentes la responsabilité d'accorder les cotes de sécurité. Le pouvoir de refuser, de révoquer ou de suspendre ces cotes ne doit pas être délégué à un niveau inférieur à celui d'administrateur général.

La décision d'accorder une cote de sécurité est consignée dans la formule Certificat d'enquête de sécurité et profil de sécurité. Le bureau qui présente la demande en est avisé pour que l'on puisse donner suite à la nomination ou au marché.

Tous les dossiers se rapportant aux cotes de sécurité doivent être conservés dans la banque de renseignements courants PSE-909, sauf ceux qui doivent l'être dans une autre banque de renseignements courants identifiée dans Info Source.

Si la cote demandée est refusée, la section 42 de la Loi sur le Service canadien du renseignement de sécurité exige que la personne en soit avisée par écrit, dans les 10 jours suivant la décision, et qu'elle soit informée de son droit de porter plainte devant le Comité de surveillance des activités de renseignement de sécurité (CSARS). Voir la section 6 pour de plus amples renseignements à ce sujet.

Le CSARS remet un résumé des informations aux personnes qui déposent une plainte devant le Comité.

La cote de sécurité appropriée doit être accordée avant la nomination. Dans le cas d'une nomination à la suite d'un concours externe ou d'un concours restreint, et en conformité avec la Loi sur la réforme de la Fonction publique, et la Loi sur l'emploi dans la Fonction publique le nom d'un candidat peut être placé sur la liste d'admissibilité jusqu'à ce qu'on ait déterminé s'il répond aux exigences sécuritaires de l'emploi. On doit garder ouverts les postes pour les candidats se situant en tête de liste d'admissibilité et en attente d'une décision sur leur cote de sécurité.

Les employés déployés selon les termes de la LEFP doivent répondre aux exigences de sécurité du poste avant d'y être déployés.

Les personnes doivent être informées des exigences de leur poste ou du marché en matière d'accès ainsi que de la cote de sécurité qui leur a été attribuée avant qu'ils n'assument leurs fonctions.

On devrait aviser les employés à intervalles réguliers de leur obligation de rapporter, oralement ou par écrit et sans délai, toute question relevant de la sécurité telle :

• Un contact où l'on essaie d'avoir accès non autorisé à des renseignements de nature délicate.
• Une situation où l'on croit pouvoir être la cible d'exploitation.

Les renseignements recueillis de cette façon sont protégés selon les termes de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Les ministères peuvent obtenir des conseils au sujet des voyages à l'étranger auprès du ministère des Affaires étrangères et du Commerce international.

L'employé est tenu de signer la formule Certificat d'enquête de sécurité et profil de sécurité qui indique son niveau de profil de sécurité et l'informe de ses responsabilités relativement à la protection des renseignements et aux exigences de la Politique sur la sécurité. La présentation devrait être faite en personne, mais lorsque cela est impossible, on peut faire parvenir à l'employé une présentation appropriée par écrit.

Conformément à la section 110 de la Loi sur la réforme de la fonction publique, les employés doivent prêter un serment d'office et de discrétion avant d'entrer en fonctions.

Les employés titulaires du même poste depuis juin 1986 et auxquels on a automatiquement accordé la cote de fiabilité approfondie sont considérés comme des employés « actuels »; ils ne sont pas soumis à des révisions périodiques comme l'exige la section 4. Cette exemption est valable seulement pendant l'occupation du poste pour lequel on a automatiquement été accordé la cote de fiabilité approfondie.

Lorsqu'un employé exempté est proposé pour un autre poste qui exige une vérification approfondie de la fiabilité, la vérification du casier judiciaire peut remplacer la vérification des empreintes digitales. Cette option ne s'applique toutefois pas si l'on envisage de nommer la personne à un poste exigeant une cote de sécurité de niveau III.

Toutefois, les ministères peuvent entreprendre une vérification approfondie de la fiabilité d'un employé avec motif.

Si des fonctions ou des tâches nouvelles obligent une personne à faire l'objet d'une enquête de sécurité plus élevée (hausse de niveau) sans qu'il y ait changement de poste, les ministères doivent prendre les dispositions administratives voulues pour interdire l'accès aux renseignements classifiés ou désignés du niveau plus élevé tant que les enquêtes nécessaires ne seront pas terminées. Si la nouvelle cote est refusée, les ministères doivent faire le nécessaire pour que la personne n'exerce plus ces fonctions, (comme le prévoit la section 5).

Pour les hausses de niveau, il faut refaire et réévaluer toutes les vérifications qui font partie du processus d'enquête et qui ont eu lieu pendant le processus initial, (sauf les vérifications principales, comme le prévoit l'article 2.3).

Lorsque, initialement, on demandait une vérification des empreintes digitales, on pourrait maintenant la remplacer par une VNCJ pour la hausse de niveau.

Si les fonctions ou les tâches nouvelles exigent une cote de sécurité inférieure (baisse de niveau), les ministères doivent indiquer à la personne intéressée les nouvelles exigences du poste ou du marché en matière d'accès. La cote de sécurité de l'employé n'est pas annulée, mais n'a plus cours et peut être réactivée conformément à la section 4. Ce renseignement doit figurer sur la formule révisée Certificat d'enquête de sécurité et profil de sécurité. La formule Annulation pour des raisons administratives peut être utilisée à la place.

Un enquête de sécurité peut s'avérer nécessaire même lorsqu'il ne s'agit pas d'une nomination régulière (par exemple, à l'occasion d'un détachement ou d'une affectation, pour des employés recrutés sur place à l'étranger). En l'occurrence, les ministères doivent s'assurer, avant de donner un droit d'accès, que la personne visée détienne la cote de fiabilité ou de sécurité appropriée attribuée en vertu de la Politique sur la sécurité ou d'une entente bilatérale ou internationale.

Vous pouvez consulter le document intitulé Lignes directrices à l'intention des cabinets des ministres pour obtenir des conseils quant aux exigences au niveau des enquêtes pour les personnes travaillant dans les bureaux des ministres.

Une personne peut être amenée, de par ses fonctions, normalement pour une courte période, à avoir accès aux sites et installations de nature délicate du gouvernement et non aux renseignements de cette nature. On peut faire les évaluations de sécurité pour les cotes donnant accès aux sites dans certaines circonstances précises comprenant :

• Les programmes impliquant des sites ou installations de travail désignés qui, de l'avis du directeur du Service canadien du renseignement de sécurité, pourraient servir de cible à ceux qui s'adonnent à des activités constituant des menaces à la sécurité du Canada telle que définie dans la Loi canadienne du renseignement de sécurité.

Les autorités contractantes sont tenues de présenter au Conseil du Trésor les propositions concernant les cotes de sécurité donnant accès aux sites afin qu'il fasse des recommandations.

• Les programmes autorisés par la loi ou règlements (par exemple, le programme de cote d'accès aux zones restreintes dans les aéroports sous la responsabilité des Règlements de sécurité dans les aérodromes).

L'appendice C présente une liste des vérifications pour les cotes de sécurité donnant accès aux sites.

Les ministères doivent mettre à jour les cotes de fiabilité approfondie des particuliers et les cotes de sécurité des niveaux I et II une fois tous les dix ans. Les cotes de sécurité donnant accès aux sites doivent aussi être mises à jour tous les dix ans. Ils mettent à jour les cotes de sécurité, niveau III, une fois tous les cinq ans. On devrait essayer de mettre les enquêtes à jour avant la fin du cycle de mise à jour. Si ce n'est pas possible, la cote de fiabilité ou la cote de sécurité de la personne occupant le poste reste activée. Outre ces mises à jour périodiques, les ministères peuvent examiner s'ils le jugent utile, les cotes de fiabilité ou de sécurité plus souvent.

Bien que les « employés actuels » soient exemptés des mises à jour périodiques, leurs cotes de fiabilité peuvent être assujetties à un examen justifié, comme le prévoit l'article 3.1.

On doit refaire et réévaluer toutes les vérifications qui font partie du processus de mise à jour et qui ont eu lieu pendant le processus initial, (sauf les vérifications principales, comme le prévoit l'article 2.3).

Pour la mise à jour, la vérification des empreintes digitales faite relativement aux condamnations criminelles peut être remplacée par une VNCJ.

Pour les mises à jour du niveau III, les ministères doivent disposer d'un mécanisme permettant d'évaluer la fiabilité et la loyauté constante de la personne. Dans tous les cas, la remise à jour comprendra une vérification du crédit, une VNCJ, ainsi qu'une vérification des indices du SCRS. Lorsque la VNCJ ou la vérification de crédit s'avère passablement défavorable au candidat, les ministères doivent interviewer celui-ci pour dissiper tout doute avant de demander qu'on procède à une vérification des indices du SCRS. Les ministères doivent mener des entrevues avant de mettre à jour les cotes de sécurité de niveau III pour accéder au SIGINT. Si une question soulevée lors de l'entrevue laisse planer un doute quant à la loyauté ou à la fiabilité de la personne, on doit avertir le SCRS et on peut faire une enquête peut être effectuée dans le milieu pour dissiper le doute.

Les ministères devraient se servir du mécanisme de mise à jour pour mener une enquête de sécurité auprès des personnes en ce qui a trait à leurs responsabilités courantes en matière de sécurité; le but étant ici de protéger les renseignements et les exigences relatives à la Politique sur la sécurité tels que mentionnés à l'article 2.12.

Quand une personne ne fournit pas les documents nécessaires pour faire une mise à jour dans un délai raisonnable, les agents du ministère devraient consulter leurs spécialistes des relations de travail ou l'autorité contractuelle. On peut envisager de prendre des mesures disciplinaires progressivement plus sévères.

Une cote de fiabilité ou une cote de sécurité (niveaux I et II seulement) peut être réactivée sans autres vérifications lorsqu'un employé :

• A quitté son emploi au gouvernement puis réintégré ses fonctions.
• Du secteur privé ou d'une entreprise a mené à bien un marché avec l'État puis en passe un nouveau.
• A une cote de fiabilité ou une cote de sécurité qui n'a plus cours conformément à l'article 3.2.

Une cote de sécurité du niveau III peut être réactivée sans vérifications à l'intérieur d'une période de 12 mois après la fin d'un emploi continu.

Le niveau de la cote de sécurité d'un particulier peut être transférée. Cette mesure s'applique aux transferts d'un poste ou d'un marché à un autre, entre un marché et un poste, et entre ministères.

Le niveau de la cote de sécurité n'a pas besoin d'être mis à jour pour être transféré. Cependant, s'il le faut, la mise à jour doit être amorcée en même temps que la nomination.

Les ministères devraient établir un processus de révision interne pour l'examen des renseignements et des recommandations défavorables avant le refus ou la révocation d'une cote de fiabilité ou de sécurité.

Les ministères doivent informer par écrit les personnes dont la cote de fiabilité ou de sécurité est refusée ou révoquée de leurs droits à une révision ou à des mesures de redressement. L'agent autorisé qui refuse une cote de fiabilité devrait consulter le bureau de la sécurité au sujet des recours de chacune des personnes visées afin de bien en informer celles-ci.

Les fonctionnaires qui souhaitent contester une décision négative fondée sur les résultats d'une vérification de la fiabilité peuvent utiliser la procédure actuelle de règlement des griefs conformément aux sections 91 et 92 de la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique. Les ministères autres que l'élément Forces canadiennes du ministère de la Défense nationale doivent s'assurer que les griefs au sujet des vérifications de la fiabilité passent directement au dernier palier de la procédure de règlement des griefs.

Les personnes autres que les fonctionnaires fédéraux, comme les postulants et les entrepreneurs, peuvent porter plainte devant la Commission canadienne des droits de la personne, à la Direction des enquêtes de la Commission de la fonction publique ou devant la Division de première instance de la Cour fédérale, selon le cas.

La Loi sur le Service canadien du renseignement de sécurité attribue au comité de révision de renseignements de sécurité (CSRAS) la responsabilité d'examiner les cas de refus d'une cote de sécurité. Conformément à la section 42 de la Loi sur le SCRS, ce droit de révision est offert aux candidats qui ne sont pas fonctionnaires, aux fonctionnaires et aux entrepreneurs travaillant directement pour le gouvernement à qui un administrateur général refuse la cote de sécurité.

Les administrateurs généraux qui ne sont pas d'accord avec les recommandations du CSRAS quant aux cotes de sécurité doivent consulter le Bureau du Conseil privé (BCP) pour revoir la question. Les administrateurs généraux doivent aussi informer par écrit le président du CSRAS de leur décision finale. On doit consulter le BCP avant de procéder à la libération, la démotion ou le congédiement de tout employé, même si l'administrateur général a les pleins pouvoirs de refuser une cote de sécurité. Cette exigence a pour but de s'assurer que les raisons initiales pour refuser, retirer ou suspendre une cote de sécurité sont examinées à fond dans tous les cas où le CSRAS recommande qu'on accorde ou redonne une cote.

Toute personne qui se voit refuser une cote de sécurité peut déposer une plainte auprès de la Commission canadienne des droits de la personne. Cependant, si un ministre avise la Commission que les fondements du refus ont trait à la sécurité du Canada, la Commission peut alors soit rejeter la plainte, soit renvoyer l'affaire au CSRAS pour enquête, avant de poursuivre. Les personnes qui se voient refuser une cote de sécurité peuvent aussi en appeler de la décision devant la Cour fédérale.

Quand on envisage de nommer, d'affecter, de déployer ou de détacher un employé, un exemplaire des dossiers relatifs aux enquêtes de sécurité ne devrait être transférée que si le ministère d'accueil en fait la demande. Si l'affectation ou le détachement est annulé ou se termine, le ministère d'accueil doit détruire les exemplaires des dossiers relatifs aux enquêtes de sécurité.

Si le dossier de sécurité de l'employé contient des renseignements défavorables, les agents de la sécurité des deux institutions concernées et, si nécessaire, un représentant du SCRS devraient discuter le cas pour décider si les renseignements sont toujours pertinents avant de les transférer.

Lorsque le dossier de sécurité contient une copie du casier judiciaire de l'employé, ce dernier doit être détruit avant le transfert des documents. On pourra obtenir de la GRC une copie à jour du casier judiciaire en lui soumettant un relevé des empreintes digitales.

Le ministère qui accueille un employé nommé, affecté ou détaché devrait faire les arrangements voulus pour lui obtenir une cote de sécurité ou de fiabilité plus élevée, selon les besoins.

Les ministères doivent détruire les dossiers concernant les enquêtes de sécurité d'un employé qui a pris sa retraite ou qui a quitté son emploi conformément aux critères de conservation et d'élimination des Archives nationales du Canada.

Dans le cas d'un employé qui a définitivement quitté un ministère, ces dossiers ne sont pas transférés au Centre national des dossiers du personnel ni à un centre fédéral des dossiers qu'administrent les Archives nationales du Canada.

Lorsqu'un employé d'un ministère a obtenu un pardon ou une libération, le ministère qui contrôle les documents connexes doit s'assurer que les dispositions de la section 6 de la Loi sur les casiers judiciaires, (Lois révisées du Canada, 1985, chapitre 47), sont appliquées ainsi que toutes les modifications suivantes.