Archivée - Lignes directrices sur l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée - Cadre de gestion des risques d'entrave à la vie privée

1.1 A-t-on désigné un responsable de l'ÉFVP?

Veuillez indiquer le nom du responsable à la colonne « Commentaires ».

1.2 A-t-on établi la responsabilité pour la garde et le contrôle des renseignements personnels?

1.3 A-t-on documenté le champ de responsabilité du gardien des renseignements personnels?

1.4 A-t-on précisé de manière mesurable les objectifs de rendement du gardien, et a-t-on prévu un examen du rendement ou de la conformité?

1.5 Est-ce que des tiers ou des entreprises privées prennent part à la garde ou au contrôle des renseignements personnels?

1.6 Si des tiers ou des entreprises privées y prennent part, disposez-vous d'un accord qui établit les exigences en matière de respect de la vie privée?

1.7 Si vous avez répondu oui à la question 1.5, est-ce que les exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques s'appliquent si la proposition fait appel au secteur privé?

1.8 Est-ce qu'on communiquera au ministère les résultats des vérifications régulières et des contrôles de conformité aux exigences en matière de respect de la vie privée, qui s'appliquent à toutes les parties en cause?

1.9 Est-ce qu'on a tenu compte des exigences de la politique du Secrétariat du Conseil du Trésor sur la protection des renseignements personnels et des données?

1.10 Est-ce que des lois ou des politiques se rapportant au programme comportent des exigences au sujet de la gestion des renseignements personnels qui concernent la proposition?

2.1 Sur quels fondements juridiques vous appuyez-vous pour recueillir des renseignements personnels?

Veuillez énumérer les fondements juridiques.

S'il n'y a aucun fondement juridique, consultez votre avocat afin de déterminer si vous êtes habilités à aller de l'avant avec cette proposition.

2.2 Est-ce que les renseignements personnels recueillis ont un rapport direct avec l'activité ou le programme opérationnel? Art. 4

2.3 Est-ce que les renseignements personnels sont recueillis auprès de l'individu lui-même? Paragr. 5 (1)

Dans la négative, pourquoi?

2.4 Est-ce que les raisons de la collecte des renseignements personnels ont été précisées? Dans l'affirmative, donnez des détails. Art. 4

2.5 Est-ce que tous les renseignements personnels recueillis sont nécessaires à l'activité ou au programme opérationnel?

2.6 Y a-t-il une indication au stade de la collecte qui en précise les buts particuliers, ainsi que le fondement juridique et la personne qui agit en qualité de personne-ressource officielle? Paragr. 5 (2)

2.7 Est-ce que l'indication associée à la collecte des renseignements personnels est disponible et uniforme pour tous les mécanismes de collecte? Paragr. 5 (2)

2.8 Envisage-t-on des utilisations secondaires pour l'information recueillie? Art. 7

Dans l'affirmative, veuillez les décrire à la colonne « Commentaires ».

2.9 Si les renseignements personnels doivent être utilisés ou communiqués à des fins secondaires qui n'ont pas été précédemment indiquées, est-ce qu'un consentement est requis? Art. 7 et 8

2.10 Si aucun consentement n'est nécessaire pour l'utilisation ou la communication secondaires, dispose-t-on d'une autorisation pour l'utilisation ou la communication? Art. 7 et 8

2.11 Est-ce que l'information est banalisée lorsqu'elle est utilisée à des fins de planification, de prévision et/ou d'évaluation?

2.12 Faudra-t-il recueillir d'autres renseignements personnels dans le cadre d'activités d'assurance de la qualité ou de sécurité?

2.13 Est-ce que le programme ou l'activité comporte la collecte d'information à l'aide d'un identificateur de client commun?

Dans l'affirmative, veuillez donner des précisions sur l'identificateur.

3.1 Est-ce que le consentement est obtenu de l'individu lui-même?

Dans la négative, pourquoi?

3.2 Comment obtient-on le consentement?

3.3 Est-ce que le consentement exige une action concrète de la part d'une personne plutôt que d'être présumé de manière implicite? Art. 5, 7 et 8

3.4 Si vous avez répondu « oui » à la question 3.1, est-ce que le consentement est clair et sans ambiguïté?

3.5 Si le consentement est sollicité, est-ce que la forme qu'il revêt risque de susciter des réactions négatives (par exemple la décision d'accepter ou de refuser de participer)?

3.6 Est-ce qu'une personne peut s'opposer à la collecte ou à l'utilisation de renseignements personnels à une fin secondaire, à moins que la loi ne l'impose?

3.7 Est-ce que le refus d'une personne de consentir à la collecte ou à l'utilisation de renseignements personnels à une fin secondaire compromettrait le niveau de service offert à la personne dans le cadre du programme?

3.8 Dispose-t-on de normes et de mécanismes pour s'assurer que la personne a la possibilité d'accorder son consentement? Alinéa 77(1) m)

3.9 Dispose-t-on de normes et de mécanismes pour s'assurer de reconnaître les individus qui ont qualité pour agir au nom d'autrui (par exemple d'un mineur ou d'un incapable)? Alinéa 77(1)m)

4.1 Sur quels fondements juridiques vous appuyez-vous pour utiliser les renseignements personnels?

Veuillez énumérer les fondements juridiques.

S'il n'y a aucun fondement juridique, consultez votre avocat afin de déterminer si vous êtes habilités à aller de l'avant avec cette proposition.

4.2 Est-ce que les renseignements personnels sont utilisés exclusivement aux fins pour lesquelles l'information a été recueillie ou compilée? Alinéa 7a)

4.3 Est-ce que l'utilisation des renseignements personnels se limite à une fin qu'une personne raisonnable considérerait appropriée dans les circonstances? Alinéa 7a)

4.4 Est-ce que les renseignements personnels sont utilisés à une fin pour laquelle l'information risque d'être communiquée au programme par une autre institution? Alinéa 7b)

4.5 Est-ce qu'on utilise des identificateurs personnels, comme le numéro d'assurance sociale, afin de permettre des liens entre les différentes bases de données?

4.6 Si l'on procède à un couplage des données, est-ce que celui-ci est conforme aux buts précisés pour lesquels les renseignements personnels sont recueillis?

4.7 Si les renseignements personnels sont utilisés pour le couplage des données, est-ce que les exigences de la politique du Secrétariat du Conseil du Trésor sur le couplage des données ont été déterminées?

4.8 Est-ce que l'activité de couplage de données exige l'envoi d'un avis au Commissaire à la protection de la vie privée?

4.9 Est-ce qu'on joint un relevé des activités au dossier des renseignements personnels afin de noter les utilisations ne figurant pas dans le Répertoire des fichiers de renseignements personnels? Paragr. 9 (1)?

4.10 Est-ce que les renseignements personnels sont utilisés à une fin conforme qui n'est pas précisée dans un fichier de renseignements personnels? Paragr. 9 (4)

5.1 Est-ce que les renseignements personnels sont communiqués avec le consentement de la personne? Paragr. 8 (1)

5.2 Si des renseignements personnels ne sont pas communiqués avec consentement, a-t-on établi le fondement juridique sur lequel s'appuie la communication de l'information? Paragr. 8 (2)

S'il n'y a aucun fondement juridique, consultez votre avocat afin de déterminer si vous êtes habilités à aller de l'avant avec cette proposition.

5.3 Est-ce que les identificateurs personnels, comme le numéro d'assurance sociale, sont communiqués?

5.4 Est-ce que les renseignements personnels communiqués se limitent à ceux qui correspondent à l'objectif de la communication?

5.5 Est-ce que les renseignements personnels sont communiqués à une fin qui n'est pas précisée dans un fichier de renseignements personnels? Paragr. 9 (4)

Dans l'affirmative, quelle est la méthode de retrait prévue?

5.6 Est-ce que les renseignements personnels seront traités, communiqués ou conservés à l'extérieur du Canada?

5.7 Est-ce qu'un relevé d'activités est joint au dossier des renseignements personnels, afin de permettre de noter les raisons de la communication, qui ne figurent pas dans le répertoire des fichiers de renseignements personnels? Paragr. 9 (1)?

5.8 A-t-on prévu la conservation et le retrait des renseignements personnels? Paragr. 6(1) et (3)

5.9 Lorsque les renseignements personnels sont communiqués en vue d'un couplage de données, est-ce que les exigences de la politique du Conseil du Trésor sur le couplage des données ont été déterminées?

6.1 Est-ce qu'on prendra des mesures afin de s'assurer que les renseignements personnels sont exacts, complets et à jour? Paragr. 6 (2)

6.2 Est-ce que le dossier des renseignements personnels indique la date de la dernière mise à jour de l'information?

6.3 Garde-t-on un registre de la source d'information utilisée pour apporter des changements?

6.4 Le cas échéant, dispose-t-on d'une procédure, s'appliquant automatiquement ou à la demande de la personne, prévoyant l'envoi d'avis de correction aux tiers auxquels les renseignements personnels ont été communiqués? Alinéa 12(2)c)

6.5 Garde-t-on un registre des demandes en vue d'un examen des erreurs ou des omissions et des corrections, ou encore des décisions de ne pas apporter de correction? Alinéa 12(2)b)

6.6 Dispose-t-on d'un processus clairement défini en vertu duquel une personne peut accéder au dossier, l'évaluer, et discuter de son exactitude ou le contester? Veuillez décrire brièvement la marche à suivre.

7.1 A-t-on réalisé une évaluation des risques et de la menace?

7.2 A-t-on documenté les procédures de sécurité pour la collecte, la transmission, le stockage et le retrait des renseignements personnels, ainsi que l'accès à ces renseignements?

7.3 Est-ce que le personnel du programme et de la technologie de l'information connaît bien les exigences en matière de protection des renseignements personnels, ainsi que les politiques connexes se rapportant aux atteintes à la sécurité ou à la confidentialité?

7.4 Dispose-t-on de contrôles qui s'appliquent aux autorisations accordées pour modifier (ajout, modification ou suppression) des renseignements personnels que contiennent les dossiers?

7.5 Est-ce que le système est conçu de façon à ce que l'accès et les changements aux renseignements personnels puissent être vérifiés d'après la date et l'identité de l'utilisateur?

7.6 Est-ce que les comptes d'utilisateur, les droits d'accès et les autorisations de sécurité sont contrôlés par un système ou un processus de gestion des dossiers?

7.7 Est-ce qu'on accorde les droits d'accès aux utilisateurs uniquement lorsqu'ils ont « besoin de savoir », conformément aux fins précises pour lesquelles les renseignements personnels ont été recueillis? Paragr. 5 (2)

7.8 Est-ce que les mesures de sécurité correspondent au degré de sensibilité de l'information consignée?

7.9 Dispose-t-on de plans et de mécanismes d'urgence afin de cerner les atteintes à la sécurité ou les communications de renseignements personnels par mégarde et d'y réagir?

7.10 Dispose-t-on de mécanismes pour signaler les atteintes à la sécurité aux personnes visées par les renseignements, aux autorités policières et aux gestionnaires de programme correspondants?

7.11 Dispose-t-on d'un programme d'assurance de la qualité et de vérification visant l'évaluation de l'état des mesures de sécurité se rapportant au système?

8.1 Indiquez de quelle façon les résultats de toute évaluation des facteurs relatifs à la vie privée ou de toute vérification seront rendus publics.

8.2 Est-ce que les politiques et les pratiques se rapportant à la gestion et au traitement des renseignements personnels sont mises à la disposition du public?

8.3 Dispose-t-on d'un plan de communication permettant d'expliquer au public de quelle façon les renseignements personnels seront gérés et protégés?

8.4 Dispose-t-on d'un processus clairement défini et facile permettant aux personnes d'accéder à cette information et/ou de communiquer avec les personnes compétentes au sujet des politiques et des pratiques se rapportant à la gestion et la protection des renseignements personnels?

8.5 Le cas échéant, est-ce qu'on a offert aux principaux intervenants la possibilité de formuler des commentaires sur les répercussions de la proposition sur le respect de la vie privée?

8.6 Le cas échéant, est-ce qu'une consultation publique aura lieu sur les répercussions de la proposition sur le respect de la vie privée?

8.7 Est-ce que les renseignements personnels ont été versés dans un fichier de renseignements personnels? Art. 10

9.1 Le système est-il conçu pour permettre aux individus de consulter tous les renseignements personnels les concernant, sans oublier tous les autres programmes ou applications qui en ont reçu une copie? Paragr. 12 (1)

9.2 Le système est-il conçu pour veiller à prévenir les gens lorsque l'on modifie les renseignements personnels qui les concernent?

9.3 Est-ce que tous les gardiens et participants sont au courant des droits d'accès des personnes et de la procédure relative aux plaintes?

9.4 Existe-t-il ou prévoit-on élaborer de la documentation se rapportant à la façon de présenter une demande de communication ou de correction de renseignements personnels? Paragr. 12 (2)

9.5 A-t-on pris des mesures afin d'offrir aux personnes un accès « régulier » aux renseignements personnels les concernant?

9.6 Est-ce que les personnes peuvent avoir accès à leurs renseignements personnels dans la langue officielle de leur choix? Paragr. 17(2)

9.7 Le cas échéant, est-ce que les personnes ont accès à leurs renseignements personnels à l'aide d'un support de substitution? Par. 17(3)

10.1 Est-ce que la procédure relative aux plaintes, que l'on prévoit établir pour le programme ou le service proposé, est conforme aux prescriptions de la loi? Art. 29-35

10.2 Dans le but d'améliorer les pratiques et les normes de gestion de l'information, est-ce qu'on a établi une méthode de consignation et d'examen périodique de la nature, de la fréquence et du règlement des plaintes?

10.3 A-t-on mis en œuvre ou offre-t-on des mécanismes de surveillance et d'examen afin de garantir la responsabilité?

10.4 Les organismes de surveillance, y compris le Commissariat à la protection de la vie privée, ont-ils publié des rapports ou émis des opinions au sujet de questions qui seraient pertinentes pour la proposition?

Dans l'affirmative, veuillez en fournir un résumé dans la colonne « Commentaires » et en joindre une copie au rapport définitif.

1.2 Est-ce que chaque gouvernement entreprend sa propre ÉFVP?

1.3 A-t-on établi la responsabilité pour la garde ou le contrôle des renseignements personnels dans le cadre de la proposition visant la prestation électronique des services à l'échelle intergouvernementale et :

• a-t-on documenté le champ de responsabilité des diverses administrations et des personnes pour toutes les exigences liées au respect de la vie privée?

• a-t-on précisé de manière détaillée et mesurable les exigences en matière de rendement de chacune des administrations, et sont-elles assorties d'examens du rendement ou d'examens de la conformité précis?

• lorsqu'une administration ou une entreprise privée n'est pas assujettie à une loi sur la protection des renseignements personnels, prévoira-t-on des exigences équivalentes dans une entente ou un contrat? Dans l'affirmative, est-ce que l'accord est en place?

• chacune des administrations recevra-t-elle les résultats de vérifications formelles et de vérifications de conformité régulières au sujet des pratiques se rapportant au respect de la vie privée pour l'application intergouvernementale de prestation électronique des services?

1.4 A-t-on sollicité un avis juridique ou un conseil stratégique au sujet :

• de la détermination des exigences relatives au respect de la vie privée et des autres exigences législatives de chacune des administrations en matière de collecte, d'utilisation, de communication, de conservation et de retrait des renseignements personnels pour l'application proposée de prestation électronique des services?

• de tout conflit entre les lois de chacune des administrations et au sujet de la manière de résoudre de tels conflits?

• le cas échéant, du pouvoir de céder les responsabilités gouvernementales pour la prestation du programme à l'application intergouvernementale de prestation électronique des services, et au sujet du fondement juridique permettant aux responsables du service électronique de recueillir, d'utiliser, de communiquer et de conserver des renseignements personnels, au nom des diverses administrations?

• le cas échéant, du pouvoir de modifier ou de limiter de manière importante la collecte, l'utilisation ou la communication des renseignements personnels telles qu'autorisées par les lois des diverses administrations, qui régissent le programme et les lois relatives à la protection des renseignements personnels aux fins de la prestation du service par l'intermédiaire de l'application intergouvernementale?

• de la détermination de toute exigence au chapitre de la délégation de pouvoir aux termes des lois ou du programme?

1.5 Chaque administration a-t-elle précisé les exigences des politiques se rapportant aux renseignements personnels et a-t-on résolu tout conflit à cet égard?

1.6 Les points de vue des commissaires à la protection de la vie privée sur l'application intergouvernementale proposée de prestation électronique des services sont-ils connus?

Dans l'affirmative, veuillez donner des précisions à la colonne « Commentaires ».

1.7 A-t-on pris des dispositions pour documenter la transparence des systèmes d'information afin que les personnes puissent savoir comment on recueille, utilise et communique les renseignements personnels les concernant?

1.8 A-t-on pris des dispositions pour mettre en place des mécanismes indépendants de vérification, de conformité et d'application des lois à l'égard du service intergouvernemental de prestation électronique, y compris le respect des engagements liés au processus d'ÉFVP?

1.9 La proposition d'application intergouvernementale de prestation électronique des services comporte-t-elle des risques d'entrave à la vie privée parce que la responsabilité ou la conformité à l'égard des exigences actuelles liées au respect de la vie privée s'en trouveront diminuées?

1.10 A-t-on résolu tout conflit entre les administrations relativement à la législation sur la protection de la vie privée ou à d'autres lois et politiques?

1.11 Le cas échéant, a-t-on fourni aux principaux intervenants l'occasion de formuler des commentaires sur l'incidence sur la protection de la vie privée de l'application intergouvernementale proposée de la prestation électronique de services?

1.12 Le cas échéant, tiendra-t-on des consultations publiques sur les risques d'entrave à la vie privée et sur les plans destinés à éliminer ces risques?

1.13 Existe-t-il une entente précisant les responsabilités de chacune des administrations par rapport à l'application intergouvernementale proposée de prestation électronique de services et aux questions entourant le respect de la vie privée?

2.1 Sur quels fondements juridiques s'appuiera-t-on pour recueillir des renseignements personnels?

Si ces fondements sont douteux, vous devrez consulter un conseiller juridique pour déterminer si vous êtes habilités à aller de l'avant avec cette proposition.

2.2 A-t-on établi des liens clairs entre les renseignements personnels à recueillir et les exigences fonctionnelles et opérationnelles de la proposition intergouvernementale de prestation des services?

2.3 A-t-on documenté au sein des diverses administrations les fins pour lesquelles les renseignements personnels sont recueillis?

2.4 A-t-on concilié les dispositions relatives aux préavis au sein des diverses administrations en indiquant les exceptions à l'obligation de préavis dans certaines administrations?

2.5 A-t-on étudié toutes les possibilités de réduire au minimum la collecte régulière des renseignements personnels?

2.6 Si les renseignements personnels recueillis doivent être utilisés à une fin non indiquée au préalable, le consentement des personnes est-il requis?

2.7 A-t-on pris des dispositions pour assurer la communication complète des fins pour lesquelles les renseignements personnels sont recueillis?

3.1 Est-ce que le consentement est obtenu de l'individu lui-même? Dans la négative, pourquoi pas?

3.2 Comment obtient-on le consentement?

3.3 Est-ce que, dans le cadre de l'application intergouvernementale proposée, on doit obtenir le consentement des personnes pour la cueillette, l'utilisation ou la communication des renseignements personnels et, le cas échéant, a-t-on concilié les différences entre administrations?

3.4 Est-ce que le consentement exige une action concrète de la part d'une personne plutôt que d'être présumé de manière implicite?

3.5 Lorsque les renseignements personnels sont recueillis indirectement, est-il nécessaire que l'administration qui recueille ces renseignements, ou encore celle qui les communique, obtienne le consentement de la personne visée?

3.6 L'application proposée prévoit-elle la possibilité d'utilisations secondaires des renseignements personnels recueillis et, le cas échéant, doit-on concilier les exigences particulières des administrations au chapitre du consentement?

3.7 Est-ce qu'une personne peut s'opposer à la collecte ou à l'utilisation de renseignements personnels à une fin secondaire, à moins que la loi ne l'impose?

3.8 Des normes intergouvernementales sont-elles en place pour l'administration des exigences de consentement relativement à ce qui suit :

• Déterminer que la personne visée est en mesure de donner son consentement, compte tenu de son âge ou de sa capacité ;

• Reconnaître les personnes habilitées à agir au nom d'une personne frappée d'incapacité ou d'un mineur.

3.9 Les dispositions proposées en matière de consentement sont-elles conformes aux lois et normes en vigueur dans des domaines semblables du secteur public ou privé?

3.10 Le type de consentement demandé (par exemple, choix de participer à un programme ou de s'en retirer) pourrait-il vraisemblablement susciter une réaction négative de la part du public?

4.1 Est-ce que l'application intergouvernementale proposée nécessite la collecte d'un plus grand nombre de renseignements personnels que ce qui était auparavant recueilli par les diverses administrations?

4.2 Effectuera-t-on un suivi auprès des personnes aux fins de l'assurance de la qualité ou de la sécurité et, le cas échéant, recueillera-t-on alors des renseignements personnels?

4.3 Au besoin, est-ce que chacune des administrations a précisé les fondements juridiques sur lesquels elle s'appuie pour recueillir les renseignements personnels en son nom?

4.4 Prendra-t-on des mesures pour maintenir la confiance du public dans les pratiques du service proposé à l'égard du respect de la vie privée lorsque l'on recueillera des renseignements personnels que les gens considéreront vraisemblablement comme de nature très délicate?

5.1 Sur quels fondements juridiques vous appuyez-vous pour utiliser des renseignements personnels ?

Si ces fondements sont douteux, vous devrez consulter un conseiller juridique pour déterminer si vous êtes habilités à aller de l'avant avec cette proposition.

5.2 Les renseignements personnels ne sont-ils utilisés que pour les seules fins précisées et pour les autres fins qu'une personne pourrait raisonnablement considérer comme conformes à ces fins?

5.3 Est-ce que les utilisations de l'information se bornent à ce qu'une personne raisonnable jugerait adéquat dans les circonstances?

5.4 Utilise-t-on des identificateurs personnels, comme le numéro d'assurance sociale, pour établir des liens entre diverses bases de données?

5.5 Si l'on procède, par exemple, à un couplage des données ou à l'établissement de profils, ces pratiques sont-elles conformes aux fins déclarées de la collecte de renseignements personnels?

5.6 Les politiques des diverses administrations en matière de couplage de données ou d'établissement de profils requièrent-elles la tenue d'une évaluation formelle ou d'un examen par le Commissaire à la protection de la vie privée?

5.7 Est-il nécessaire de concilier, entre les administrations, les règles quant à la durée de conservation des renseignements personnels?

5.8 Les renseignements personnels seront-ils traités, communiqués ou conservés à l'extérieur du Canada?

5.9 Sur quels fondements juridiques précis vous appuyez-vous pour communiquer des renseignements personnels?

Si ces fondements sont douteux, vous devrez consulter un conseiller juridique pour déterminer si vous êtes habilités à aller de l'avant avec cette proposition.

5.10 Au besoin, existe-t-il une procédure intergouvernementale régissant la destruction des renseignements personnels?

5.11 Si les renseignements personnels doivent être utilisés à une nouvelle fin, cette dernière est-elle autorisée et documentée?

5.12 Une entente intergouvernementale est-elle nécessaire si le couplage des données ou l'établissement de profils sont proposés à titre d'éléments de l'application de prestation électronique des services? Disposez-vous d'un accord qui porte sur les activités de couplage de données ou d'établissement de profils?

5.13 Avez-vous conclu une entente visant les activités de couplage des données ou d'établissement des profils ?

5.14 Les limitations s'appliquant à l'utilisation et à la communication des renseignements personnels sont-elles énoncées dans une loi ou une politique et appuyées par l'architecture de traitement de l'information et l'architecture de technologie de l'information des systèmes d'information?

Dans l'affirmative, veuillez en fournir un résumé dans la colonne « Commentaires » et en joindre une copie au rapport définitif.