Archivée - Lignes directrices sur l'accès à l'information - Droit d'accès

En vertu du paragraphe 4(1) de la Loi, les citoyens canadiens et les résidents permanents au sens de la Loi sur l'immigration de 1976 ont droit à l'accès aux documents des institutions fédérales.

Le décret d'extension n^o 1 (voir l'appendice A du chapitre 4-1), qui est entré en vigueur le 13 avril 1989, étend le droit d'accès à toute personne physique présente au Canada (mais qui n'est pas un citoyen canadien ou un résident permanent) et à toute personne morale qui est présente au Canada.

Le terme « présent » signifie être présent dans un lieu géographique. Ainsi, l'expression « présente au Canada » signifie que la personne physique ou morale se trouve au pays.

Le décret ne précise pas la période minimale durant laquelle l'auteur de la demande doit être présent au Canada, mais il indique que le requérant qui n'est ni citoyen canadien, ni résident permanent doit être présent au pays au moment où la demande est produite et au moment où l'accès aux renseignements est donné. Cette exigence selon laquelle l'auteur de la demande doit être présent au Canada à ces deux dates découle du paragraphe 4(1) de la Loi sur l'accès à l'information qui fait mention du droit d'une personne d'obtenir l'accès à des renseignements sur demande.

La présence au Canada d'une personne ou d'une société est une question de fait. Pour déterminer ce fait, il faut tenir compte de plusieurs éléments tels que l'adresse de retour, le cachet de la poste, le numéro de téléphone ou le domicile, l'occupation de l'auteur de la demande (travail ou études). Le statut de l'auteur de la demande peut être facilement déterminé à partir des renseignements donnés dans la section de l'identification de la formule de demande d'accès à l'information.

Cependant, il peut s'avérer difficile de déterminer le statut du requérant si la demande est incomplète (par exemple, si les sections de la formule n'ont pas toutes été remplies), si le requérant n'a pas apposé sa signature dans la section de l'attestation ou s'il n'a pas donné suffisamment de renseignements dans sa lettre de demande. Si le personnel de l'institution n'arrive pas à déterminer le statut du requérant, il doit communiquer avec ce dernier.

Il est important que l'institution s'assure de l'admissibilité de l'auteur de la demande et qu'elle soit en mesure d'attester ce fait. Dans l'affaire Glaxo Canada Inc. c. Ministre de la Santé et du Bien-être social (1990), 31 F.T.R. 286, qui a été portée devant la Cour fédérale conformément à l'article 44 de la Loi, le juge (dont la décision a été confirmée par la Cour d'appel) a ordonné que les renseignements ne soient pas communiqués à l'auteur de la demande, la preuve n'ayant pas été faite que l'institution avait vérifié l'admissibilité du requérant au sens de l'article 4. Les institutions devraient donc garder les documents relatifs aux vérifications faites à cet égard.

L'institution peut se fier aux renseignements fournis par l'auteur de la demande, sauf si certains faits indiquent que ce dernier n'était pas présent au Canada au moment de la présentation de la demande et au moment de la communication, ou qu'il n'est ni citoyen canadien ni résident permanent.

C'est lorsqu'un tiers doute de l'admissibilité du requérant par suite de l'avis qui lui a été donné conformément à l'article 27 (avis de l'intention de donner communication) que les institutions sont le plus souvent appelées à attester l'admissibilité du requérant en vertu de l'article 4.

Lorsqu'elles répondent à ces objections, les institutions ne doivent jamais oublier que le nom d'un requérant ne peut être communiqué à un tiers, car il s'agit d'un renseignement personnel au sens de l'alinéa 3(i) de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Cet alinéa ne s'applique toutefois pas si le requérant est une organisation ou entreprise ou si le requérant a consenti à ce que son nom soit divulgué.

Lorsqu'elle répond à une objection de ce genre, l'institution doit :

1. s'assurer que le requérant a le droit de présenter une demande d'accès en vertu de l'article 4;
2. informer le tiers en cause, dans la lettre de décision produite conformément à l'alinéa 28(1)b), qu'elle s'est assurée que le requérant était admissible en vertu de l'article 4; elle peut indiquer la raison sur laquelle elle s'appuie pour faire cette affirmation, par exemple, le requérant a attesté par écrit, sur la formule de demande prévue à cette fin ou dans un autre document, qu'il était admissible en vertu de l'article 4, ou bien il a donné une adresse de retour au Canada.