Annulée [2017-04-01] - Politique sur le contrôle interne

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1. Date d'entrée en vigueur

1.1 La présente politique entre en vigueur le 1er avril 2009.

1.2 La nouvelle exigence de la politique prévue à l'article 6.1.2 de la présente politique relativement à la signature de la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers entrera en vigueur graduellement sur une période de trois ans basée sur l'état de préparation des ministères.

2. Application

2.1 La présente politique s'applique à tous les ministères visés par la définition indiquée à l'article 2 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP). Aux fins de la présente politique, les expressions « à l'échelle du gouvernement » et « dans l'ensemble du gouvernement » désignent l'ensemble de ces organismes.

2.2 La section 7.2, et les dispositions des sections 6.2.1, 6.2.2 et 7.3 qui autorisent le contrôleur général à assurer la surveillance de la conformité à la Politique dans les ministères ou à demander à ceux ci de prendre des mesures correctrices, ne s'appliquent pas au Bureau du vérificateur général, au Commissariat à la protection de la vie privée, au Commissariat à l'information, au Bureau du directeur général des élections, au Commissariat au lobbying, au Commissariat aux langues officielles et au Commissariat à l'intégrité du secteur public. L'administrateur général de chacun de ces organismes est l'unique responsable de la surveillance de la conformité à la Politique dans son organisme et de la réponse aux cas de non conformité, conformément aux instruments du Conseil du Trésor qui concernent la gestion de la conformité.

3. Contexte

3.1 Le Parlement et la population canadienne s'attendent à ce que le gouvernement fédéral soit géré efficacement, que les fonds publics fassent l'objet d'une gestion prudente, que les biens publics soient protégés et que les ressources publiques soient utilisées de façon efficace, efficiente et économique. Ils s'attendent également à des rapports fiables qui montrent de façon transparente et responsable comment le gouvernement dépense les fonds publics en vue d'obtenir des résultats pour les Canadiens et les Canadiennes.

3.2 Ces attentes sont semblables à celles que l'on trouve dans d'autres organisations et administrations des secteurs privé et public. Afin d'atténuer les risques qui pourraient empêcher l'accomplissement de ces objectifs, ces organisations établissent et maintiennent de vastes systèmes de contrôle interne. De nombreux cadres de contrôle interne ont été élaborés par divers organismes et associations professionnels. L'un des cadres les plus reconnus en matière de contrôle interne est celui du Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO), qui a été établi aux États-Unis en 1985. Dans le cadre intégré du COSO, tous les employés de l'organisation sont responsables, dans une certaine mesure, du contrôle interne.

3.3 Plus récemment, il y a eu des demandes d'assurance explicites concernant l'intégrité des rapports financiers. La loi Sarbanes-Oxley de 2002 aux États-Unis exige que les sociétés publiques fournissent des assurances concernant l'efficacité des contrôles internes en matière de rapports financiers et que leurs vérificateurs externes donnent leur opinion sur ces contrôles internes et sur la fiabilité des rapports financiers desdites sociétés. Les administrations du secteur public ont également  instauré des exigences semblables pour ce qui est de garantir la fiabilité des rapports financiers. Ces assurances se présentent généralement sous forme de Déclarations sur le contrôle interne signées par le dirigeant de l'organisation et par le dirigeant principal des finances (DPF) et parfois accompagnée d'un rapport de vérification.

3.4 Dans l'administration fédérale Canadienne, les administrateurs généraux ont toujours été responsables d'assurer que les contrôles internes sont régulièrement examinés dans le contexte des risques, en veillant à ce que ces contrôles internes soient pondérés et proportionnels aux risques qu'ils atténuent. Tous les ans, les administrateurs généraux et leurs DPF doivent signer une Lettre de déclaration ministérielle à l'intention du vérificateur général et du sous-receveur général à l'appui des Comptes publics couvrant  leurs responsabilités en matière de contrôle interne et attestant de l'intégrité de l'information financière.

3.5 Également désignés comme administrateurs des comptes en vertu de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP), les administrateurs généraux ont l'obligation juridique de comparaître devant des comités parlementaires, à l'appui de l'obligation de rendre des comptes de leur ministre, et de répondre à des questions sur les mesures prises pour tenir à jour un système de contrôle interne efficace dans leur organisation, ainsi que sur trois autres domaines de responsabilités spécifiques de la gestion ministérielle tel qu'énoncé à l'article 16.4.

3.6 Dans ce contexte, le DPF soutient l'administrateur général en établissant et en tenant à jour des systèmes de contrôle interne pour la gestion financière, y compris les rapports financiers et les comptes du ministère. D'autres cadres supérieurs du ministère établissent et tiennent à jour un système de contrôle interne pour leurs secteurs de responsabilité, tout en se conformant au cadre de contrôle interne du ministère.

3.7 En collaboration avec le receveur général du Canada et d'autres organismes centraux, le contrôleur général du Canada assure le leadership et donne une orientation fonctionnelle à l'échelle du gouvernement pour le  système de contrôle interne en matière de gestion financière, y compris les rapports financiers.

3.8 La présente politique doit être lue de concert avec la Politique sur la vérification interne , ainsi que la Politique sur la gouvernance de la gestion financière.

3.9 La présente politique est émise en vertu de l'article 7 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

4. Définitions

Les définitions figurent en annexe.

5. Énoncé de la politique

5.1 Objectif

Les risques reliés à la gérance des ressources publiques sont gérés adéquatement grâce à des contrôles internes efficaces, y compris les contrôles internes en matière de rapports financiers.

5.2 Résultats attendus

5.2.1 Des systèmes de contrôle interne efficaces, basés sur les risques, sont en place  dans chaque ministère et sont adéquatement maintenus, suivis et évalués, avec des mesures correctives apportés en temps opportun lorsque des problèmes sont identifiés.

5.2.2 Un système de contrôle interne efficace en matière de rapports financiers est en place dans chaque ministère tel que démontré par la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers du ministère.

6. Exigences de la politique

6.1 Administrateur général

L'administrateur général est responsable de :

6.1.1 Veiller à la mise en place, au maintien, à la surveillance et à l'examen du système ministérielde contrôle interne qui permet d'atténuer les risques dans les grandes catégories suivantes :

  • l'efficacité et efficience des programmes, des opérations et de la gestion des ressources, y compris la protection des actifs ;
  • la fiabilité des rapports financiers ; et
  • la conformité aux lois, règlements, politiques et pouvoirs délégués.

6.1.2 Signer annuellement la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers du ministère, également signée par le dirigeant principal des finances, qui introduit les états financiers du ministère, et qui :

  • reconnaît la responsabilité de la direction d'assurer le maintien d'un système ministériel efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers ;
  • reconnaît l'exécution d'une évaluation annuelle du système de contrôle interne en matière de rapports financiers qui est basée sur les risques afin de déterminer l'efficacité continue du  système ;
  • reconnaît l'établissement d'un plan d'action adressant tout problème important identifié dans le cadre de l'évaluation annuelle de l'efficacité du système de contrôle interne en matière de rapports financiers ; et
  • comprend un résumé des résultats de l'évaluation du système de contrôle interne en matière de rapports financiers et des mesures prises pour corriger tout problème important.

6.1.3 Engager le Comité de vérification du ministère, selon le cas, sur les plans d'évaluation basés sur les risques ainsi que sur les résultats relatifs à l'efficacité du système ministériel de contrôle interne en matière de rapports financiers.

6.2 Surveillance et rapports

6.2.1 Administrateur général – L'administrateur général est responsable de :

  • surveiller la conformité à  la présente politique et aux directives et normes connexes en effectuant périodiquement des vérifications et d'autres examens afin d'assurer l'efficacité de leur mise en application ;
  • s'assurer que des mesures appropriées et opportunes sont prises pour corriger tout problème important qui concerne le système ministériel de contrôle interne ; et
  • fournir des rapports ou de l'information sur le système ministériel de contrôle interne, à la demande du contrôleur général.

6.2.2 Contrôleur général du Canada – Le Contrôleur général est responsable de :

  • surveiller l'efficacité du système de contrôle interne en matière de gestion financière et de rapports financiers dans l'ensemble du gouvernement incluent la conformité à cette politique, aux moyens notamment de l'examen des Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers des ministères ainsi que des éléments probants présentés en annexe ; les évaluations effectuées en vertu du Cadre de responsabilisation de gestion ; les résultats de vérifications et d'évaluations ; des vérifications spéciales ou horizontales exécutées sur demande du Contrôleur général du Canada ; et des rapports et études spéciales du Parlement ou de ses mandataires ;
  • surveiller que des mesures appropriées sont prises en temps opportun afin de corriger tout problème important en matière de gestion financière et de rapports financiers à travers le gouvernement suite à l'examen de la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers  des ministères ;
  • surveiller à l'échelle du gouvernement la conformité aux politiques de gestion financière du Conseil du Trésor, y compris présenter périodiquement des rapports au Conseil du Trésor sur l'état de la gestion financière, du contrôle et des rapports dans l'ensemble du gouvernement ;
  • recommander que des mesures correctives soient apportées lorsqu'un ministère ne s'est pas conformé aux exigences de la présente politique ; et
  • établir un cadre pour l'examen de la présente politique et des directives et normes connexes et de veiller à ce qu'un examen soit entrepris dans les cinq ans suivant l'entrée en vigueur de cette politique.

7. Conséquences

7.1 L'administrateur général est responsable d'enquêter et de prendre des mesures lorsque surviennent d'importants problèmes de conformité à la politique.

7.2 Si le contrôleur général du Canada conclut qu'un ministère ne s'est peut-être pas conformé à une exigence de la présente politique ou des directives et normes connexes, il peut demander à l'administrateur général :

7.2.1 d'effectuer une vérification ou un examen afin de déterminer si les exigences de la présente politique ou des directives ou normes connexes ont été respectées. Le coût de cette vérification ou de cet examen sera assumé à même les niveaux de référence du ministère ; et

7.2.2 d'apporter des mesures correctives et de rendre compte des résultats obtenus.

7.3 En cas de défaut de se conformer à la présente politique et aux directives et normes connexes, ou d'apporter les mesures correctives demandées par le contrôleur général, une recommandation peut être fait au Conseil du Trésor :

7.3.1 de limiter les pouvoirs de dépenser du ministère ; ou

7.3.2 d'imposer toutes mesures jugées appropriées dans les circonstances ;

8 Références

8.1 Autres lois pertinentes

8.2 Autres documents pertinents

9. Demandes de renseignements

Veuillez adresser toute question relative à la présente politique à l'administration centrale de votre ministère. Pour obtenir une interprétation de la présente politique, l'administration centrale du ministère doit communiquer avec:

Contrôleur général adjoint
Secteur de l'analyse et de la gestion financière
Bureau du contrôleur général
Secrétariat du Conseil du Trésor
Ottawa (Ontario) K1A 0R5

Télécopieur : 613-952-9613
Téléphone : 613-957-7233

Annexe A – Définitions

cadres supérieurs des ministères (senior departmental managers)
Dans le cadre de cette politique, les cadres supérieurs des ministères sont définis comme des gestionnaires se rapportant directement à un sous-ministre.
contrôle interne (internal control)
Généralement reconnu comme l'ensemble de moyens mis en place par les organisations pour atténuer les risques et fournir une assurance raisonnable dans les grandes catégories suivantes :
  • l'efficacité et efficience des programmes, des opérations et de la gestion des ressources, y compris la protection des actifs;
  • la fiabilité des rapports financiers;
  • la conformité aux règlements, politiques et pouvoirs délégués.

En pratique, l'ensemble des moyens qui représentent les contrôles internes peut inclure ces éléments d'une organisation tels que ses ressources, ses systèmes, ses processus, sa culture, sa structure et ses tâches qui, pris dans leur ensemble, soutiennent les personnes dans la gestion des risques afin d'atteindre les objectifs de l'organisation. Le Cadre intégré de contrôle interne du Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO) fournit un cadre généralement reconnu dans ce domaine (voir la Ligne directrice sur le contrôle interne en matière de rapports financiers).

contrôle interne en matière de gestion financière (internal control over financial management)
Ensemble de moyens pour s'assurer que les ressources publiques sont utilisées avec prudence et de façon efficace, efficiente et économique.  Les activités relatives à la gestion financière inclues notamment la planification, la budgétisation, la comptabilité, les rapports, le contrôle, la surveillance, l'analyse, les conseils et le support à la prise de décision ainsi que les systèmes financiers. Les contrôles internes relatifs à la gestion financière adressent également les objectifs et les attentes en matière de rendement tels qu'énoncés dans le Cadre de politique de gestion financière et les politiques, directives et normes qui y sont rattachées.

Les contrôles internes relatifs à la gestion financière sont un sous-ensemble d'un système global de contrôle interne du ministère traitant de l'efficacité et efficience des programmes, des opérations et de la gestion des ressources, y compris la protection des actifs.

contrôle interne en matière de rapports financiers (internal control over financial reporting)
Ensemble de moyens qui permettent à la haute-direction et aux utilisateurs d'états financiers d'avoir l'assurance raisonnable que :
  • des dossiers reflétant fidèlement toutes les opérations financières sont tenus;
  • l'inscription des opérations financières permet la préparation d'information financière, de rapports et d'états financiers internes et externes conformément aux politiques, directives et normes;
  • les revenus sont reçues et les dépenses faites conformément aux pouvoirs délégués, et que les opérations non autorisées qui pourraient avoir des répercussions importantes sur l'information financière et les états financiers sont empêchées ou repérées en temps opportun. Il s'agit notamment de fournir l'assurance raisonnable que les ressources financières sont protégées contre les pertes importantes découlant de gaspillage, d'abus, d'une mauvaise gestion, d'erreurs, de fraudes, d'omissions et d'autres irrégularités.

Les contrôles internes en matière de rapports financiers sont un sous-ensemble des contrôles internes en matière de gestion financière.

Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers (Statement of Management Responsibility Including Internal Control Over Financial Reporting)

Une Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers indique la responsabilité de la direction à l'égard des états financiers et d'autres renseignements et rapport financiers, ainsi que le processus de rapports financiers qui permet de produire ces états. Le rapport indique également, le cas échéant, le rôle du comité de vérification. Cette déclaration vise à transmettre aux utilisateurs de ces états financiers les principaux éléments de la responsabilité pour les observations faites dans les états financiers et d'autres renseignements financiers et de préciser qui est l'auteur de ces observations et les limites de leur exactitude. Elle doit être signée par l'administrateur général et le dirigeant principal des finances. La Déclaration préface les états financiers annuels mais n'est pas sujet à une opinion du vérificateur lorsque les états financiers sont vérifiés.

La section de cette déclaration qui traite de la responsabilité de la direction relativement au maintien d'un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers confirme :

  • qu'une évaluation annuelle axée sur les risques de l'efficacité du système de contrôle interne en matière de rapports financiers a été effectuée;
  • que le Comité de vérification du ministère, le cas échéant, a été consulté au sujet des plans d'évaluation axée sur les risques et des résultats de l'évaluation annuelle de l'efficacité du système ministériel de contrôle interne;
  • qu'un plan assorti d'un échéancier est en place pour régler tout problème significatif et assurer une amélioration continue.
gestion financière (financial management)
Continuum d'activités menées pour assurer l'utilisation et la gérance prudentes, efficaces, efficientes et économiques des ressources publiques. Ces activités englobent la planification, la budgétisation, la comptabilité, les rapports, le contrôle et la surveillance, l'analyse, les conseils et le support à la prise de décision ainsi que les systèmes financiers.
rapports financiers (financial reporting)
S'entend des rapports financiers et des divulgations internes et externes à un ministère. Les rapports financiers internes peuvent comprendre de l'information financière visant à appuyer la prise de décisions, la budgétisation, la planification, l'affectation des ressources, la comptabilité, l'évaluation du rendement et les rapports. Les rapports financiers externes comprennent tous les états financiers, les rapports ou divulgations financiers, incluant ceux produits par les ministères pour le Parlement ou pour être rendu public.
système de contrôle interne (system of internal control)
Ensemble de contrôles internes dans un ministère en vu d'atténuer les risques et de fournir des assurances raisonnables dans les grandes catégories suivantes :
  • l'efficacité et efficience des programmes, des opérations et de la gestion des ressources, y compris la protection des actifs;
  • la fiabilité des rapports financiers; et
  • la conformité aux lois, règlements, politiques et pouvoirs délégués.

Ainsi, les contrôles internes opèrent à tous les niveaux à travers l'organisation et font partie intégrante du cadre de gestion des risques de l'organisation. En pratique, le système de contrôle interne du ministère est composé de plusieurs systèmes de contrôles internes couvrant des domaines variés de gestion, tel que la gestion financière et les rapports financiers.