Annulée [2017-04-01] - Directive sur les comptes bancaires ministériels
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Cette directive est remplacée par :
Cette directive remplace :
Voir tous les instruments inactifs1. Date d'entrée en vigueur
1.1 La présente directive entre en vigueur le 1er octobre 2009.
1.2 Elle remplace la Politique sur les comptes bancaires ministériels
(datée le 15 janvier 1998).
2. Application
La présente directive s'applique aux ministères qui répondent à la définition donnée à l'article 2 de la Loi sur la gestion des finances publiques.
3. Contexte
3.1 La présente directive appuie les objectifs de la Politique sur le contrôle interne en ce qui concerne l'utilisation et le contrôle efficaces des comptes bancaires ministériels en énonçant les rôles et responsabilités du dirigeant principal des finances et des gestionnaires délégataires de pouvoirs en matière d'administration des comptes bancaires ministériels.
3.2 Un compte bancaire ministériel est un compte bancaire étant établi dans une institution financière par le receveur général qui permet à un ministère d'engager des dépenses là où les services d'émission de chèque du receveur général ne sont pas immédiatement disponibles. Il existe deux types de comptes bancaires ministériels — comptes bancaires à solde nul, utilisés au Canada, et comptes d'avance, utilisés dans les pays étrangers.
3.3 L'utilisation de comptes bancaires ministériels est un mode de paiement coûteux qui devrait être évitée dans la mesure du possible. Le système normalisé des paiements (SNP) du receveur général est le moyen habituel et le plus économique pour le gouvernement de faire des paiements. Les autres modes de paiement privilégiés sont notamment les cartes d'achat, les cartes de voyage ou les paiements prioritaires qui sont traités par voie électronique par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC), ou les chèques émis par TPSGC ou une imprimerie de chèques d'un ministère.
3.4 Une demande d'approbation est soumise au receveur général avant l'établissement d'un compte bancaire ministériel, et seuls certains types de dépenses peuvent être faites à partir de ce compte, en conformité avec l'article 7, partie II du Règlement sur l'émission des chèques.
3.5 Seul le receveur général est autorisé à établir des comptes bancaires ministériels dans des institutions financières au Canada. À l'extérieur du Canada, les comptes sont établis par l'entremise du receveur général dans une institution financière désignée par le ministre des Finances. Par exemple, le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international a établi des comptes bancaires ministériels pour fournir des services aux missions diplomatiques à l'étranger.
3.6 La présente directive est émise en vertu de l'article 7 de la Loi sur la gestion des finances publiques.
3.7 La présente directive doit être lue de concert avec les documents suivants :
- Politique sur le contrôle interne;
- Articles 33 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques;
- Partie II et III du Règlement sur l'émission des chèques;
- Directive sur les demandes de paiement et contrôle des chèques.
4. Définitions
Les définitions à utiliser pour l'interprétation de la présente directive figurent à l'annexe A.
5. Énoncé de la directive
5.1 Objectif
Assurer la gestion efficace et le contrôle adéquat des comptes bancaires ministériels.
5.2 Résultats attendus
- Les ressources financières sont utilisées de façon appropriée selon la bonne autorisation, et les pertes dues au gaspillage, aux abus, à la mauvaise gestion, aux erreurs, aux fraudes, aux omissions et à d'autres irrégularités sont réduites au minimum;
- L'utilisation des comptes bancaires ministériels est limitée aux endroits où les services d'émission de chèque du receveur général ne sont pas immédiatement disponibles;
- Un compte bancaire ministériel est établi ou des chèques sont émis sur un compte bancaire ministériel seulement s'il n'est pas faisable ou économique d'utiliser d'autres modes de paiement privilégiés.
6. Exigences
6.1 Le dirigeant principal des finances doit s'assurer que :
6.1.1 les comptes bancaires ministériels sont utilisés de manière efficace et contrôlés adéquatement de sorte à ce que tous les paiements effectués sur un compte bancaire ministériel donné soient régis et limités par l'autorisation spécifique accordée par le receveur général ou le Conseil du Trésor;
6.1.2 des pratiques et contrôles de gestion axés sur le risque sont établis pour le traitement des opérations et pour l'acquisition, la garde, le contrôle et la manutention des chèques.
6.1.3 les personnes qui signent les chèques sur des comptes bancaires ministériels sont formellement autorisées et ont reçu la formation nécessaire sur les responsabilités et les procédures d'exploitation des comptes bancaires ministériels. L'article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques s'applique;
6.1.4 le Conseil du Trésor doit autoriser les dépenses ne correspondant pas aux catégories de paiements établies, dont le montant dépasse le maximum prescrit ou qui ne portent qu'une seule signature (voir à l'annexe B les exigences de la présentation au Conseil du Trésor). Le Règlement sur l'émission des chèques. s'applique.
6.2 Les gestionnaires délégataires de pouvoirs en matière d'administration des comptes bancaires ministériels on la responsabilité de :
6.2.1 se conformer aux directives du receveur général et du Conseil du Trésor au titre de l'établissement et de l'exploitation d'un compte à solde zéro (compte bancaire ministériel au Canada). La Directive du receveur général 1999-7R2 « Comptes bancaires ministériels (CMB) pour les ministères », et la Directive sur les demandes de paiement et contrôle des chèques s'appliquent;
6.2.2 communiquer avec la Direction des accords interbancaires de TPSGC pour établir un compte d'avance (compte bancaire ministériel dans un pays étranger);
6.2.3 s'assurer que les dépôts sur les comptes d'avance servent uniquement pour ouvrir, réapprovisionner ou majorer le compte, ainsi qu'aux remboursements de dépenses ou d'avances faites sur ce compte.
6.3 Exigences en matière de surveillance et de rapports
6.3.1 Le dirigeant principal des finances a la responsabilité d'appuyer son administrateur général en supervisant la mise en œuvre et la surveillance de la présente directive dans son ministère, en portant à l'attention de l'administrateur général toute difficulté importante, les lacunes en matière de rendement ou les problèmes de conformité, en élaborant des propositions pour régler ces problèmes, et en faisant rapport au Bureau du contrôleur général des problèmes importants en matière de rendement ou de conformité.
6.3.2 Le contrôleur général a la responsabilité de surveiller la conformité des ministères aux exigences de la présente directive et de mener un examen dans un délai de cinq à huit ans.
7. Conséquences
7.1 En cas de non-conformité, il incombe à l'administrateur général de prendre des mesures correctives dans son organisation, de concert avec les personnes responsables de la mise en œuvre des exigences de la présente directive.
7.2 Pour appuyer l'administrateur général à s'acquitter de ses responsabilités concernant la mise en œuvre de la Politique sur le contrôle interne et les instruments connexes, le dirigeant principal des finances veille à ce que des mesures correctives soient prises afin de régler les cas de non-conformité aux exigences de la présente directive. Ces mesures correctives peuvent comprendre une formation supplémentaire, des changements aux procédures et aux systèmes, la suspension ou le retrait des pouvoirs délégués, des mesures disciplinaires et toute autre mesure appropriée.
7.3 Il faut rappeler à toute personne que les articles 76 à 81 (Responsabilité civile et infractions) de la Loi sur la gestion des finances publiques peuvent s'appliquer, de même que les articles 121 (Fraudes envers le gouvernement), 122 (Abus de confiance), 322 (Vol) et 380 (Fraude) du Code criminel.
8. Rôles et responsabilités d'autres organismes gouvernementaux
Cette section identifie les autres intervenants importants qui ont un rôle à jouer relativement à la présente directive. Elle ne confère en soi aucun pouvoir.
8.1 Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) a la responsabilité de :
- négocier et émettre des offres à commandes et des contrats pour les chèques de comptes bancaires ministériels;
- veiller à ce que les chèques commandés respectent les normes du gouvernement et de l'Association canadienne des paiements;
- ouvrir et fermer des centres d'impression de chèques;
- rembourser la Banque du Canada des montants tirés sur un compte à solde zéro;
- faire le rapprochement des montants transférés aux comptes bancaires ministériels avec les relevés fournis par les institutions financières ainsi que le rapprochement des comptes dans le Grand livre général du receveur général pour les chèques en circulation;
- fournir des services de remboursement de chèques;
- assurer la liaison avec le ministère des Finances Canada pour confirmer les institutions financières qui peuvent être utilisées à l'extérieur du Canada.
La Directive du receveur général 1999-7R2 comprend une liste élaborée des responsabilités du receveur général en ce qui concerne les comptes bancaires ministériels.
8.2 Le ministère des Finances a la responsabilité de désigner les institutions financières situées à l'extérieur du Canada auprès desquelles les ministères peuvent ouvrir un compte d'avance fixe.
8.3 Le Bureau du contrôleur général, Secrétariat du Conseil du Trésor a la responsabilité de l'élaboration, de la surveillance et de la mise à jour de la présente directive, et de fournir des conseils concernant son interprétation.
9. Références
9.1 Autres lois et règlements pertinents
- Loi sur la gestion des finances publiques articles 2, 7, 33 et 34; alinéa 17(2)d)
- Règlement sur les avances comptables
- Règlement sur l'émission des chèques (1997) parties II et III
- Règlement de 1997 sur les demandes de paiement et de règlement
- Règlement de 1996 sur la destruction des effets payés
- Règlement de 1997 sur la réception et le dépôt des fonds publics
- Loi sur la protection des renseignements personnels et les document électroniques
- Règlement sur les signatures électroniques sécurisées
9.2 Instruments de politiques et publications connexes
- Directive sur la vérification des comptes
- Directive sur les cartes d'achat
- Directive sur les demandes de paiement et contrôle des chèques
- Directive sure les rentrées, dépôts et comptabilisation des rentrées de fonds
- Directive sur les cartes de voyage et chèques de voyage
- Guide pour la préparation de présentations au Conseil du Trésor
- Directives du receveur général 1999-7R2 « Comptes bancaires ministériels (CBM) pour les ministères »
- Directives du receveur général 1999-8R1 « Impression de chèques prioritaires du receveur général dans les sites ministériels »
10. Demandes de renseignements
10.1 Veuillez adresser les demandes de renseignements concernant la présente directive à l'administration centrale de votre ministère. Pour l'interprétation de la présente directive, les responsables de l'administration centrale des ministères devraient communiquer avec la :
Division de la politique de la gestion financière
Secteur de la gestion financière et de l'analyse
Bureau du contrôleur général
Secrétariat du Conseil du Trésor
Ottawa (ON) K1A 0R5
Courriel : fin-www@tbs-sct.gc.ca
Téléphone : 613-957-7233
Télécopieur : 613-952-9613
10.2 En ce qui concerne les accords bancaires, les responsables de l'administration centrale des ministères devraient communiquer avec le :
Directeur
Direction des accords bancaires
Secteur de la gestion bancaire et de la trésorerie
Direction générale de la comptabilité, de la gestion bancaire et de la rémunération
Travaux publics et Services gouvernementaux Canada
Gatineau (QC) K1A 0S5
Téléphone : 819-956-2945
Télécopieur : 819-956-7595
10.3 Pour plus de renseignements sur les institutions financières désignées à l'étranger, les responsables de l'administration centrale des ministères devraient communiquer avec le :
Directeur
Division des marchés financières
Direction de la politique du secteur financier
Finances Canada
Ottawa (ON) K1A 0G5
Téléphone : 613-947-2353
Télécopieur : 613-943-2039
Annexe A – Définitions
- câble en monnaie étrangère (foreign currency wire)
- Service de transfert de fonds à destination ou en provenance de pays étrangers qu'offrent les institutions financières.
- imprimerie de chèques (cheque print site)
- Locaux dans un ministère ou à TPSGC où on fait l'impression des chèques prioritaires du receveur général.
- compte d'avance fixe (imprest account)
- Compte bancaire ministériel à l'extérieur du Canada. Le receveur général ouvre ce type de compte au nom des ministères. Ce compte est renfloué au moyen d'avances émises conformément au Règlement sur les avances comptables. Les ministères peuvent faire des dépôts affectés dans ce type de compte et en tirer des chèques.
- compte à solde zéro (zero-balance account)
- Compte bancaire ministériel utilisé au Canada en monnaie canadienne. Le receveur général ouvre un tel compte auprès d'une institution financière au Canada au nom d'un ministère. Ce compte sert uniquement à émettre des chèques pour certains types de paiements autorisés.
- paiement prioritaire (priority payment)
- Paiement fait par chèque ou par voie électronique et traité en priorité.
- pratiques et contrôles de gestion (management practices and controls)
- Politiques, processus, procédures et systèmes qui permettent à un ministère de mettre en Œuvre ses programmes et d'exercer ses activités, d'utiliser ses ressources de façon efficiente et efficace, de pratiquer une saine gérance, de respecter ses obligations et d'atteindre ses objectifs.
- Système normalisé des paiements (SNP) (Standard Payment System [SPS])
- Système du receveur général utilisé pour le traitement des paiements du receveur général, y compris les paiements faits par chèque et par voie électronique (par exemple, le dépôt direct).
Annexe B — Présentations au Conseil du Trésor pour les comptes bancaires ministériels
Il faut obtenir l'autorisation du Conseil du Trésor avant d'utiliser un compte bancaire ministériel (CBM) pour effectuer des paiements :
- qui n'appartiennent pas aux catégories de dépenses usuelles;
- qui dépassent le montant autorisé par le Règlement sur l'émission des chèques (1997);
- avec un chèque ne portant qu'une signature.
La présentation doit contenir les renseignements suivants, le cas échéant :
- Le nom du compte;
- Le ou les centres d'émission de chèques;
- Les catégories de dépenses que l'on propose d'effectuer sur le compte, y compris le nombre estimatif de paiements effectués par mois;
- Le nombre de signatures devant figurer sur les chèques à chaque centre d'émission de chèques;
- Le titre et le niveau du poste des signataires proposés;
- L'autorisation du Conseil du Trésor demandée et les motifs de dérogation;
- La somme maximale selon la catégorie de dépenses proposée pour le CBM;
- Pour un compte d'avance , le montant nécessaire pour alimenter le compte et assurer ainsi un cycle de remboursement raisonnable.
Le Guide pour la préparation des présentations au Conseil du Trésor devrait être consulté pour des renseignements complémentaires.