Annulée [2017-04-01] - Directive sur l'engagement des dépenses et le contrôle des engagements

6.1.1 Le pouvoir d'engager des dépenses est officiellement délégué par écrit, par le ministre ou l'administrateur général ou en vertu de l'autorisation légale applicable.

6.1.2 L'administrateur général (ou une personne occupant un poste équivalent) délègue par écrit le contrôle des engagements aux fonctionnaires afin que ces derniers puissent s'assurer que les soldes disponibles non grevés sont suffisants avant de conclure un contrat ou d'autres ententes. Le paragraphe 32(2) de la Loi sur la gestion des finances publiques s'applique.

6.1.3 Le pouvoir d'exécuter une opération est délégué par écrit pour permettre à un fonctionnaire des conclure un marché ou d'approuver des droits énoncés dans la loi.

6.1.4 Les pouvoirs sont délégués à des postes désignés par leur titre et non à des personnes identifiées par leur nom.

Le dirigeant principal des finances, à la demande de l'administrateur général, s'assure que :

6.2.1 Des pratiques et des contrôles de gestion sont mis en place et appliqués lorsque :

• les fonctionnaires du ministère, qui sont désignés pour exercer les pouvoirs délégués conformément au paragraphe 6.1 de la présente directive, ne sont pas autorisés à déléguer ces pouvoirs à d'autres fonctionnaires;
• l'instrument de délégation des pouvoirs financiers du ministère fait état de l'autorisation écrite mentionnée au paragraphe 6.1. Il est à noter que de telles délégations sont conformes aux paragraphes 6.2 et 6.3 de la Directive sur la délégation des pouvoirs financiers pour les dépenses.

6.2.2 Les écritures et les rapports sur les engagements sont normalisés à l'échelle du ministère.

6.2.3 Les systèmes financiers sont conçus de façon à limiter leur accès au personnel autorisé, à calculer les engagements et à en rendre compte durant l'exercice en cours, à éviter un dépassement des engagements, à tenir à jour et à stocker les données et l'information sur les engagements et à résumer les renseignements pertinents à l'intention de la direction.

6.2.4 Une formation a été donnée, conformément à la Politique en matière d'apprentissage, de formation et de perfectionnement et à la Directive sur l'administration de la formation indispensable, dans les ministères où la politique et la directive s'appliquent. Dans le cas des ministères qui ne sont pas assujettis à la politique ni à la présente directive, le dirigeant principal des finances ou une personne désignée par l'administrateur général est tenu de déterminer les besoins de formation du ministère liés à la présente directive.

6.2.5 Les engagements fermes sont inscrits au moment de l'engagement des dépenses, à moins que des engagements préalables du même montant n'aient déjà été inscrits pour ces opérations.

6.2.6 Chacun des engagements est comptabilisé. Lorsqu'il est impossible d'inscrire officiellement chacun des engagements (p. ex. pour les opérations de faible valeur), la procédure de l'organisation permet de distinguer ces cas et décrit comment ils sont comptabilisés.

6.2.7 Les écritures de la comptabilité d'engagement correspondent au montant de la valeur prévue.

6.2.8 Les inscriptions concernant la valeur monétaire des engagements continus sont conservées à part pour l'exercice en cours et pour chacun des exercices subséquents dans la plus récente mise à jour annuelle des niveaux de référence approuvée.

6.2.9 Les pièces justificatives des engagements fermes de tous les exercices sont consignées et conservées afin qu'il existe une piste de vérification valable. Il est à noter que les Lignes directrices concernant la conservation des documents administratifs communs du gouvernement du Canada s'applique.

6.2.10 Les niveaux de référence sont rajustés pour toutes réductions ou augmentations des ressources approuvées par le Conseil du Trésor.

6.2.11 Les soldes non grevés des crédits de l'exercice en cours et les affectations contrôlées par le Conseil du Trésor sont rajustés rapidement, s'il y a lieu, dès la réception des revenus, notamment des crédits nets et des remboursements.

6.2.12 Les engagements liés aux fonds renouvelables sont contrôlés de façon à éviter que les paiements, une fois déduits des revenus, ne dépassent le montant total des prélèvements pouvant être effectués sur le fonds.

6.2.13 Lorsqu'on prévoit qu'il ne sera pas possible de contenir un dépassement éventuel des engagements, le secteur de programmes concerné du Secrétariat du Conseil du Trésor est immédiatement informé.

6.2.14 Les soldes non grevés des affectations et des crédits budgétaires font régulièrement l'objet d'une surveillance et de rapports, pour s'assurer que les crédits suffiront pour toute la période et pour veiller à ne pas les dépasser.

6.3.1 Le dirigeant principal des finances a la responsabilité d'appuyer son administrateur général en supervisant la mise en œuvre et la surveillance de la présente directive dans son ministère, en portant à l'attention de l'administrateur général toute difficulté importante, les lacunes en matière de rendement ou les problèmes de conformité, en élaborant des propositions pour régler ces problèmes, et en faisant rapport au Bureau du contrôleur général des problèmes importants en matière de rendement ou de conformité.

6.3.2 Le contrôleur général à la responsabilité de surveiller la conformité des ministères aux exigences de la présente directive et de mener un examen dans un délai de cinq à huit ans.