Directive sur les demandes d’accès à l’information

1. Date d’entrée en vigueur

1.1La présente directive entre en vigueur le 13 juillet 2022.
1.2La présente directive remplace la Directive provisoire concernant l’administration de la Loi sur l’accès à l’information datée du 5 mai 2016.

2. Pouvoirs

2.1La présente directive est émise conformément à l’alinéa 70(1)c) de la Loi sur l’accès à l’information et tel qu’il est précisé à l’article 2.2 de la Politique sur l’accès à l’information.

3. Objectifs et résultats escomptés

3.1En plus des objectifs indiqués à la section 3 de la Politique sur l’accès à l’information, l’objectif de la présente directive est d’établir des pratiques et des procédures uniformes pour le traitement des demandes d’accès aux documents gouvernementaux présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et pour la publication des sommaires des demandes complétées.
3.2Les résultats escomptés précisés à la section 3 de la Politique sur l’accès à l’information s’appliquent à la présente directive.

4. Exigences

4.1Les responsables des institutions fédérales ou leurs délégués assument les responsabilités suivantes :
Exercice du pouvoir discrétionnaire
- 4.1.1Exercer le pouvoir discrétionnaire en vertu de la partie 1 de la Loi de manière équitable, raisonnable et impartiale après avoir:
  - 4.1.1.1Tenu compte du l’objet de la Loi, qui vise à accroître la responsabilité et la transparence des institutions de l’État afin de favoriser une société ouverte et démocratique et de permettre le débat public sur la conduite de ces institutions;
  - 4.1.1.2Tenu compte du principe fondamental de la Loi selon lequel il faut donner au public un droit d’accès à l’information contenue dans les documents du gouvernement, sous réserve d’exceptions précises et limitées;
  - 4.1.1.3Tenu compte de tous les facteurs pertinents en faveur ou à l’encontre de la divulgation, des dispositions pertinentes de la Loi, ainsi que la jurisprudence applicable;
  - 4.1.1.4Consulté les institutions fédérales, et tiers, le cas échéant ;
  - 4.1.1.5Examiné l’information contenue dans les documents.
Formation en matière d’accès à l’information
- 4.1.2Garantir que les employés des institutions fédérales et les fonctionnaires qui ont des responsabilités fonctionnelles ou déléguées en matière d’application de la Loi reçoivent une formation conformément à l’annexe B : Procédures obligatoires pour la formation en matière d’accès à l’information.
- 4.1.3Documenter l’achèvement de la formation conformément à l’annexe B : Procédures obligatoires pour la formation en matière d’accès à l’information.
Admissibilité du demandeur
- 4.1.4Établir des procédures pour :
  - 4.1.4.1confirmer que le demandeur est un citoyen canadien, un résident permanent, une personne présente au Canada ou un représentant autorisé d’une personne morale présente au Canada et qu’il a donc le droit de présenter une demande en vertu de la partie 1 de la Loi;
  - 4.1.4.2confirmer l’identité du demandeur lorsqu’il demande l’accès à des documents concernant ses renseignements personnels; ou que le consentement à la divulgation de renseignements personnels a été obtenu par un demandeur faisant une demande d’accès à l’information au nom d’une autre personne.
Traitement informel
- 4.1.5Déterminer s’il est approprié de répondre à une demande de façon informelle, en reconnaissant que la Loi est destinée à complémenter les procédures existantes pour obtenir de l’information gouvernementale et qu’elle ne vise pas restreindre le genre de renseignements qui sont autrement disponibles au public.
- 4.1.6Procéder uniquement au traitement d’une demande de façon informelle à la réception d’un avis de consentement écrit du demandeur qui a été informé du fait que seules les demandes formelles sont assujetties aux dispositions de la partie 1 de la Loi sur l’accès à l’information, y compris les délais prévus par la loi et le droit de déposer une plainte.
Accusé de réception des demandes
- 4.1.7Fournir au demandeur :
  - 4.1.7.1un accusé de réception de la demande;
  - 4.1.7.2un reçu des frais de présentation;
  - 4.1.7.3la date d’échéance législative pour la réponse;
  - 4.1.7.4les coordonnées de l’agent compétent ou bureau au sein de l’institution où les questions et les demandes de précisions supplémentaires peuvent être adressées;
  - 4.1.7.5un avis concernant le droit de déposer une plainte auprès du commissaire à l’information; et,
  - 4.1.7.6une copie des principes sur l’assistance aux demandeurs ou un lien vers les principes en ligne.
Obligation de prêter assistance
Protection de l’identité des demandeurs
- 4.1.8Restreindre l’utilisation ou la divulgation de renseignements qui permettraient d’identifier directement ou indirectement le demandeur aux seules personnes qui ont besoin de les connaître, sauf si elle est autorisée par la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Interprétation et clarification des demandes
- 4.1.9Adopter une interprétation large de la demande d’accès et communiquer rapidement avec le demandeur en cas de besoin afin de préciser la demande.
- 4.1.10Aider le demandeur à clarifier une demande lorsque cela lui permettrait de bénéficier d’un accès plus complet, précis ou en temps utile.
- 4.1.11Documenter la formulation d’une demande clarifiée telle qu’elle a été acceptée par le demandeur et la date du changement lorsqu’une demande est clarifiée ou que sa formulation est modifiée.
Accès au document dans le format demandé
- 4.1.12Fournir les documents dans le format demandé par le demandeur, y compris les formats informatisés et réutilisables, si la vie privée, la confidentialité et la sécurité ne sont pas compromises et s’il n’est pas déraisonnable de le faire.
Examen sur place
- 4.1.13Lorsqu'une copie du document ne peut être mise à disposition, fournir un lieu et un moment appropriés, convenant à la fois à l'institution et au demandeur, pour que ce dernier puisse examiner le document
  - 4.1.13.1L'endroit doit rencontrer les exigences de sécurité du gouvernement et être raisonnablement accessible au demandeur.
  - 4.1.13.2Si des renseignements personnels sont en cause, il faut également tenir compte des exigences en matière de protection de la vie privée.
Langue de communication des renseignements
- 4.1.14Fournir les documents demandés dans la langue de communication dans laquelle ils existent ou si le demandeur a demandé l’accès dans une langue officielle, fournir les documents demandés si ceux-ci existent déjà dans cette langue de communication.
  - 4.1.14.1Si le demandeur souhaite obtenir les documents dans une langue officielle différente de celle dans laquelle ils existent actuellement, préparer et fournir une traduction des documents si le responsable de l’institution considère que la traduction du document est dans l’intérêt public.
Format accessible pour les demandeurs
- 4.1.15Fournir le document demandé sur le support de substitution demandé par le demandeur si le document existe déjà dans ce format, ou transférer celui-ci au format demandé s’il est nécessaire pour permettre au demandeur d’exercer son droit d’accès et s’il est raisonnable de le faire.
Traitement des demandes
Utilisation des plateformes désignées
- 4.1.16Recevoir des demandes en utilisant les plateformes désignées énumérées à l’annexe E : Procédures et plateformes obligatoires pour le traitement des demandes d’accès à l’information.
- 4.1.17Traiter des demandes en utilisant les plateformes désignées énumérées à l’annexe E : Procédures et plateformes obligatoires pour le traitement des demandes d’accès à l’information, lorsque des plateformes ont été prescrites.
Système de suivi
- 4.1.18Établir et maintenir un système de gestion interne pour suivre :
  - 4.1.18.1le traitement des demandes d’accès;
  - 4.1.18.2les demandes de consultation;
  - 4.1.18.3les plaintes;
  - 4.1.18.4les rapports, les recommandations et les ordonnances du commissaire à l’information;
  - 4.1.18.5les révisions par les tribunaux.
Documentation
- 4.1.19Documenter le traitement des demandes en versant au dossier tous les documents qui appuient les décisions prises en vertu de la partie 1 de la Loi, y compris les communications où l’on discute des facteurs à prendre en considération lorsque l’on exerce son pouvoir discrétionnaire, où des recommandations sont faites, où des justifications sont fournies et où des décisions sont prises.
Documents relevant d’une institution
- 4.1.20Déterminer, d'une manière conforme à la jurisprudence et en tenant compte de toute orientation du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) du Canada, si les documents relèvent de l’institution fédérale.
Ne pas donner suite à une demande
- 4.1.21Faire tous les efforts raisonnables pour aider le demandeur conformément au paragraphe 4(2.1) de la Loi sur l’accès à l’information et aux articles 4.1.8 et 4.1.9 de la présente directive avant de demander l’autorisation du commissaire à l’information de ne pas donner suite à une demande.
- 4.1.22Exercer le pouvoir discrétionnaire de ne pas donner suite à une demande en vertu de la partie 1 de la Loi, conformément à l’article 4.1.1 de la présente directive.
- 4.1.23Demander l’autorisation écrite du commissaire à l’information sous la forme requise par celui-ci et en accompagnant la demande de documents justificatifs requis par le commissaire à l’information.
  - 4.1.23.1Aviser par écrit le demandeur de la suspension du délai pour répondre à celle-ci et des motifs de cette suspension, en même temps que l’institution communique avec le commissaire à l’information pour obtenir son autorisation de ne pas donner suite à la demande.
  - 4.1.23.2Si le commissaire à l’information ne donne pas son autorisation pour que l’institution ne donne pas suite à une demande, il informe le demandeur par écrit de la décision de commissaire à l’information et de la reprise du délai pour répondre à la demande.
  - 4.1.23.3Si le commissaire à l’information donne son autorisation pour que l’institution ne donne pas suite à une demande, l’institution doit informer le demandeur par écrit de la décision de ne pas donner suite à la demande et des motifs à l’appui.
Prorogation du délai
- 4.1.24Évaluer, sans retard injustifié, chaque demande d’accès reçue en vertu de la partie 1 de la Loi afin de déterminer si une prorogation est nécessaire pour le traitement de la demande.
- 4.1.25Aviser le demandeur de la prorogation dans les 30 jours de la réception de la demande.
- 4.1.26Aviser le demandeur de son droit de déposer une plainte auprès du commissaire à l’information en ce qui concerne la prorogation du délai.
- 4.1.27Indiquer, dans le rapport annuel de l’institution présenté au Parlement, le nombre de prorogations et les motifs invoqués pour les justifier.
Durée de la prorogation
- 4.1.28S’assurer que toute prorogation du délai est aussi brève que possible et qu’elle peut être raisonnablement justifiée.
- 4.1.29Établir un processus visant à assurer que les justifications des prolongations sont documentées et étayées par des preuves.
Avis au commissaire à l’information de la prorogation
- 4.1.30Si la prorogation du délai dépasse 30 jours, en aviser le commissaire à l’information, conformément au paragraphe 9(2) de la Loi.
Limiter la nécessité de mener des consultations interinstitutionnelles
- 4.1.31Entreprendre une consultation interinstitutionnelle uniquement dans les cas suivants :
  - 4.1.31.1l’institution qui traite la demande a besoin de plus d’information pour exercer correctement son pouvoir discrétionnaire de ne pas divulguer l’information; ou
  - 4.1.31.2l’institution qui traite la demande a l’intention de divulguer des renseignements potentiellement délicats.
- 4.1.32Veiller à ce que les demandes de consultation d’autres institutions fédérales soient traitées avec la même priorité que les demandes d’accès à l’information.
Exceptions en matière de divulgation
- 4.1.33Appliquer les dispositions d’exclusion et d’exception de la Loi conformément :
  - au principe selon lequel il faut donner au public un droit d’accès à l’information contenue dans les documents du gouvernement, sous réserve d’exceptions précises et limitées:
  - à l’objet de la Loi;
  - à la jurisprudence pertinente et aux orientations du SCT.
  L’annexe C, Classification des exceptions, énumère les exceptions et indique si elles sont fondées sur un critère objectif ou sur un critère subjectif et si elles sont de nature discrétionnaire ou obligatoire.
- 4.1.34Indiquer, sur chaque page des documents communiqués en vertu de la partie 1 de la loi, toutes les exceptions et les exclusions invoquées, sauf si une telle précision est susceptible de divulguer les renseignements visés par l’exception ou de faire en sorte que le préjudice sur lequel se fonde l’exception se matérialise.
- 4.1.35Indiquer clairement les renseignements caviardés d’une manière qui est évidente sur le document individuel.
- 4.1.36Reconnaître que la non-pertinence n’est pas un motif d’exception, en s’assurant que les renseignements non pertinents contenus dans un document soient divulgués, sauf si une exception s’applique ou si le demandeur a consenti à la non-divulgation des renseignements non pertinents.
Autoriser l’accès
- 4.1.37Fournir un avis écrit au demandeur indiquant si l’accès lui est accordé.
- 4.1.38Donner accès aux documents ou à une partie de ceux-ci ou aviser le demandeur si l’accès lui est refusé.
- 4.1.39En réponse à une demande d’accès à l’information, fournir, s’il y a lieu, des renseignements généraux de nature contextuelle pour aider le demandeur à comprendre le document dans les cas où celui-ci peut contenir de l’information trompeuse, si l’analyste de l’accès à l’information a été informé par le bureau de première responsabilité que l’information contenue dans le document risque d’être trompeuse.
  - 4.1.39.1Il est entendu que les institutions fédérales ne sont pas tenues d’expliquer tous les documents ou les renseignements complexes divulgués en réponse à une demande d’accès à l’information.
- 4.1.40Aviser les demandeurs de leur droit de déposer une plainte auprès du commissaire à l’information sur les questions relatives à la demande et à l’obtention de documents en vertu de la partie 1 de la Loi.
Dispense ou remboursement de frais
- 4.1.41Exercer un pouvoir discrétionnaire concernant la dispense ou le remboursement de frais de présentation conformément à la section 4.1.1.
- 4.1.42Rembourser les frais de présentation si la demande est traitée comme une demande informelle ou si le commissaire à l’information donne son autorisation pour que l’institution ne donne pas suite à la demande.
Communication des documents en temps utile
- 4.1.43Veiller à ce que les procédures internes liées à la communication des documents en vertu de la partie 1 de la Loi ne retardent pas le traitement de la demande.
Envisager d’autres moyens de rendre l’information contenue dans les documents du gouvernement accessible
- 4.1.44Examiner régulièrement la nature des demandes reçues en vertu de la partie 1 de la Loi et évaluer la possibilité de rendre disponibles, par d’autres moyens, les types de renseignements fréquemment demandés.
Allégations d’obstruction au droit d’accès
- 4.1.45Établir des procédures internes à suivre en cas d’entrave présumée ou soupçonnée au droit d’accès en vertu de la partie 1 de la Loi et à l’action du commissaire à l’information dans l’exercice de ses pouvoirs et fonctions, qui sont indiquées aux paragraphes 67(1) et 67.1(1) de la Loi. Les procédures doivent indiquer les mesures à prendre pour :
  - 4.1.45.1Consigner et signaler immédiatement au responsable de l’institution fédérale tout soupçon de falsification, de dissimulation, de mutilation ou de destruction inappropriée de documents aux termes du paragraphe 67.1(1) ou toute entrave à l’action du commissaire à l’information dans l’exercice de ses pouvoirs et fonctions aux termes du paragraphe 67(1);
  - 4.1.45.2Enquêter sur toute allégation de falsification, de dissimulation, de mutilation ou de destruction inappropriée de documents, ou toute entrave à l’action du commissaire à l’information dans l’exercice de ses pouvoirs et fonctions aux termes du paragraphe 67(1);
  - 4.1.45.3Signaler toute infraction soupçonnée aux responsables de la sécurité des institutions pour qu’elle soit renvoyée aux organismes d’application de la loi, le cas échéant.
Publication des sommaires des demandes d’accès à l’information complétées
- 4.1.46Publier les sommaires des demandes d’accès à l’information complétées sur le Portail du gouvernement ouvert du gouvernement du Canada dans les 30 jours civils suivant la fin de chaque mois, conformément à l’annexe D : Procédures obligatoires pour la publication des sommaires des demandes d’accès à l’information complétées.
Répondre aux demandes informelles visant la communication des renseignements fournis dans le cadre d’une demande d’accès à l’information complétée
- 4.1.47Établir des normes de service pour répondre aux demandes informelles d’accès à des demandes d’accès à l’information complétées.
- 4.1.48Lorsqu’une demande informelle est reçue pour la communication d’une demande d’accès complétée, fournir les informations précédemment fournies au demandeur dans les délais de service établis.
Surveillance et établissement de rapports
- 4.1.49Surveiller et établir des rapports sur les exigences de la présente directive, comme le précise la Politique sur l’accès à l’information.
4.2Les employés des institutions fédérales ont les responsabilités suivantes :
Traitement informel
- 4.2.1Recommander, s’il y a lieu, au responsable ou au délégué de communiquer l’information demandée en vertu de la partie 1 de la Loi de façon informelle.
Réponses complètes, précises et en temps utile
- 4.2.2Faire tous les efforts raisonnables pour trouver et récupérer les documents demandés relevant de l’institution fédérale.
- 4.2.3S’assurer que les recherches de documents soient complètes et tiennent compte à la fois de la lettre et de l’esprit de la demande.
- 4.2.4Renvoyer les questions relatives au fait de déterminer si les documents relèvent de l’institution fédérale aux responsables de l’Accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) qui ont le pouvoir délégué d’effectuer cette détermination.
- 4.2.5Aviser les responsables de l’AIPRP à un stade précoce si une demande ne peut être traitée dans le délai de 30 jours prévu par la Loi.
- 4.2.6Faire tous les efforts raisonnables pour répondre aux demandes dans les délais prescrits par la Loi, y compris les prorogations prises conformément à la Loi.
Recommandations
- 4.2.7Fournir des recommandations et des renseignements contextuels pour informer le responsable de l’institution fédérale, ou son délégué, sur les exceptions ou les exclusions possibles applicables aux documents demandés en vertu de la partie 1 de la Loi, en tenant compte de l’objet de la Loi.
Contrats et ententes
- 4.2.8Établir des mesures pour soutenir le droit d’accès du public à l’information lors de la conclusion de contrats, d’ententes et d’accords.
Signaler une entrave soupçonnée au droit d’accès
- 4.2.9Suivre les procédures ministérielles pour signaler toute entrave soupçonnée au droit d’accès à l’information.

5. Rôles des autres organisations gouvernementales

5.1Les rôles et responsabilités des institutions fédérales découlant de la présente directive sont énoncés à la section 5 de la Politique sur l’accès à l’information.

6. Application

6.1La présente directive s’applique comme il est décrit à l’article 6 de la Politique sur l’accès à l’information.

7. Références

8. Demandes de renseignements

8.1Le public peut communiquer avec le service des demandes de renseignements du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada pour toute question concernant cette directive.
8.2Les employés des institutions fédérales peuvent communiquer avec leur coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels concernant des questions au sujet de la présente Directive.
8.3Les coordonnateurs de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels peuvent communiquer avec la Division de la Politique sur l’accès à l’information et du rendement pour toute question concernant cette Directive.

Annexe A : Définitions

critère objectif (class test): Un critère qui décrit objectivement les catégories de renseignements ou de documents qui peuvent faire l’objet d’une exception en vertu de la Loi. Les dispositions suivantes de la Loi sont fondées sur un critère objectif : 13(1), 16(1)a), 16(1)b), 16(3), 16.1, 16.2, 16.3, 16.4, 16.5, 16.6, 18a), 18.1, 19(1), 20(1)a), 20(1)b), 20(1)b.1), 20.1, 20.2, 20.4, 21(1), 22.1, 23, 23.1, 24 et 26.
critère subjectif (injury test): Un critère qui permet de déterminer s’il est raisonnable de prévoir un préjudice probable et auquel il faut satisfaire avant d’appliquer certaines exceptions de la Loi. Les dispositions suivantes de la Loi sont fondées sur un critère subjectif : 14, 15(1), 16(1)c), 16(1)d), 16(2), 17, 18b), 18c), 18d), 20(1)c), 20(1)d) et 22.
demande informelle (informal request): Une demande pour obtenir des renseignements présentée au bureau de l’AIPRP d’une institution fédérale qui n’est pas faite ou traitée en vertu de la Loi. Il n’y a pas de délais pour répondre. De plus, le demandeur n’a pas le droit statutaire de déposer une plainte auprès du commissaire à l’information.
exception discrétionnaire (iscretionary exemption): Une disposition d’exception de la Loi qui contient l’expression « peut refuser la communication ». Les exceptions décrites dans les dispositions suivantes de la Loi sont discrétionnaires : 14, 15(1), 16(1), 16(2), 16.3, 17, 18, 18.1, 21(1), 22, 22.1, 23, 23.1 et 26.
exception obligatoire (mandatory exemption): Une disposition d’exception de la Loi qui contient l’expression « est tenu de refuser la communication ». Les exceptions décrites dans les dispositions suivantes de la Loi sont obligatoires : 13(1), 16(3), 16.1, 16.2, 16.4, 16.5, 16.6, 19(1), 20(1), 20.1, 20.2, 20.4 et 24.
formation en matière d’accès à l’information (access to information training): Toutes les activités qui contribuent à accroître la sensibilisation à l’accès à l’information, notamment la formation officielle, les groupes de discussion, les conférences, les réunions de la collectivité de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels, l’apprentissage partagé entre collègues, la formation en cours d’emploi, les projets spéciaux, le jumelage et d’autres activités de communication qui favorisent l’apprentissage dans les domaines précisés à l’annexe B de la présente directive.
système de suivi (tracking system): Un système de gestion des cas utilisé dans les bureaux de l’AIPRP pour faire le suivi des demandes d’accès et documenter leur traitement.
tous les efforts raisonnables (every reasonable effort): Les efforts auxquels une personne juste et raisonnable s’attendrait ou trouverait acceptables.

D’autres définitions sont énumérées à l’annexe A de la Politique sur l’accès à l’information.

Annexe B : Procédures obligatoires pour la formation en matière d’accès à l’information

Cette annexe fournit des conseils relatifs à la formation en matière d’application de la Loi que tous les employés des institutions fédérales doivent recevoir.

B.1 Date d’entrée en vigueur

B.1.1Ces procédures entrent en vigueur le 13 juillet 2022.
B.1.2 Ces procédures étaient auparavant présentées dans l’annexe B : Sensibilisation à l’accès à l’information dans la Directive provisoire concernant l’application de la Loi sur l’accès à l’information entrée en vigueur le 5 mai 2016.

B.2 Procédures applicables à tous les employés

B.2.1Ces procédures fournissent des renseignements sur les exigences décrites à l’article 4.1.2 de la Directive sur les demandes d’accès à l’information. Tous les employés des institutions fédérales doivent recevoir de la formation sur leurs obligations en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, l’application de la Loi et les politiques du Conseil du Trésor s’y rattachant. La formation doit porter sur les éléments suivants :
- B.2.1.1l’objet de la Loi;
- B.2.1.2les définitions applicables;
- B.2.1.3les responsabilités des employés stipulées dans la Loi, y compris les principes concernant l’assistance aux demandeurs;
- B.2.1.4la délégation, les décisions relatives aux exceptions et l’exercice du pouvoir discrétionnaire;
- B.2.1.5l’obligation des employés de faire tous les efforts raisonnables pour trouver et récupérer tous les documents correspondants conformément à la lettre et à l’esprit de la demande;
- B.2.1.6l’exigence de fournir des réponses complètes, exactes et en temps utile;
- B.2.1.7le processus des plaintes, y compris le pouvoir de rendre des ordonnances du commissaire à l’information et les révisions par les tribunaux;
- B.2.1.8les art. 67.1 et 67.1(1) de la Loi, selon lesquels il est interdit d’entraver le commissaire à l’information ou le droit d’accès et qui prévoient des sanctions pénales pour quiconque y contrevient;
- B.2.1.9les politiques et procédures spécifiques de l’institution se rapportant à l’application de la Loi, y compris les politiques sur la gestion de l’information.
B.2.2Tous les employés des institutions fédérales qui ont des responsabilités fonctionnelles ou déléguées pour l’application de la Loi et du Règlement doivent recevoir une formation portant sur les éléments énumérés ci-dessus, ainsi que sur les éléments suivants :
- B.2.2.1les dispositions concernant la prorogation des délais, les frais, les exceptions et les exclusions, le processus d’avis aux tiers, les procédures et les critères relatifs au pouvoir de demander l’autorisation du commissaire à l’information pour ne pas donner suite à une demande ainsi que la langue de communication, le support et les méthodes d’accès;
- B.2.2.2les dispositions de la partie 2 de la Loi et leur lien avec la partie 1;
- B.2.2.3les exigences en matière d’établissement de rapports publics, y compris les rapports annuels au Parlement;
- B.2.2.4le rôle du commissaire à l’information, du commissaire à la protection de la vie privée et des comités permanents du Parlement en ce qui concerne la Loi.

Annexe C : Classification des exceptions

Le tableau ci-dessous renferme la liste de toutes les exceptions prévues par la Loi sur l’accès à l’information, et indique si elles sont fondées sur un critère objectif ou sur un critère subjectif et si elles sont obligatoires ou discrétionnaires. Les descriptions sont paraphrasées et doivent être utilisées comme aide-mémoire uniquement. Pour plus de détails, reportez-vous à l’article pertinent de la Loi.

Exception	Brève description de l’exception	Obligatoire	Discrétionnaire	Critère objectif	Critère subjectif
Notes du tableau 1 Note 1 du tableau 1 L’exception ne peut être demandée que par les institutions fédérales nommées dans la disposition. Retour à la référence de la note * du tableau 1 Note 2 du tableau 1 Là où l’exercice du pouvoir discrétionnaire est autorisé. Retour à la référence de la note ** du tableau 1
Paragraphe 13(1)	Les renseignements doivent être protégés, car ils ont été obtenus à titre confidentiel : du gouvernement d’un État étranger; d’une organisation internationale d’États; du gouvernement d’une province; d’une administration municipale ou régionale constituée en vertu de lois provinciales ou d’un de ses organismes; d’un gouvernement autochtone.	oui	non^{Voir la note ** du tableau 1}	oui	non
Article 14	L’accès peut être refusé, car il risquerait de porter préjudice à la conduite par le gouvernement du Canada des affaires fédérales-provinciales.	non	oui	non	oui
Paragraphe 15(1)	L’accès peut être refusé, car il risquerait de porter préjudice à la conduite des affaires internationales, à la défense du Canada ou d’États alliés ou associés avec le Canada ou aux efforts du Canada dans la détection, la prévention ou la répression d’activités hostiles ou subversives.	non	oui	non	oui
Alinéa 16(1)a)	L’accès peut être refusé, car il a été obtenu ou préparé par un organisme d’enquête (conformément au règlement) au cours d’une enquête concernant : la détection, la prévention ou la répression du crime, les activités destinées à faire respecter les lois fédérales ou provinciales ou les activités soupçonnées de constituer des menaces envers la sécurité du Canada, conformément à la Loi sur le Service canadien du renseignement de sécurité.	non	oui	oui	non
Alinéa 16(1)b)	L’accès peut être refusé, car les documents contiennent des techniques d’enquêtes ou des projets d’enquêtes licites déterminées.	non	oui	oui	non
Alinéa 16(1)c)	L’accès peut être refusé, car la divulgation risquerait de nuire aux activités destinées à faire respecter les lois fédérales ou provinciales ou au déroulement d’enquêtes licites.	non	oui	non	oui
Alinéa 16(1)d)	L’accès peut être refusé, car la divulgation risquerait de nuire à la sécurité des établissements pénitentiaires.	non	oui	non	oui
Paragraphe 16(2)	L’accès peut être refusé, car les documents contiennent des renseignements qui risqueraient d’aider la perpétration d’infractions. Notamment : des renseignements sur les méthodes ou techniques utilisées par les criminels, des renseignements techniques concernant des armes actuelles ou futures ou des renseignements portant sur la vulnérabilité des bâtiments, des ouvrages ou des systèmes.	non	oui	non	oui
Paragraphe 16(3)	Les renseignements doivent être protégés, car ils ont été obtenus par la Gendarmerie royale du Canada dans l’exercice de fonctions de police provinciale ou municipale qui lui sont conférées.	oui	non	oui	non
Article 16.1^{Voir la note * du tableau 1}	Les renseignements doivent être protégés, car ils ont été créés ou obtenus par le vérificateur général du Canada, le commissaire aux langues officielles, le commissaire à l’information ou le commissaire à la protection de la vie privée au cours d’une enquête, d’un examen ou d’une vérification.	oui	non	oui	non
Article 16.2^{Voir la note * du tableau 1}	Les renseignements doivent être protégés, car ils ont été créés ou obtenus par le commissaire au lobbying ou pour son compte dans le cadre de toute enquête faite par lui.	oui	non	oui	non
Article 16.3^{Voir la note * du tableau 1}	Les renseignements doivent être protégés, car ils ont été créés ou obtenus par une personne qui, dans l’exercice de ses fonctions sous le régime de la Loi électorale du Canada, effectue une enquête, un examen ou une révision.	non	oui	oui	non
Article 16.4^{Voir la note * du tableau 1}	Les renseignements doivent être protégés, car ils ont été créés ou obtenus par le commissaire à l’intégrité du secteur public ou pour son compte dans le cadre de toute enquête menée sur une divulgation ou de toute enquête commencée au titre de l’article 33 de la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d’actes répréhensibles (LPFDAR) ou parce qu’ils ont été recueillis par un conciliateur en vue d’en arriver à un règlement d’une plainte déposée au titre du paragraphe 19.1(1) de la LPFDAR.	oui	non	oui	non
Article 16.5	Les renseignements doivent être protégés, car ils ont été créés en vue de faire une divulgation ou dans le cadre d’une enquête menée sur une divulgation en vertu de la LPFDAR.	oui	non	oui	non
Article 16.6^{Voir la note * du tableau 1}	Les renseignements doivent être protégés, car ils ont été créés ou obtenus par le Secrétariat du Comité des parlementaires sur la sécurité nationale et le renseignement ou pour son compte dans le cadre de l’exercice de son mandat.	oui	non	oui	non
Article 17	L’accès peut être refusé, car la divulgation risquerait vraisemblablement de nuire à la sécurité des individus.	non	oui	non	oui
Alinéa 18a)	L’accès peut être refusé, car les documents contiennent des secrets industriels ou des renseignements financiers, commerciaux, scientifiques ou techniques appartenant au gouvernement du Canada et ayant une valeur importante.	non	oui	oui	non
Alinéa 18b)	L’accès peut être refusé, car les documents contiennent des renseignements qui risqueraient de nuire à la compétitivité d’une institution fédérale ou d’entraver des négociations, contractuelles ou autres.	non	oui	non	oui
Alinéa 18c)	L’accès peut être refusé, car les documents contiennent des renseignements techniques ou scientifiques obtenus grâce à des recherches par un employé d’une institution fédérale et dont la divulgation risquerait de priver cette personne de sa priorité de publication.	non	oui	non	oui
Alinéa 18d)	L’accès peut être refusé, car les documents contiennent des renseignements qui risqueraient : de porter un préjudice appréciable aux intérêts financiers d’une institution fédérale; de porter un préjudice appréciable à la capacité du gouvernement du Canada de gérer l’économie du pays ou de causer des avantages injustifiés à une personne. Ces renseignements peuvent notamment porter sur le fonctionnement des institutions financières ou la vente de biens, entre autres.	non	oui	non	oui
Article 18.1	L’accès peut être refusé, car les documents contiennent des secrets industriels ou des renseignements financiers, commerciaux, scientifiques ou techniques qui appartiennent à l’une ou l’autre des institutions ci-après et qui sont traités par elle comme étant de nature confidentielle : la Société canadienne des postes; Exportation et développement Canada; l’Office d’investissement des régimes de pensions du secteur public; VIA Rail Canada Inc.	non	oui	oui	non
Paragraphe 19(1)	Les renseignements doivent être protégés, car il s’agit de renseignements personnels au sens de l’article 3 de la Loi sur la protection des renseignements personnels.	oui	non^{Voir la note ** du tableau 1}	oui	non
Alinéa 20(1)a)	Les renseignements doivent être protégés, car ils contiennent des secrets industriels de tiers.	oui	non^{Voir la note ** du tableau 1}	oui	non
Alinéa 20(1)b)	Les renseignements doivent être protégés, car il s’agit de renseignements financiers, commerciaux, scientifiques ou techniques fournis à une institution fédérale par un tiers, qui sont de nature confidentielle et qui sont traités comme tels de façon constante par ce tiers.	oui	non^{Voir la note ** du tableau 1}	oui	non
Alinéa 20(1)b.1)	Les renseignements doivent être protégés, car, d’une part, ils ont été fournis à titre confidentiel à une institution fédérale par un tiers en vue d’élaborer, de mettre à jour, de mettre à l’essai ou de mettre en œuvre des plans de gestion des urgences et, d’autre part, ils portent sur les vulnérabilités des ouvrages de ce tiers, de ses systèmes ou de ses réseaux.	oui	non^{Voir la note ** du tableau 1}	oui	non
Alinéa 20(1)c)	Les renseignements doivent être protégés, car ils risqueraient vraisemblablement de causer des pertes ou profits financiers appréciables à un tiers ou de nuire à sa compétitivité.	oui	non^{Voir la note ** du tableau 1}	non	oui
Alinéa 20(1)d)	Les renseignements doivent être protégés, car ils risqueraient vraisemblablement d’entraver des négociations menées par un tiers en vue de contrats ou à d’autres fins.	oui	non	non	oui
Article 20.1^{Voir la note * du tableau 1}	Les renseignements doivent être protégés, car il s’agit de conseils ou de renseignements en matière d’investissement que l’Office d’investissement des régimes de pensions du secteur public a obtenus à titre confidentiel d’un tiers et qu’il a traités de façon constante comme étant de nature confidentielle.	oui	non	oui	non
Article 20.2*	Les renseignements doivent être protégés, car il s’agit de conseils ou de renseignements en matière d’investissement que l’Office d’investissement du régime de pensions du Canada a obtenus à titre confidentiel d’un tiers et qu’il a traités de façon constante comme étant de nature confidentielle.	oui	non	oui	non
Article 20.4^{Voir la note * du tableau 1}	Les renseignements doivent être protégés, car ils ont été traités de façon constante comme étant de nature confidentielle par la Corporation du Centre national des Arts et ils révéleraient les modalités d’un contrat de services d’un artiste de spectacle ou l’identité d’un donateur qui a fait un don à titre confidentiel.	oui	non	oui	non
Article 21 (Activités du gouvernement)	L’accès peut être refusé, car les documents contiennent des renseignements datés de moins de vingt ans lors de la demande et consistant en : des avis ou recommandations élaborés par ou pour une institution fédérale ou un ministre; des comptes rendus de consultations ou délibérations auxquelles ont participé des administrateurs, dirigeants ou employés d’une institution fédérale, un ministre ou son personnel; des positions ou des plans établis dans le cadre de négociations menées au nom du gouvernement du Canada; des projets relatifs à la gestion du personnel ou à l’administration d’une institution fédérale et qui n’ont pas encore été mis en œuvre.	non	oui	oui	non
Article 22	L’accès peut être refusé, car les documents contiennent des renseignements relatifs aux méthodes et aux techniques utilisées pour réaliser des essais ou des vérifications et dont la divulgation nuirait à la tenue de ces activités ou fausserait leurs résultats.	non	oui	non	oui
Article 22.1	L’accès peut être refusé, car les documents ont moins de quinze ans à la date de la demande et contiennent le rapport préliminaire d’une vérification interne d’une institution fédérale ou d’un document de travail se rapportant à la vérification.	non	oui	oui	non
Article 23	L’accès peut être refusé, car les documents sont protégés par le secret professionnel de l’avocat.	non	oui	oui	non
Article 23.1	L’accès peut être refusé, car les documents sont protégés au titre de l’article 16.1 de la Loi sur les brevets ou de l’article 51.13 de la Loi sur les marques de commerce.	non	oui	oui	non
Article 24	Les renseignements doivent être protégés, car leur communication est restreinte au titre de l’annexe II.	oui	non	oui	non
Article 26	L’accès peut être refusé, car les documents seront publiés dans les quatre-vingt-dix jours suivant la demande ou dans le délai nécessaire attribuable aux contraintes de l’impression ou de la traduction en vue de l’impression.	non	oui	oui	non

Annexe D : Procédures obligatoires pour la publication des sommaires des demandes d’accès à l’information complétées

D.1 Date d’entrée en vigueur

D.1.1Ces procédures entrent en vigueur le 16 juillet, 2022.
D.1.2Ces procédures remplacent l’Annexe E – Critères relatifs à la publication des sommaires des demandes d’accès à l’information complétées de la Directive provisoire concernant l’administration de la Loi sur l’accès à l’information datée du 5 mai 2016.

D.2 Publier les sommaires des réponses aux demandes d’accès à l’information complétées

D.2.1Ces procédures fournissent des renseignements sur les exigences décrites dans l’article 4.1.46 de la Directive sur les demandes d’accès à l’information. Les institutions doivent :
- D.2.1.1Publier les sommaires des réponses aux demandes d’accès à l’information complétées sur le portail du gouvernement ouvert dans les 30 jours civils suivant la fin de chaque mois. Les institutions doivent également signaler lorsqu’il n’y a pas de demandes d’accès à l’information à publier pour un mois donné.
- D.2.1.2L’entrée visant chaque sommaire doit comporter les éléments suivants :
  - D.2.1.2.1le numéro de la demande attribué par l’institution;
  - D.2.1.2.2l’année et le mois où la demande a été complétée par l’institution;
  - D.2.1.2.3une description de la demande qui en reflète la formulation définitive après toute clarification obtenue du demandeur, s’il y a lieu. Fournir les renseignements dans un format compréhensible par les Canadiens, qui précise les institutions et les dates et qui utilise des mots clés. La description ne doit pas comprendre de renseignements personnels ni aucune autre information qui feraient l’objet d’une exception ou d’une exclusion au titre de la Loi ou qui pourrait révéler l’identité du demandeur.
  - D.2.1.2.4les dispositions prises à l’égard des demandes (c.-à-d., communication totale, communication partielle, exception totale, exclusion totale ou aucun document n’existe);
  - D.2.1.2.5le nombre de pages divulguées.
- D.2.1.3Publier les sommaires simultanément dans les deux langues officielles, conformément aux exigences de la Loi sur les langues officielles.
- D.2.1.4Ne pas publier de sommaires des types de demandes suivants :
  - D.2.1.4.1les demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels;
  - D.2.1.4.2les demandes présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information qui sont d'intérêt uniquement pour le demandeur ou qui contiennent principalement des renseignements personnels du demandeur;
  - D.2.1.4.3les demandes qui ont été traitées de manière informelle;
  - D.2.1.4.4les demandes qui ont été transférées à une autre institution fédérale;
  - D.2.1.4.5les demandes qui ont été abandonnées;
  - D.2.1.4.6les demandes pour lesquelles le responsable d’une institution a appliqué le paragraphe 10(2) de la Loi sur l’accès à l’information et n’a ni confirmé ni nié l’existence des documents pertinents liés à une demande d’accès à l’information;
  - D.2.1.4.7les demandes pour lesquelles le responsable de l’institution n’a pas donné suite à une demande en vertu de l’article 6.1 de la Loi.

D.3 Norme relative aux éléments de données pour la publication des réponses aux demandes d’accès à l’information complétées

La présente norme décrit en détail les exigences énoncées à l’article 4.1.47 de la Directive sur les demandes d’accès à l’information.

Il s’agit des champs que les institutions doivent remplir lorsqu’elles publient des sommaires des demandes complétées.

Titre du champ	1. Année
Description du champ	L’année où la demande a été complétée par les institutions fédérales.
Format du champ	AAAA (par exemple : 2020)
Obligatoire/facultatif	Obligatoire

Titre du champ	2. Mois
Description du champ	Le mois où la demande a été complétée par l’institution fédérale.
Format du champ	Le nom complet du mois où la demande a été complétée. Par exemple, décembre (remarque : une abréviation du mois n’est pas acceptable).
Obligatoire/facultatif	Obligatoire

Titre du champ	3. Request Number/Numéro de demande
Description du champ	L’identificateur unique attribué à la demande par l’institution.
Format du champ	A-AAAA-##### : par exemple A-2020-01234
Obligatoire/facultatif	Obligatoire

Titre du champ	4. Description de la demande (anglais)
Description du champ	Fournir une description claire et concise de la demande complétée sans identifier le demandeur ou inclure tout autre renseignement potentiellement délicat, personnel ou caviardé. La description doit : résumer la demande dans un langage simple et compréhensible pour les Canadiens; refléter la demande finale; contenir des mots clés utiles; mentionner des dates précises (p. ex., « couvrant la période 2015-2019 » plutôt que « couvrant les cinq dernières années »); renvoyer à l’institution concernée (p. ex., « tous les documents de Pêches et Océans Canada » vs « tous les documents de votre institution »). Les termes de la demande, tels que « veuillez fournir » « une copie de » « ou toute la documentation relative à », les numéros de dossier ou de référence internes et les hyperliens ou adresses Web doivent être supprimés.
Format du champ	Alpha-numérique; texte libre
Obligatoire/facultatif	Obligatoire

Titre du champ	5. Sommaire de la demande (français)
Description du champ	Fournir une description claire et concise de la demande complétée sans identifier le demandeur ou tout autre renseignement potentiellement délicat ou caviardé. Les données inscrites dans le champ doivent : résumer dans un langage simple et compréhensible pour les Canadiens; être mises à jour au besoin pour refléter les modifications apportées à la demande initiale; contenir des mots clés utiles; mentionner des dates précises (p. ex., « couvrant la période 2015-2019 » plutôt que « couvrant les cinq dernières années »); contenir des renvois propres à l’institution (p. ex., « tous les documents de Pêches et Océans Canada » vs « tous les documents de votre institution »). Les termes de la demande, tels que « veuillez fournir » « une copie de » « ou toute la documentation relative à », les numéros de dossier ou de référence internes et les hyperliens ou adresses Web doivent être supprimés.
Format du champ	Alpha-numérique; texte libre
Obligatoire/facultatif	Obligatoire

Titre du champ	6. Décision
Description du champ	Indiquer si les documents ont été entièrement communiqués, communiqués en partie, entièrement exemptés, entièrement exclus ou si aucun document n’existe.
Format du champ	Le statut doit être l’une des cinq options : Communication totale Communication partielle Exception totale Exclusion totale Aucun document n’existe
Obligatoire/facultatif	Obligatoire

Titre du champ	7. Nombre de pages
Description du champ	Le nombre de pages qui ont été entièrement ou partiellement communiquées au demandeur, ou une valeur de 0 si aucun document n’a été communiqué au demandeur.
Format du champ	Numérique. Par exemple 0, 10 ou 25
Obligatoire/facultatif	Obligatoire

Nom du champ	8. Renseignements supplémentaires (anglais)
Description	Les institutions peuvent fournir tout renseignement supplémentaire dans ce champ en anglais.
Type de format	Texte libre
Exemple	Les documents fournis comprennent les versions les plus récentes.
Obligatoire/facultatif	Facultatif

Nom du champ	9. Renseignements supplémentaires (français)
Description	Les institutions peuvent fournir tout renseignement supplémentaire dans ce champ en français.
Type de format	Texte libre
Exemple	Les documents fournis comprennent les versions les plus récentes.
Obligatoire/facultatif	Facultatif

Annexe E : Procédures et plateformes obligatoires pour le traitement des demandes d’accès à l’information

Cette annexe fournit des détails sur les exigences énoncées aux sections 4.1.16 et 4.1.17 de la Directive sur les demandes d’accès à l’information.

E.1 Date d’entrée en vigueur

E.1.1Cette liste a été mise à jour le 13 juillet 2022.

E.2 Plateformes désignées

E.2.1Réception des demandes
- E.2.1.1La plateforme désignée est l’AIPRP en ligne du SCT.
- E.2.1.2Les demandes peuvent être reçues sous d’autres supports, tels que le courrier électronique ou le papier.
E.2.2Il n’y a aucune plateforme prescrite pour le traitement des demandes. Cependant, les solutions approuvées pour les ministères sont accessibles par le biais des outils de passation de marchés désignés pour les solutions logicielles de traitement des demandes d’AIPRP.
E.2.3Pour demander une exception aux plateformes désignées, les institutions fédérales doivent s’adresser à la Division de la Politique sur l’accès à l’information et du rendement afin d’obtenir de plus amples renseignements.