Archivée - Délégation des pouvoirs financiers
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Bulletin d'information
DATE : le 23 octobre 1996
AUX : Agents financiers supérieurs et Agents financiers supérieurs à temps plein
OBJET : Délégation des pouvoirs financiers
La diversification des modes d'exécution des programmes et de prestation des services a constitué l'un des principaux thèmes du budget fédéral déposé cette année. Les ministères sont invités à explorer de nouveaux types d'arrangement, en particulier avec le secteur privé et d'autres ordres de gouvernement.
L'un des principaux aspects de ces nouveaux arrangements est la répartition des responsabilités, la délégation des pouvoirs, ainsi que le partage et l'exécution de la responsabilité.
De nombreux ministères se sont informés sur la question de savoir si les pouvoirs financiers prévus dans la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) pouvaient être délégués à des organisations de l'extérieur, et nous avons jugé bon de leur fournir des directives globales.
Si des pouvoirs sont expressément délégués par la loi, et que celle ci autorise le ministre à les subdéléguer en vertu, par exemple, des articles 33 et 34 de la LGFP, et si cette loi ne restreint pas la délégation à des fonctionnaires fédéraux, le ministre peut choisir de déléguer les pouvoirs à des personnes qui ne sont pas des fonctionnaires fédéraux.
Quand un ministère envisage de conclure une entente sur un nouveau mode de prestation ou d'exécution, il doit examiner minutieusement les autorisations qu'il entend déléguer à des personnes autre que des fonctionnaires fédéraux et déterminer, à partir de ce qui est indiqué plus haut, si une telle délégation est acceptable.
Dans certains cas, les pouvoirs financiers devront être délégués en même temps que des pouvoirs d'un autre ordre. Par exemple, la Loi d'exécution du budget de 1996 a modifié la LGFP et la Loi sur l'emploi dans la fonction publique de façon à permettre la délégation de pouvoirs en matière de la gestion du personnel à des personnes qui ne sont pas des fonctionnaires fédéraux. Les pouvoirs en matière de gestion du personnel doivent être utilisés de concert avec les pouvoirs financiers appropriés.
Dans tous les cas, les contrôles nécessaires doivent être mis en place, afin que les pouvoirs en cause soient dûment exercés. Vous trouverez ci joint, à titre d'information, une courte description des contrôles applicables selon les articles 33 et 34 de la LGFP.
Enfin, nous entendons modifier le chapitre 2-1 du volume sur la fonction de contrôleur du Manuel du Conseil du Trésor, afin d'ajouter les renseignements ci joints. Si vous avez des commentaires ou suggestions complétant ceux ci, je vous prie de me les signaler. Pour toute question ou observation, vous pouvez communiquer avec Gilles Vézina, gestionnaire responsable du présent projet, au (613) 957 9660.
Le sous-contrôleur général intérimaire,
(signé)
R.J. Neville
Délégation des pouvoirs financiers dans les cas de la diversification des modes d'exécution des programmes
ÉLÉMENTS D'UN CADRE DE CONTRÔLE
DÉLÉGATION - GÉNÉRALITÉS
- Le libellé des articles 34 et 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) permet aux organismes de déléguer les pouvoirs financiers à des personnes qui ne sont pas des fonctionnaires fédéraux. Dans la mesure où le ministre désigne par écrit la personne à laquelle les pouvoirs financiers sont délégués, celle-ci peut exercer ces pouvoirs au nom du ministre.
- Les ministres et les administrateurs généraux doivent déléguer et communiquer les pouvoirs financiers d'une manière qui permette d'assurer un contrôle sur l'utilisation des deniers publics en procédant à une répartition appropriée des responsabilités.
- Les ministères doivent établir des politiques et des procédures qui garantissent un contrôle des pouvoirs délégués et la compréhension de leurs responsabilités par les personnes auxquelles les pouvoirs ont été délégués.
- Seules les personnes auxquelles ces pouvoirs ont été officiellement délégués sont autorisées à exercer les pouvoirs en question.
- Le processus doit garantir que les signatures des personnes autorisées à exercer les pouvoirs sont authentifiées avant que l'opération ne puisse se poursuivre.
- Les pouvoirs doivent être délégués à des postes désignés par leur titre et non à des personnes désignées par leur nom.
- Les pouvoirs délégués à un poste doivent être exercés uniquement par le titulaire du poste qui aura été dûment désigné à cette fin par l'agent dont le poste relève.
- Les personnes dûment désignées pour exercer des pouvoirs délégués ne peuvent pas déléguer à leur tour ces pouvoirs.
GRANDS PRINCIPES ET ÉLÉMENTS DE POLITIQUE - ARTICLE 34 DE LA LGFP
- Toutes les opérations touchant le Trésor (c'est-à-dire les opérations de paiement) doivent être vérifiées et attestées en vertu de l'article 34 de la LGFP.
- La charge de vérifier chacun des comptes incombe aux agents investis du pouvoir de confirmer et d'attester l'admissibilité du bénéficiaire en vertu de l'article 34 de la LGFP. Il appartient aux personnes auxquelles ce pouvoir a été confié de vérifier l'exactitude du paiement et de la procédure de vérification des comptes. L'article 34 de la LGFP prévoit que le fondé de pouvoir
atteste ce qui suit :
- le bénéficiaire a droit ou est admissible au paiement;
- le paiement est conforme aux modalités du marché ou de l'entente;
- l'opération est exacte et que les codes financiers ont été indiqués; et
- l'opération est conforme à tous les règlements, lois, décrets en conseil et politiques du Conseil du Trésor pertinents, notamment les politiques sur les voyages.
- Le processus de vérification des comptes doit permettre d'obtenir des preuves vérifiables, ce qui comprend l'identification des divers intervenants.
RESPONSABILITÉS - ARTICLE 34 DE LA LGFP
- Les personnes qui ont été investies de pouvoirs délégués en vertu de l'article 34 de la LGFP doivent recevoir un ensemble d'instructions ou de procédures garantissant qu'elles respectent toutes les exigences ministérielles, juridiques et réglementaires.
- Les agents investis de pouvoirs délégués d'effectuer des paiements en vertu de l'article 33 de la LGFP sont tenus d'émettre les instructions en question et de prévoir le système de vérification des comptes ainsi que les contrôles financiers connexes.
RESPONSABILITÉS - ARTICLE 33 DE LA LGFP
- Les agents financiers investis de pouvoirs d'autoriser des paiements en vertu de l'article 33 de la LGFP doivent veiller à ce qu'un processus adéquat soit mis en place pour vérifier les comptes en vertu de l'article 34 de la LGFP et à ce que le processus soit dûment et scrupuleusement respecté.
- Les pouvoirs prévus à l'article 33 de la LGFP peuvent être délégués à une personne de l'extérieur de la fonction publique. Toutefois, l'agent financier supérieur (AFS) du ministère, responsable de la qualité générale de la gestion financière demeure entièrement responsable de l'efficacité et efficience de la personne exerçant ces pouvoirs en conformité aux normes et aux objectifs de contrôle du ministère.
- Par conséquent, il conviendrait que l'AFS établisse des procédures et, probablement, un programme de vérification destiné à s'assurer que les pouvoirs prévus à l'article 33 de la LGFP sont exercés conformément aux normes et aux objectifs de contrôle du ministère. En outre, l'AFS doit veiller à ce que les mécanismes appropriés soient en place pour permettre à la personne investie des pouvoirs prévus à l'article 33 de la LGFP de vérifier la légitimité des paiements et la disponibilité des fonds.
AUTRES
- Deux autres principes doivent être respectés :
- les pouvoirs signature prévu aux articles 33 et 34 de la LGFP par rapport à une demande particulière de paiement ne seront jamais exercés par la même personne;
- nul n'exercera un pouvoir de dépenser (article 34 de la LGFP) à l'égard d'une demande de paiement dont il peut bénéficier personnellement, de façon directe ou indirecte.
- De plus, on doit mettre en place les procédures visant à garantir le traitement adéquat des cessions des dettes de la Couronne ou des procurations reconnues comme étant en vigueur par le Receveur général.