Lignes directrices concernant la discipline

1. Conventions collectives

   Passez en revue les dispositions concernant la discipline dans la convention collective applicable.

2. Étapes pour déterminer l'inconduite et la mesure disciplinaire appropriée
   • Déterminez si les règles et les ordonnances ont été appliquées de manière juste et uniforme.
   • Menez une enquête équitable et objective dans les plus brefs délais.
   • Déterminez si l'employé a bénéficié de la procédure administrative établie (voir la rubrique « Enquêtes et entrevues » qui suit).
   • Déterminez s'il y a effectivement eu inconduite.
   • Déterminez la mesure disciplinaire appropriée, compte tenu des circonstances atténuantes et aggravantes.
3. Enquêtes et entrevues
   • Menez une enquête au sujet de l'inconduite présumée aussitôt que possible après l'incident en question.
   • Menez l'enquête de manière équitable et objective, fournissez les éléments suivants et tenez-en compte :
     • les renseignements généraux sur la situation ayant mené à l'incident en question;
     • les observations du ou des témoins;
     • la réponse de l'employé aux allégations;
     • une analyse des faits;
     • la conclusion indiquant s'il y a effectivement eu des actes répréhensibles.

   Dans le contexte de la procédure administrative établie, l'employé a le droit d'être informé de l'inconduite présumée qu'on lui reproche et de pouvoir répondre aux allégations. Les entrevues avec les employés ont habituellement lieu en privé. Les gestionnaires sont encouragés à consulter la convention collective applicable et à informer l'employé des dispositions contenues dans celle-ci en ce qui concerne la présence d'un représentant syndical ou d'un autre représentant à l'entrevue. Les gestionnaires peuvent aussi décider de se faire accompagner à l'entrevue par un conseiller en ressources humaines ou par un autre collègue de la direction. Les documents sur les résultats de l'entrevue, notamment le rapport d'enquête, le cas échéant, doivent être conservés et mis à la disposition de l'employé.

   On peut imposer une suspension pendant l'enquête sur l'inconduite dont est soupçonné l'employé lorsque sa présence au travail ne peut être tolérée ou risque de nuire à l'enquête. (Voir l'annexe B au sujet des principes applicables à la suspension pour une période indéfinie énoncés dans la décision de la Commission des relations de travail dans la fonction publique (2002 CRTFP 9), Larson c. Conseil du Trésor (Solliciteur général Canada - Service correctionnel)

4. Détermination de la mesure disciplinaire appropriée

   Chaque incident d'inconduite présumée est examiné sur une base individuelle. Compte tenu des circonstances, de l'avis de la direction, quelles mesures s'imposent pour corriger le comportement indésirable? Les mesures disciplinaires ne doivent pas être punitives. Si les efforts déjà faits pour corriger ce comportement n'ont pas donné les résultats voulus, ou si l'inconduite de l'employé est flagrante à un point tel qu'il n'est pas possible d'envisager qu'il conserve son emploi, le licenciement peut logiquement être la seule mesure appropriée.

   Des circonstances atténuantes, comme la durée du service de l'employé, son dossier antérieur, la gravité de l'infraction et les circonstances particulières de chaque cas peuvent justifier des variations dans la réaction de la direction à des infractions apparemment semblables. Quelle que soit la réaction, les mesures disciplinaires sont fonction de la nature de l'infraction, des circonstances et de tout facteur atténuant. Il serait peut-être aussi avisé de consulter votre spécialiste des relations de travail et d'examiner la jurisprudence applicable.

   Il est fortement conseillé de ne pas tarder à prendre la mesure disciplinaire, car un long délai entre le manquement à la discipline et la réaction de la direction tend à dissocier l'infraction de la mesure corrective. Un tel retard peut également être considéré comme une tolérance de l'infraction et affaiblir la position de la direction à l'arbitrage du grief.

5. Souplesse et application de mesures disciplinaires

   Il est recommandé d'éviter des formules de correspondance rigides entre les infractions et les mesures disciplinaires. Une mesure disciplinaire de plus en plus sévère peut être justifiée en cas d'inconduites répétées.

6. Réunion à laquelle la mesure disciplinaire est imposée

   N'oubliez pas d'appliquer les principes d'équité procédurale. Conformément à ces principes, lorsqu'une décision d'imposer une mesure disciplinaire a été prise, l'employé devrait en être informé aussitôt que possible lors d'une réunion disciplinaire. Les gestionnaires devraient consulter la convention collective applicable et informer l'employé des dispositions qu'elle prévoit quant à la présence d'un représentant syndicale ou d'un autre représentant à la réunion. Un employé doit être informé des éléments suivants à la réunion disciplinaire :

   • la ou les mesures disciplinaires imposées;
   • les motifs pour lesquels la ou les mesures ont été choisies;
   • les circonstances atténuantes et les facteurs contributifs pris en considération pour en arriver à cette décision;
   • la manière et le délai en fonction desquels la ou les mesures disciplinaires seront appliquées s'il s'agit d'une suspension, d'une sanction pécuniaire, d'une rétrogradation et d'un licenciement;
   • le droit de présenter un grief individuel.

   Les conventions collectives applicables peuvent aussi exiger de la direction d'informer les représentants locaux du syndicat quand elle prend des mesures disciplinaires précises. À la réunion disciplinaire, l'employé devrait se faire remettre par écrit une description de la mesure disciplinaire qui lui est imposée.

   L'arrêt de la Cour suprême du Canada Baker c. Canada (Ministre de la Citoyenneté et de l'Immigration), [1999] 2 R.C.S. 817 éclaire davantage les principes d'équité procédurale :

   L'obligation d'équité procédurale est souple et variable et repose sur une appréciation du contexte de la loi et des droits visés.  Les droits de participation qui en font partie visent à garantir que les décisions administratives sont prises au moyen d'une procédure équitable et ouverte, adaptée au type de décision et à son contexte légal, institutionnel et social, comprenant la possibilité donnée aux personnes visées de présenter leur point de vue et des éléments de preuve qui seront dûment pris en considération par le décideur.

7. Documentation

   Un document sur la mesure disciplinaire imposée doit être versé au dossier personnel de l'employé. En matière de discipline, seuls les documents dont l'employé a connaissance peuvent être versés à son dossier personnel. Si l'employé refuse d'attester qu'il est au courant que des documents sont versés à son dossier, on peut y verser une note à cet effet. Tous les documents ou toutes les déclarations écrites concernant une mesure disciplinaire qui auraient été versés au dossier personnel d'un employé doivent être détruits conformément à la disposition applicable de la convention collective ou à l'article 4 du Règlement sur la protection des renseignements personnels.

En déterminant si une suspension pour une période indéfinie était justifiée, les arbitres de grief ont tenu compte des principes suivants tirés de la décision de la Commission des relations de travail dans la fonction publique (2002 CRTFP 9), Larson c. Conseil du Trésor (Solliciteur général Canada - Service correctionnel) :

1. La question, dans un grief de cette nature, n'est pas de savoir si l'employé s'estimant lésé est coupable ou innocent, mais de déterminer si sa présence, en tant qu'employé de [l'organisation], peut être considérée comme posant un risque raisonnablement sérieux et immédiat aux intérêts légitimes de l'employeur.
2. C'est à [l'employeur] qu'il incombe de convaincre le tribunal de l'existence d'un tel risque, et le simple fait qu'une accusation au criminel a été portée n'est pas suffisant pour s'acquitter de ce fardeau. [L'employeur] doit aussi établir que la nature de l'accusation est telle qu'elle risque d'avoir un effet dommageable, préjudiciable ou nuisible pour la réputation de [l'employeur] ou du produit, qu'elle peut rendre l'employé inapte à s'acquitter correctement de ses fonctions, qu'elle aura un effet préjudiciable sur les autres employés de [l'employeur] ou sur ses clients, ou encore qu'elle entachera la réputation générale de [l'employeur].
3. [L'employeur] doit prouver qu'(il) a bel et bien enquêté du mieux qu'(il) le pouvait sur l'accusation au criminel, en essayant sincèrement d'évaluer le risque que présente le maintien de l'employé s'estimant lésé dans ses fonctions. Sur ce point, le fardeau de la preuve imposé à [l'employeur] est bien moindre lorsque la police a déjà enquêté sur l'affaire et qu'elle a déjà obtenu des preuves suffisantes pour que des accusations soient portées que lorsque c'est [l'employeur] qui entame les procédures.
4. Il incombe également à [l'employeur] de démontrer qu'(il) a pris des mesures raisonnables pour s'assurer si le risque lié au maintien de l'employé s'estimant lésé dans ses fonctions pouvait être réduit par des moyens tels qu'une surveillance plus serrée ou une mutation dans un autre poste.
5. Durant la période de suspension, il incombe toujours à [l'employeur] d'envisager objectivement la possibilité d'une réintégration de l'employé dans son poste dans un délai raisonnable suivant la suspension, à la lumière des nouveaux faits ou des nouvelles circonstances qui pourraient être portés à l'attention de [l'employeur] pendant la suspension. Là encore, ces aspects doivent être évalués compte tenu de l'existence d'un risque raisonnable pour les intérêts légitimes de [l'employeur].