Lignes directrices concernant le licenciement ou la rétrogradation pour rendement insatisfaisant; le licenciement ou la rétrogradation pour des raisons autres qu’un manquement à la discipline ou une inconduite; et le licenciement en cours de stage

Les présentes lignes directrices remplacent les lignes directrices suivantes publiées le 1^er avril 2005 :

• Lignes directrices sur la rétrogradation ou le licenciement pour rendement insatisfaisant
• Lignes directrices sur la rétrogradation ou le licenciement pour autres raisons (incapacité médicale)
• Lignes directrices sur le renvoi en cours de stage

Les présentes lignes directrices appuient les principes énoncés dans le Cadre de politique pour la gestion des personnes en fournissant des conseils visant à promouvoir une gestion judicieuse des ressources humaines dans toute l'administration publique centrale.

Rendement insatisfaisant : L'alinéa 12(1)d) de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) autorise chaque administrateur général de l'administration publique centrale à licencier ou à rétrograder un employé dont le rendement est insatisfaisant, selon lui. Le paragraphe 12.2(1) autorise la délégation de ce pouvoir.

Autres raisons: L'alinéa 12(1)e) de la LGFP autorise tous les administrateurs généraux de l'administration publique centrale à licencier ou à rétrograder un employé pour des raisons autres qu'un manquement à la discipline ou une inconduite. De telles mesures doivent être imposées pour les motifs énoncés au paragraphe 12(3) de la LGFP. Le paragraphe 12.2(1) autorise la délégation de ce pouvoir.

En cours de stage: Le paragraphe 61(1) de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP) autorise le Conseil du Trésor à fixer, par règlement, la période de stage applicable aux catégories d'employés nommés par voie de nomination externe à la fonction publique. Le paragraphe 62(1) de la LEFP investit les administrateurs généraux du pouvoir de licencier des employés au cours de la période de stage fixée par un règlement du Conseil du Trésor. Le paragraphe 24(1) de la LEFP autorise la délégation de ce pouvoir.

Les présentes lignes directrices aident les conseillers en ressources humaines de l'administration publique centrale à s'acquitter de leur rôle consistant à fournir des conseils et des avis à la direction relativement à la gestion de situations comme les suivantes :

• le rendement de l'employé est insatisfaisant et la prise d'une mesure pour le rétrograder ou le licencier est envisagée;
• le licenciement ou la rétrogradation de l'employé pour des raisons autres qu'un manquement à la discipline ou une inconduite est envisagée. La rétrogradation ou le licenciement pour incapacité médicale sont les mesures les plus souvent imposées. La rétrogradation ou le licenciement pour d'autres raisons peuvent aussi s'appliquer lorsque l'employé est incapable de s'acquitter des exigences fondamentales du poste (p. ex., détenir un permis de conduire valide), a abandonné son poste ou est incapable de satisfaire aux exigences de sécurité du poste;
• le licenciement en période de stage est envisagé.

Sur demande, l'équipe de la Représentation patronale en recours du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) peut prodiguer des avis et des conseils sur le licenciement ou sur la rétrogradation.

Il est recommandé de consigner les mesures prises pour agir de manière compatible avec les principes suivants.

1. Lorsque l'on prend la décision de licencier ou de rétrograder un employé dont le rendement est jugé insatisfaisant, les principes directeurs suivants doivent s'appliquer :
   • le niveau de rendement exigé de l'employé a été déterminé;
   • le niveau de rendement exigé a été communiqué à l'employé;
   • l'employé a bénéficié de suffisamment de supervision et d'instructions;
   • l'employé a disposé d'une période raisonnable pour atteindre le niveau de rendement requis;
   • l'employé a reçu un nombre suffisant d'avertissements quant aux conséquences auxquelles il s'exposait en persistant à ne pas offrir le niveau de rendement exigé;
   • après avoir établi que l'employé est incapable de fournir le niveau de rendement exigé, on envisage de déployer suffisamment d'efforts pour lui trouver un autre emploi pour lequel il possède les compétences voulues.

   N'oubliez pas que la jurisprudence établie prévoit que le gestionnaire délégataire doit informer par écrit l'employé d'une décision relative à sa rétrogradation ou à son licenciement. L'avis doit préciser les motifs et la date d'effet de la décision, et il doit également informer l'employé de son droit de contester la décision en présentant un grief.

2. Lorsqu'on prend la décision de licencier ou de rétrograder un employé pour d'autres raisons, comme l'incapacité médicale, les principes directeurs suivants doivent s'appliquer :
   • l'employé est incapable de travailler depuis longtemps en raison d'une maladie ou d'une invalidité, a épuisé tous ses crédits de congé de maladie et aurait pu se voir accorder un congé non payé; 
   • l'employé ne sera pas en mesure de retourner au travail dans un avenir prévisible. Pour en arriver à cette conclusion, il faut que des médecins de Santé Canada ou d'autres médecins jugés qualifiés par l'employeur, ou les deux, évaluent l'état de santé de l'employé;
   • dans le cas d'un employé qui a été examiné par des médecins de Santé Canada, par d'autres médecins jugés qualifiés par l'employeur ou par les deux et qui est jugé « apte à travailler avec certaines réserves », des efforts ont été faits pour prendre en considération l'état de santé de l'employé sans causer de contrainte excessive compte tenu des questions de santé, de sécurité et de coût;
   • l'employé a été informé qu'il pouvait se prévaloir des services offerts dans le cadre du Programme d'aide aux employés;
   • d'autres solutions, comme la démission ou la retraite pour raisons de santé, ont été proposées à l'employé.

   N'oubliez pas que la jurisprudence établie prévoit que le gestionnaire délégataire doit informer par écrit l'employé d'une décision relative à sa rétrogradation ou à son licenciement. L'avis doit préciser les motifs et la date d'effet de la décision, et il doit également informer l'employé de son droit de contester la décision en présentant un grief.

3. Lorsqu'on prend la décision de licencier un employé en cours de stage, les principes directeurs suivants doivent s'appliquer :
   • l'employé en stage connaît les fonctions et les exigences particulières du poste;
   • l'employé en stage est au courant des normes de rendement et de conduite;
   • l'employé en stage est avisé lorsqu'il doit améliorer son rendement ou sa conduite;
   • l'employé en stage reçoit la formation nécessaire pour exercer les fonctions du poste.

La période de stage sert à déterminer si l'employé est apte à occuper le poste auquel elle a été nommée. L'évaluation peut comporter une appréciation de l'un ou l'autre des éléments suivants, selon le cas :

• la fiabilité de l'employé, notamment son assiduité;
• la compatibilité de l'employé avec ses collègues ou avec les clients;
• la capacité de l'employé de satisfaire aux exigences de l'emploi, y compris celles inhérentes à la charge de travail;
• la capacité de l'employé d'observer les politiques, procédures et pratiques établies, de même que les codes de conduite.

N'oubliez pas de tenir compte de la jurisprudence établie, à savoir que la décision de licencier l'employé en cours de stage doit être fondée sur des motifs objectifs démontrables, et qu'elle ne doit pas être prise de façon arbitraire ni discriminatoire, ni être entachée de mauvaise foi. Cela signifie que le gestionnaire ou le superviseur doit être persuadé que l'employé ne convient pas pour le poste et doit être capable de démontrer qu'il a agi de bonne foi en se fondant sur le fait que l'employé ne convenait pas pour le poste. Les motifs sur lesquels une telle décision peut s'appuyer incluent un rendement insatisfaisant ou une inconduite.

Le gestionnaire délégataire doit informer l'employé par écrit de la décision de le licencier en cours de stage et préciser le motif et la date d'effet de la décision.

Rétrogradation (demotion)

désigne une mesure prise par l'employeur pour nommer un employé à un poste ayant un taux de rémunération maximal moins élevé.

Grief individuel (individual grievance)

désigne une plainte déposée par écrit par un fonctionnaire pour son propre compte, conformément à l'article 208 de la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique, au Règlement de la Commission des relations de travail dans la fonction publique ou aux clauses pertinentes de la convention collective applicable.

Incapacité médicale (medical incapacity)

désigne une absence involontaire prolongée du travail causée par une maladie ou une incapacité qui empêche l'employé de remplir les obligations de son emploi.

Retraite pour raisons de santé (medical retirement)

désigne la retraite pour invalidité d'un employé reconnu par des médecins de Santé Canada comme ayant une déficience l'empêchant d'occuper tout emploi pour lequel il est raisonnablement qualifié.

Licenciement (termination)

désigne le renvoi motivé d'un employé de l'administration publique centrale.

Rendement insatisfaisant (unsatisfactory performance)

désigne une lacune involontaire du rendement, soit de l'incapacité d'exercer les fonctions de son poste suivant une norme raisonnable.

L'employé rétrogradé ou licencié pour rendement insatisfaisant ou pour des raisons autres qu'un manquement à la discipline ou une inconduite peut contester la décision en présentant un grief individuel au palier final de la procédure de règlement des griefs en vertu du Règlement de la Commission des relations de travail dans la fonction publique et des dispositions de toute convention collective applicable. Les griefs individuels peuvent aussi être renvoyés à l'arbitrage en vertu du sous-alinéa 209(1)c)(i) de la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique (LRTFP).

L'employé licencié en cours de stage peut contester son licenciement en présentant un grief individuel au palier approprié de la procédure de règlement des griefs en vertu du Règlement de la Commission des relations de travail dans la fonction publique  et de la convention collective applicable. Toutefois, le paragraphe 211a) de la LRTFP ne permet pas le renvoi à l'arbitrage de tels griefs.

• Loi sur la gestion des finances publiques
• Loi sur l'emploi dans la fonction publique
• Loi sur les relations de travail dans la fonction publique
• Règlement de la Commission des relations de travail dans la fonction publique
• Cadre de politique pour la gestion des personnes
• Conventions collectives

Veuillez adresser vos demandes de renseignements sur ces lignes directrices aux responsables des relations de travail de l'administration centrale de votre ministère, lesquels peuvent communiquer avec leur analyste de l'équipe de la Représentation patronale en recours au SCT pour en obtenir une interprétation :

Équipe de la représentation patronale en recours
Rémunération et relations de travail
Secrétariat du Conseil du Trésor
Ottawa (Ontario) K1A 0R5