Ligne directrice sur le processus opérationnel commun en gestion financière 3.1 - gestion du cycle de l'approvisionnement au paiement
Longue description de l'image : Figure 1. Diagramme de niveau 2 de la Gestion du cycle de l'approvisionnement au paiement
La figure est un diagramme formé de sous-processus, de connecteurs, d’intrants et d’extrants, et enfin, d’interrogations appelant une décision. Des sous-processus sont répartis en groupes de sous-processus.
Ce diagramme illustre le modèle de niveau 2 du processus opérationnel 3.1 – Gestion du cycle de l’approvisionnement au paiement. Il part d’un connecteur du processus opérationnel 1.1 – Gestion de la planification et de la budgétisation, qui produit un intrant sous la forme d’un budget approuvé pour le premier groupe de sous-processus de la Gestion des besoins, qui débute par le sous-processus 3.1.1 – Définir les besoins.
Le chemin atteint le sous-processus 3.1.2 – Déterminer/exercer le pouvoir approprié d’engager la dépense, exécuté en même temps que le groupe de sous-processus du Contrôle des engagements, lequel groupe comprend les sous-processus 3.1.3 – Vérifier les soldes non grevés (article 32 de la LGFP) et 3.1.4 – Gérer les engagements (article 32 de la LGFP). Au terme de ces trois sous-processus, une demande de biens ou de services (extrant) est produite et utilisée dans le groupe de sous-processus de la Gestion des marchés, formé du sous-processus 3.1.5 – Gérer les marchés (pouvoir requis pour exécuter l’opération) qui produit un marché approuvé (extrant).
Les opérations se déplacent ensuite vers le groupe de sous-processus de l’Administration des marchés et des produits, dont l’intrant, sous forme de produits livrés, est utilisé dans le sous-processus 3.1.6 – Administrer les marchés et les produits livrables (article 34 de la LGFP). Ce sous-processus aboutit à l’interrogation « Actif? ». Le chemin de la réponse OUI conduit à un connecteur de sortie vers un des processus opérationnels suivants :
- 4.1 – Gestion des autres biens en immobilisations;
- 4.2 – Gestion des biens immobiliers;
- 4.3 – Gestion des inventaires.
Le chemin de la réponse OUI rejoint celui de la réponse NON dans le groupe de sous-processus de la Gestion des comptes créditeurs où :
- la facture (intrant) est utilisée dans le sous-processus 3.1.7 – Gérer les comptes créditeurs;
- l’opération est attestée en vertu de l’article 34 de la LGFP;
- l’attestation est l’extrant du groupe de sous-processus.
Les opérations se poursuivent au groupe de sous-processus de la Gestion des paiements, où la demande de paiement (intrant) est utilisée dans le sous-processus 3.1.8 – Autoriser le paiement. Les opérations se déplacent ensuite au sous-processus 3.1.9 – Effectuer le paiement, exécuté par le receveur général, qui aboutit à la production d’un fichier de retour des paiements (extrant).
On se trouve ensuite devant l’interrogation « Contrôle de la qualité effectué? ». Le chemin du NON conduit au connecteur de sortie vers le processus opérationnel 8.1 – Gestion de la vérification après paiement avant de rejoindre le chemin du OUI vers le processus opérationnel 8.2 – Gestion de la clôture financière, qui vient clore le processus opérationnel 3.1 – Gestion du cycle de l’approvisionnement au paiement.