Ligne directrice sur le processus opérationnel commun en gestion financière 3.1 - gestion du cycle de l'approvisionnement au paiement

Longue description de l'image : Figure 15. Gestion du cycle de l'approvisionnement au paiement pour l'utilisation d'une carte d'achat- diagramme d'opérations de niveau 2 du processus

La figure est un diagramme formé de sous-processus, connecteurs, données d’entrée et de sortie et décisions. Des sous-processus sont répartis en groupes de sous-processus.

Ce diagramme illustre un autre modèle d’opérations de niveau 3 du processus opérationnel  3.1 – Gestion du cycle de l’approvisionnement au paiement lorsque les achats sont effectués au moyen d’une carte d’achat. Il part d’un connecteur d’entrée du processus opérationnel 1.1 – Gestion de la planification et de la budgétisation, source de l’intrant sous la forme d’un budget approuvé pour le premier groupe de sous-processus de la Gestion des besoins, qui débute par le sous-processus 3.1.1 – Définir les besoins.

Les opérations continuent avec le sous-processus 3.1.2 – Déterminer/exercer le pouvoir approprié d’engager la dépense, exécuté en même temps que le groupe de sous-processus du Contrôle des engagements, qui comprend les sous-processus 3.1.3 – Vérifier les soldes non grevés (article 32 de la LGFP) et 3.1.4 – Gérer les engagements (article 32 de la LGFP). Au terme de ces trois sous-processus, est produite une demande de biens ou de services (extrant), utilisée dans le groupe de sous-processus de la Gestion des marchés, formé du sous-processus 3.1.5 – Gérer les marchés (pouvoir requis pour exécuter l’opération) donnant lieu à la production d’un marché approuvé (extrant).

Les opérations portent ensuite sur le groupe de sous-processus de l’Administration des marchés  et des produits et paiement au fournisseur, dont l’intrant, sous la forme de produits livrés, est utilisé dans le sous-processus – Administrer les marchés et les produits (article 34 de la LGFP), qui produit un extrant sous forme d’une facture payée.

Ce sous-processus aboutit à l’interrogation « Actif? ». Le chemin du OUI conduit à un connecteur de sortie vers l’un des processus opérationnels suivants :

• 4.1 – Gestion des autres biens en immobilisations;
• 4.2 – Gestion des biens immobiliers;
• 4.3 – Gestion des inventaires.

Le chemin du OUI rejoint celui du NON dans le groupe de sous-processus de la Gestion des paiements à la compagnie émettrice de cartes de crédit, où l’intrant sous la forme d’un relevé de transactions de la carte d’achat est utilisé dans le sous-processus 3.1.8 – Autoriser le paiement. Le chemin continue vers le sous-processus 3.1.9 – Effectuer le paiement, qui produit un extrant sous la forme d’un fichier générique de retour (de paiements).

Les opérations passent ensuite au groupe de sous-processus de la Gestion des comptes créditeurs où le sous-processus 3.1.7 – Gérer les comptes créditeurs (article 34 de la LGFP) aboutit à la production de l’attestation en vertu de l’article 34 de la LGFP (extrant).

Les opérations se poursuivent au processus opérationnel 8.1 – Gestion de la vérification après paiement avant d’arriver au processus opérationnel  8.2 – Gestion de la clôture financière, qui vient clore le processus opérationnel  3.1 – Gestion du cycle de l’approvisionnement au paiement.

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