Archivée [2012-01-16] - Directive concernant l'administration de la Loi sur l'accès à l'information
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1. Date d'entrée en vigueur
1.1 La présente directive entre en vigueur le 1er avril 2010.
2. Application
2.1 La présente directive s'applique aux institutions fédérales au sens de l'article 3 de la Loi sur l'accès à l'information (la Loi), y compris toute société d'État mère ou filiale en propriété exclusive d'une telle société.
2.2 La présente directive ne s'applique pas à la Banque du Canada.
2.3 La présente directive ne s'applique pas aux renseignements qui sont exclus en vertu de la Loi sur l'accès à l'information.
3. Contexte
3.1 La Loi sur l'accès à l'information donne aux citoyens canadiens, aux résidents permanents et à toute personne physique ou morale présente au Canada le droit d'accès aux documents des institutions fédérales, sous réserve d'exceptions précises et limitées, et prévoit que les décisions relatives à la divulgation des renseignements sont susceptibles d'être examinées indépendamment du gouvernement. La Loi précise qu'elle vise à compléter les procédures actuelles d'accès aux renseignements du gouvernement et qu'elle ne vise pas à restreindre l'accès aux renseignements que les institutions fédérales mettent normalement à la disposition du public, indiquant ainsi l'importance de l'accès informel. Le gouvernement du Canada s'engage à l'ouverture et à la transparence en respectant l'esprit et les exigences de la Loi sur l'accès à l'information, du Règlement sur l'accès à l'information et des instruments de politique connexes.
3.2 L'administration de la Loi sur l'accès à l'information est la responsabilité des responsables des institutions fédérales. Les responsables des institutions fédérales, ou leurs délégués, traitent les demandes d'accès à l'information en conformité avec les dispositions de la Loi sur l'accès à l'information et du Règlement sur l'accès à l'information qui définissent, entre autres, l'obligation d'aider les auteurs de demandes, les paramètres s'appliquant à la transmission des demandes d'accès à l'information, à la prorogation du délai et aux frais exigibles, aux motifs d'exception et d'exclusion, le processus d'avis aux tiers, la langue de communication, le support et le mode d'accès. La présente directive appuie les responsables et leurs délégués dans l'administration de la Loi sur l'accès à l'information en fournissant des directions précises pour répondre aux demandes d'accès en vertu la Loi sur l'accès à l'information et en établissant des principes pour aider les auteurs de demandes d'information.
3.3 La présente directive est émise conformément à l'alinéa 70(1)c) de la Loi sur l'accès à l'information.
3.4 La présente directive doit être lue de concert avec la Loi sur l'accès à l'information, le Règlement sur l'accès à l'information et la Politique sur l'accès à l'information.
4. Définitions
4.1 Les définitions devant s'appliquer pour interpréter la présente directive se trouvent à l'annexe A de la présente directive. D'autres définitions sont jointes à l'annexe A de la Politique sur l'accès à l'information.
5. Énoncé de la directive
5.1 Objectif
5.1.1 Établir, pour toutes les institutions fédérales, des pratiques et des procédures uniformes pour le traitement des demandes d'accès à l'information qui comprennent l'exigence de faire tous les efforts raisonnables pour aider les auteurs de demandes, sans égard à leur identité.
5.2 Résultats attendus
5.2.1 Administration efficace, coordonnée et proactive de la Loi sur l'accès à l'information au sein des institutions fédérales;
5.2.2 Réponses complètes, précises et en temps utile aux demandes d'accès à l'information présentées en vertu de la Loisur l'accès à l'information.
6. Exigences
6.1 Les responsables des institutions fédérales assument les responsabilités suivantes
Principes de délégation en vertu de la Loi sur l'accès à l'information
6.1.1 Respecter les principes suivants lorsqu'il s'agit de déléguer des attributions en vertu de la Loi sur l'accès à l'information :
- Le responsable ne peut
déléguer ses attributions qu'aux cadres et employés de son institution fédérale
dans l'arrêté de délégation. Des consultants ou des employés de l'extérieur de
l'institution fédérale ou du secteur privé ne peuvent pas être nommés dans
l'arrêté de délégation.
- Les pouvoirs, les tâches et les fonctions sont délégués aux postes désignés par leur titre et non aux personnes désignées par leur nom.
- Les personnes auxquelles des pouvoirs ont été délégués doivent être bien informées de leurs responsabilités.
- Les pouvoirs, les tâches et les fonctions ayant été délégués ne peuvent pas être sous-délégués. Les employés et les consultants peuvent, cependant, exécuter des tâches pour appuyer les responsabilités des délégués.
- L'arrêté de délégation est revu lorsque les circonstances entourant la délégation ont changé. Un arrêté de délégation est en vigueur jusqu'à ce que le responsable de l'institution fédérale le réexamine et le révise.
Sensibilisation à l'accès à l'information
6.1.2 S'assurer que les délégués reçoivent de la formation en accès à l'information (AI) dans les domaines énoncés à l'annexe B de la présente directive.
6.2 Les responsables des institutions fédérales ou leurs délégués assument les responsabilités suivantes:
Exercice du pouvoir discrétionnaire
6.2.1 Exercer le pouvoir discrétionnaire de manière équitable, raisonnable et impartiale, après avoir suivi les étapes suivantes :
- tenir compte de l'objet général de la Loi sur l'accès à l'information qui donne un droit d'accès aux documents du gouvernement, sous réserve des exceptions précises et limitées;
- tenir compte des dispositions pertinentes de la Loi sur l'accès à l'information et de la jurisprudence applicable;
- consulter toutes les institutions fédérales, les tiers et d'autres organismes ou particuliers qui ont fourni l'information ou qui s'intéressent à sa communication;
- examiner l'information contenue dans les documents;
- considérer, de manière équitable et objective, les facteurs pertinents.
Nota : Les mesures susmentionnées s'appliquent à toutes les dispositions de la Loi pour lesquelles le responsable ou le délégué exerce un pouvoir discrétionnaire.
Sensibilisation à l'accès à l'information
6.2.2 S'assurer que les employés des institutions fédérales et les agents qui ont des responsabilités fonctionnelles en matière d'administration de la Loi sur l'accès à l'information obtiennent de la formation en AI dans les domaines décrits à l'annexe B de la présente directive.
Admissibilité de l'auteur d'une demande
6.2.3 S'assurer que l'auteur de la demande a un droit d'accès en vertu de la Loi sur l'accès à l'information.
Obligation d'aider
Protection de l'identité des demandeurs
6.2.4 Restreindre la communication des renseignements qui permettraient directement ou indirectement d'identifier l'auteur d'une demande aux personnes qui ont un besoin de les connaître, sauf si l'auteur de la demande a donné son consentement.
Interprétation et précision de la demande d'accès à l'information
6.2.5 Adopter une interprétation large de la demande d'accès. Communiquer avec l'auteur de la demande pour préciser la nature de la demande si celle-ci n'est pas claire ou si elle est trop générale. Chercher à comprendre quelle information est requise par l'auteur de la demande, sans retarder le traitement de la demande.
Principes pour aider les auteurs de demandes
6.2.6 Appliquer et communiquer les principes pour aider les auteurs des demandes énoncés à l'annexe C de la présente directive.
Traitement informel
6.2.7 Déterminer s'il est approprié de traiter une demande de façon informelle. Si oui, offrir à l'auteur de la demande la possibilité de traiter la demande de façon informelle et lui expliquer que seules les demandes officielles sont assujetties aux dispositions de la Loi sur l'accès à l'information.
Renseignements contextuels
6.2.8 En réponse à une demande d'accès à l'information, fournir, s'il y a lieu, des renseignements généraux de nature contextuelle pour aider l'auteur de la demande à comprendre le document communiqué seulement dans les cas où le document peut contenir de l'information trompeuse et l'analyste de l'accès à l'information a été informé par le bureau de première responsabilité que l'information dans le document peut être trompeuse. Les institutions fédérales ne sont pas tenues d'expliquer tous les documents ou les renseignements complexes divulgués en réponse à une demande d'accès à l'information.
Traitement des demandes d'accès
Système de suivi
6.2.9 Établir et maintenir un système de gestion interne visant à assurer le suivi et le traitement des demandes d'accès et des demandes de consultation, le règlement des plaintes et les examens par les tribunaux.
Documentation
6.2.10 Documenter le traitement des demandes en versant au dossier tous les documents papiers ou électroniques créés et reçus qui appuient les décisions prises en vertu de la Loi sur l'accès à l'information, y compris les communications où des recommandations ont été faites ou des décisions ont été prises.
Demandes révisées
6.2.11 Dans tous les cas où une demande d'accès à l'information est précisée ou modifiée, inscrire le libellé de la demande révisée et la date du changement apporté dans le système de suivi.
Communication des documents
6.2.12 Veiller à ce que les procédures internes liées à la communication des documents en vertu de la Loi surl'accès à l'information ne retardent pas le traitement de la demande.
Notification du droit de porter plainte
6.2.13 Veiller à ce que les auteurs de demandes soient avisés de leur droit de porter plainte auprès du Commissaire à l'information du Canada pour toute question relative à la demande ou à l'obtention de documents en vertu de la Loi sur l'accès à l'information.
Prorogation du délai
Avis de prorogation
6.2.14 Évaluer toutes les demandes d'accès à l'information le plus rapidement possible et, s'il faut proroger le délai pour traiter la demande, aviser l'auteur de la demande de la prorogation dans les 30 jours suivants la réception de la demande.
Durée de la prorogation
6.2.15 S'assurer que la prorogation du délai est aussi brève que possible et peut être justifiée.
Avis au Commissaire à l'information
6.2.16 Aviser le Commissaire à l'information du Canada si la prorogation du délai dépasse trente jours, tel que stipulé au paragraphe 9(2) de la Loi sur l'accès à l'information.
Recouvrement des frais
Frais
6.2.17 S'assurer que seuls les frais pour les activités et les supports décrits à l'article 7 du Règlement sur l'accès à l'informationsoient exigés des auteurs de demandes.
Dispense, réduction ou remboursement
6.2.18 Exercer le pouvoir discrétionnaire en ce qui concerne la dispense, la réduction ou le remboursement des frais en tenant compte des mesures appropriées de l'article 6.2.1 de la présente directive.
Réduction des frais de production de documents issus d'un document informatisé
6.2.19 Réduire les frais exigibles pour la production d'un document issu d'un document informatisé lorsque le coût réel de production est inférieur aux frais prescrits à l'alinéa 7(3)a) du Règlement sur l'accès à l'information.
Formulation de l'estimation des frais
6.2.20 Fournir dans l'estimation des frais des renseignements suffisants pour permettre à l'auteur de la demande de prendre une décision éclairée.
Remboursement des frais
6.2.21 Lorsque le coût réel est moindre que l'estimation des frais, rembourser la différence des frais à l'auteur de la demande.
Accès aux documents
6.2.22 Donner l'accès aux documents uniquement lorsque l'auteur de la demande a payé les frais exigés.
Exceptions
Application des exceptions
6.2.23 Invoquer les exceptions pertinentes en appliquant dûment les dispositions de la Loi sur l'accès à l'information; ces exceptions sont fondées sur des critères objectifs et subjectifs et peuvent être obligatoires ou discrétionnaires, tel que décrit à l'annexe A et énuméré à l'annexe D de la présente directive.
Indication des exceptions
6.2.24 Indiquer sur les documents toutes les exceptions invoquées, sauf si une telle précision est susceptible de divulguer les renseignements visés par l'exception ou de causer le préjudice sur lequel se fonde l'exception.
Obligation de traiter de l'information non pertinente
6.2.25 S'assurer que les portions d'un document pertinent à une demande d'accès contenant des renseignements non pertinents soient traitées, à moins que l'auteur de la demande n'ait consenti à ce que seulement les portions pertinentes du document soient traitées. La non-pertinence n'est pas une exception aux termes de la Loi.
Consultations
Consultations obligatoires
6.2.26 Consulter l'institution fédérale pertinente dans tous les cas où s'appliquent les articles 15 et 16 de la Loi sur l'accès à l'information, conformément à l'annexe E de la présente directive.
Importance des consultations
6.2.27 S'assurer que l'importance accordée aux demandes de consultation d'autres institutions fédérales est la même que celle accordée aux demandes d'accès à l'information.
Procédures internes en cas d'entrave apparente au droit d'accès à l'information
6.2.28 Établir des procédures internes à suivre en cas d'entrave apparente au droit d'accès à l'information, au sens de l'article 67.1 de la Loi sur l'accès à l'information. Ces procédures doivent indiquer les mesures à prendre pour :
- enquêter sur toute allégation de falsification, de dissimulation, de mutilation ou de destruction inappropriée de documents;
- signaler immédiatement au responsable de l'institution fédérale tout soupçon de falsification, de dissimulation, de mutilation ou de destruction inappropriée de documents;
- signaler toute infraction soupçonnée aux organismes d'application de la loi pour qu'ils fassent enquête.
6.3 Les employés des institutions fédérales ont les responsabilités suivantes:
Accès informel
6.3.1 Recommander, s'il y a lieu, au responsable ou à son délégué, de communiquer l'information demandée de façon informelle.
Recherche des documents
6.3.2 Faire tous les efforts raisonnables pour trouver les documents relevant de l'institution fédérale qui permettent de répondre à la demande.
Estimations
6.3.3 Fournir une estimation réaliste des frais liés à la demande, ainsi que sa justification, au responsable de l'institution ou à son délégué, s'il y a lieu.
Recommandations
6.3.4 Fournir des recommandations valables au sujet de la communication des renseignements et des renseignements contextuels sur les documents demandés, s'il y a lieu.
Contrats et ententes
6.3.5 S'assurer que les activités contractuelles ne minent pas le droit d'accès à l'information.
6.4 Exigences en matière de surveillance et de rapports
6.4.1 Les exigences en matière de surveillance et de production de rapports relatives à la présente directive sont énoncées à l'article 6.3 de la Politique sur l'accès à l'information.
7. Conséquences
7.1 Les conséquences du non-respect de la présente directive sont énoncées à l'article 7 de la Politique sur l'accès à l'information.
8. Rôles et responsabilités des institutions fédérales
8.1 Les rôles et responsabilités des institutions fédérales découlant de la présente directive sont énoncés à l'article 8 de la Politique sur l'accès à l'information.
9. Références
9.1 Mesures législatives et règlements pertinents:
Loi sur
l'accès à l'information
Loi sur la Bibliothèque
et les Archives du Canada
Loi sur la gestion
des finances publiques
Loi sur la
protection des fonctionnaires divulgateurs d'actes répréhensibles
Loi sur la
protection des renseignements personnels
Loi sur la
protection des renseignements personnels et les documents électroniques
Loi sur les
frais d'utilisation
Loi sur les
langues officielles
Règlement
sur l'accès à l'information
Règlement
sur la protection des renseignements personnels
9.2 Instruments politiques et publications connexes
Cadre
stratégique sur l'information et la technologie
Directive sur les demandes de renseignements personnels et de correction
Politique
de communication du gouvernement du Canada
Politique
en matière d'apprentissage, de formation et de perfectionnement
Politique
sur l'accès à l'information
Politique
sur la gestion de l'information
Politique
sur la gestion des technologies de l'information
Politique
sur la protection de la vie privée
Politique
sur la sécurité du gouvernement
Politique
sur les normes de service pour les frais d'utilisation
10. Demandes de renseignements
Veuillez adresser toute demande de renseignements concernant la présente directive au coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) de votre institution fédérale. Pour une interprétation de cette directive, le coordonnateur de l'AIPRP doit communiquer avec :
La Division des politiques de
l'information et de la protection des renseignements personnels
Direction du dirigeant principal de l'information
Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
219, avenue Laurier Ouest
Ottawa (Ontario) K1A 0R5
Courriel : ippd-dpiprp@tbs-sct.gc.ca
Téléphone : 613- 946-4945
Télécopieur : 613-952-7287
Annexe A–Définitions
Critère objectif (class test) : Un critère qui décrit objectivement les catégories de renseignements ou de documents qui peuvent faire l'objet d'une exception en vertu de la Loi sur l'accès à l'information. Les exceptions suivantes sont fondées sur un critère objectif : 13(1), 16(1)a), 16(1)b), 16(3), 16.1, 16.2, 16.3, 16.4, 16.5, 18 a), 18.1, 19(1), 20(1)a), 20(1)b), 20(1)b.1), 20.1, 20.2, 20.4, 21(1), 22.1, 23, 24 et 26.
Critère subjectif (injury test) :Un critère fondé sur un risque raisonnable de préjudice probable qui doit être rencontré pour appliquer certaines exceptions de la Loi sur l'accès à l'information. Les exceptions suivantes sont fondées sur un critère subjectif : 14, 15(1), 16(1)c), 16(1)d), 16(2), 17, 18(b), 18(c), 18(d), 20(1)c), 20(1)d) et 22.
Exception discrétionnaire (discretionary exemption) :Disposition d'exception de la Loi sur l'accès à l'information qui contient l'expression « peut refuser la communication ». Les dispositions suivantes sont des exceptions discrétionnaires : 14, 15(1), 16(1), 16(2), 16.3, 17, 18, 18.1, 21(1), 22, 22.1, 23 et 26.
Exception obligatoire (mandatory exemption) :Disposition d'exception de la Loi sur l'accès à l'information qui contient l'expression « est tenu de refuser la communication ». Les dispositions suivantes sont des exceptions obligatoires : 13(1), 16(3), 16.1, 16.2, 16.4, 16.5, 19(1), 20(1), 20.1, 20.2, 20.4 et 24.
Formation en accès à l'information (AI) (ATI training) :Toutes les activités qui augmentent la sensibilisation à l'accès à l'information, notamment la formation officielle, la recherche, les groupes de discussion, les conférences, les réunions de la collectivité de l'AIPRP, apprentissage auprès des collègues, la formation en cours d'emploi, les projets spéciaux, le jumelage et d'autres activités de communication qui favorisent l'apprentissage dans les domaines décrits à l'annexe B de la présente directive.
Système de suivi (tracking system) :Système de gestion électronique ou sur papier utilisé dans les bureaux de l'AIPRP pour faire le suivi des demandes d'accès à l'information et documenter leur traitement.
Tous les efforts raisonnables (every reasonable effort) :Les efforts dont s'attend une personne juste et raisonnable ou qu'elle estime sont acceptables.
ANNEXE B–Sensibilisation à l'accès à l'information
Information pour tous les employés
Faire en sorte que les employés de l'institution fédérale reçoivent une formation en AI dans les domaines suivants :
- Application de la Loi sur l'accès à l'information notamment en ce qui concerne :
- l'objet de la Loi;
- les définitions pertinentes;
- leurs responsabilités aux termes de la Loi, y compris les principes sur l'assistance aux auteurs de demandes;
- la délégation, les décisions relatives aux exceptions et l'exercice du pouvoir discrétionnaire;
- l'exigence de fournir des réponses exactes, complètes et en temps utile;
- le processus de traitement des plaintes et les examens par les tribunaux;
- l'article 67.1 de la Loi, qui crée une infraction pour entrave au droit d'accès et prévoit des sanctions criminelles.
- Exigences prévues dans les instruments de politiques du Conseil du Trésor relativement aux responsabilités susmentionnées
- Politiques et procédures institutionnelles spécifiques concernant l'administration de la Loi sur l'accès à l'information, y compris les politiques sur la gestion de l'information
Information pour les employés de l'accès à l'information
Faire en sorte que les employés qui ont des responsabilités fonctionnelles en matière d'administration de la Loi sur l'accès à l'information reçoivent une formation en AI dans les domaines susmentionnés, ainsi que dans les domaines suivants :
- Application de la Loi sur l'accès à l'information et du Règlement sur l'accès à l'information, notamment en ce qui concerne :
- les dispositions concernant la prorogation du délai, les frais, les exceptions et exclusions, les avis aux tiers, la langue de communication, le support et le mode d'accès;
- les exigences en matière de rapports publics, ce qui comprend les rapports annuels au Parlement;
- les décisions judiciaires importantes.
- Information sur les activités et opérations des comités permanents.
Annexe C–Principes sur l'assistance aux auteurs de demandes
Les principes suivants sur l'assistance aux auteurs de demandes doivent être communiqués aux auteurs de demandes.
|
Pour traiter votre demande en vertu de la Loi sur l'accès à l'information, nous devons : 1. Traiter votre demande sans tenir compte de votre identité. 2. Offrir une aide raisonnable tout au long du processus de traitement de votre demande. 3. Fournir des renseignements au sujet de la Loi sur l'accès à l'information, notamment en ce qui concerne le traitement de votre demande et votre droit de porter plainte auprès du Commissaire à l'information du Canada. 4. Communiquer avec vous dans un délai raisonnable si des précisions sur votre demande sont requises. 5. Faire tous les efforts raisonnables pour trouver et recueillir les documents demandés qui sont sous le contrôle de l'institution fédérale. 6. Appliquer les exceptions aux documents demandés de façon précise et limitée. 7. Fournir des réponses exactes et complètes. 8. Communiquer en temps utile l'information demandée. 9. Fournir, s'il y a lieu, les documents sur le support et dans la langue officielle demandés. 10. Fixer un endroit approprié dans l'institution fédérale pour examiner l'information demandée. |
Annexe D–Classification des exceptions
Voici une liste de toutes les exceptions prévues par la Loi sur l'accès à l'information indiquant si elles sont fondées sur un critère objectif ou subjectif et si elles sont obligatoires ou discrétionnaires.
|
Exception |
Obligatoire |
Discrétionnaire |
Critère objectif |
Critère subjectif |
|---|---|---|---|---|
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Annexe E–Consultations obligatoires
Les tableaux suivants indiquent les cas où la consultation est obligatoire, ainsi que les institutions fédérales devant être consultées.
|
Exception
|
Institutions
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|---|---|
|
Affaires internationales |
Ministère des Affaires étrangères et Commerce international Canada |
|
Défense du Canada ou de tout état allié du Canada ou associé à celui-ci |
Ministère de la Défense nationale |
|
Détection, prévention ou répression d'activités hostiles ou subversives |
L'institution fédérale la plus directement concernée (p. ex. ministère de la Sécurité publique, Gendarmerie royale du Canada, Service canadien du renseignement de sécurité, ministère de la Défense nationale ou ministère des Affaires étrangères et du Commerce international) |
|
Article 16 : Application de la loi, enquêtes et sécurité des pénitenciers |
|
|
Alinéa 16(1)a) |
L'organisme d'enquête ayant initialement fourni ou préparé les renseignements |
|
Alinéa 16(1)b) |
L'organisme d'enquête ou l'institution fédérale le plus directement concerné par les méthodes d'enquêtes ou les projets d'enquêtes licites particulières. |
|
Alinéa 16(1)c)
|
L'organisme d'enquête ou l'institution fédérale le plus directement concerné par l'application de la loi visée ou par l'enquête en cours |
|
Alinéa 16(1)d) |
Service correctionnel du Canada |