Archivée - Lignes directrices sur l'accès à l'information - Inventaire des fonds de renseignements
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1. Description des fonds de renseignements
Le paragraphe 5(1) de la Loi exige que le ministre désigné fasse publier annuellement un répertoire donnant les indications suivantes : l'organigramme de l'institution fédérale, ses responsabilités dans le cadre des différents programmes et les catégories de documents qui relèvent de l'institution, avec suffisamment de précisions pour que le public puisse exercer son droit d'accès. Cette disposition de la Loi est le principal moyen que s'est donné le gouvernement pour informer le public de la structure organisationnelle des institutions fédérales, des divers types de renseignements qui relèvent de chacune d'elles et des points d'accès pour la présentation des demandes. La capacité du public d'exercer son droit d'accès est étroitement reliée à cette exigence. Par conséquent, les descriptions en question ne doivent pas être théoriques : elles doivent renseigner véritablement le public, c'est-à-dire indiquer la matière sur laquelle portent les documents, le lieu et la méthode de communication. De façon générale, les descriptions exigées par la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels constituent les répertoires les plus complets de documents à fournir par les institutions fédérales en vertu de la politique gouvernementale sur La gestion des renseignements détenus par le gouvernement.
Le Secrétariat du Conseil du Trésor satisfait aux exigences du paragraphe 5(1) de la Loi en publiant annuellement un répertoire intitulé Info Source (Sources de renseignements fédéraux). Ce répertoire est distribué aux bibliothèques, aux bureaux municipaux et aux bureaux de l'administration fédérale dans l'ensemble du pays. Le fait que le public puisse porter plainte devant le Commissaire à l'information en cas de non-respect de cette exigence témoigne de l'importance que le Parlement accorde à la publication des sources d'information gouvernementale. Les institutions fédérales doivent s'assurer que les descriptions de leurs fonds de renseignements qu'elles préparent pour inclusion dans Info Source sont claires et complètent.
La publication Info Source fournit les renseignements qui suivent, conformément à la Loi sur l'accès à l'information :
- l'organigramme et les attributions de chacune des institutions fédérales, ainsi que les programmes et fonctions de leurs différents services;
- la liste des catégories de documents qui relèvent de chaque institution fédérale, avec suffisamment de précisions pour que l'exercice du droit à leur accès en soit facilité;
- la liste des manuels qu'utilisent les services de chaque institution dans l'application de ses programmes ou l'exercice de ses activités;
- le titre et l'adresse du fonctionnaire de chaque institution chargé de recevoir les demandes de communication.
La politique gouvernementale exige que les institutions fournissent cette information conformément aux exigences qui leur sont communiquées chaque année par le Secrétariat du Conseil du Trésor. Les institutions sont tenues de décrire tous les documents qui relèvent de leur organisation, suivant le principe qu'il n'y a pas de renseignements qui, de par leur nature même, soient secrets. Elles ne sont toutefois pas tenues d'y inclure les renseignements qui feraient l'objet d'une exception en vertu de la Loi.
2. Le bulletin
Le paragraphe 5(2) de la Loi exige que le ministre désigné fasse publier un bulletin destiné à mettre à jour la publication annuelle et à fournir des renseignements sur la Loi.