Archivée - Lignes directrices sur la protection des renseignements personnels - Collecte de renseignements personnels

La Loi prévoit que les seuls renseignements personnels qu'une institution fédérale peut recueillir sont ceux qui ont un lien direct avec l'un de ses programmes ou avec l'une de ses activités et, en vertu de la politique, les institutions doivent exercer des contrôles administratifs afin de s'assurer qu'elles recueillent uniquement les renseignements personnels nécessaires aux programmes et aux activités concernés. Pour ce faire, les institutions doivent avoir une autorisation parlementaire ayant trait à l'activité ou au programme concernés et pouvoir démontrer la nécessité de chaque renseignement personnel recueilli afin d'entreprendre le programme ou l'activité concerné. L'autorisation parlementaire est habituellement donnée par une loi du Parlement ou par un règlement subséquent ou encore par l'approbation des dépenses envisagées qui sont indiquées dans les budgets des dépenses, puis autorisées par une loi portant affectation de crédits.

La Loi prévoit, sous réserve d'un nombre très limité d'exceptions, que les institutions fédérales sont tenues de recueillir auprès de l'individu lui-même, chaque fois que possible, les renseignements personnels destinés à des fins administratives le concernant. Cette disposition favorise le contrôle de l'individu sur les renseignements personnels qui le concernent ainsi que la collecte de renseignements exacts, à jour et complets. L'expression *chaque fois que possible+ autorise la collecte de renseignements personnels auprès d'une autre source lorsque l'individu est décédé ou privé de capacité légale ou qu'il est impossible de trouver son adresse après avoir fait des efforts raisonnables. Cette expression n'autorise pas la collecte de renseignements personnels auprès d'une autre source simplement parce que cela serait plus facile ou moins onéreux que la collecte directe. Dans les cas où les renseignements personnels ne sont pas destinés à des fins administratives, les institutions doivent néanmoins faire en sorte, chaque fois que possible, de recueillir les renseignement personnels directement auprès de l'individu qu'ils concernent.

Exceptions : Le paragraphe 5(1) de la Loi prévoit deux exceptions à l'exigence de la collecte directe. La collecte auprès d'une autre source est autorisée lorsque la personne y consent. Lorsqu'une institution fédérale demande cette autorisation, elle doit informer cette personne de la nature des renseignements qui seront recueillis, de la façon dont ils seront utilisés et de la source à laquelle elle va s'adresser. La personne doit également être informée des conséquences de son refus d'autoriser une collecte indirecte. L'autorisation de collecte indirecte doit être donnée par écrit.

La deuxième exception à la collecte directe prévue au paragraphe 5(1) a trait aux renseignements qui ont déjà été recueillis auprès de la personne concernée par une autre institution fédérale et dont la divulgation est autorisée en vertu du paragraphe 8(2) de la Loi. Cette exception a été établie pour éviter à une personne le fardeau inutile des formalités dont elle doit s'acquitter lorsque différentes institutions lui demandent les mêmes renseignements. La section des présentes lignes directrices concernant les divulgations autorisées en vertu du paragraphe 8(2) fournit des indications supplémentaires sur la mise en application de cette exception.

Le paragraphe 5(3) de la Loi prévoit une troisième exception à l'exigence de la collecte directe, exception qui autorise la collecte de renseignements personnels auprès d'une autre source dans les cas où la collecte directe risquerait :

1. soit d'avoir pour résultat la collecte de renseignements inexacts;
2. soit de contrarier les fins ou de compromettre l'usage auxquels les renseignements sont destinés.

Cette exception doit être utilisée avec modération. Elle vise surtout les organismes d'enquêtes et s'applique aux cas où la collecte directe compromettrait l'enquête en question.

Le paragraphe 5(2) de la Loi stipule qu'une institution fédérale est tenue d'informer l'individu auprès de qui elle recueille des renseignements personnels des fins auxquelles ils sont destinés, sous réserve de l'exception mentionnée au paragraphe 5(3) dans les cas où la collecte risquerait d'entraîner la communication de renseignements erronés ou trompeurs. Cette disposition reconnaît le droit d'une personne de connaître et de comprendre le but pour lequel des renseignements la concernant doivent être recueillis ainsi que l'utilisation qui en sera faite. Dans les cas où la personne n'est pas tenue de fournir ces renseignements, le fait de connaître et de comprendre ces points lui permet de décider en toute connaissance de cause de les communiquer ou non.

La politique sur la protection des renseignements personnels élargit ce principe à d'autres aspects de la collecte des renseignements personnels afin de protéger les collectes indirectes de renseignements personnels. Ainsi, quiconque doit fournir des renseignements personnels (que ces renseignements le concernent ou concernent quelqu'un d'autre) doit être informé des points suivants :

1. but de la collecte;
2. communication volontaire ou requise par la loi;
3. conséquences éventuelles du refus de communiquer les renseignements;
4. la personne que les renseignements concernent dispose d'un droit d'accès aux renseignements personnels et de protection de ces renseignements en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels;
5. numéro d'enregistrement du fichier de renseignements personnels qui va contenir les renseignements,

Sauf lorsque l'indication de ce but risquerait d'entraîner la collecte de renseignements erronés, de contrarier les fins ou de compromettre l'usage auxquels les renseignements sont destinés. Cette exception s'applique également aux organismes d'enquête dans les cas où le fait d'informer la personne compromettrait l'enquête en question. Elle s'applique aussi lorsqu'une enquête est en cours et que la communication de son but aux répondants risque de compromettre la validité des résultats de l'enquête. Le recours à cette exception, dans ces situations, doit être approuvé au cours du processus d'approbation de la collecte.

La Politique sur la protection des renseignements personnels et des données englobe la politique précédente sur l'utilisation du numéro d'assurance sociale et, de ce fait, accorde une attention particulière à la collecte, à l'utilisation et à la divulgation du NAS à des fins administratives. En vertu de cette Politique, au cours du processus de collecte du numéro d'assurance sociale (NAS), les institutions fédérales doivent informer la personne du but de la collecte du NAS; de l'autorisation en vertu de laquelle le numéro doit être communiqué; et de la possibilité, ou non, de suspendre tout droit, avantage ou privilège, ou d'imposer une pénalité si le numéro n'est pas communiqué.

Les institutions fédérales doivent se référer à la section B.4.1 du volume sur la sécurité pour en savoir plus sur les normes de sécurité relatives aux renseignements personnels qui ont été recueillis.

Le paragraphe 6(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels stipule que les institutions fédérales doivent prendre toutes les mesures raisonnables pour veiller à ce que les renseignements personnels qu'elles utilisent à des fins administratives soient aussi à jour, exacts et complets que possible. Cette exigence vise à réduire au minimum la possibilité qu'une décision concernant une personne soit fondée sur des renseignements inexacts, anciens ou incomplets.