Archivée - Lignes directrices sur la protection des renseignements personnels - Droit d'accès aux renseignements personnels

Le paragraphe 12(1) de la Loi sur la protection des renseignements personnels stipule que tout citoyen canadien et tout résident permanent, au sens de la Loi sur l'immigration, a le droit de se faire communiquer les renseignements personnels, relevant d'une institution fédérale, qui les concernent.

Le Décret d'extension n^o 1 (chapitre 4-1), qui est entré en vigueur le 23 juin 1983, étend le droit d'accès à tous les détenus, au sens de la Loi sur les pénitenciers, qui ne sont ni citoyens canadiens ni résidents permanents.

Le Décret d'extension n^o 2 (chapitre 4-1), qui est entré en vigueur le 13 avril 1989, étend le droit d'accès aux renseignements personnels à tous les individus présents au Canada auxquels ce droit n'avait pas été étendu auparavant. Le terme présent dénote une présence physique dans un lieu géographique. L'expression présents au Canada signifie donc physiquement présents dans le pays. Le Décret ne spécifie pas la durée minimale de la présence du requérant au Canada. Néanmoins, le requérant qui n'est pas citoyen canadien, résident permanent ou détenu doit se trouver physiquement au pays au moment de sa demande d'accès et au moment où l'accès est accordé.

Les faits permettent de déterminer si un individu est présent ou non au Canada. Afin de rendre la chose plus facile, un certain nombre de facteurs peuvent être pris en compte, notamment l'adresse, le cachet de la poste, le numéro de téléphone, le lieu de résidence, de travail ou de formation. Le statut du requérant peut être déterminé à partir des renseignements fournis dans la section concernant l'identité du requérant du formulaire de demande. Si le formulaire est incomplet ou si les renseignements fournis sont peu concluants, l'institution peut communiquer avec le requérant afin de vérifier sa présence.

Lorsque cela est possible, les institutions fédérales doivent répondre aux demandes de communication non officielles.

Lorsque les renseignements demandés ne peuvent être communiqués de façon non officielle, le requérant doit alors être informé de ses droits en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et de la façon dont il peut les exercer.

La Politique sur la protection des renseignements personnels et des données stipule que les institutions fédérales doivent aider les individus à avoir accès aux renseignements personnels les concernant et à exercer leurs droits en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels (tels qu'ils sont énoncés au chapitre 3-2).

L'article 13 de la Loi et l'article 8 du Règlement stipulent que, pour être officielle, une demande de communication de renseignements personnels doit respecter les conditions suivantes :

• être présentée par écrit sur le Formulaire de demande de renseignements personnels; (voir le chapitre 3-5)
• identifier de façon appropriée l'individu qui présente la demande et contenir un énoncé, auquel l'individu a apposé sa signature, attestant qu'il a un droit d'accès aux renseignements personnels le concernant en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels;
• être adressée à un agent compétent dont le nom apparaît dans Info Source en qualité de personne ressource de l'institution fédérale dont le nom figure en annexe de la Loi et dont relèvent les renseignements personnels en question ou être reçue par cet agent;
• indiquer chaque fichier de renseignements personnels qui fait l'objet de la demande ou donner des informations suffisamment précises au sujet de chaque catégorie de renseignements personnels pour permettre à l'institution fédérale de les retrouver sans problème sérieux.

Si le responsable d'une institution estime que les précisions concernant l'endroit où sont consignés ces renseignements sont insuffisantes pour lui permettre de les retrouver sans problème sérieux, l'institution doit demander des renseignements supplémentaires au requérant avant de refuser de traiter la demande. Si une demande de communication ne peut être traitée parce qu'elle est incomplète, l'institution doit, dans les 10 jours qui suivent, informer le requérant de la marche à suivre pour la compléter et de son droit de déposer une plainte auprès du Commissaire à la protection de la vie privée s'il estime qu'il a déjà fourni suffisamment de données pour permettre à la demande d'être traitée.

Techniquement, une demande complète doit être présentée sur un Formulaire de demande de renseignements personnels. Néanmoins, on encourage les institutions à accepter les demandes présentées sur un Formulaire de demande d'accès à l'information ou par lettre si la demande répond aux conditions d'une demande complète. Tout versement initial accompagnant la demande qui a été perçu à tort en vertu de la Loi sur l'accès à l'information sera, bien entendu, remboursé.

Le temps prévu pour le traitement de la demande d'accès à des renseignements personnels est calculé à partir de la date de réception de la demande complète; le jour suivant la réception est considéré comme le premier jour. En d'autres termes, si l'institution reçoit une demande le 1^er janvier, une réponse devrait être envoyée au plus tard le 31 janvier.

La Politique sur la protection des renseignements personnels et des données stipule que les institutions fédérales doivent aider les individus qui cherchent à se faire communiquer des renseignements personnels les concernant et qui sont dans l'impossibilité d'exercer leurs droits en suivant les procédures habituelles. Par exemple, les personnes souffrant d'un handicap visuel ou les personnes illettrées peuvent demander une aide spéciale afin de remplir la Formule de demande de renseignements personnels ou de trouver le fichier de renseignements personnels approprié.

La Politique sur la protection des renseignements personnels et des données stipule que les institutions fédérales doivent mettre en place des mesures de contrôle appropriées afin de prévenir la communication de renseignements personnels à quiconque ne peut y avoir accès en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Ainsi, avant de communiquer des renseignements en réponse à une demande déposée en vertu de la Loi, les institutions fédérales doivent s'assurer que l'individu qui reçoit les renseignements s'est correctement identifié comme faisant l'objet des renseignements, ou comme l'agent de individu. Lorsqu'une vérification rigoureuse de l'identité de l'individu est nécessaire, l'institution peut demander au requérant d'être présent au moment de la communication des renseignements (Règlement sur la protection des renseignements personnels, article 8). En cas de doutes sur l'identité de la personne qui demande l'accès aux renseignements, la communication ne doit pas avoir lieu.

Lorsqu'un représentant autorisé exerce les droits du requérant en vertu de la Loi, les institutions fédérales doivent lui demander de s'identifier de manière satisfaisante et de fournir une autorisation écrite, qui peut être vérifiée, d'agir au nom du requérant.

En vertu de la Politique sur la protection des renseignements personnels et des données, les institutions fédérales doivent consigner toutes les actions administratives entreprises pendant le traitement des demandes de communication, de correction ou de mention des corrections en vertu de la Loi lorsque ces mesures sont exigées aux termes de la Loi ou du Règlement de manière à pouvoir rendre compte de toutes les délibérations et de toutes les décisions concernant le traitement de ces demandes. Il est important de se rappeler que ces documents peuvent revêtir une importance vitale et servir de preuve au cours d'un examen. On trouvera au chapitre 3-5 un modèle d'un document de contrôle. Ce formulaire peut également être utilisé pour obtenir les données à consigner dans le rapport annuel à présenter au Parlement en vertu du paragraphe 72(1) de la Loi.

Les documents relatifs aux actions et aux décisions qui ont été prises sont soumis au même calendrier de conservation et de retrait que les renseignements personnels qu'ils concernent.

La Loi sur la protection des renseignements personnels stipule des délais précis relatifs au traitement des demandes ainsi que les conditions dans lesquelles il y a lieu d'envoyer un avis à l'auteur d'une demande. Lorsqu'une institution fédérale ne répond pas à une demande dans les délais prescrits, on estime qu'elle l'a rejetée. Les institutions fédérales souhaiteront peut-être examiner les demandes avec leurs auteurs, en particulier lorsque cet examen permettrait d'interpréter la demande en question ou d'aider le requérant à comprendre toute difficulté qui pourrait surgir pendant le traitement de sa demande. Une bonne communication entre les institutions fédérales et les demandeurs réduit le nombre de plaintes.

Les exigences d'avis stipulées par la Loi sont énoncées ci-dessous. On trouvera des lettres types d'avis au chapitre 3-6.

La Loi stipule que les institutions fédérales doivent, dans les 30 jours civils qui suivent la réception d'une demande complète, notifier par écrit le requérant en ce qui concerne les points suivants :

1. Renseignements exclus : déterminer si les renseignements personnels faisant l'objet de la demande sont ou non exclus de la Loi sur la protection des renseignements personnels (le chapitre 2-8 fournit une définition de ces renseignements).
2. Mode d'accès : lorsque la communication des documents demandés est autorisée, fournir au requérant une copie des renseignements personnels demandés ou l'informer de la procédure à suivre pour examiner les renseignements conformément aux conditions stipulées à l'article 9 du Règlement.
3. Prorogation : lorsqu'une institution a besoin d'un délai plus long que les 30 jours accordés par la Loi, l'avis envoyé au requérant à ce sujet l'informera également de la durée de la prorogation et de son droit de déposer une plainte auprès du Commissaire à la protection de la vie privée à l'égard de cette prorogation. Conformément à l'article 15 de la Loi, le délai peut être prorogé dans les trois cas suivants :
   • l'observation du délai entraverait de façon sérieuse le fonctionnement de l'institution;
   • les consultations nécessaires pour donner suite à la demande rendraient pratiquement impossible l'observation du délai de 30 jours. (Consultation, dans ce contexte, signifie consulter d'autres institutions fédérales, des États étrangers, des médecins, etc., et non procéder à des consultations internes.)
   • Remarque : Dans ces circonstances, le délai peut être prorogé pour un maximum de 30 jours.
   • Le délai peut aussi être prorogé pour une période raisonnable pour des fins de traduction. (Dans les cas de ce genre, les documents non traduits devraient être communiqués le plus tôt possible, tandis que les documents traduits le seraient dès qu'ils seraient disponibles.)
4. Exceptions : En vertu du paragraphe 16(1) de la Loi, lorsqu'on refuse de communiquer au requérant la totalité ou une partie des renseignements personnels demandés, l'avis doit indiquer l'exception spécifique qui s'applique, spécifier que les renseignements demandés se trouvent dans un fichier inconsultable ou n'existent pas ou, lorsque l'institution fédérale n'a pas indiqué si les renseignements existaient, citer la disposition de la Loi sur laquelle le refus est fondé ou pourrait raisonnablement l'être s'ils existaient. L'avis doit également informer le requérant de son droit de déposer une plainte auprès du Commissaire à la protection de la vie privée.

Conformément à la politique sur la protection des renseignements personnels, les institutions fédérales doivent s'assurer que les décisions de communiquer les renseignements demandés ou de refuser de le faire sont prises par un agent qui bénéficie d'une délégation de pouvoir en bonne et due forme et que l'avis écrit d'exception envoyé au requérant est signé du représentant à qui ce pouvoir a été délégué en bonne et due forme (voir la définition dans le chapitre 2-1).

Attendu que l'alinéa 16(1)b) de la Loi stipule que l'avis d'exception doit préciser la disposition précise de la Loi sur laquelle se fonde le refus, la Politique sur la protection des renseignements personnels stipule que les institutions fédérales doivent préciser, dans leur réponse au requérant, le paragraphe ou l'alinéa de la Loi sur lequel se fonde chaque exception, sauf si l'indication de cette disposition se traduisait par la divulgation des renseignements faisant l'objet d'une exception ou entraînait le préjudice sur lequel se fonde l'exception. Les institutions fédérales doivent également indiquer les exceptions de sorte que le requérant puisse faire le lien entre une exception précise et un document donné ou des parties de ce document qui ne peuvent être communiquées, sauf si cette indication se traduisait par la divulgation des renseignements faisant l'objet d'une exception ou entraînait le préjudice sur lequel se fonde l'exception.

Lorsque la communication des renseignements peut être refusée en vertu de plus d'une exception, l'institution fédérale est tenue de citer toutes les exceptions applicables et devrait être prête à défendre l'usage de toutes les exceptions citées. Il est intéressant de noter qu'au cours du processus de révision, la Cour a déclaré qu'une institution ne pouvait s'appuyer sur des exceptions qui ne figuraient pas à l'avis de refus. (Neil Anderson Davidson v. le Solliciteur général du Canada [1987] 3. C.F. 15, D.L.R. (4th) 533, 9 F.T.R. 295, 35 C.C.C. (3rd) 84; confirmée par C.A.F. [1989] 2 C.F. 342.) En d'autres termes, il est impossible de changer d'avis quant aux exceptions applicables une fois que l'affaire est portée devant les tribunaux. Il est donc nécessaire de prendre le temps de faire les choses correctement dès le début.

La Politique sur la protection des renseignements personnels stipule que les institutions fédérales, dans la plus grande mesure du possible, doivent expliquer au requérant les raisons pour lesquelles sa demande a été refusée en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, ainsi que ses droits de faire appel.

La Politique sur la protection des renseignements personnels stipule également que les institutions fédérales doivent faire un effort raisonnable pour expliquer au requérant les renseignements personnels compliqués ou de nature technique et doivent informer les individus de leur droit, en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, de demander une correction ou une mention des corrections des renseignements personnels les concernant. Lorsque l'individu n'est pas en mesure de lire les renseignements imprimés (en raison d'un handicap visuel ou d'une inaptitude à lire), l'institution doit trouver d'autres moyens d'informer l'individu de sa réponse et du contenu des dossiers communiqués.

Le paragraphe 16(2) de la Loi stipule qu'une institution n'est pas obligée de faire état de l'existence des renseignements personnels demandés. Le refus d'indiquer l'existence des renseignements personnels est réservé aux cas où le fait même de reconnaître l'existence de renseignements personnels risquerait d'entraîner la communication de renseignements faisant l'objet d'une exception au requérant. Cette disposition concerne les questions relatives à la sécurité et au respect de la loi.

Dans ces circonstances, l'alinéa 16(1)b) stipule que l'avis de refus envoyé au requérant doit indiquer la disposition sur laquelle se fonde le refus de communication des renseignements personnels ou sur laquelle il pourrait se fonder si les renseignements existaient.

Modes d'application des exceptions

Le principe qui sous-tend l'application de la plupart des critères concernant les exceptions consiste à mettre en balance le droit d'accès aux renseignements personnels et le tort qui pourrait être causé par la divulgation de ces renseignements. Le fondement de ces deux critères d'application des exceptions fait l'objet du chapitre 2-9.

La Politique sur la protection des renseignements personnels stipule que les institutions fédérales doivent, en se référant à leur coordonnateur de la protection des renseignements personnels, examiner tous les renseignements personnels demandés afin de déterminer et de prélever ceux qui sont exclus du champ d'application des dispositions de la Loi ou qui doivent faire l'objet d'une exception, et de prendre une décision relative à la divulgation de tout renseignement qui peut faire l'objet d'une exception. Les renseignements personnels demandés qui ne sont pas exclus et qui ne font pas l'objet d'une exception doivent être communiqués.

Dans les grandes institutions ou les institutions décentralisées, les documents demandés peuvent être examinés avec la collaboration d'un coordonnateur de la protection des renseignements personnels responsable d'une division ou d'une région.

La Politique sur la protection des renseignements personnels stipule également que les institutions fédérales doivent tenir compte du tort ou du préjudice porté à l'intérêt mentionné dans l'exception lorsque l'on prend la décision de communiquer les renseignements.

Lorsqu'elles s'occupent de renseignements dont la communication a déjà été demandée, les institutions fédérales devraient noter que la décision de communiquer ces renseignements peut se modifier avec le temps écoulé ou l'évolution de la situation.

Les institutions fédérales devraient évaluer chaque demande au mérite et utiliser les précédents uniquement à titre indicatif quand elles doivent décider s'il y a lieu de divulguer un document. Les documents classifiés ou désignés conformément au système fédéral de classification sécuritaire doivent être examinés plus rigoureusement au préalable. Toutefois, la classification ou désignation d'un document ne signifie aucunement que celui-ci doit faire l'objet d'une exception. Chaque document doit être évalué par rapport aux dispositions de la Loi concernant les exceptions. En fait, il peut s'avérer nécessaire de supprimer ou d'abaisser la classification ou la désignation des renseignements qui sont communiqués en réponse à une demande d'accès.

Lorsqu'on procède à l'examen préliminaire de renseignements demandés, on doit vérifier s'ils concernent des dossiers médicaux qui peuvent faire l'objet d'une exception en vertu de l'article 28 et qui doivent donc être examinés par un médecin.

Avant de décider de divulguer ou non des renseignements personnels, le coordonnateur de la protection des renseignements personnels doit veiller à ce qu'une consultation ait lieu avec d'autres ministères fédéraux.

Conformément à la Politique sur la protection des renseignements personnels, les institutions fédérales doivent consulter les organismes suivants :

• le ministère des Affaires extérieures, avant de prendre la décision de considérer les renseignements personnels comme une exception ou de divulguer les renseignements personnels qui risquent de porter préjudice à la conduite des affaires internationales;
• le ministère de la Défense nationale, avant de prendre la décision de considérer les renseignements personnels comme une exception ou de divulguer les renseignements personnels qui risquent de porter préjudice à la défense du Canada ou à tout État allié ou associé avec le Canada;
• l'institution fédérale la plus directement concernée (par exemple, le ministère du Solliciteur général, la GRC, le Service canadien du renseignement de sécurité, le ministère de la Défense nationale ou le ministère des Affaires extérieures), avant de prendre la décision de considérer les renseignements personnels comme une exception ou de divulguer les renseignements personnels qui risquent de porter préjudice à la découverte, la prévention ou la suppression de la criminalité ou d'activités susceptibles de menacer la sécurité du Canada, au sens de la Loi sur le Service canadien du renseignement de sécurité;
• l'organisme d'enquête ou d'autres institutions fédérales qui sont les plus directement intéressés au respect ou à l'application de la loi concernée, avant de décider que les renseignements personnels constituent une exception ou de divulguer les renseignements personnels qui risquent de porter préjudice à l'application d'une loi du Canada ou d'une province ou à la conduite d'enquêtes licites ou, dans le cas de la sécurité d'institutions pénales, au Service correctionnel Canada;
• l'organisme d'enquête qui a fourni les renseignements, avant de décider que les renseignements personnels constituent une exception ou de divulguer les renseignements personnels concernant une autorisation de sécurité;
• l'institution qui a fourni les renseignements, avant de décider que les renseignements personnels constituent une exception ou de divulguer les renseignements personnels qui risquent de porter atteinte à la sécurité des individus.

Les institutions fédérales doivent également consulter les autres institutions qui ont fourni les renseignements avant de décider que les renseignements personnels constituent une exception ou de divulguer les renseignements personnels qui conservent un intérêt pour l'institution qui les a fourni.

Selon la politique sur la protection des renseignements personnels, ces consultations doivent être entreprises par l'entremise du coordonnateur de la protection des renseignements personnels ou de l'agent de l'institution à qui le pouvoir a été délégué de décider que les renseignements personnels constituent une exception ou de les communiquer.

Si l'institution fédérale consultée recommande l'application d'une exception, elle doit fournir à l'institution fédérale qui traite la demande un justificatif écrit motivant sa recommandation. L'institution qui traite la demande est responsable, en dernier ressort, du recours à l'exception. Même lorsque la consultation est obligatoire, l'institution qui traite la demande doit fournir une réponse en temps voulu à la demande d'accès.

La décision définitive concernant la nécessité d'invoquer une exception est fondée sur les résultats de l'examen, sur les rapports concernant la consultation et, s'il y a lieu, sur l'opinion du conseiller juridique de l'institution concernée. Conformément à la politique sur la protection des renseignements personnels, cette décision doit être prise par l'agent auquel le responsable de l'institution a délégué le pouvoir d'invoquer une exception.

Le principe du prélèvement doit s'appliquer aux renseignements communiqués en réponse à une demande de communication de renseignements personnels. Les lignes directrices relatives au prélèvement se trouvent à la section 4.3 du chapitre 2-9.

Aux termes du paragraphe 16(2), une institution fédérale n'est pas tenue d'indiquer si les renseignements qui font l'objet d'une exception existent ou non. Cette disposition a été incluse pour parer à certaines situations où l'infirmation ou la confirmation de l'existence des renseignements pourrait se traduire par le préjudice prévu par l'exception. Ces situations sont le plus susceptibles de survenir dans le domaine de l'application des lois. Aussi, cette disposition ne doit-elle être utilisée que lorsque cela est nécessaire pour la protection de ces renseignements. Un exemple de formulation de l'avis de refus se trouve au chapitre 3-6.

Conformément au paragraphe 17(1) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, lorsqu'un individu est autorisé à consulter des renseignements personnels, l'institution fédérale concernée doit, en vertu du Règlement, lui permettre de consulter ceux qui l'intéressent ou lui en délivrer une copie. Les institutions fédérales devraient tenter, autant que possible, de communiquer ces renseignements selon la méthode indiquée par le requérant.

En vertu de l'article 9 du Règlement, l'institution fédérale doit s'assurer que l'heure fixée pour la consultation des documents originaux convient aussi bien à l'individu qu'à l'institution et fournir des locaux acceptables pour cette consultation. Compte tenu de la nature délicate des renseignements personnels, les locaux doivent permettre de consulter les renseignements sans être dérangé et, en même temps, offrir la sécurité voulue.

Lorsque les renseignements personnels sont compliqués ou lorsqu'ils présentent un caractère technique, l'institution fédérale doit faire tout son possible pour qu'un de ses agents qui comprend ces renseignements y soit affecté afin de pouvoir répondre à toute question que le requérant pourrait se poser. Conformément à l'article 14 du Règlement, une disposition spéciale s'applique pour certains types de renseignements médicaux de nature délicate. En vertu de cette disposition, le responsable d'une institution fédérale peut demander à un individu d'examiner les renseignements personnels qui le concernent en présence d'un médecin ou d'un psychologue dûment qualifié qui serait en mesure de lui expliquer les renseignements ou de les clarifier.

Le paragraphe 17(2) de la Loi prévoit qu'un individu reçoit communication des renseignements personnels dans la langue officielle qu'il a précisée, en vertu de la Loi sur les langues officielles, dans les cas suivants :

1. il en existe une version dans cette langue et elle relève d'une institution fédérale;
2. lorsqu'il n'en existe par de version dans cette langue, mais que l'institution fédérale dont ils relèvent juge nécessaire de les faire traduire ou de fournir à l'individu les services d'un interprète afin qu'il puisse les comprendre.

Aux termes de l'alinéa 15b), la période initiale accordée pour répondre à une demande de communication de renseignements personnels peut être prolongée raisonnablement par une institution fédérale de manière à permettre la traduction des renseignements demandés. En ce qui concerne les documents particulièrement volumineux, on pourra envisager le recours à leur interprétation (traduction orale). La prorogation du délai en question est régie par les procédures d'avis qui sont énoncées à la section 6 du chapitre 2-6.

La politique sur la protection des renseignements et des données personnels exige que si les renseignements personnels à divulguer à une personne ayant une déficience sensorielle existent déjà sur plus d'un support de substitution qui est jugé acceptable par cette personne, elle puisse y avoir accès sur le support de substitution qu'elle préfère.

Lorsqu'on décide s'il y a lieu ou non de transférer les renseignements demandés sur un support de substitution pour un demandeur ayant une déficience sensorielle, il faut se poser les deux questions suivantes : Le transfert est-il nécessaire pour permettre à la personne d'exercer son droit à l'accès aux renseignements en vertu de la Loi? et le transfert est-il raisonnable?