Archivée - Lignes directrices sur la protection des renseignements personnels - Examen des décisions

La Loi sur la protection des renseignements personnels prévoit un système à deux paliers d'examen des décisions prises en vertu de la Loi. Au premier palier, la plainte est présentée au Commissaire à la protection de la vie privée qui a le pouvoir d'un protecteur du citoyen. Au deuxième palier, la plainte est portée devant la Cour fédérale - Division de première instance.

Le paragraphe 29(1) de la Loi stipule que les questions suivantes peuvent faire l'objet d'une plainte auprès du Commissaire à la protection de la vie privée :

• l'usage ou la communication de renseignements personnels d'une façon contraire aux articles 7 et 8;
• le refus d'une demande de communication présentée en vertu du paragraphe 12(1);
• le défaut d'une institution d'accorder les droits relatifs à la correction des renseignements personnels ou à la mention des corrections demandées ou d'aviser d'autres institutions fédérales de ces corrections ou mentions en vertu du paragraphe 12(2);
• la prorogation du délai prévu pour répondre à une demande en vertu de l'article 15;
• la langue dans laquelle la communication est faite en vertu du paragraphe 17(2);
• le montant réclamé pour le traitement d'une demande d'accès (à l'heure actuelle, aucun frais n'est prévus en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels);
• le répertoire des renseignements personnels publié en vertu du paragraphe 11(1);
• toute autre question relative à la collecte, à la conservation et au retrait de renseignements personnels, à l'usage et à la communication de ces renseignements, ou à la demande et à l'obtention de renseignements personnels qui relèvent d'institutions fédérales.

Comme l'indiquent les points énumérés ci-dessus, le Commissaire à la protection de la vie privée a le pouvoir de recevoir des plaintes concernant toute question relative à la collecte, l'usage, la divulgation, la conservation et le retrait des renseignements personnels ainsi que celles touchant aux droits d'accès à ces renseignements personnels par les personnes qu'ils concernent.

Les plaintes peuvent être déposées par le requérant ou par son représentant (voir paragraphe 29(2)). En outre, le Commissaire à la protection de la vie privée peut lui-même amorcer une enquête sur n'importe laquelle de ces questions, s'il a des motifs valables de le faire. Ainsi, le Commissaire à la protection de la vie privée est libre de prendre des mesures, même s'il n'a pas reçu de plaintes.

En règle générale, les plaintes doivent être déposées auprès du Commissaire à la protection de la vie privée par écrit, sauf s'il en autorise autrement (voir article 30). Il n'y a aucun délai pour le dépôt d'une plainte auprès du Commissaire en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

En vertu du paragraphe 34(1) de la Loi, le Commissaire à la protection de la vie privée a, pour l'instruction des plaintes déposées, le pouvoir :

• d'assigner et de contraindre des témoins à comparaître;
• de contraindre des témoins à produire certaines pièces;
• de faire prêter serment;
• de recevoir des éléments de preuve;
• de pénétrer dans des locaux occupés par une institution fédérale;
• de s'entretenir en privé avec toute personne qui se trouve dans ces locaux;
• d'examiner ou d'obtenir des copies de tout renseignement personnel utile à l'enquête.

Conformément au paragraphe 34(2) de la Loi, les institutions fédérales sont tenues de soumettre à l'examen du Commissaire à la protection de la vie privée tout renseignement qu'il demande, quelle qu'en soit la forme, sauf les documents confidentiels du Conseil privé de la Reine (par exemple, les documents confidentiels du Cabinet; voir chapitre 2-8). L'accès à cette catégorie de renseignements n'est pas prévu étant donné que le paragraphe 70(1) de la Loi les exclut de son application.

Afin de préserver le secret professionnel de l'avocat, la consultation juridique qui ne constitue pas en soi l'objet de la demande ne serait pas habituellement incluse avec l'information fournie au Commissaire pour qu'il l'examine. Exceptionnellement, le Commissaire, ou les personnes qui travaillent en son nom ou sous sa direction (habituellement un enquêteur), peuvent demander d'examiner cette information. Bien que la décision finale de divulguer ou non la consultation juridique relève de l'institution cliente, il est essentiel de consulter les conseillers juridiques et de ne fournir la consultation juridique qu'au Commissaire ou à son représentant, à la condition expresse que l'on ne renonce pas au secret professionnel.

Avant de procéder à une enquête, le Commissaire à la protection de la vie privée (ou son délégué) doit aviser le responsable de l'institution fédérale concernée de son intention de mener une enquête et lui faire connaître l'objet de la plainte (article 31). Aux termes du paragraphe 33(2), les institutions fédérales auront la possibilité de présenter leurs observations au Commissaire à la protection de la vie privée au cours de l'enquête, tout comme la personne qui a déposé la plainte. Toutes les enquêtes menées par le Commissaire doivent être secrètes et nul n'a le droit d'être présent lorsqu'une autre personne concernée présente des observations, ni d'en recevoir communication ou de faire des commentaires à leur sujet. Toute personne assignée à comparaître devant le Commissaire à la protection de la vie privée peut recevoir, si le Commissaire le juge indiqué, les frais et indemnités accordés aux témoins assignés devant la Cour fédérale (paragraphe 34(4)).

Les dépositions faites par une personne concernée au cours d'une enquête ne sont pas admissibles contre cette personne devant les tribunaux ni dans aucune autre procédure, sauf dans le cas d'une poursuite pour infraction à l'article 133 du Code criminel (fausses déclarations dans des procédures extrajudiciaires), d'une poursuite pour une infraction à la Loi, d'un recours en révision prévu par la présente Loi devant la Cour ou d'un appel de la décision rendue par la Cour (paragraphe 34(3)). Il est interdit aux employés du gouvernement d'entraver, de quelque façon que ce soit, une enquête menée par le Commissaire à la protection de la vie privée. Selon l'article 68 de la Loi, toute personne qui entrave l'action du Commissaire ou des personnes agissant en son nom ou sous son ordre dans l'exercice des pouvoirs et fonctions qui lui sont conférés en vertu de la Loi est coupable d'une infraction et passible, sur déclaration sommaire de culpabilité, d'une amende d'au plus 1 000 $.

Le paragraphe 35(1) de la Loi sur la protection des renseignements personnels stipule que, dans les cas où il conclut au bien-fondé d'une plainte, le Commissaire à la protection de la vie privée adresse au responsable de l'institution fédérale de qui relèvent les renseignements personnels un rapport faisant état des conclusions de son enquête et des recommandations qu'il juge indiquées. Ce rapport permet au responsable de l'institution de prendre les mesures qu'il juge indiquées en réponse aux conclusions ou aux recommandations du Commissaire. Dans ce rapport, le Commissaire peut également demander que l'institution l'avise, dans un délai déterminé, de toute mesure prise ou prévue afin d'appliquer les recommandations contenues dans le rapport ou, si l'institution ne prend aucune mesure, des raisons de sa décision.

Lorsqu'une institution fédérale avise le Commissaire à la protection de la vie privée qu'elle donnera communication de renseignements personnels au requérant, l'institution est tenue de le faire immédiatement. De même, si une institution avise le Commissaire qu'elle appliquera les autres recommandations, elle procédera immédiatement aux mesures correctives qui s'imposent.

Dans tous les cas, le Commissaire à la protection de la vie privée est tenu de rendre compte des résultats de son enquête au plaignant, mais il ne peut faire parvenir son rapport à ce dernier avant l'expiration du délai imparti à l'institution pour aviser le Commissaire des mesures qu'elle compte prendre à partir des recommandations découlant de l'enquête. (paragraphe 35(2)).

Le Commissaire à la protection de la vie privée a les pouvoirs d'un protecteur du citoyen, c'est-à-dire qu'il peut recommander que des renseignements personnels soient communiqués à un plaignant, mais ne peut pas en donner l'ordre à une institution fédérale. Le pouvoir du Commissaire découle de son mandat de mener des enquêtes exhaustives et de formuler des recommandations justes et impartiales. De plus, s'il recommande la communication de renseignements personnels et que l'institution refuse, le Commissaire peut conseiller au plaignant d'exercer un recours en révision devant la Cour fédérale. Il peut, si le plaignant y consent, exercer lui-même un tel recours, représenter le plaignant ou comparaître comme partie à l'instance. En outre, le Commissaire peut, en tout temps, faire rapport au Parlement du refus d'une institution fédérale de se conformer à ses recommandations. Il peut soit rédiger un rapport spécial lorsqu'il juge que la question est urgente, importante ou de nature sérieuse (article 39), soit faire état de la question dans le rapport annuel qu'il est tenu de présenter au Parlement en vertu de l'article 38 de la Loi.

Les plaintes déposées auprès du Commissaire à la protection de la vie privée constituent le seul niveau d'appel pour toutes les questions, à l'exception du refus de communication des documents demandés. Une fois que le Commissaire a terminé son enquête, le plaignant est informé de son droit de recours en révision devant la Cour fédérale - Division de première instance s'il n'est pas convaincu que tous les renseignements personnels auxquels il a droit lui ont été communiqués.

En vertu du paragraphe 36(1) de la Loi, le Commissaire à la protection de la vie privée peut, à sa discrétion, enquêter sur les dossiers versés dans les fichiers de renseignements personnels inconsultables. Puisque l'article 18 de la Loi permet aux institutions fédérales de créer des fichiers inconsultables pour protéger certains types de renseignements personnels de nature délicate liés aux affaires internationales, à la défense, à la détection, à la prévention et à la répression d'activités subversives ou hostiles, au respect des lois et aux enquêtes, le Commissaire à la protection de la vie privée est habilité à examiner le contenu de ces fichiers inconsultables et à déterminer si les dossiers qui en font partie sont bel et bien classés comme tels.

Les enquêtes relatives aux fichiers inconsultables doivent être menées de la même façon que les enquêtes sur les plaintes, c'est-à-dire que le responsable de l'institution fédérale doit être avisé de l'intention du Commissaire d'effectuer une enquête, que les enquêtes doivent être secrètes et que le Commissaire a tous les pouvoirs qui lui sont conférés en vertu de l'article 34 de la Loi. Si, à la suite d'une de ces enquêtes, le Commissaire conclut que la présence d'un dossier dans un fichier inconsultable n'est pas justifiée, il présente ses conclusions et ses recommandations au responsable de l'institution de qui relève le fichier. Au besoin, le Commissaire peut demander à l'institution de lui donner avis, dans un délai déterminé, des mesures prises ou envisagées pour la mise en oeuvre de ses recommandations ou des motifs invoqués pour ne pas y donner suite (paragraphe 36(3)). En outre, le Commissaire à la protection de la vie privée peut inclure ses conclusions concernant les fichiers inconsultables et les mesures prises par une institution pour donner suite à ses recommandations dans son rapport annuel au Parlement ou, si la question est suffisamment urgente ou importante, dans un rapport spécial (paragraphe 36(4)). Si l'institution avise le Commissaire qu'elle ne se conformera pas à ses recommandations ou si le Commissaire ne reçoit aucun avis au cours du délai prescrit ou encore si le Commissaire juge que les mesures envisagées sont, à son avis, insuffisantes, peu appropriées ou non susceptibles d'être prises dans un délai raisonnable, le Commissaire peut faire appel devant la Cour fédérale. Celle-ci peut ensuite examiner tout dossier versé dans le fichier inconsultable en question afin de déterminer s'il devrait en être retiré (paragraphe 36(5) et article 43).

En vertu du paragraphe 37(1) de la Loi, le Commissaire à la protection de la vie privée peut, à son appréciation, tenir des enquêtes relatives à l'application des exigences énoncées aux articles 4 à 8 concernant la collecte, l'usage, la divulgation, la conservation et le retrait de renseignements personnels. Cette disposition permet au Commissaire à la protection de la vie privée de contrôler la mise en application, par les institutions fédérales, de la Loi et de la politique gouvernementale connexe en ce qui concerne le traitement et la protection des renseignements personnels, et d'en faire rapport. Ce contrôle est essentiel à la protection du caractère confidentiel des renseignements, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Les enquêtes menées en vertu de l'article 37(1) doivent suivre la même procédure que les enquêtes relatives aux plaintes. Si, après avoir terminé une enquête, le Commissaire à la protection de la vie privée juge qu'une institution fédérale ne s'est pas conformée aux exigences prescrites aux articles 4 à 8 de la Loi, il doit faire part de ses conclusions et de ses recommandations au responsable de l'institution. Si celui-ci ne prend pas les mesures correctives qui s'imposent pour donner suite à ces recommandations qui, de l'avis du Commissaire, sont appropriées et opportunes, le Commissaire peut en faire rapport au Parlement, soit dans le rapport annuel qu'il doit lui présenter, soit dans un rapport spécial s'il juge la question urgente ou importante.

Une fois que le Commissaire à la protection de la vie privée a fait part de ses conclusions au plaignant, l'individu qui est convaincu qu'on ne lui a pas communiqué tous les renseignements personnels auxquels il a droit peut exercer un recours en révision devant la Cour fédérale - Division de première instance. On doit noter cependant que la Loi prévoit uniquement la révision par la Cour du refus de communication de renseignements personnels (en vertu du paragraphe 16(3), le dépassement d'un délai, qui est considéré comme un refus de communication, est la seule exception). En règle générale, le requérant doit interjeter appel dans les 45 jours qui suivent la transmission des résultats de l'enquête menée par le Commissaire à la protection de la vie privée. Tout recours exercé devant la Cour fédérale - Division de première instance est entendu et jugé en procédure sommaire.

Avec le consentement de l'individu, le Commissaire à la protection de la vie privée peut aussi exercer lui-même le recours en révision devant la Cour fédérale pour refus de communication. En outre, le Commissaire peut comparaître comme partie à une instance engagée en vertu de la Loi et peut représenter la personne qui a engagé les procédures devant la Cour.

Pour les procédures engagées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, la Cour est autorisée à examiner tous les renseignements, sauf les documents confidentiels du Cabinet (comme nous l'avons expliqué plus haut, la Loi ne s'applique pas à cette catégorie de renseignements). Afin d'assurer le caractère confidentiel des renseignements qui font l'objet de procédures devant la Cour et de tout autre renseignement délicat ressortant des procédures, la Cour peut tenir des audiences à huis clos et entendre des arguments en l'absence d'une partie (paragraphe 46(1)). Dans les cas où, à son avis, il existe des éléments de preuve touchant la perpétration d'infractions fédérales ou provinciales par un cadre ou un employé d'une institution fédérale, la Cour peut communiquer à l'autorité compétente les renseignements qu'elle détient à cet égard (paragraphe 46(2)).

En vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, la charge d'établir le bien-fondé du refus de communication incombe toujours à l'institution fédérale (article 47). C'est pourquoi il est impératif que les institutions fédérales documentent suffisamment les demandes de communication et les décisions concernant le recours à des exceptions.

Le genre de révision que la Cour est autorisée à effectuer lors d'une instance engagée en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels dépend de l'exception invoquée. Lorsque le refus de communication est fondé sur les exceptions suivantes, la Cour déterminera si l'exception invoquée s'applique aux renseignements personnels qui font l'objet du recours qui lui est présenté :

1. article 19 - renseignements obtenus à titre confidentiel d'un autre gouvernement ou d'une organisation internationale;
2. alinéa 22(1)a) - renseignements relatifs au respect des lois, recueillis ou obtenus par des organismes d'enquête particuliers et renseignements relatifs à des techniques ou à des projets d'enquêtes;
3. paragraphe 22(2) - renseignements obtenus ou préparés par la GRC dans l'exercice de ses fonctions de police provinciale;
4. article 23 - enquêtes de sécurité;
5. alinéa 24b) - renseignements qui, à l'origine, ont été obtenus expressément ou implicitement à titre confidentiel;
6. article 25 - renseignements dont la divulgation risquerait de nuire à la sécurité des individus;
7. article 26 - renseignements concernant un autre individu;
8. article 27 - secret professionnel des avocats;
9. article 28 - dossiers médicaux.

Si la Cour décide que l'exception ne s'applique pas aux renseignements, elle ordonne au responsable de l'institution de les communiquer ou rend une autre ordonnance si elle l'estime indiqué (article 48).

Si le refus de communication est fondé sur les exceptions suivantes, les attributions de la Cour se limitent au fait de déterminer si le responsable de l'institution fédérale avait des pour prendre la décision de protéger les renseignements personnels :

1. article 20 - préjudice à la conduite des affaires fédéro-provinciales;
2. article 21 - préjudice à la conduite des affaires internationales, à la défense et à la sécurité;
3. alinéas 22(1)b) ou c) - préjudice aux activités destinées à faire respecter les lois, au déroulement d'enquêtes ou à la sécurité des établissements pénitentiaires;
4. alinéa 24a) - préjudice grave au programme pénitentiaire d'un individu, à sa libération conditionnelle ou à sa surveillance obligatoire.

Dans ces cas, la Cour peut uniquement ordonner au responsable de l'institution de communiquer les renseignements, ou rendre une autre ordonnance si elle l'estime indiqué, notamment si elle juge qu'il n'y a pas de motifs valables pour refuser la communication. Autrement, la décision du responsable de l'institution fédérale de refuser les renseignements personnels sera maintenue.

L'article 50 de la Loi prévoit l'examen, par la Cour, de tout dossier qui, de l'avis du Commissaire à la protection de la vie privée, ne devrait pas figurer dans un fichier de renseignements personnels inconsultable en vertu de l'article 18. La Cour a le pouvoir d'ordonner au responsable de l'institution fédérale de qui relève le fichier inconsultable de retirer le dossier en question, ou elle peut formuler une recommandation pertinente si elle juge que le dossier ne devrait pas figurer dans la catégorie de renseignements qui font partie d'un fichier inconsultable.