Annulée [2014-01-06] - Ligne directrice au sujet des modifications apportées à la Directive sur la gestion des dépenses de voyages, d’accueil et de conférences
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1. Objectif
La présente ligne directrice vise à aider les ministères et les organismes à mettre en œuvre les principales modifications apportées le 3 octobre 2012 à la Directive sur la gestion des dépenses de voyages, d'accueil et de conférences (la Directive). Veuillez consultez le sommaire des principales modifications à l'annexe A et la foire aux questions à l'annexe B.
La présente ligne directrice précise l'application des nouvelles exigences d'approbation pour l'engagement des dépenses pour l'accueil et les événements.
2. Événement
A. Les événements pour lesquels les approbations ministérielles en vertu de la directive sont requises
Les événements sont définis à l'annexe B de la Directive de la Directive comme suit :
- Les événements
- comprennent réunions d'affaires, conférences ou toute autre rassemblement formel de personnes du gouvernement fédéral ou de personnes ne faisant pas partie du gouvernement fédéral invités à participer à des activités comme des entrevues de recrutement dans la fonction publique, des cérémonies prestigieuses, des cérémonies de remise de prix ou de reconnaissance. Peuvent être compris des représentants d'autres paliers de gouvernement ou de gouvernements étrangers, des dignitaires étrangers ou politiques, des organismes nationaux ou internationaux, des représentants de l'industrie et des groupes d'intérêt public. Pour l'approbation d'un événement, le coût total comprend, notamment, des éléments tels que les frais de participation aux conférences, les services professionnels, les frais d'accueil, de logement, de transport et de repas et les autres frais pertinents, y compris ceux engagés par les participants en déplacement commandé.
Définitions connexes – « réunion d'affaires » et « conférence » :
- Réunion d'affaires
- sont réunions dont l'objet est de favoriser la concrétisation des objectifs du gouvernement ou le bon déroulement de ses activités, y compris des séances de travail ministérielles ou interministérielles, des réunions de planification opérationnelle, des réunions de comités consultatifs et de comités de gestion et des retraites du personnel. Des personnes ne faisant pas partie du gouvernement fédéral peuvent participer à des réunions d'affaires.
- Conférences
- s'entendent des congrès, conventions ou séminaires ou autre rassemblement formel dont les participants débattent du statut d'une discipline (p. ex. sciences, économie, technologie, gestion, etc.) ou en sont informés. (La présente définition est fondée sur l'article de dépenses 0823 - Frais de participation aux conférences du Plan comptable à l'échelle de l'administration fédérale). Des conférenciers y sont souvent invités, y compris des fonctionnaires fédéraux et / ou des personnes ne faisant pas partie du gouvernement fédéral. Les retraites, les réunions de planification opérationnelle et les séminaires de formation ou les cours de formation ne sont pas considérés comme des conférences.
Pour plus de précision, aux fins d'approbation, le coût d'un événement doit inclure les coûts pour toute la durée d'une réunion d'affaires, d'une conférence ou de toute rencontre formelle organisée à des fins officielles ou semblables. Un événement peut durer une journée ou plusieurs jours et inclure toutes les activités qui y sont liées. Par exemple, les réunions de comités de vérification ministériels, les réunions des membres de la haute direction, les retraites et les rencontres de groupes de travail axées sur la gestion des affaires internes du ministère sont des activités qui doivent être approuvées conformément aux exigences de la Directive. À noter que les événements doivent être approuvés même si aucun service d'accueil n'est fourni.
B. Événements dont l'approbation par le ministre n'est pas requise aux termes de la Directive
Les trois cas où l'approbation d'un événement par le ministre n'est pas requise sont décrits ci-après. À noter que les dispositions de la présente directive visant les services d'accueil s'appliquent, que l'événement doive être approuvé ou non.
Événement de moins de 25 000 $ – L'approbation du ministre n'est pas requise si le coût total de l'événement est inférieur à 25 000 $.
Les ministères demeurent tenus d'obtenir les autres approbations nécessaires prévues par la Directive. Cela vaut aussi pour les approbations régies par un processus ministériel établi et visées par une délégation de pouvoirs.
Responsabilité fonctionnelle – L'approbation du ministre n'est pas requise lorsqu'un événement est principalement lié à l'exécution du mandat de base du ministère. Cela comprend notamment :
- exercices militaires;
- sécurité frontalière;
- services de police;
- inspection, enquête et application, comme dans les domaines de la salubrité alimentaire et de la conformité à la loi sur l'impôt;
- instances réglementaires, judiciaires et quasi-judiciaires;
- interventions d'urgence en cas de crise, lorsque les ministères doivent réagir instantanément pour limiter ou éviter les dégâts ou réduire au maximum les répercussions sur la santé et la sécurité nationale, notamment lors de désastres naturels ou de crises internationales.
Dans ces cas, les approbations régies par un processus ministériel établi et visées par une matrice de délégation de pouvoirs d'approbation demeurent nécessaires.
Formation – Certaines activités de formation ne sont pas considérées comme des événements que doit approuver le ministre. De façon générale, la formation s'entend d'activités et de coûts connexes qui visent surtout à permettre aux participants de maintenir ou de parfaire leurs compétences ou leurs connaissances afin de bien s'acquitter de leurs tâches professionnelles. Les types suivants d'activités de formation ne requièrent pas l'approbation du Ministre aux fins de la Directive :
- les programmes formels approuvés et exécutés par un ministère à l'intention de ses employés afin de veiller à ce que ces derniers aient les compétences requises pour s'acquitter des tâches qui leurs sont confiées;
- les programmes d'enseignement formels approuvés par un ministère et exécutés par un tiers, y compris l'École de la fonction publique du Canada, une université ou un collège, pour faire en sorte que ses employés aient les compétences requises pour s'acquitter des tâches qui leur sont confiées;
- Les programmes formels d'enseignement ou d'accréditation approuvés par un organisme professionnel reconnu par une loi fédérale ou provinciale et exécutés par un organisme agréé par l'organisme professionnel en cause, notamment pour obtenir ou conserver les accréditations professionnelles que les employés doivent obtenir dans le cadre de leurs fonctions.
Dans ces cas, les approbations régies par un processus ministériel établi et visées par une matrice de délégation de pouvoirs d'approbation demeurent nécessaires.
C. Interprétation – Événements que doit approuver le ministre
En cas de doute sur la question de savoir si un événement ou une catégorie d'événement doit être approuvé conformément à la Directive, les ministères sont invités à consulter leur dirigeant principal des finances, leur administrateur général et/ou leur ministre. Cette consigne respecte le principe de divulgation pleine et entière au ministre. Les ministères aux prises avec une situation particulièrement complexe ou unique peuvent aussi demander l'avis du Bureau du contrôleur général.
D. Coûts des événements
Comme énoncé dans la définition d'événements à la Directive, pour l'approbation d'un événement, le coût total comprend, notamment, des éléments tels que :
- les frais de participation aux conférences,
- les services professionnels,
- les frais d'accueil,
- les frais de logement,
- les frais de transport,
- les frais de repas;
- les autres frais pertinents, y compris ceux engagés par les participants en déplacement commandé.
Le coût total d'un événement comprend aussi :
- les coûts engagés par le ministre ou le personnel du ministre pour des activités liées aux programmes du ministère et imputées au budget du ministère;
- d'autres coûts pertinents, comme les taxes, les pourboires et les frais de service.
En revanche, le coût d'un événement ne comprend pas :
- les salaires et traitements des fonctionnaires;
- les autres coûts fixes de fonctionnement du ministère liés aux activités courantes de ce dernier.
3. Pouvoirs d'approbation
Le tableau ci-dessous fait état des pouvoirs d'approbation minimums requis dans un ministère ou un organisme pour approuver un événement et les différents éléments d'accueil énumérés au paragraphe 2.5 de l'annexe A de la Directive.
| Pouvoir d'approbation | Les coûts d'événements | Renvoi à la Directive |
|---|---|---|
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Notes:
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| Ministre Voir la note de fin de document 1, Voir la note de fin de document 2, Voir la note de fin de document 3 | Plus de 25 000 $ | par. 2.5.1 |
| Administrateur général (AG) | Plus de 5 000 $ sans dépasser 25 000 $ (ne peut pas être délégué) | par. 2.5.5 |
| Cadre supérieur du ministère (CSM)/Délégué | 5 000 $ ou moins | par. 2.5.6 |
| Pouvoir d'approbation | Frais d'accueil | Renvoi à la Directive |
|---|---|---|
|
Notes:
|
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| Ministre Voir la note de fin de document 1, Voir la note de fin de document 2, Voir la note de fin de document 3 | Plus de 5 000 $ | al. 2.5.2.a |
| Administrateur général (AG) | Plus de 1 500 $ sans dépasser 5 000 $ OU | par. 2.5.5 |
| Plus de 5 000 $ sans dépasser 25 000 $ (seulement si le pouvoir est délégué par le ministre) | par. 2.5.2.1 | |
| Cadre supérieur du ministère (CSM)/Délégué | 1 500 $ ou moins | par. 2.5.6 |
| Pouvoir d'approbation | Éléments de l'accueil | Renvoi à la Directive |
|---|---|---|
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Notes:
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| Ministre Voir la note de fin de document 1, Voir la note de fin de document 2, Voir la note de fin de document 3 Ou Administrateur général (AG), seulement si le pouvoir est délégué par le ministre en vertu de la par. 2.5.2.1 |
Boissons alcoolisées | al. 2.5.2.b |
| Cas où le coût des aliments et boissons dépasse le coût maximum ou standard par personne | al. 2.5.2.c | |
| Divertissement | al. 2.5.2.d | |
| Activités d'accueil ou de divertissement prévues pour l'époux ou la personne qui accompagne un participant à l'événement | al. 2.5.2.e | |
| Activités d'accueil se déroulant dans la résidence d'un fonctionnaire | al. 2.5.2.f | |
| Ministre | Activités d'accueil visant à honorer un Canadien remarquable | al. 2.5.2.g |
Aspects à prendre en considération :
Dans les cas où plusieurs niveaux d'approbation sont requis pour un événement ou des activités d'accueil, il est recommandé d'opter pour une stratégie d'approbation unique. Le détenteur du pouvoir d'approbation le plus élevé accordera donc une approbation unique pour l'ensemble des éléments relevant de cette directive.
Voici un exemple :
Un ministère planifie ou organise un événement. Le coût estimatif pour le ministère s'élève à 1 500 $ et des boissons alcoolisées seront offertes. D'après la Directive, deux niveaux d'approbation sont requis : 1) l'approbation d'un cadre supérieur ou d'une personne déléguée pour le coût estimatif total pour le ministère et 2) l'approbation du ministre pour l'offre de boissons alcoolisées. Suivant le principe de l'approbation unique, le ministre, qui possède le pouvoir d'approbation le plus élevé, approuvera le coût estimatif total de l'événement pour le ministère et l'offre de boissons alcoolisées.
4. Demandes de renseignements
Les demandes de renseignements au sujet de cette directive doivent être acheminées au bureau d'agent principal des finances. Pour des questions d'interprétation, le bureau d'agent principal des finances peut s'adresser au :
Secteur de la gestion financière
Bureau du contrôleur général
Secrétariat du Conseil du Trésor
Ottawa (Ontario) K1A 0R5
Courriel : Contactex Secteur de la gestion financière par fin-www@tbs-sct.gc.ca
Téléphone : 613-957-7233
Annexe A
Sommaire des modifications à la Directive sur la gestion des dépenses de voyages, d'accueil et de conférences
Les extraits suivants reflètent les modifications d'octobre 2012 à la Directive sur la gestion des dépenses de voyages, d'accueil et de conférences.
-
Une nouvelle disposition (6.5) a été insérée dans la section 6 – Exigences qui spécifient la responsabilité de l'administrateur général en ce qui concerne l'approbation d'un événement lorsque le coût total d'un événement unique dépasse 25 000 $ pour le ministère.
6.5 De s'assurer que l'approbation du ministre est reçue lorsque le coût total d'un événement unique dépasse 25 000 $ pour le ministère, ou que tout autre élément indiqué à la section 2.5.2 de la partie 2 de l'annexe A est présent; lorsque la situation correspond à la première éventualité, de confirmer que l'événement a) permet d'optimiser les ressources et b) constitue la solution la plus économique possible pour limiter ou réduire les coûts; lorsque la situation correspond à la deuxième éventualité, que le coût total de l'événement est communiqué au ministre à titre indicatif.
-
La partie 2 de l'annexe A a été réorganisée et rationalisée.
- L'ancienne section 2.1 « Restrictions concernant les personnes du gouvernement fédéral » devient maintenant la section 2.3
- L'ancienne section 2.2 « Personnes ne faisant pas partie du gouvernement fédéral » devient maintenant la section 2.4
- L'ancienne section 2.3 « Éléments d'accueil et restrictions » devient maintenant la section 2.1
- L'ancienne section 2.4 « Les dépenses d'accueil ne comprennent pas » devient maintenant la section 2.2
-
Tableau 2 a été supprimé et remplacé par la section 2.5.
2.5 Pouvoir d'approbation Voir la note en bas de page *
(Retour à la référence de note en bas de page *) Pouvoir d'approbation requis pour engager des dépenses.
2.5.1 L'approbation du ministre est requise lorsque le coût total de l'événement dépasse 25 000 $ pour le ministère.
2.5.2 Lorsque le coût total d'un événement ne dépasse pas 25 000 $ pour le ministère, les éléments suivants doivent être approuvés par le ministre, à moins qu'ils fassent l'objet d'une délégation de pouvoirs aux termes des paragraphes 2.5.2.1 ou 2.5.2.2. Dans tous les cas, le coût total de l'événement pour le ministère doit être communiqué au ministre, à titre indicatif.
- les coûts totaux d'accueil liés à l'événement dépassent 5 000;
- des boissons alcoolisées seront servies;
- le coût des aliments et boissons dépasse le coût maximum ou standard par personne (tableau 1);
- des activités de divertissement sont prévues;
- des activités d'accueil ou de divertissement sont prévus pour l'époux ou la personne qui accompagne un participant à l'événement;
- les activités d'accueil payées par le gouvernement fédéral se dérouleront dans la résidence d'un fonctionnaire; ou
- les activités d'accueil visent à honorer un Canadien remarquable.
2.5.2.1 Le ministre peut déléguer, par écrit, à l'administrateur général tout élément des pouvoirs d'autorisation énumérés aux alinéas 2.5.2 a. à f. Lorsqu'une délégation accrue a été accordée à l'administrateur général relativement à l'un ou l'autre des éléments énumérés aux alinéas 2.5.2 a. à f., le ministre doit quand même approuver tous les événements dont le coût total dépasse 25 000 $ pour le ministère.
2.5.2.2 Le pouvoir d'approbation accru des frais d'accueil prévu à l'alinéa 2.5.2 a. ne peut être délégué que dans les cas où l'administrateur général est responsable d'une communauté de pratique, y compris de la formation de celle‑ci, à l'échelle du gouvernement, ou pour répondre à des besoins opérationnels.
2.5.2.3 Lorsque l'événement vise à honorer un Canadien/une remarquable, le ministre doit veiller à ce que l'objet de cet événement ait reçu l'approbation préalable du premier ministre, du Cabinet ou du Conseil du Trésor, selon le cas.
2.5.3 Lorsque le ministère accueille un événement pour lequel l'approbation du ministre est requise, le coût estimé total pour l'ensemble des ministères participants doit également être communiqué au ministre, à titre indicatif.
2.5.4 Dans le cas du Bureau du vérificateur général, du Commissariat à la protection de la vie privée, du Commissariat à l'information, du Bureau du directeur général des élections, du Commissariat au lobbying, du Commissariat aux langues officielles et du Commissariat à l'intégrité du secteur public, les pouvoirs d'approbation du ministre décrits dans les sections précédentes peuvent être exercés par les administrateurs généraux de ces organismes.
2.5.5 L'approbation de l'administrateur général est requise pour les événements qui présentent les caractéristiques suivantes :
- le coût total de l'événement pour le ministère dépasse 5 000 $ mais est inférieur à 25 000 $; ou
- les frais d'accueil totaux liés à l'événement dépassent 1 500 $ mais sont inférieurs à 5 000 $; et
- aucun des éléments énumérés au paragraphe 2.5.2 a. à g. n'est présent pour lesquels les pouvoirs délégués n'ont pas été fournis.
2.5.6 L'approbation du cadre supérieur du ministère ou du titulaire de la délégation de pouvoirs est requise pour les événements qui présentent les caractéristiques suivantes :
- le coût total de l'événement ne dépasse pas 5 000 $ pour le ministère; et
- les frais d'accueil totaux liés à l'événement ne dépassent pas 1 500 $; et
- aucun des éléments énumérés au paragraphe 2.5.2 n'est présent.
-
Annexe B – la section Définitions a été mise à jour pour inclure la définition de « divertissement » et ajouter une phrase à la fin de la définition de « événement » pour inclure des exemples d'éléments du coût total.
- Divertissement (entertainment)
- comprend notamment, mais n'est pas limité aux billets pour assister à des spectacles musicaux, des pièces de théâtre, des événements sportifs ou d'autres activités du même genre, des visites d'attractions touristiques locales ou autres et d'autres activités similaires, pour des raisons de courtoisie, de diplomatie ou de protocole.
- Événement (event)
- ………Pour l'approbation d'un événement, le coût total comprend, notamment, des éléments tels que les frais de participation aux conférences, les services professionnels, les frais d'accueil, de logement, de transport et de repas et les autres frais pertinents, y compris ceux engagés par les participants en déplacement commandé.
Annexe B
Foire aux questions
Pourquoi la Directive a-t-elle été modifiée?
La Directive a été modifiée pour assurer une plus grande surveillance et une plus grande sensibilisation de la part des ministres à l'égard des coûts liés aux événements prévus que les ministères et organismes organisent, ou auxquels ils participent, et pour promouvoir la prudence budgétaire.
Qu'est-ce qu'on entend par « responsabilité d'une communauté de pratique à l'échelle du gouvernement »?
La responsabilité d'une communauté de pratique à l'échelle du gouvernement s'entend des cas où un ministère assume, seul ou en partenariat avec d'autres ministères, la responsabilité de coordonner ou de gérer un groupe fonctionnel particulier et défini de fonctionnaires fédéraux ou de personnes nommées par le gouvernement fédéral (p.ex. forces militaires, inspecteurs des aliments et communauté des SMA).
La Directive s'applique-t-elle aux événements qui sont organisés par un tiers?
La Directive s'applique à tous les « événements » qu'il s'agisse d'événements organisés par des entités fédérales ou d'événements organisés par des tiers auxquels des fonctionnaires fédéraux participent. Lorsque la Directive s'applique, les approbations se rapportent uniquement aux coûts des ministères fédéraux.
La Directive s'applique-t-elle si je participe à un événement organisé par un autre ministère ou organisme fédéral?
La Directive s'applique au ministère qui participe à un événement et au ministère qui l'organise.
Lorsqu'un ministère participe à un événement, le coût total d'un événement sera approuvé par l'autorité compétente (p.ex. le ministère, l'administrateur général ou le cadre supérieur du ministère ou le titulaire de la délégation de pouvoirs). Lorsque le ministère accueille un événement pour lequel l'approbation du ministre est requise, le coût estimé total pour l'ensemble des ministères participants doit également être communiqué au ministre, à titre indicatif, comme le prévoit le paragraphe 2.5.3 de l'annexe A de la Directive. Il est important de mentionner que le ministre du ministère qui accueille l'événement approuve seulement les coûts associés à son ministère.