Ligne directrice sur le processus opérationnel commun en gestion financière 3.2 – gestion des voyages

Longue description de l'image : Figure 10. Diagramme d’opérations de niveau 3 du sous-processus 3.2.7 Gérer les réclamations de frais de voyages et les avances

Cette figure montre des opérations consistant en un ensemble d’activités, de connecteurs, d’intrants et d’extrants et de points de décision.

Le diagramme illustre le déroulement des opérations de niveau 3 du sous-processus 3.2.7 Gérer les réclamations de frais de voyages et les avances, qui est lancé au connecteur d’un des sous-processus suivants, accompagné de l’intrant connexe :

• 3.2.6 Gérer l’administration des voyages et l’intrant Réclamation de frais de voyage ou avance de voyage
• 3.2.3 Gérer les demandes de voyage et l’intrant Demande d’autorisation et d’avance de voyage

Les deux connecteurs lancent l’exécution en séquence des activités suivantes :

• 3.2.7.1 Confirmer que les conditions d’autorisation du voyage ont été respectées
• 3.2.7.2 Confirmer que le destinataire du paiement y a droit
• 3.2.7.3 Vérifier que les documents concordent
• 3.2.7.4 Vérifier l’exactitude de l’information sur le destinataire du paiement

Les opérations avancent au point de décision marqué « Mettre à jour/créer la fiche fournisseur? ». La réponse OUI mène au connecteur du processus opérationnel 7.1 Gestion du dossier des fournisseurs avant de poursuivre sur le chemin du NON menant à la séquence des activités suivantes :

• 3.2.7.5 Vérifier que le code financier est correct
• 3.2.7.6 Vérifier que les règlements, politiques et directives en vigueur sont suivis
• 3.2.7.7 Vérification que l’opération est exacte

Les opérations se poursuivent jusqu’au point de décision marqué « L’information est-elle exacte, valide et exhaustive? ». La réponse NON à cette question conduit d'abord à l’activité 3.2.7.8 Résoudre les différences, puis à l’activité 3.2.7.1 Confirmer que les conditions d’autorisation du voyage ont été respectées. Les opérations reprennent ensuite la suite déjà exécutée. La réponse OUI mène à l’activité 3.2.7.9 Faire attester ou exercer le pouvoir d’attestation, d’où résulte un extrant sous la forme d’Attestation en vertu de l’article 34 de la LGFP.

Les opérations se poursuivent jusqu’au connecteur du sous-processus 3.2.5 Gérer l’engagement  avant de produire la Demande de paiement et d’aboutir au connecteur du sous-processus 3.2.8 Autoriser le paiement.

L’activité 3.2.7.8 Résoudre les différences est aussi connectée au sous-processus 3.2.8 Autoriser le paiement.

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