Archivée [2013-09-09] - Lignes directrices sur la divulgation proactive des marchés

1.1 Les présentes Lignes directrices entreront en vigueur le 31 octobre 2012.

2.1 Les présentes lignes visent à guider les gestionnaires et les spécialistes fonctionnels sur l'identification, la collecte et la publication des renseignements sur les marchés qui doivent être divulgués proactivement.

3.1 Le gouvernement divulgue proactivement de l'information sur les marchés de plus de 10 000 $, les constations d'actes répréhensibles, les subventions et contributions de plus de 25 000 $, la reclassification des postes et les frais de voyage et d'accueil. La divulgation proactive des marchés tient ainsi compte des engagements plus vastes que le gouvernement a pris à l'égard de la transparence et du renforcement de la responsabilisation au sein de la fonction publique, tels qu'annoncés à l'origine dans le budget de 2004.

3.2 Les présentes lignes directrices appuient la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor. La section 5.1.6 de la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor précise que « les administrateurs généraux sont tenus de divulguer publiquement aux trois mois, au cours du mois qui suit la fin de chaque trimestre, les marchés conclus ou les modifications d'une valeur supérieure à 10 000 $ ».

4.1 Identification des marchés devant être divulgués proactivement

4.1.1 Il est recommandé, par souci de transparence, que les ministères publient sur leurs sites Web de divulgation proactive de l'information au sujet de leur approche et de leurs pratiques de divulgation proactive des marchés, des options, d'autres modifications, des offres à commandes, des ententes en matière d'approvisionnement, des autorisations de tâches, des exceptions à la divulgation et des éléments de données.

4.1.2 La Politique sur les marchés du Conseil du Trésor exige que soient divulgués les éléments suivants :

• Un marché d'une valeur supérieure à 10 000 $.
• Une modification d'une valeur supérieure à 10 000 $.
• Une modification lorsque celle-ci modifie la valeur initiale du marché et que la nouvelle valeur modifiée est supérieure à 10 000 $.

4.1.3 Lorsqu'une série de modifications à un marché a une valeur nettement supérieure à 10 000 $, la série de modifications peut être divulguée comme étant une seule modification. Lorsqu'il s'agit d'une série de modifications s'échelonnant sur plusieurs périodes de rapport et que la valeur seuil de 10 000 $ est nettement dépassée, mais seulement pendant la dernière période de rapport, la série de modifications peut être divulguée comme étant une seule modification pour une seule période de rapport. Par contre, il est possible de déclarer séparément une modification, si c'est la pratique normale au ministère.

4.1.4 Il n'est pas nécessaire de divulguer les modifications non financières et négatives, sauf si leur divulgation serait dans l'intérêt public (par exemple, l'annulation d'une importante commande de nature militaire).

4.1.5 Lorsqu'un marché est adjugé puis résilié, l'information sur le marché déclarée à l'origine ne devrait pas être modifiée.

4.1.6 L'exercice d'une option contractuelle peut être divulgué comme une modification. Par contre, la valeur totale d'un marché, y compris les options, peut être divulguée au moment de l'adjudication du marché.

4.1.7 Une commande subséquente à une offre à commandes ou à une entente en matière d'approvisionnement doit être divulguée comme un marché.

4.1.8 Une offre à commandes et une entente en matière d'approvisionnement ne sont pas des marchés, mais doivent être divulgués par souci de transparence. Lorsqu'un ministère divulgue publiquement de l'information à propos d'un accord d'offres à commandes ou à propos d'ententes en matière d'approvisionnement sur un site Web, le ministère n'est pas tenu de consigner cette information ou ces ententes dans son rapport de divulgation proactive.

4.1.9 Dans le cas d'un marché comportant des autorisations de tâches, ^[1] on peut divulguer la valeur totale éventuelle du marché au moment de l'adjudication de celui-ci, sauf si l'on ne s'attend pas à en utiliser la valeur totale. Dans pareil cas, chaque autorisation de tâches peut être divulguée individuellement. Lorsque le marché comporte un produit livrable fixe et un autre qui doit être accompagné d'autorisation(s) de tâches, le ministère peut divulguer le marché et les autorisations de tâches de n'importe quelle façon jugée transparente.

4.1.10 L'engagement du gouvernement est de divulguer les marchés ou les modifications d'une valeur de plus 10 000 $ et de ne permettre qu'un nombre très limité d'exceptions, par exemple, pour des raisons de sécurité nationale. Un ministère peut décider de ne pas divulguer l'information suivante :

1. Les protocoles d'entente signés avec d'autres ordres de gouvernement et des gouvernements étrangers.
2. Les accords sur les niveaux de services conclus entre les ministères fédéraux ou avec les sociétés d'État.
3. Les renseignements relatifs aux marchés dont la divulgation proactive pourrait nuire à des enquêtes criminelles, à la sécurité nationale ou à la sécurité publique. ^[2]

4.1.11 Lorsqu'un ministère détermine que des renseignements sur un marché sont exemptés de la divulgation proactive en vertu de la section 4.1.10(c) des présentes lignes directrices, le ministère est encouragé à divulguer les renseignements qui ne sont pas classifiés. Si tous les renseignements relatifs à un marché peuvent être divulgués après avoir été exemptés, le ministère peut inclure le marché dans le rapport suivant.

4.2 Collecte des éléments de données des marchés

4.2.1 Les éléments de données fournis ci-après ont été créés afin d'assurer l'uniformité de l'information divulguée au public. Les sous-sections qui suivent fournissent des renseignements précis sur chaque élément de données. Les éléments de données sont résumés dans un tableau qui se trouve à l'annexe A. Les ministères sont encouragés à suivre dans la mesure du possible l'approche recommandée pour chaque élément de données, à titre de pratique exemplaire. S'il est impossible de suivre l'approche recommandée, un ministère peut utiliser l'une de ses propres approches normalisées de divulgation. Pour assurer la communication de renseignements uniformes au public, il est recommandé que les ministères assurent graduellement la transition de leurs normes à la norme recommandée.

1. Nom du fournisseur
   1. Il est recommandé que le nom du fournisseur corresponde à la raison sociale de l'entreprise figurant dans le marché. Par contre, le nom du fournisseur peut correspondre au nom consigné dans le système financier, s'il s'agit de la pratique normale du ministère.
2. Numéro de référence
   1. Il est recommandé que le numéro de référence soit le numéro du marché. Autrement, il peut correspondre au numéro d'engagement ou de demande, s'il s'agit de la pratique normale du ministère.
3. Date du marché
   1. Il est recommandé que la date du marché soit la date à laquelle le gouvernement adjuge le marché. Sinon, la date du marché peut correspondre à la date de l'engagement ferme (la date à laquelle l'engagement financier est consigné dans le système financier du ministère), s'il s'agit de la pratique normale du ministère.
   2. Il est recommandé que la date du marché pour un marché comportant des autorisations de tâches corresponde à la date à laquelle le marché est adjugé (ou date de l'engagement ferme). La date du marché pour chaque autorisation de tâches, lorsque la pleine valeur des autorisations de tâches ne sera vraisemblablement pas utilisée, peut correspondre à la date de chacune des autorisations de tâches (ou date de l'engagement ferme).
   3. Il est recommandé que la date du marché pour un marché modifié ou l'exercice d'une option corresponde à la date à laquelle le marché est adjugé (ou date de l'engagement ferme).
   4. Il est recommandé que la date du marché pour une confirmation de commande corresponde à la date d'entente verbale conclue relativement au marché de biens ou de services ou relativement à la modification. Si la date du marché verbal ne peut être déterminée, la date du marché peut correspondre à la date à laquelle la confirmation de commande est émise.
   5. Les dates sont écrites numériquement suivant la convention normalisée :
       
      
      2008-05-10
      (Année-mois-jour)
4. Devis descriptif
   1. Il est recommandé que le devis descriptif corresponde au code d'article économique accompagné de sa description. On trouve une liste des codes d'article économique et leurs descriptions dans le Plan comptable à l'échelle de l'administration fédérale au site Web de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC). Sinon, le devis descriptif peut correspondre au Numéro d'identification des biens et des services (NIBS), s'il s'agit de la pratique courante du ministère. On trouve une liste des NIBS et de leurs descriptions au site Web Accès Entreprises Canada.
   2. Il est recommandé que lorsqu'un marché porte sur plus d'un article économique, on utilise celui qui correspond à la valeur monétaire la plus élevée. Un ministère peut utiliser une approche différente, si cela correspond à sa pratique courante.
   3. Un ministère peut fournir un complément d'information concernant l'article économique.
5. Durée du marché/date de livraison
   1. Il est recommandé que dans le cas des marchés de biens, la date de livraison corresponde à la date à laquelle les biens doivent être livrés. Le ministère peut utiliser la dernière date de livraison, si le marché prévoit différentes dates pour différents articles.
   2. Il est recommandé que, dans le cas des marchés de services, la durée du marché soit la période durant laquelle les services doivent être fournis (par exemple du 1^er avril au 31 août 2008). Il est recommandé que pour une offre à commandes ou un arrangement en matière d'approvisionnement, la durée du marché corresponde à la période au cours de laquelle une commande subséquente peut être passée.
   3. Il est recommandé que pour un marché comportant des autorisations de tâches, la durée du marché/date de livraison corresponde à la période complète des marchés de biens ou de services. Il est recommandé que pour un marché comportant des autorisations de tâches dans le cadre duquel la valeur complète des autorisations de tâches ne sera vraisemblablement pas utilisée, la durée du marché/date de livraison soit indiquée pour chacune des autorisations de tâches.
6. Valeur du marché
   1. Il est recommandé que la valeur du marché corresponde au montant de l'engagement ferme consigné dans le système financier du ministère au moment de l'adjudication du marché. Il est recommandé que la valeur du marché figure en dollars canadiens et comprenne toutes les taxes qui s'appliquent. Dans le cas de marchés pluriannuels, il peut s'agir du montant total pour l'ensemble des années.
   2. Il est recommandé qu'en cas de modification, la valeur du marché corresponde à la valeur modifiée du marché. Il est recommandé que la valeur initiale du marché soit incluse dans l'élément de données commentaires, accompagnée d'un commentaire selon lequel le marché a été modifié.
   3. Les ministères peuvent ajouter des éléments de données ou diviser cet élément de données de sorte à indiquer la valeur originale et la valeur de la modification.
   4. Il est recommandé que la valeur du marché dans le cas d'un marché comportant des autorisations de tâches corresponde au montant complet du marché, et non au montant précisé dans la clause de garantie des travaux minimum. Pour un marché comportant des autorisations de tâches, dont la valeur complète des autorisations de tâches ne sera vraisemblablement pas utilisée, la valeur du marché peut correspondre à la valeur de chacune des autorisations de tâches.
   5. La valeur du marché aux fins de la divulgation proactive d'un accord d'offres à commandes ou d'arrangements en matière d'approvisionnement est de 0 $.
7. Commentaires
   1. Il est recommandé que l'on utilise des commentaires normalisés (voir l'annexe B) et qu'on évite d'utiliser des acronymes dans l'élément de données commentaires.
   2. Dans le cas d'un marché de services adjugé à un ancien fonctionnaire après le 1^er janvier 2013 ^[3], les ministères doivent signaler la nature de ce marché au moyen du commentaire normalisé énoncé à la ligne 11 de l'annexe B.
   3. Dans la mesure du possible, les ministères doivent fournir une brève description de chaque marché pour préciser davantage le contexte à l'intention du public. Par exemple, le commentaire accompagnant un marché de services de consultation en gestion pourrait se lire ainsi : « Étude de faisabilité portant sur une norme en matière de bâtiments écologiques devant s'appliquer aux projets ministériels ». Les ministères peuvent fournir le titre du marché en tant qu'information minimum.

4.3 Publication des marchés sur les sites Web des ministères

4.3.1 Les ministères peuvent publier les données concernant leurs marchés sur leur site Web. Lorsque TPSGC ou un autre ministère ou une société d'État conclut un marché pour le compte d'un autre ministère, il incombe à ce dernier de déclarer le marché.

4.3.2 Lorsque plus d'un ministère finance le marché, celui qui signe le marché peut le déclarer. Cependant, si TPSGC signe le marché pour plus d'un ministère, un ministère client peut déclarer la pleine valeur du marché. Dans le cas d'un accord d'offre à commandes ou d'un arrangement en matière d'approvisionnement, il est recommandé au ministère qui autorise l'accord de le déclarer.

4.3.3 Des rapports doivent être produits chaque trimestre afin de correspondre aux trimestres de l'année financière du gouvernement. Les renseignements sur les marchés doivent être affichés en ligne dans un délai de 30 jours après la fin de chaque période visée par le rapport.

4.3.4 Lorsque les dates de production de rapport ci-dessus tombent la fin de semaine ou un jour férié, les ministères peuvent afficher l'information sur leur site le dernier jour ouvrable précédant la fin de semaine ou le jour férié en question.

4.3.5 Un marché ou une modification n'ayant pas été déclaré durant la période de rapport au cours de laquelle il a été accordé peut être divulgué dans la période de rapport suivante ou dès que possible.

4.3.6 L'information affichée pendant une période de rapport peut être modifiée dans une période de rapport ultérieure, seulement si une erreur importante a été commise dans les données initiales. Il est recommandé d'indiquer clairement toute modification apportée aux renseignements dans l'élément de données commentaires du rapport antérieur, et un avis de modification doit être inscrit dans l'élément de données commentaires du rapport courant (voir à l'annexe B).

4.3.7 L'information sur les marchés qui est affichée sur les sites Web des ministères doit être conforme aux Norme sur l'accessibilité des sites Web. Il existe un site Intranet sur la divulgation proactive qui facilite la navigation et favorise l'uniformité.

4.4 Surveillance de la divulgation proactive

4.4.1 Conformément à l'article 4.1.8 de la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor, les ministères sont tenus de faire en sorte que l'autorité contractuelle (le ministre) agisse et soit perçue comme agissant en conformité avec l'esprit et la lettre de la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor. Le ministère s'expose à un risque de non-conformité, à moins de veiller à ce que l'information sur les marchés soit exacte et à jour et soit affichée conformément aux présentes lignes directrices. Il est recommandé que ce soit le dirigeant principal des finances (DPF) du ministère, ou son équivalent, qui s'assure que les données divulguées sont attestées comme il convient, qu'elles sont complètes et qu'elles sont produites dans les délais. Une pratique exemplaire consiste pour les ministères à indiquer clairement toute limite que présentent les données qui sont affichées sur leur site Web.

Lois pertinentes :

• Loi sur l'accès à l'information
• Loi fédérale sur la responsabilité
• Loi sur la gestion des finances publiques

Politiques du Conseil du Trésor :

• Politique sur les marchés
• Politique sur la classification et codage des opérations financières

Normes du Conseil du Trésor :

• Norme sur l'accessibilité des sites Web

Autres publications :

• Discours du budget de 2004

Pour toute question portant sur cet instrument de politique, veuillez contacter Demandes de renseignement du SCT.