Guide d’établissement des coûts

Les administrateurs généraux peuvent avoir les responsabilités suivantes :

• établir et tenir à jour les structures de gouvernance et de surveillance appropriées pour assurer la production des renseignements crédibles sur l’établissement des coûts et la participation des principaux intervenants;
• s’assurer que les exercices d’établissement des coûts reposent sur le processus d’établissement des coûts du GC, que les renseignements sur l’établissement des coûts qui en résultent sont crédibles et que l’information pertinente sur l’établissement des coûts est communiquée aux fins de la prise de décisions.

Se reporter aux instruments de politique pertinents pour obtenir la liste complète des responsabilités des administrateurs généraux, par exemple la section 4.1 de la Politique sur la gestion financière et la section 4.1 de la Politique sur la planification et la gestion des investissements.

Les dirigeants principaux des finances peuvent avoir les responsabilités suivantes :

• s’assurer que la capacité d’établissement des coûts de leur organisation est adaptée au niveau de complexité, de risque et d’importance relative des initiatives;
• coordonner la collecte et le maintien des renseignements sur l’établissement des coûts et fournir les outils nécessaires pour obtenir des renseignements crédibles sur l’établissement des coûts;
• assurer une diligence raisonnable dans l’application du processus d’établissement des coûts et remettre en question la crédibilité des renseignements sur l’établissement des coûts, au besoin;
• s’assurer de communiquer dans son attestation l’information clé sur l’établissement des coûts, y compris l’incidence des principales hypothèses sur les coûts et le niveau d’incertitude et de risque lié à l’initiative.

Se reporter aux instruments de politique pertinents pour obtenir la liste complète des responsabilités des dirigeants principaux des finances, par exemple la section 4.2 de la Politique sur la gestion financière et la section 3 de la Ligne directrice sur l’attestation du dirigeant principal des finances pour les présentations au Cabinet.

Les cadres supérieurs du ministère peuvent avoir les responsabilités suivantes :

• s’assurer de prévoir suffisamment de ressources (par exemple, personnes, outils et temps) pour la production et communication des renseignements crédibles sur l’établissement des coûts en tenant compte du niveau de complexité, de risque et d’importance relative lié aux initiatives;
• promouvoir la collaboration avec les intervenants tout au long de l’élaboration de l’exercice d’établissement des coûts;
• veiller à ce que les renseignements sur l’établissement des coûts (par exemple, qualité des données, incidence des principales hypothèses, facteurs générateurs de coûts, niveau d’incertitude et de risque, assurance de la qualité et efforts de validation) soient communiquées à l’administrateur général et au dirigeant principal des finances, s’il y a lieu, pour assurer le respect des obligations en matière de responsabilisation et de prise de décisions stratégiques.

Se reporter aux instruments de politique pertinents pour obtenir une liste complète des responsabilités des cadres supérieurs du ministère, par exemple la section 4.3 de la Politique sur la gestion financière.

Dans certaines circonstances, ces responsabilités pourraient s’appliquer aux rôles des cadres supérieurs désignés, comme l’indique la section 4.1 de la Directive sur la gestion de l’approvisionnement.

Les gestionnaires d’un programme ou d’un investissement (il peut aussi s’agir d’un directeur) peuvent appuyer les cadres supérieurs du ministère en prenant les mesures suivantes :

• veiller à ce que les praticiens de l’établissement des coûts disposent de l’information nécessaire pour produire des renseignements crédibles sur l’établissement des coûts (par exemple, documentation, données et éléments probants, règles de base);
• mobiliser dès le début et souvent tout au long de l’initiative les experts en matière d’établissement des coûts, les praticiens de l’établissement des coûts et les autres intervenants du ministère, afin que les praticiens de l’établissement des coûts aient suffisamment de temps pour produire des renseignements crédibles sur l’établissement des coûts;
• s’assurer que la production des renseignements sur l’établissement des coûts est clairement attribuée en fonction de l’atteinte des résultats et qu’elle comprend l’établissement d’un plan de travail et d’un calendrier;
• veiller à ce que l’information clé sur l’établissement des coûts soit consignée et communiquée, notamment en ce qui a trait à la qualité des données, à l’incidence des principales hypothèses, aux facteurs générateurs de coûts, au niveau d’incertitude et de risque et aux efforts d’assurance qualité et de validation.

Dans certaines circonstances, ces responsabilités pourraient s’appliquer aux rôles des promoteurs de projet et de programme, comme l’indique la section 4.1.12 de la Politique sur la planification et la gestion des investissements.

Les praticiens de l’établissement des coûts peuvent appuyer le gestionnaire d’un programme ou d’un investissement en prenant les mesures suivantes :

• s’assurer que les rôles et les responsabilités ainsi que le plan de travail pour les exercices d’établissement des coûts sont présentés en détail de manière à assurer l’atteinte des résultats;
• désigner et mobiliser les intervenants, y compris les experts en la matière, dès le début et souvent tout au long de l’initiative pour établir les hypothèses, recueillir des données et cerner les risques;
• appliquer le processus d’établissement des coûts pour produire des renseignements crédibles sur l’établissement des coûts à l’appui de la communication transparente des risques financiers aux fins de la prise de décisions;
• consigner de manière claire et concise les étapes suivies pour les renseignements sur l’établissement des coûts;
• s’assurer de communiquer l’information clé et l’information détaillée sur l’établissement des coûts.

Étant donné que les praticiens de l’établissement des coûts mènent leurs activités dans de nombreux domaines différents et peuvent avoir des rôles différents, ils sont définis comme toute personne qui effectue un travail lié à l’établissement des coûts. Par exemple, le gestionnaire d’un programme ou d’un investissement peut également être un praticien de l’établissement des coûts.

Des renseignements crédibles sur l’établissement des coûts sont le résultat d’un processus rigoureux et reproductible qui comprend la participation d’un large éventail d’intervenants.

Des renseignements sur l’établissement des coûts découlant d’un processus permettent :

• de s’assurer de bien définir l’objectif et les résultats de l’exercice d’établissement des coûts;
• de s’entendre sur les règles de base, les hypothèses et les sources de données;
• de s’assurer de mobiliser les intervenants tout au long de l’exercice d’établissement des coûts;
• de relever et de corriger les erreurs tout au long de l’exercice d’établissement des coûts;
• de s’assurer de communiquer clairement aux intervenants les résultats de l’exercice d’établissement des coûts.

Des renseignements crédibles sur l’établissement des coûts ont une portée définie qui prend en compte tous les éléments de coût liés à la décision qu’elle appuie. Les exercices d’établissement des coûts doivent comprendre des limites clairement définies en ce qui concerne le temps et la portée et tous les coûts connexes, par exemple l’inflation, les services internes et les coûts du cycle de vie.

Des renseignements complètent sur l’établissement des coûts permet :

• de faire en sorte que les limites de l’exercice d’établissement des coûts puissent être communiquées aux décideurs et aux intervenants;
• de s’assurer que tous les éléments de coût pertinents font partie de l’exercice d’établissement des coûts.

La figure 1 montre l’évolution des coûts au cours du cycle de vie d’un projet ou d’un programme.

Figure 1 - Version textuelle

La figure 1 est un graphique linéaire. La période est indiquée sur l’axe des X et le coût, sur l’axe des Y. Les quatre lignes du graphique représentent les étapes de la planification, de l’acquisition, de l’utilisation et de l’entretien, et de la disposition. Les lignes indiquent quand les coûts de chaque étape sont engagés et dans quelle mesure ils augmentent ou diminuent au fil du temps.

Des renseignements crédibles sur l’établissement des coûts sont étayées par des éléments probants et repose sur des données. Les données réelles ou historiques, qui peuvent comprendre l’information contenue dans le système des documents financiers d’une organisation, constituent la base de l’établissement des coûts fondé sur des éléments probants.

Des renseignements sur l’établissement des coûts fondées sur des éléments probants permettent :

• d’éliminer la subjectivité dans un exercice d’établissement des coûts;
• d’avoir une source traçable qui peut être examinée et évaluée par les intervenants et les évaluateurs;
• de recourir à l’analyse de données pour améliorer l’application des techniques d’établissement des coûts.

Des renseignements crédibles sur l’établissement des coûts tiennent compte de l’incidence de l’incertitude et du risque sur les coûts.

Des renseignements sur l’établissement des coûts évaluées en fonction des risques permettent :

• d’accroître le degré de fiabilité des exercices d’établissement des coûts, l’incertitude liée aux données et aux hypothèses sous-jacentes ayant été prise en considération;
• de s’assurer que les montants de l’éventualité :
  • permettent d’avoir l’assurance que l’estimation ou le budget est suffisant pour l’initiative ou l’activité,
  • sont fondés sur une évaluation du niveau d’incertitude et de risque;
• de communiquer le risque financier de manière transparente aux intervenants et aux décideurs.

Des renseignements crédibles sur l’établissement des coûts peuvent être comparées à de l’information sur des rendements antérieurs, des initiatives ou activités semblables ou des repères reconnus. De l’information validée sur l’établissement des coûts permettent aux décideurs et aux autres intervenants d’avoir l’assurance quant au caractère raisonnable des renseignements sur l’établissement des coûts.

Des renseignements crédibles sur l’établissement des coûts sont présentées de manière suffisamment détaillée pour qu’une partie indépendante puisse reproduire les résultats de l’exercice d’établissement des coûts.

Des renseignements sur l’établissement des coûts consignées dans un document permettent :

• aux évaluateurs de mieux comprendre comment les renseignements sur l’établissement des coûts ont été produites;
• d’assurer la transparence et la traçabilité des détails de l’exercice d’établissement des coûts, y compris les coûts qui n’ont pas été pris en considération dans l’exercice d’établissement des coûts;
• d’utiliser les renseignements sur l’établissement des coûts dans le cadre d’examens et d’audits;
• de s’assurer que l’information (par exemple, hypothèses, règles de base et sources de données) est stockée dans un endroit accessible aux praticiens de l’établissement des coûts actuels et futurs;
• de veiller à ce que les leçons apprises soient consignées et utilisées pour orienter le développement de pratiques exemplaires pour les exercices futurs.

Ces critères qui s’appliquent à des renseignements crédibles sur l’établissement des coûts sont liés à divers domaines stratégiques du GC.

Par exemple, les critères facilitent l’établissement d’un Ordre de grandeur approximatif (OGA), d’estimations de coûts indicatives et substantielles pour les approbations de programmes ou de projets et les autorisations de dépenses, comme l’indique la Directive sur la gestion de projets et programmes. En outre, le fait de s’assurer de la crédibilité des renseignements sur l’établissement des coûts permet de contribuer à la réalisation d’autres objectifs des politiques, par exemple les suivants :

• assurer le contrôle et une saine gestion des ressources publiques, comme l’indique la Politique sur l’audit interne;
• formuler des assertions sur la communication des risques, comme l’explique la Ligne directrice sur l’attestation du dirigeant principal des finances pour les présentations au Cabinet;
• utiliser les renseignements sur l’établissement des coûts pour définir les indicateurs, recueillir des données et effectuer des évaluations, comme le souligne la Directive sur les résultats.

L’objectif de l’exercice d’établissement des coûts est tributaire de la décision que les renseignements sur l’établissement des coûts appuieront. L’établissement d’un objectif et d’un plan permet de déterminer :

• les intervenants à mobiliser;
• les éléments de coût à établir dans le cadre de l’exercice d’établissement des coûts;
• la période visée par l’exercice d’établissement des coûts;
• la façon de communiquer les renseignements sur l’établissement des coûts.

Le plan de l’exercice d’établissement des coûts devrait comprendre les éléments suivants :

• l’examen des leçons tirées des exercices d’établissement des coûts antérieurs;
• l’élaboration d’un plan de travail pour chaque étape du processus d’établissement des coûts;
• l’établissement d’un calendrier pour respecter les délais et communiquer les progrès et les retards;
• des précisions sur les intervenants qui seront consultés et la méthode de consultation convenue;
• des précisions sur les responsabilités et l’attribution de celles-ci (il faudra peut-être consulter les intervenants à cet égard).

La portée des activités comprises dans l’exercice d’établissement des coûts devrait être définie en consultation avec les intervenants.

Une structure de répartition des coûts (SRC) définit la portée en décomposant une initiative ou une activité en éléments de coût qui devront être évalués. Il faudrait choisir ou élaborer une SRC au début de l’exercice d’établissement des coûts.

Une SRC est une structure hiérarchique dans laquelle les éléments de coût principaux ou « parents » sont subdivisés en éléments de coût « enfants » indépendants. La somme des éléments de coût « enfants » devrait correspondre à la valeur de l’élément de coût « parent ». De cette manière, un exercice d’établissement des coûts peut déterminer les coûts de manière exhaustive et éviter les doubles comptages. La subdivision devrait s’arrêter au niveau le plus bas qui apporte une valeur ajoutée à des fins de comparaison ou d’analyse des données.

Une SRC devrait être cohérente pour des initiatives ou des activités semblables. Une SRC cohérente permet d’organiser les données recueillies et de faire des comparaisons, même si les initiatives ou les activités sont d’envergure ou de complexité différente. Lorsqu’une initiative ou activité a déjà une structure de répartition du travail (SRT) utilisée pour la gestion de projet, la SRC est généralement élaborée en tenant compte de la SRT afin que la répartition des éléments de coût s’aligne sur les tâches prévues.

Les règles de base et les hypothèses établissent les conditions de base d’un exercice d’établissement des coûts. Les règles de base et les hypothèses sont des éléments nécessaires à tout exercice d’établissement des coûts.

Les règles de base sont un ensemble de conditions établies qui aident à orienter l’exercice d’établissement des coûts. Elles deviennent souvent des contraintes qui définissent les limites et la portée de l’exercice d’établissement des coûts. Par exemple, une règle de base pour un projet de construction peut imposer que tous les matériaux doivent être achetés au Canada, ce qui signifie qu’il faudra seulement prévoir les coûts des matériaux nationaux dans le cadre de l’exercice d’établissement des coûts.

Les hypothèses sont celles qui sous-tendent l’exercice d’établissement des coûts et dont découlent les exigences en matière d’établissement des coûts. Les hypothèses reposent sur des éléments probants pour permettre de discerner ce qui comblera l’écart entre les données d’entrée et les résultats de l’exercice d’établissement des coûts. Les hypothèses sont considérées comme étant exactes en l’absence de faits et, dans la mesure du possible, sont étayées par des données. Par exemple, on pourrait émettre l’hypothèse qu’un nouveau service numérique peut être fourni en utilisant l’infrastructure informatique existante.

Les règles de base et les hypothèses permettent de déterminer les coûts lorsque des éléments probants et des données ne sont pas disponibles pour tous les éléments de coût. Les règles de base et les hypothèses consignées dans des documents pour qu’il soit possible de démontrer clairement la base d’un exercice d’établissement des coûts. De plus, ces documents aideront également les praticiens de l’établissement des coûts à déterminer quand les règles de base, les hypothèses et les résultats ultérieurs ne sont plus valables et, s’il y a lieu, permettront d’obtenir une justification claire pour réexaminer un exercice d’établissement des coûts.

Des éléments probants et des données sont nécessaires pour déterminer les coûts. Pour l’exercice d’établissement des coûts, il y a lieu d’utiliser les meilleures données disponibles. En l’absence de données réelles ou historiques, les données qualitatives fournies par les experts en la matière peuvent être transformées en données en utilisant des techniques de recherche qualitatives et quantitatives robustes, comme il est décrit dans la section du présent document Autres facteurs à prendre en considération.

Une fois les données recueillies, elles doivent être normalisées pour des raisons de cohérence et de comparabilité. La normalisation permet d’ajuster les différences entre les données historiques et les données de l’initiative ou l’activité qui fait l’objet de l’exercice d’établissement des coûts. Parmi les formes courantes de normalisation figurent les ajustements de la valeur de l’argent au fil du temps (par exemple, inflation) et les différences de lieu d’achat (par exemple, différences dans les taux de change ou les prix régionaux).

Les données recueillies et normalisées doivent être stockées dans un endroit accessible pour un usage ultérieur. Il faut aussi sauvegarder les informations contextuelles liées aux données pour être en mesure de bien interpréter les données à l’avenir.

Cette étape consiste à appliquer des approches d’établissement des coûts aux données et aux éléments probants recueillis afin de déterminer les coûts.

Une estimation déterministe, parfois appelée estimation ponctuelle, devrait être établie à l’aide de l’une des approches d’établissement des coûts.

Une estimation déterministe est une valeur unique qui :

• représente le coût total attendu d’une initiative ou d’une activité dans une fourchette de résultats possibles;
• ne tient pas compte de l’incertitude ou du risque associé aux éléments de coût.

Cela dit, il faut également déterminer le niveau d’incertitude et de risque associé aux éléments de coût pour connaître la gamme d’incidences sur les coûts et la probabilité connexe.

L’incertitude liée aux coûts découle des fluctuations des coûts qui auront lieu. L’incidence exacte de l’incertitude liée aux coûts est inconnue en raison d’une information imparfaite. Un exemple d’incertitude liée aux coûts est le taux de change futur des matériaux ou des services achetés en devises étrangères.

Le risque lié aux coûts est un événement imprévisible qui peut se produire ou non et qui peut augmenter ou diminuer le coût. Un exemple de risque lié aux coûts est l’incidence financière d’une panne mécanique éventuelle dans un lieu de fabrication.

Une analyse de l’incertitude et des risques liés aux coûts permet de déterminer si l’estimation obtenue pour une initiative ou une activité est réaliste.

L’analyse quantifie l’incidence sur les coûts de l’incertitude et des risques associés à l’initiative ou à l’activité. Les résultats de cette analyse sont plus utiles aux décideurs qu’une estimation déterministe seule, car les résultats leur indiquent la fourchette de coûts éventuels ainsi que l’incidence des fluctuations des coûts et la probabilité connexe.

L’analyse de sensibilité est un outil connexe qui peut servir à montrer comment chaque élément de coût ou hypothèse influe sur le coût global.

En général, une initiative ou une activité présente un niveau d’incertitude plus élevé quant à son coût au cours des premières étapes, lorsqu’il y a moins d’informations disponibles. Au fur et à mesure que l’initiative ou l’activité évolue, le niveau d’incertitude quant aux coûts estimés diminue. Par exemple, une initiative à l’étape du mémoire au Cabinet comportera un plus grand nombre d’éléments inconnus qu’une initiative à l’étape de la présentation au Conseil du Trésor.

La figure 3 illustre ce concept pour un projet ou un programme à l’aide du cône d’incertitude. Il est possible de voir deux tendances distinctes dans les coûts au fil du temps :

1. le niveau d’incertitude diminue (représenté par le rétrécissement des limites) à mesure que les exigences deviennent plus concrètes et que les risques se concrétisent ou sont atténués;
2. les estimations changent (représentées par les points A à E) à mesure que le niveau d’effort pour atteindre les objectifs est mieux compris et que certains risques se matérialisent.

Figure 3 - Version textuelle

La figure 3 est un graphique. La période est indiquée sur l’axe des X et le coût, sur l’axe des Y. Il y a deux bandes : une qui représente la limite supérieure de l’estimation des coûts et l’autre, la limite inférieure de l’estimation des coûts. Les estimations de coûts sont présentées selon les différentes étapes :

• A : estimation des coûts à l’étape de conception;
• B : estimation du coût à l’étape de détermination;
• C : estimation du coût à l’étape de définition;
• D : estimation du coût à l’étape de mise en œuvre;
• E : estimation des coûts à l’étape de clôture.

Au fil du temps, l’espace entre les bandes se rétrécit. Les limites supérieure et inférieure de l’estimation des coûts se rejoignent pratiquement à E, soit à l’étape de clôture.

L’incertitude et le risque peuvent être évalués qualitativement ou quantitativement en fonction de la complexité de l’exercice d’établissement des coûts et de la disponibilité des données et des éléments probants. Pour les estimations de coûts complexes, des méthodes statistiques quantitatives, par exemple l’analyse par la méthode de Monte Carlo ou la méthode des moments, doivent être utilisées pour déterminer l’incertitude et les risques liés aux coûts.

Chaque exercice d’établissement des coûts devrait tenir compte de l’incertitude et des risques liés aux coûts. Le niveau d’effort associé à l’évaluation de l’incertitude et des risques liés aux coûts devrait être proportionnel au niveau de complexité, de risque et de l’importance relative d’une initiative ou d’une activité. Les exercices d’établissement des coûts devraient présenter une fourchette de résultats possibles en matière de coûts, d’après une analyse de l’incertitude et des risques et une estimation déterministe, sauf s’il s’agit d’une fourchette statistiquement négligeable.Si la fourchette est négligeable, il faut indiquer par écrit la raison pour laquelle l’incertitude et les risques liés aux coûts n’ont pas été évalués.

Par exemple, dans de nombreuses applications de comptabilité des coûts, les données et les éléments probants utilisés pour déterminer les coûts sont très fiables et permettent de donner l’assurance que les résultats présentent un faible niveau d’incertitude ou de risque.

Une éventualité est une solution possible pour faire face à l’incertitude et aux risques liés aux coûts relevés dans le cadre de l’évaluation. Cette éventualité est parfois prise en compte dans l’estimation des coûts. L’éventualité devrait reposer sur une analyse de l’incertitude et des risques liés aux coûts et tenir compte du degré de tolérance au risque des décideurs, qui peut varier selon l’initiative ou l’activité. En tant que solution pour faire face à l’incertitude et aux risques liés aux coûts, l’éventualité peut ne pas éliminer complètement le risque résiduel, mais il devrait permettre de donner aux décideurs l’assurance que l’initiative ou l’activité peut être mise en œuvre.

La figure 4 est une courbe en S qui illustre la fourchette de coûts estimés d’un projet ou d’un programme à un moment précis. Un point le long de la courbe en S correspond à un niveau de confiance qui indique la probabilité qu’un projet ou un programme se termine à un coût donné ou à un coût inférieur. La fourchette des résultats éventuels en matière de coûts est basée sur l’incertitude et les risques auxquels il faut faire face dans le cadre du projet ou du programme. Cette information peut servir à orienter l’estimation des coûts ajustés en fonction des risques et la détermination du montant de l’éventualité. Elle peut aussi aider à prendre des décisions quant aux compromis à faire.

Figure 4 - Version textuelle

La figure 4 est un graphique. Le coût est indiqué sur l’axe des X et le niveau de confiance, sur l’axe des Y. Le niveau de confiance fait référence à la probabilité que le coût réel soit égal ou inférieur au coût estimé.

Il y a deux points indiqués sur la courbe en S :

• l’estimation déterministe;
• l’estimation du coût ajusté en fonction des risques.

L’espace entre l’estimation déterministe et l’estimation du coût ajusté en fonction des risques le long de l’axe X représente l’éventualité ajusté en fonction des risques. L’espace situé le long de l’axe X après l’estimation du coût ajusté en fonction des risques représente l’incidence financière éventuelle si le coût réel dépasse le coût estimé ajusté en fonction des risques. L’espace le long de l’axe Y au-dessus de l’estimation du coût ajusté en fonction des risques représentent la probabilité que le coût réel dépasse le coût estimé ajusté en fonction des risques.

Le fait d’assurer la qualité de l’exercice d’établissement des coûts et de procéder à une validation de celui-ci donne confiance dans la rigueur de l’application du processus d’établissement des coûts et dans la qualité des résultats. Le niveau d’effort déployé à cette étape devrait correspondre au niveau d’effort requis pour l’exercice d’établissement des coûts.

L’assurance de la qualité permet de s’assurer :

• de la fiabilité des résultats dans la mesure où ils tiennent compte des règles de base, des hypothèses et des exigences de l’exercice d’établissement des coûts;
• de l’exactitude du calcul.

La validation garantit que les résultats reflètent le monde réel, c’est-à-dire qu’ils sont raisonnables par rapport à des rendements antérieurs, des exemples comparables ou historiques, des estimations indépendantes ou des repères reconnus.

Voici quelques activités qui peuvent faire partie de cette étape :

• vérifier s’il y a des erreurs de calcul et des incohérences;
• déterminer si le processus d’établissement des coûts a été appliqué de manière appropriée;
• examiner et remettre en question les hypothèses utilisées pour produire les résultats;
• comparer les données et les résultats d’initiatives, d’activités ou de sources de données semblables;
• contre-vérifier l’exercice d’établissement des coûts avec des repères reconnus ou des sources faisant autorité et expliquer les différences importantes;
• effectuer une estimation indépendante.

Pour les présentations au Cabinet, l’attestation du dirigeant principal des finances, telle qu’elle est décrite dans les Lignes directrices sur l’attestation du dirigeant principal des finances pour les présentations au Cabinet, constitue une partie importante de cette étape.

Une communication efficace est essentielle à la réussite d’un exercice d’établissement des coûts, car elle permet d’expliquer les résultats à des publics qui ne connaissent pas l’initiative ou l’activité, favorisant ainsi une prise de décision éclairée et une communication transparente des risques financiers. Les outils de communication peuvent comprendre des notes d’information et des dossiers de présentation intégrant des éléments visuels, tels que les figures 1, 3 et 4 du présent guide.

Le processus d’établissement des coûts et les résultats doivent être appuyés par des documents. Une forme courante de documentation est le rapport sur les coûts. Un rapport sur les coûts contient une description du processus d’établissement des coûts, des règles de base, des hypothèses, des sources de données et des résultats. Son public peut comprendre les futurs praticiens de l’établissement des coûts, des fonctions de remise en question et des responsabilités des évaluateurs et des auditeurs.

De surcroît, un rapport sur les coûts permet de souligner et de conserver les leçons apprises afin d’améliorer les futurs exercices d’établissement des coûts, ainsi que les examens périodiques de la mise en œuvre du processus d’établissement des coûts dans l’ensemble de l’organisation.

La documentation devrait présenter les limites de l’analyse et l’incertitude ou la subjectivité des données de base et des hypothèses.

Les paragraphes suivants présentent trois types d’approches pour l’établissement des coûts, qui appliquent des techniques d’établissement des coûts pour produire des renseignements crédibles sur l’établissement des coûts.

Il existe deux techniques principales pour déterminer le coût d’un élément de coût.

Technique paramétrique

Une technique d’établissement des coûts paramétrique applique une analyse statistique à des données provenant d’initiatives et d’activités semblables pour établir une relation au niveau de l’estimation des coûts (REC) qui est utilisée pour produire des renseignements sur l’établissement des coûts. Une REC est une équation qui permet de déterminer la valeur numérique d’un élément de coût donné en utilisant une relation établie avec un ou plusieurs facteurs générateurs de coûts indépendants. La relation peut être mathématiquement simple, telle qu’une proportion, un rapport ou un taux, ou elle peut être liée à une équation ou à une méthode complexe, telle qu’une analyse de régression. Il faut que la REC puisse s’appliquer à l’élément de coût et qu’elle convienne pour la gamme de données examinées.

Une technique paramétrique pour l’établissement des coûts repose sur des données provenant de nombreuses initiatives ou activités. En général, une technique paramétrique devrait être appliquée lorsqu’il existe des données disponibles provenant de plusieurs initiatives, activités ou éléments de coût historiques qui ont des relations basées sur des facteurs générateurs de coûts. Une technique paramétrique est souvent utilisée lorsqu’une initiative ou une activité a dépassé les premières étapes et que des renseignements détaillés sont connus sur les facteurs générateurs de coûts.

Le praticien de l’établissement des coûts devrait documenter les méthodes mathématiques, les statistiques, les hypothèses, les processus de normalisation et les sources de données connexes utilisés pour cette technique.

La figure 5 illustre la REC entre un facteur générateur de coûts et le coût. Le graphique montre que le facteur générateur de coûts influe directement sur le coût, de sorte qu’une augmentation de la quantité des facteurs générateurs de coûts entraîne une augmentation du coût.

Figure 5 - Version textuelle

La figure 5 est un graphique en nuage de points. Un facteur générateur de coûts est indiqué sur l’axe des X et le coût, sur l’axe des Y.

Le nuage de points est peuplé de points qui représentent des points de données et une ligne de meilleur ajustement. La ligne est positivement et fortement corrélée avec les points de données, qui entourent étroitement la ligne de meilleur ajustement de manière ascendante.

Les praticiens de l’établissement des coûts utilisent souvent des données provenant d’autres initiatives et activités et appliquent des techniques analogiques ou paramétriques afin de déterminer les coûts. Cependant, il arrive que des données réelles sur les coûts ou les tendances soient utilisées pour déterminer les coûts futurs de la même initiative ou activité. Dans ces cas, la technique analogique ou paramétrique peut également être appelée extrapolation à partir des données réelles.

Un exemple d’extrapolation à partir de données réelles à l’aide d’une technique analogique est l’hypothèse selon laquelle le coût de l’exécution d’une activité dans le futur sera le même que le coût de l’activité dans le passé. Un exemple d’extrapolation à partir de données réelles à l’aide d’une technique paramétrique est l’« estimation des coûts à l’achèvement » de la gestion de la valeur acquise.