Guide de gestion des comptes débiteurs

Les opérations qui donnent lieu à des comptes débiteurs sont parfois nécessaires pour atteindre les objectifs d’un programme et répondre aux besoins opérationnels. Il faut réduire au minimum les comptes débiteurs parce qu’il pourrait être impossible de les recouvrer.

Afin de réduire au minimum les comptes débiteurs, les ministères peuvent :

• examiner les contrôles internes pour éviter :
  • les trop-payés ou les paiements erronés aux fournisseurs et aux employés,
  • les trop-payés ou les paiements erronés de subventions, de contributions ou de prestations aux bénéficiaires;
• s’assurer que les employés qui détiennent une carte de voyage ou une carte d’achat comprennent leurs responsabilités afin de réduire les cas d’utilisation inappropriés qui pourraient nécessiter le recouvrement des dépenses;
• explorer d’autres méthodes de paiement ou d’autres opérations avant d’octroyer des avances comptables;
• éviter de passer des marchés dont les modalités pourraient donner lieu à des comptes débiteurs (par exemple, des marchés où l’acceptation des notes de crédit fait partie des modalités);
• exiger un paiement à l’avance ou un paiement immédiat;
• établir une saine politique ministérielle en matière de crédit (voir le paragraphe 4.4 du présent guide).

Comme il est indiqué au paragraphe 4.3.2 de la Directive sur la gestion des fonds publics et des comptes débiteurs, les ministères peuvent octroyer un crédit seulement lorsque c'est nécessaire à des fins opérationnelles. Autrement dit, ils peuvent octroyer un crédit seulement si le fait de ne pas l’octroyer :

• les empêcherait d’accomplir leur mandat;
• nuirait à l’atteinte des objectifs du programme en ce qui concerne :
  • la facilité d’accès aux services,
  • le type de clientèle qui reçoit le service,
  • la fréquence des opérations offertes,
  • la stratégie de programme qui soutient les résultats souhaités.

L’exigence relative à l’octroi d’un crédit seulement lorsque c’est nécessaire à des fins opérationnelles s’applique principalement aux cas suivants :

• la fourniture de biens et à la prestation de services;
• l’utilisation des installations du gouvernement;
• les droits et les privilèges conférés par le gouvernement fédéral.

La politique de crédit d’un ministère devrait inclure les éléments suivants :

• ce qui peut être fourni à crédit, par exemple :
  • les types de biens et services fournis,
  • les installations pouvant être utilisées,
  • les droits et privilèges accordés;
• la séparation appropriée des tâches liées à l’octroi de crédit;
• un processus d’évaluation du risque de crédit (pour les nouveaux clients);
• un seuil minimum pour les ventes à crédit;
• les niveaux acceptables de risque de crédit;
• les modalités de crédit (les conditions dans lesquelles le crédit est accordé et la limite de crédit maximale);
• la date d’échéance du paiement et le taux d’intérêt qui s’applique aux paiements effectués en retard;
• l’information minimale nécessaire pour accorder le crédit;
• les situations, sauf si la loi l’interdit, où le ministère peut refuser de fournir des biens et des services, d’autoriser l’utilisation d’installations et d’accorder des droits ou des privilèges à crédit en raison de créances non payées à l’État.

L’enregistrement rapide et exact des opérations des comptes débiteurs contribue aux éléments suivants :

• produire des rapports en temps opportun;
• s’assurer que les renseignements financiers du ministère sont complets et fiables;
• régler les différends lorsque les débiteurs contestent la validité des comptes débiteurs;
• garantir un recouvrement de créances;
• limiter ou éliminer le besoin de prendre d’autres mesures de recouvrement;
• déterminer si une créance est visée par un délai de prescription (voir le paragraphe 7.3 du présent guide pour en savoir plus sur les lois de prescriptions pour le recouvrement de créances).

Un dossier de recouvrement doit être créé pour chaque compte débiteur. Un dossier de recouvrement bien documenté contient :

• toute preuve documentaire qui confirme qu’une créance est due à l’État (par exemple, un contrat de prêt ou un arrangement de remboursement);
• des dossiers exacts, complets et à jour de toutes les communications avec le débiteur, y compris les demandes écrites de paiement et les notes sur les conversations téléphoniques;
• une documentation exacte de toute entente de remboursement conclue avec le débiteur;
• des renseignements exacts sur les opérations, comme le montant original du compte débiteur, les intérêts applicables, le solde dû et tout paiement reçu du débiteur.

Lorsque l’on s’attend à ce qu’un compte débiteur ne soit pas recouvré en totalité ou en partie, une provision pour créances douteuses est enregistrée afin d’assurer une évaluation adéquate de la valeur de réalisation nette du compte. La valeur de réalisation nette n’est pas nécessairement le montant à recevoir légalement. Pour obtenir des consignes sur la comptabilisation des opérations qui entraînent des comptes débiteurs et des provisions pour créances douteuses, consulter la section Comptes débiteurs du Manuel de comptabilité selon la Stratégie d’information financière.

Les comptes débiteurs sont comptabilisés dans les comptes du ministère et ne doivent pas être supprimés tant que le ministère n’a pas reçu le paiement complet ou que la créance n’a pas fait l’objet d’une remise, d’une renonciation ou d’une radiation conformément aux exigences législatives applicables. Si une créance est radiée et s’il devient évident par la suite que la situation financière du débiteur s’est améliorée et qu’il est en mesure de payer la dette, le compte est rétabli et la créance est recouvrée.

Les rajustements des comptes débiteurs d’un ministère sont des mesures administratives qui ne nécessitent pas d’autorisation législative ou réglementaire. Des rajustements peuvent être apportés lorsque des comptes débiteurs sont enregistrés par erreur ou si la légitimité de la créance ne peut pas être corroborée.

Exemples

1. Une dépense de programme a été enregistrée par erreur comme un compte débiteur dans les comptes d’un ministère. Après avoir examiné l’opération, le ministère a confirmé qu’elle a été enregistrée par erreur et a apporté un rajustement au compte afin de consigner le montant en tant que dépense et de supprimer le compte débiteur.
2. Un ministère a effectué par erreur un paiement à un particulier. Le ministère doit recouvrer le paiement et donc établir un compte débiteur. Étant donné que la créance est étayée par des dossiers ministériels, le compte débiteur doit être supprimé seulement lorsque le paiement versé par erreur a été entièrement recouvré ou lorsque la créance a fait l’objet d’une radiation, d’une remise, d’une annulation ou d’une renonciation.

Le traitement équitable des débiteurs comprend les éléments suivants :

• communiquer ouvertement avec les débiteurs;
• informer les débiteurs de l’état de leur compte;
• appliquer les lois et les politiques de façon uniforme pour tous les débiteurs;
• informer les débiteurs de leurs obligations en vertu des lois applicables et de tout processus administratif d’examen ou d’appel existant qui pourrait prévoir des mesures de redressement ou de recours;
• expliquer aux débiteurs les conséquences d’un non-paiement ou d’un paiement en retard;
• répondre aux demandes de renseignements des débiteurs;
• s’assurer de fournir en temps opportun aux débiteurs des renseignements exacts et faciles à comprendre;
• présenter en temps opportun les demandes de paiement (voir le paragraphe 6.2 pour en savoir plus);
• tenir compte de la situation financière d’un débiteur et de toute autre situation au moment du recouvrement d’une créance.

Présenter par écrit et en temps opportun les demandes de paiement facilite le recouvrement de créances. Les demandes peuvent prendre la forme de factures, de relevés ou d’autres documents, par exemple.

Le cas échéant, les demandes de paiement devraient comprendre les éléments suivants :

• les détails sur les frais en question;
• les détails sur les paiements reçus du débiteur;
• le montant total de la créance;
• des modalités de paiement claires (par exemple, « le montant total facturé est exigible dans les 30 jours suivant la date de la facture »);
• un avis indiquant que des frais d’intérêt seront exigés pour les paiements en retard.

Cette section présente certaines pratiques pour le recouvrement de comptes débiteurs. Ces pratiques sont utilisées dans les activités commerciales quotidiennes des secteurs public et privé.

Les ministères peuvent utiliser un éventail de méthodes pour recouvrer les sommes dues à l’État. Les agents ministériels qui gèrent les comptes débiteurs devraient choisir la méthode de recouvrement la plus appropriée et la plus économique pour chaque situation, en commençant par la méthode la plus simple, puis, s’il y a lieu, en poursuivant progressivement avec les plus complexes. Les paragraphes 7.2.1 à 7.2.8 décrivent les méthodes possibles, allant de la moins complexe à la plus complexe.

La période pour recouvrer une créance peut être visée par les délais de prescription indiqués dans la Loi sur la responsabilité civile de l’État et le contentieux administratif, une autre loi fédérale ou une loi provinciale. Les ministères devraient consulter les services juridiques ministériels pour confirmer le délai de prescription applicable.

Lorsque cela est permis, les ministères, les organismes et les sociétés d’État peuvent et devraient échanger les renseignements et partager les ressources afin de retrouver les débiteurs et de recouvrer les créances dues à l’État.