Archivée [2023-07-27] - Guide sur le contrôle interne en matière de gestion financière

Les responsabilités de l’administrateur général sont décrites à l’article 16.4 de la Loi sur la gestion des finances publiques et traitées plus à fond à la sous-section 4.1.6 de la Politique sur la gestion financière.

Conformément à la Loi sur la gestion des finances publiques, les administrateurs généraux, à titre d’administrateurs des comptes, ont l’obligation de comparaître devant les comités du Sénat et de la Chambre des communes au sujet de leurs responsabilités en matière de gestion financière, notamment en ce qui a trait aux éléments suivants :

• les mesures prises pour conserver un système de contrôle interne efficace;
• les contrôles en place;
• le fonctionnement des contrôles;
• les mesures prises pour assurer l’efficacité des contrôles.

La Politique sur la gestion financière du Conseil du Trésor précise en outre ces responsabilités de la façon suivante :

l’administrateur général doit veiller à l’établissement, à la surveillance et au maintien d’un système ministériel de contrôle interne en matière de gestion financière axé sur les risques.

De plus, la Politique sur la gestion financière décrit les responsabilités du dirigeant principal des finances et des cadres supérieurs du ministère (les gestionnaires qui relèvent directement de l’administrateur général).

Conformément aux sous-sections 4.2.8 et 4.2.9 de la politique, il incombe au dirigeant principal des finances d’établir, de surveiller et de tenir à jour :

• un système de contrôle interne en matière de gestion financière axé sur les risques pour fournir une assurance raisonnable que :
  • les ressources publiques sont utilisées prudemment et de façon économique,
  • les processus de gestion financière sont efficaces et efficients,
  • les lois, les règlements et les instruments de politique de gestion financière pertinents sont respectés;
• un système de contrôle interne en matière de rapports financiers axé sur les risques, comme le souligne la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers du ministère.

Conformément aux sous-sections 4.3.6 et 4.3.7 de la Politique sur la gestion financière, les cadres supérieurs du ministère ont les responsabilités suivantes :

• mettre en œuvre et tenir à jour un système de contrôle interne en matière de gestion financière axé sur les risques dans leur domaine de responsabilité;
• aviser le dirigeant principal des finances des faiblesses du contrôle importantes;
• s’assurer que des mesures correctives sont prises rapidement lorsque de telles faiblesses sont cernées dans leur domaine de responsabilité.

La sous-section 4.2 du présent guide décrit le système de contrôle interne plus en détail.

Le contrôle interne est exécuté par l’organe de surveillance, la direction et d’autres employés d’une organisation dans le but d’offrir une assurance raisonnable que les objectifs de l’organisation seront atteints.

La gestion des contrôles internes donne une assurance que les organisations ont mis en place des structures de gouvernance et de reddition de comptes bien établies pour appuyer l’évaluation et la surveillance de leur système de contrôle interne. Plus précisément, la gestion des contrôles internes permet de s’assurer des éléments suivants :

• les principaux contrôles internes sont évalués et réévalués régulièrement en fonction du risque aux fins de surveillance au moyen d’une approche axée sur les risques;
• des mesures correctives sont prises au besoin (sous-section 4.2.10 de la Politique sur la gestion financière);
• une surveillance officielle des activités est effectuée grâce à une gouvernance efficace, y compris l’établissement d’un cadre de gestion des contrôles internes et la présentation de rapports périodiques à la haute direction, à l’administrateur général et au Comité ministériel d’audit.

Comme le montre la figure 1, l’administrateur général est responsable de l’ensemble du système de contrôles internes à l’échelle du ministère. La sous-section 4.1.6 de la Politique sur la gestion financière et l’article 16.4 de la Loi sur la gestion des finances publiques contiennent d’autres renseignements sur les rôles et les responsabilités de l’administrateur général. Le DPF est responsable du système de contrôle interne en matière de gestion financière et en matière de rapports financiers. Les sous-sections 4.2.8, 4.2.9 et 4.2.10 de la Politique sur la gestion financière renferment d’autres renseignements sur les rôles et les responsabilités du DPF. Les cadres supérieurs du ministère assument des responsabilités liées à l’ensemble du système de contrôle interne (dont le contrôle interne en matière de gestion financière et le contrôle interne en matière de rapports financiers) dans le cadre d’activités relevant de leur domaine de responsabilité. Les sous-sections 4.3.6 et 4.3.7 de la Politique sur la gestion financière contiennent d’autres renseignements sur les rôles et les responsabilités des cadres supérieurs du ministère. Le présent guide porte principalement sur les deux cercles intérieurs liés au contrôle interne en matière de gestion financière et au contrôle interne en matière de rapports financiers.

Figure 1. Système de contrôle interne

Figure 1 - Version textuelle

Figure 1. Système de contrôle interne

La figure 1 montre 3 cercles superposés qui représentent, du plus grand au plus petit, le système de contrôle interne, le système de contrôle interne en matière de gestion financière ou le CIGF et le système de contrôle interne en matière de rapports financiers ou le CIRF.

L’administrateur général est responsable du système de contrôle interne dans l’ensemble du ministère, selon l’article 16.4 de la Loi sur la gestion des finances publiques et la sous-section 4.1.6 de la Politique sur la gestion financière. Le dirigeant principal des finances est responsable du système de contrôle interne en matière de gestion financière et du système de contrôle interne en matière de rapports financiers, selon les sous-sections 4.2.8, 4.2.9 et 4.2.10 de la Politique sur la gestion financière.

Légende
CIGF : contrôle interne en matière de gestion financière
CIRF : contrôle interne en matière de rapports financiers

L’annexe est une occasion pour les ministères de mettre en relief les éléments suivants :

• l’efficacité de leur gestion du contrôle interne en matière de rapports financiers;
• l’état d’avancement des évaluations par rapport à leurs plans de surveillance continue axée sur les risques du contrôle interne en matière de rapports financiers.

Les ministères peuvent également rendre compte des progrès réalisés depuis l’exercice précédent. Les ministères devraient fournir une vue d’ensemble de l’état d’avancement général du processus de l’évaluation complète, y compris ce qui a été réalisé depuis le début (ou depuis le plan de l’exercice précédent).

Le plan de l’exercice précédent devrait être le point de départ pour la déclaration des résultats de l’évaluation annuelle dans l’annexe. Les ministères sont invités à expliquer les écarts par rapport au plan de l’exercice précédent et à décrire tout changement important de la portée du plan ministériel de surveillance continue axée sur les risques. Le ministère doit démontrer qu’il a pris en considération les changements ou les nouveaux risques dans son environnement et qu’il en a tenu compte dans son évaluation annuelle.

Des renseignements supplémentaires sur l’annexe sont fournis à la sous-section 6.1 du présent guide.

La première étape du processus d’évaluation des contrôles est la consignation des informations sur les contrôles clés. Viennent ensuite les mises à l’essai pour vérifier l’efficacité opérationnelle et de la conception, puis la surveillance continue, qui est la dernière étape. Les ministères qui ont terminé leur évaluation initiale du contrôle interne en matière de rapports financiers, y compris les essais pour vérifier l’efficacité opérationnelle et de la conception, doivent ensuite effectuer une évaluation annuelle axée sur les risques. Ces ministères sont considérés comme étant à l’étape de la surveillance continue de leur programme de contrôles internes. La surveillance continue permet de s’assurer que le contrôle interne en matière de gestion financière et en matière de rapports financiers continue de fonctionner efficacement et comme prévu.

Une fois qu’une organisation atteint l’étape de la surveillance continue, elle demeurera à cette étape, même lorsque de nouveaux processus sont mis en œuvre ou lorsque la portée du programme est rajustée pour tenir compte des changements apportés aux opérations du ministère ou des nouveaux éléments de contrôle interne en matière de gestion financière. Les cadres supérieurs du ministère doivent s’assurer de tenir leur engagement à l’égard d’une saine gestion du système de contrôle interne en matière de gestion financière au sein de leur ministère, notamment :

• en réalisant annuellement l’évaluation de l’efficacité opérationnelle et de la conception des contrôles internes du ministère selon une approche axée sur les risques;
• en déterminant les mesures qui seront nécessaires pour corriger toute faiblesse importante.

Le Guide de surveillance continue du contrôle interne en matière de gestion financière contient d’autres renseignements sur l’élaboration et la tenue à jour d’un plan de surveillance continue.

Dans le contexte du contrôle interne en matière de gestion financière, les fournisseurs de services communs^{Footnote 3} sont les ministères qui fournissent des services et des renseignements clés ou qui exécutent une activité, une fonction ou un processus opérationnel au nom d’autres ministères. La prestation de ces services à l’ensemble de la collectivité gouvernementale a une incidence sur les états financiers des ministères bénéficiaires. Voici les 4 fournisseurs de services communs ainsi que les services qu’ils offrent :

• Services publics et Approvisionnement Canada, qui gère le paiement des salaires et l’acquisition de biens et de services et fournit des services de gestion des locaux;
• Services partagés Canada, qui offre des services d’infrastructure de technologie de l’information;
• le ministère de la Justice du Canada, qui fournit des services juridiques;
• le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, qui fournit des renseignements sur l’assurance de la fonction publique et qui gère centralement le paiement de la part de l’employeur des cotisations aux régimes d’avantages sociaux des employés prévus par la loi.

En vertu de la sous-section 4.2.13.4.2 de la Politique sur la gestion financière, les fournisseurs de services communs doivent faire état dans leur annexe des résultats de leur évaluation annuelle du système de contrôle interne pour les services qu’ils fournissent aux ministères bénéficiaires. Cette exigence assure la transparence de l’état des contrôles dans les organisations de services communs en ce qui a trait aux services qu’elles fournissent aux ministères bénéficiaires.

La sous-section A.5 de l’appendice A du présent guide permet aux fournisseurs de services communs de présenter les résultats annuels de leur évaluation du contrôle interne pour les services communs qu’ils offrent. Cette sous-section est consacrée aux 4 fournisseurs de services communs indiqués ci-dessus. Toutes les autres organisations ne doivent pas tenir compte de cette sous-section du modèle lorsqu’elles remplissent leur annexe.

Lorsqu’ils évaluent le contrôle pour les services fournis aux ministères bénéficiaires, les fournisseurs de services communs sont invités à utiliser une approche axée sur les risques qui est semblable à celle qu’utilisent les ministères pour évaluer le contrôle interne en matière de rapports financiers.

Si un fournisseur de services communs détermine que ses contrôles pour les services communs ne feront pas l’objet d’une évaluation au cours d’un exercice donné, il devrait l’indiquer à la sous-section A.5 de l’appendice A du présent guide. Les fournisseurs de services communs peuvent plutôt présenter un compte rendu des mesures correctives en cours.

Il convient de souligner que, bien que les fournisseurs de services communs doivent rendre compte du système de contrôle interne pour les services communs qu’ils fournissent, ils n’ont pas à fournir une assurance de la fiabilité de l’information dans les états financiers des ministères bénéficiaires.

Les ministères bénéficiaires qui utilisent les services d’un fournisseur de services communs demeurent responsables de l’environnement de contrôle au sein de leur propre organisation et conservent la responsabilité de certains éléments, par exemple :

• approuver l’accès à divers systèmes;
• s’assurer que les renseignements envoyés au fournisseur de services communs sont complets et exacts;
• s’assurer que les services reçus sont appropriés et conformes aux protocoles d’entente et aux contrats;
• gérer la relation avec le fournisseur de services communs, notamment en participant à des organes de gouvernance, au besoin.

L’annexe présente aux utilisateurs des états financiers de l’information sommaire indiquant comment le ministère gère son système de contrôle interne en matière de rapports financiers (évaluations annuelles, plans d’action connexes et plans d’évaluation futurs). Les ministères sont invités à utiliser le modèle d’annexe qui reflète le plus leur réalité et d’adapter le niveau de détail, le contenu et les messages clés en fonction de leurs besoins.

Il existe 2 types d’annexes courants.

Dans l’annexe normalisée pour les grands ministères non assujettis aux audits des contrôles de base, les ministères font état des efforts d’évaluation déployés et des progrès réalisés depuis l’exercice précédent. Comme la plupart des ministères ont atteint l’étape de la surveillance continue de leur système de contrôle interne, cette annexe décrit le plan du ministère pour la surveillance des contrôles au cours des années à venir, y compris la capacité de faire rapport sur l’évaluation annuelle du ministère. L’appendice A du présent guide donne un exemple de l’annexe à l’étape de la surveillance continue.

L’annexe simplifiée pour les petits ministères assujettis aux audits des contrôles de base est utilisée par les ministères qui n’ont pas eu d’audit des contrôles de base. Comme son nom l’indique, cette annexe est une version plus simple de l’annexe normalisée et tient compte des attentes à l’égard des petits ministères qui sont assujettis aux audits des contrôles de base. L’appendice B du présent guide donne des exemples des exigences en matière de rapports pour les petits ministères qui font l’objet d’un audit des contrôles de base.

Les petits ministères assujettis aux audits des contrôles de base devraient s’assurer que leurs contrôles des transactions financières (articles 32 à 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques) continuent de donner les résultats prévus. En outre, ces ministères devraient prendre les mesures appropriées pour surveiller les autres secteurs de risque relatifs à leur système de contrôle interne. Des audits périodiques des contrôles de base permettent de suivre les progrès et la surveillance de la gestion ministérielle de faire en sorte qu’ils se poursuivent.