Archivée [2022-05-27] - Guide sur les paiements à titre gracieux et des versements à titre gratuit
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1. Date de publication
Le présent guide a été publié le 22 novembre 2019 et tient compte des modifications en vigueur le 1er avril 2022.
Le présent guide remplace les dispositions sur les paiements à titre gracieux de la Ligne directrice sur les réclamations et paiements à titre gracieux datée du 1er octobre 2009.
2. Application, objet et portée
Le présent guide s'applique aux organisations qui figurent à la section 6 de la Politique sur la gestion financière.
Le présent guide a pour but d'aider les ministères à gérer les paiements à titre gracieux et les versements à titre gratuit.
Le présent guide appuie les exigences énoncées à l'annexe A de la Directive sur les paiements du Conseil du Trésor et il ne présente pas de nouvelles exigences obligatoires. Les exemples sont donnés à titre indicatif seulement et peuvent ne pas s'appliquer à tous les ministères ou à toutes les situations.
La section 3 énonce les points à prendre en considération pour le versement des paiements à titre gracieux.
La section 4 énonce les points à prendre en considération pour effectuer un versement à titre gratuit.
3. Aperçu des paiements à titre gracieux
3.1 Définition
La Directive sur les paiements définit un paiement à titre gracieux comme étant un :
« paiement de secours versé par l’État accordé seulement dans le cas où il n’existe aucun instrument législatif, réglementaire ou stratégique pour effectuer un tel paiement. Le paiement est effectué dans l’intérêt public au titre de pertes subies ou de dépenses engagées dans les cas où l’État n’a aucune obligation juridique ou autre, ou lorsque le réclamant n’a droit à aucun paiement ni à aucune forme d’indemnisation ».
3.2 Points à prendre en considération pour le versement d’un paiement à titre gracieux
Les paiements à titre gracieux devraient être gérés avec prudence étant donné qu'ils s'apparentent étroitement à des cadeaux. Voici les principaux points à prendre en considération pour l'utilisation des paiements à titre gracieux :
- les paiements à titre gracieux ne devraient être utilisés que dans des circonstances exceptionnelles ou d'urgence;
- les paiements à titre gracieux ne sont pas destinés à servir de mécanisme pour exécuter un programme et ne sont pas appropriés pour effectuer des paiements récurrents;
- les fins auxquelles le paiement à titre gracieux est destiné doivent relever du mandat du ministère;
- un paiement à titre gracieux ne peut pas être utilisé s'il y a des restrictions légales en ce sens (par exemple, la loi habilitante d'un ministère peut interdire d'effectuer des paiements pour certaines dépenses, comme le paiement d'intérêts);
- des paiements à titre gracieux ne devraient pas être utilisés pour traiter les réclamations ou les situations où des obligations juridiques existent (se reporter au Guide sur les réclamations pour de plus amples renseignements).
3.3 Autorisations pour effectuer un paiement à titre gracieux
Le tableau 1 présente les diverses autorités auxquelles il faut recourir pour le versement d'un paiement à titre gracieux. S'ils envisagent d'effectuer un paiement à titre gracieux, les dirigeants principaux des finances (DPF) devraient consulter leurs services juridiques. Ils peuvent également consulter le secteur des programmes pertinent au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada et le Bureau du contrôleur général pour déterminer l'autorité compétente.
| Autorités en vertu desquelles le versement d'un paiement à titre gracieux peut être envisagé | ||||
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| Directive sur les paiements | Autorité ministérielle | Conseil du Trésor ou gouverneur en conseil | ||
| Lignes directrices sur l'usage approprié |
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| Niveau d'approbation requis |
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3.4 Points à prendre en considération pour le versement d’un paiement à titre gracieux en vertu de la Directive sur les paiements
Le paiement proposé n'est pas visé par un autre instrument directeur
En vertu de la sous-section A.2.2.3.1.1 de l'annexe A de la Directive sur les paiements, les gestionnaires doivent s'assurer que les paiements à titre gracieux sont versés seulement lorsque les paiements proposés ne sont pas visés par d'autres autorités, instruments directeurs, politiques du Conseil du Trésor ou d'autres mécanismes d'indemnisation. Le financement de programme, les paiements de transfert, les mécanismes législatifs ou réglementaires, les assurances et les contrats sont des exemples d'autres autorités.
Avant de verser un paiement à titre gracieux, le gestionnaire délégué d'un ministère doit déterminer s'il existe une autre autorité qui permet d'effectuer le paiement. Si le paiement proposé est visé par un autre instrument directeur, il doit être effectué conformément à cet instrument et non sous forme de paiement à titre gracieux.
Par exemple, un consultant s'est présenté à une réunion au bureau d'un ministère, et un employé a accidentellement placé plusieurs dossiers sur les lunettes de celui-ci, ce qui les a endommagées. Le consultant a demandé au gestionnaire du ministère une indemnisation pour remplacer les lunettes endommagées. À la suite de l'enquête du gestionnaire, il a été déterminé qu'il s'agissait d'un accident survenu pendant l'exercice des fonctions du consultant et que la demande du consultant devrait être traitée comme une réclamation (voir la section 4 du Guide sur les réclamations pour obtenir plus de renseignements).
Le paiement proposé ne sert pas à combler une lacune d'un autre instrument
Dans le cadre du processus visant à déterminer si un autre instrument directeur s'applique, les gestionnaires doivent également s'assurer que les paiements à titre gracieux sont versés uniquement lorsqu'ils ne servent pas à combler des lacunes perçues ou à compenser les limites apparentes d'un autre instrument directeur, selon les exigences de la sous-section A.2.2.3.1.1 de l'annexe A de la Directive sur les paiements.
En d'autres mots, si une situation particulière est régie par un autre instrument et que cet instrument ne prévoit pas le paiement proposé, aucun paiement à titre gracieux en vertu de la Directive sur les paiements ne doit être effectué.
Par exemple, on a demandé à un ancien employé de participer à une cérémonie organisée par un ministère. Un coup de canon a été tiré lors de l'événement, et l'ouïe de l'ancien employé a été endommagée. Il y avait une police d'assurance qui indemnisait les dommages sous réserve de certaines conditions. Le dommage auditif subi par l'ancien employé ne remplissait pas les conditions de la police aux fins d'indemnisation. Un paiement effectué à titre gracieux dans une telle situation serait considéré comme une tentative de combler une lacune dans une police d'assurance et, par conséquent, irait à l'encontre des exigences de la Directive sur les paiements.
3.5 Points à prendre en considération pour le versement d’un paiement à titre gracieux selon une autorité ministérielle
En tant que mandataires de l'État, les ministres peuvent être en mesure d'exercer le pouvoir de l'État d'autoriser des paiements à titre gracieux relativement aux questions relevant de leurs mandats.
Lorsqu'il souhaite effectuer un paiement à titre gracieux en vertu d'une autorité ministérielle, le DPF du ministère devrait confirmer que :
- l'équipe des services juridiques du ministère a déterminé que le paiement à titre gracieux proposé s'inscrit dans le mandat du ministère;
- le Bureau du contrôleur général a été consulté et a formulé des commentaires sur les politiques et procédures de gestion financière applicables.
Le ministre doit aviser, par écrit, le président du Conseil du Trésor lorsque le paiement à titre gracieux a été effectué. Dans sa lettre au président, le ministre devrait indiquer pourquoi le paiement à titre gracieux a été fait, à qui il a été fait, ainsi que le montant et la nature du paiement.
3.6 Points à prendre en considération pour le versement d’un paiement à titre gracieux en vertu de l’autorité du Conseil du Trésor ou du gouverneur en conseil
La décision d'utiliser les mécanismes ci-dessous devrait être évaluée au cas par cas.
- Autorité du Conseil du Trésor : le ministère peut demander au Conseil du Trésor d'autoriser le paiement conformément au Décret de 1991 sur les paiements à titre gracieux [(C.P. 1991-8/1695), septembre 1991] (voir l'annexe du présent guide), au moyen d'une présentation au Conseil du Trésor.
- Décret du gouverneur en conseil : le ministère peut demander une autorisation du paiement par l'intermédiaire d'un décret précis du gouverneur en conseil au moyen d'une présentation au gouverneur en conseil.
Le secteur des programmes pertinent du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada devrait être consulté avant et pendant l'élaboration de la présentation au Conseil du Trésor ou de la présentation au gouverneur en conseil visant un paiement à titre gracieux.
3.7 Détermination du montant d’un paiement à titre gracieux
Afin de déterminer le montant approprié d'un paiement à titre gracieux, les gestionnaires doivent tenir compte des éléments suivants :
- les coûts sous-jacents des montants payés dans des situations comparables;
- ce qui est juste dans les circonstances;
- les facteurs contributifs, y compris les actions ou les omissions du bénéficiaire potentiel.
Le gestionnaire délégué du ministère devrait également déterminer si le bénéficiaire peut recevoir une indemnisation d'autres sources raisonnables telles que les suivantes :
- des lois fédérales ou provinciales;
- des programmes privés ou publics;
- des dispositions contractuelles;
- des clauses d'une assurance commerciale ou des mécanismes de recouvrement auprès d'un tiers.
3.8 Déclaration
Tous les paiements à titre gracieux sont déclarés dans les Comptes publics du Canada au cours de l'exercice pendant lequel ils ont été versés aux bénéficiaires, conformément à la section « Procédures des Comptes publics du Canada » du Manuel du receveur général. En vertu de l'alinéa 3(l) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, les paiements à titre gracieux sont des avantages facultatifs et ne sont pas considérés comme des renseignements personnels.
4. Versements à titre gratuit
4.1 Définition
Les versements à titre gratuit sont des paiements volontaires pour des services rendus versés à une personne qui n’est pas un employé du gouvernement, et à qui des paiements ne sont pas légalement ou traditionnellement exigés. Ils ne sont pas destinés à être utilisés fréquemment ou comme un mécanisme pour exécuter un programme, particulièrement sur une base permanente. Des cadeaux de remerciement offerts à des conférenciers bénévoles ou lors de consultations avec des groupes autochtones sont des exemples de versements à titre gratuit.
Les versements à titre gratuit ne constituent pas un mécanisme approprié pour obtenir des services. En règle générale, les versements à titre gratuit sont effectués par les ministères pour montrer leur gratitude. Ils ont une faible valeur individuelle et peuvent être faits sous forme monétaire ou de biens. Il faut demander des autorisations spéciales avant d’effectuer le versement à titre gratuit, que ce soit fait sous forme monétaire ou de biens. Lorsqu’ils prennent la forme monétaire, ils peuvent être effectués au titre d’un programme de paiements de transfert.
En résumé, les versements à titre gratuit :
- ne représentent pas un contrat de service;
- ne sont pas un droit, puisqu'aucun paiement n'est attendu pour les services rendus;
- ne sont pas des paiements récurrents à la même personne.
4.2 Choisir le bon mécanisme
La figure 1 présente un arbre de décision pour aider les ministères à déterminer le moyen le plus approprié d'effectuer les paiements en question. Les sous-sections suivantes contiennent des renseignements détaillés sur le choix du mécanisme de paiement approprié à utiliser.
Figure 1 - Arbre de décision pour déterminer le mécanisme de paiement approprié
Figure 1 - Version textuelle
La figure 1 commence par une première question : « le paiement est-il sous forme monétaire ou de biens? »
Si la réponse est sous forme monétaire, la prochaine question est la suivante : « le but de la transaction est-il d’offrir une rémunération pour des services rendus? » Si la réponse est oui, envisager le recours à un contrat.
Si la réponse à cette question est non, la prochaine question est la suivante : « le paiement peut-il être effectué au titre d’un programme de paiements de transfert? »
Si la réponse à cette question est oui, le paiement constitue une dépense admissible selon les modalités d’un programme de transfert.
Si la réponse est non, consultez les services juridiques du ministère pour connaitre les autorisations pour les versements à titre gratuit. Cette autorisation peut se trouver dans la législation du programme ou du ministère, ou être obtenue par l’entremise d'un décret ou d’une présentation au Conseil du Trésor.
Si la réponse à la première question est sous forme de biens, la prochaine question est la suivante : « le paiement peut-il être effectué en vertu d’une banque de cadeaux existante? »
Si la réponse à cette question est oui, conclure un protocole d’entente avec l’autre ministère afin d’avoir accès à sa banque de cadeaux et faire transférer le bien ou les biens.
Si la réponse est non, un décret pourrait être requis pour transférer des biens publics à un ou plusieurs bénéficiaire(s) (voir le paragraphe 61[2] de la Loi sur la gestion des finances publiques).
4.3 Versements à titre gratuit sous forme de biens
Les ministères qui effectuent des paiements sous forme de biens (par exemple, cadeau) sont assujettis à l'article 61 de la Loi sur la gestion des finances publiques concernant l'aliénation de biens publics. Par conséquent, les ministères doivent obtenir une approbation pour le transfert par les moyens suivants :
- un décret en conseil pour le transfert de biens publics;
- une banque de cadeaux existante (un protocole d'entente est nécessaire si la banque de cadeaux concernée est détenue par un autre ministère).
4.4 Versements à titre gratuit sous forme monétaire
Les versements à titre gratuit sous forme monétaire ne devraient être envisagés qu’après avoir examiné la pertinence de procéder avec un contrat de service. Un contrat de service devrait être établi lorsque l’on s’attend à ce qu’une rémunération soit accordée pour un service rendu, même dans les cas où le paiement peut être négligeable. Des contrats de service devraient aussi être envisagés lorsque le paiement est de nature permanente ou récurrente (c’est-à-dire que la même personne reçoit des paiements répétés). Les gestionnaires ministériels devraient consulter la Politique sur les marchés et leur fonction d’approvisionnement afin de déterminer le type de contrat qui s’impose (verbal ou par écrit).
Ce type de versements devrait toujours être gratuit. La décision de faire un versement à titre gratuit ne devrait avoir aucune influence sur la décision de la personne de participer ou de donner de son temps. Il n’y a aucune obligation légale de faire le paiement, et le bénéficiaire n’a pas de droit légal au paiement.
L’autorisation d’émettre des versements à titre gratuit se trouve dans les lois du programme ou du ministère, ou dans une autre approbation spéciale comme le décret. Les gestionnaires ministériels devraient consulter leurs services juridiques afin de confirmer l’autorisation d’effectuer des versements à titre gratuit.
Les versements à titre gratuit peuvent être effectués dans le cadre d’un programme de paiements de transfert lorsqu’une telle dépense est inscrite comme dépense admissible aux termes des modalités (voir la Politique sur les paiements de transfert).
5. Références
Lois et règlements
Instruments de politique connexes
Autres
- Guide de l’employeur - Les retenues sur la paie et les versements
- Décret de 1991 sur les paiements à titre gracieux [(C.P. 1991-8/1695), septembre 1991]
- Formulaire R105, Demande de dispense de l’application de l’article 105 du Règlement de l’impôt sur le revenu
- Formulaire R105, Demande de dispense de l’application de l’article 105 du Règlement de l’impôt sur le revenu
- Manuel du receveur général
6. Demandes de renseignements
Les membres du public peuvent communiquer avec le personnel chargé des demandes de renseignements du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada s'ils ont des questions au sujet du présent guide.
Les employés des ministères devraient communiquer avec le groupe responsable des politiques financières de leur ministère s'ils ont des questions au sujet du présent guide.
Les employés du groupe responsable des politiques financières au sein des ministères peuvent envoyer un courriel à Demandes de renseignements concernant la gestion financière en ce qui concerne l'interprétation du présent guide.
Annexe - Décret de 1991 sur les paiements à titre gracieux [(C.P. 1991-8/1695), septembre 1991]
C.P. 1991-8/1695
Le 5 septembre 1991
Sur recommandation du Conseil du Trésor, il plaît à SON EXCELLENCE LA GOUVERNEURE GÉNÉRALE EN CONSEIL est heureuse d'abroger le Décret de 1974 sur les paiements à titre gracieux, pris par le décret en conseil C.P. 1974-4/1946 du 3 septembre 1974 et de prendre en remplacement le Décret de 1991 concernant les paiements à titre gracieux, ci-après(1)
(1) DÉCRET DE 1991 CONCERNANT LES PAIEMENTS À TITRE GRACIEUX
Titre abrégé
1. Décret de 1991 sur les paiements à titre gracieux.
Autorisation
2. Le Conseil du Trésor peut autoriser tout paiement à titre gracieux.
3. Le Conseil du Trésor peut nommer l'administrateur général d'un ministère ou d'un établissement public visé aux annexes I ou II de la Loi sur la gestion des finances publiques, ou de toute autre division ou direction de l'administration publique canadienne (y compris une commission nommée sous le régime de la Loi sur les enquêtes) que le gouverneur en conseil désigne comme ministère pour l'application de la Loi sur la gestion des finances publiques, et le juge-avocat général pour autoriser des paiements à titre gracieux.
4. Le Conseil du Trésor peut autoriser tout administrateur général désigné aux termes de l'article 3 à nommer un fonctionnaire de son ministère, de sa division ou de sa direction pour autoriser, en son nom, des paiements à titre gracieux.