On voit à l'annexe D un organigramme sur « l'utilisation des préavis d'adjudication de contrat ».
La première case de l'organigramme contient la question « Comment répondre à mon besoin? » et deux options sont fournies, soit la recherche de fournisseurs en régime de concurrence et la recherche de fournisseurs autrement qu'en régime de concurrence.
Si l'on opte pour le régime de concurrence, il y a alors trois options, appels d'offres électroniques/appel d'offres public, appels d'offres traditionnels et préavis d'adjudication de contrat (PAC). Sous l'option PAC, on retrouve la question « Quelles sont les principales étapes du PAC? ».
L'organigramme présente trois étapes :
Si la réponse est non, il faut « Passer à l'étape de l'adjudication du contrat en faisant appel aux autorisations du système de soumissions par voie électronique ».
Si la réponse est oui, l'organigramme dresse la liste des mesures à prendre, soit un examen indépendant, une demande éventuelle de renseignements supplémentaires, la prise en compte des énoncés et des demandes avec la personne ayant manifesté le besoin. La boîte suivante de la voie Oui contient la question « L'énoncé de capacités contient-il suffisamment de renseignements pour indiquer que le fournisseur a la capacité de répondre au besoin? ».
Si la réponse est non (si l'énoncé de capacités est rejeté), il faut : informer par écrit le ou les fournisseurs; débreffer sur demande les fournisseurs; après avoir informé le fournisseur de la décision, adjuger le contrat en faisant appel aux autorisations du système de soumission par voie électronique. Si la réponse est oui (si l'énoncé de capacités est accepté), il faut informer par écrit le ou les fournisseurs et leur indiquer les prochaines étapes; annuler le PAC; faire appel au système de soumissions par voie électronique ou traditionnel. L'organigramme précise que la décision de rejeter l'énoncé de capacités d'un fournisseur ne sera pas prise par le même, ou les mêmes agents qui ont décidé à l'origine de procéder par voie d'affichage de PAC. Un préavis d'adjudication de contrat (PAC) est un moyen électronique de déterminer les sources des acquisitions.
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