ARCHIVÉ - Jour de paye
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Jour de paye
décembre 2003
Table des matières
1 Système de paye aux deux semaines
4 Mise sous enveloppe des chèques de paye
À quelques exceptions près, comme le salaire mensuel et hebdomadaire, le jour de paye officiel tombe tous les deux mercredis depuis le mercredi 15 janvier 1992.
1 Système de paye aux deux semaines
Le SCT a autorisé l'instauration d'un système de paye aux deux (2) semaines pour les employés qui étaient rémunérés deux fois par mois et, par la suite, il a prescrit que ce système entrerait en vigueur le 1er avril 1969. À quelques exceptions près, le nouveau système s'applique aux employés des ministères et aux autres éléments de la fonction publique énumérés à l'Annexe I, Partie I de la Loi sur les relations de travail de la fonction publique (LRTFP). de la Loi sur les relations de travail de la fonction publique.
1.1 Formules utilisées pour le calcul de la paye aux quinze (15) jours
Comme les périodes de paye aux deux (2) semaines et les années civiles ne coïncident pas, plusieurs facteurs servent à déterminer la paye des employés aux deux (2) semaines. Les détails qui suivent décrivent comment ces facteurs ont été déterminés.
Nombre moyen de jours civils dans une année
Ce chiffre est fondé sur le fait que les années civiles ont deux longueurs et que chaque quatrième (4e) année civile est une année bissextile comprenant 366 jours civils. Par conséquent, sur une période de quatre (4) ans, il y a une moyenne de 365,25 jours civils par année.
An 1 : 365 jours civils
An 2 : 365 jours civils
An 3 : 365 jours civils
An 4 : 366 jours civils
1 461 ÷ 4 = 365,25 jours civils en moyenne par année
Facteur brut de 13,044 pour quatre (4) semaines
Le facteur de paye de 13,044 aux deux (2) semaines a été déterminé par le fait qu'une année compte en moyenne 365,25 jours civils avec vingt-huit (28) jours civils dans une période de paye de quatre (4) semaines. Si on divise le nombre annuel moyen de jours civils par vingt-huit (28), on arrive au facteur de paye de 13,044 aux deux (2) semaines pour la période de quatre (4) semaines.
365,25 ÷ 28 = 13,044
Facteur brut de 26,088 pour deux (2) semaines
Le facteur de paye de 26,088 aux deux (2) semaines a été déterminé par le fait qu'une année compte en moyenne 365,25 jours civils avec quatorze (14) jours civils dans une période de paye de deux (2) semaines. Si on divise le nombre annuel moyen de jours civils par quatorze (14), on arrive au facteur de paye de 26,088 aux deux (2) semaines pour la période de deux (2) semaines.
365,25 ÷ 14 = 26,088
Facteur hebdomadaire de 52,176
Le facteur de paye de 52,176 aux deux (2) semaines a été déterminé par le fait qu'une année compte en moyenne 365,25 jours civils avec sept (7) jours civils dans une période de paye de une (1) semaine. Si on divise le nombre annuel moyen de jours civils par sept (7), on arrive au facteur de paye de 52,176 aux deux (2)semaines pour la période d'une (1) semaine.
365,25 ÷ 7 = 52,176
Remarque : Quand on a déterminé les facteurs de paye aux deux (2) semaines de 13,044, de 26,088 et de 52,176, on a décidé de ne pas arrondir la troisième (3e) décimale. Le motif étant que cela donnerait un avantage moindre, bien que peu important, aux employés.
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Exemple OE-DEO 3 gagnant 27 642 $ par année 27 642 $ divisé par 13,044 égale 2 119,14 $ |
27,642 $ divisé par 13,045 égale 2 118,98 $ |
Nombre moyen de jours de travail dans une année civile
Comme il y a en moyenne 52,176 semaines dans une année, les employés qui travaillent cinq (5) jours par semaine, travaillent en moyenne 260,88 jours par année.
52,176 x 5 = 260,88
Nombre d'heures moyennes dans une année civile
On calcule le nombre moyen d'heures de travail dans une année civile en multipliant les heures de la semaine normale de travail par 52,176, soit le nombre moyen de semaines par année civile.
Exemple 1 (semaine normale de travail de quarante (40) heures)
40 x 52,176 = 2 087,04 heures par année
Exemple 2 (trente-sept et demi (37,5) heures par semaine)
37,5 x 52,176 = 1 956,6 heures par année
2 Périodes de paye
La période de paye officielle des employés qui sont payés suivant un taux annuel ou horaire est de quatorze (14) jours civils, commençant le jeudi et se terminant le mercredi, et comprend un chèque net émis à la fin de chaque période de paye.
Chaque année compte vingt-six (26) périodes de paye officielles de quatorze (14) jours, sauf tous les douze (12) ans, où l'année comprend vingt-sept (27) périodes de paye, par exemple en 2002.
3 Distribution de la paye
Les administrateurs généraux, sous réserve de la disponibilité des chèques de paye, des considérations opérationnelles relatives à leur vérification et à leur distribution et de toute autre directive du SCT, doivent les distribuer le jour de paye officiel. Lorsque les paiements sont effectués par le service de dépôt direct, la date du paiement doit aussi être le jour de paye officiel.
Remarque 1 : Les relevés des paiements par dépôt direct seront distribués aux employés à la date du paiement, soit le jour de paye officiel.
Remarque 2 :Certaines institutions financières peuvent permettre à des employés d'avoir accès à leur chèque de paye avant le jour de paye officiel. Ce n'est pas le gouvernement fédéral qui avance le jour de paye mais en fait l'institution financière qui avance ses propres fonds.
Lorsqu'ils sont disponibles, les chèques de paye des employés qui sont en repos, en voyage, en vacances ou qui bénéficient de tout autre congé rémunéré autorisé pour une ou plusieurs journées consécutives qui incluent le jour de paye officiel peuvent être distribués le jour de travail qui précède immédiatement le premier jour dudit congé autorisé; toutefois, les employés concernés n'ont pas le droit d'encaisser ni de déposer ces chèques avant le jour de paye officiel.
Aucun employé ne peut exiger la remise d'un chèque avant le jour de paye officiel étant donné que seul le SCT a le pouvoir d'accepter que l'on remette les chèques aux employés avant le jour de paye officiel.
La remise anticipée d'un chèque de paye aux employés ne leur donne pas le droit de l'encaisser ou de le déposer avant le jour de paye officiel. En conséquence, les ministères sont tenus d'obtenir des intéressés un engagement à cet égard.
Exemple 1
- L'employé prend un congé autorisé le mercredi, jour de paye.
- On peut remettre le chèque de paye à l'employé le mardi, sous réserve qu'il ne l'encaisse pas avant le mercredi, jour de paye officiel.
Exemple 2
- L'employé est en congé autorisé tous les jours de la semaine de paye (du 30 juin 2003 au 4 juillet 2003).
- On peut remettre à l'employé son chèque de paye le vendredi (27 juin 2003) qui précède la semaine de paye (le jour ouvrable précédant immédiatement le jour de congé autorisé), mais l'employé ne peut encaisser le chèque avant le mercredi suivant (2 juillet 2003), jour de paye officiel.
Lorsque le jour de paye officiel tombe un jour de congé férié ou un jour où les institutions financières locales ne sont pas ouvertes au public :
- Les chèques de paye normalement émis ce jour-là doivent être distribués et peuvent être encaissés ou déposés le premier jour ouvrable qui précède immédiatement le congé férié ou jour non ouvrable.
- Les paiements par dépôt direct de la paye normalement versés ce jour-là doivent être versés le premier jour ouvrable qui précède immédiatement le congé férié ou jour non ouvrable.
Exemple 1
Le mercredi est un jour férié; on distribuera tous les chèques de paye une journée à l'avance; les chèques habituellement distribués le mercredi le seront le mardi et ils pourront être encaissés ou déposés le même jour. Les paiements par dépôt direct seraient aussi versés le mardi. Les relevés de paiement par dépôt direct seront distribués aux employés le mardi.
Exemple 2
Le mardi et le mercredi sont des jours fériés; les chèques habituellement distribués le mercredi le seront le lundi. Les paiements par dépôt direct seraient aussi versés le lundi. Les relevés de paiement par dépôt direct seront distribués aux employés le lundi.
Lorsque les chèques sont envoyés par la poste, ils seront postés à temps afin qu'ils parviennent à destination le jour de paye officiel.
4 Mise sous enveloppe des chèques de paye
Pour assurer la confidentialité des renseignements, comme l'exige la Loi sur la protection des renseignements personnels, les chèques de paye, les talons de chèque, les relevés de paiement par dépôt direct et les relevés d'impôt sur le revenu fédéral et provincial doivent être insérés dans des enveloppes avant leur distribution.
Afin d'éviter que chaque ministère ait à assurer un service d'enveloppes pour ses employés, TPSGC a accepté d'insérer dans des enveloppes les chèques de paye et les relevés d'impôt sur le revenu fédéral et provincial de tous les employés du gouvernement fédéral avant leur distribution. Si un chèque de paye, un talon de chèque, un relevé de paiement par dépôt direct ou un relevé d'impôt sur le revenu fédéral et provincial n'a pas été mis sous enveloppe par TPSGC, il revient au ministère concerné de le faire.
On utilisera des enveloppes à fenêtre qui laissent voir le numéro du bureau de paye, le code d'identification du ministère, le numéro de la liste de paye, le nom de l'employé et, dans certains cas, son adresse postale.
TPSGC continuera de trier et de distribuer les chèques de paye par ministère et numéro de liste de paye. Il incombe à chacun des ministères de vérifier si les coordonnées du chèque reçu correspondent à celles de la liste de paye. Un ministère pourra à l'occasion procéder à la vérification par échantillonnage d'un petit nombre de chèques en comparant le numéro du chèque qui paraît dans la fenêtre de l'enveloppe auprès de celui de la liste de paye.