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ARCHIVÉ - Ministère des Finances et Secrétariat du Conseil du Trésor Projet de stratégie de gestion des actifs et du matériel
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Pr�par� par : Conseils et V�rification Canada - Avril 1998
SOMMAIRE
La strat�gie de gestion des actifs et du mat�riel vise � �tablir un cadre de gestion du mat�riel au sein de l'environnement SAP/SIFM (Syst�mes int�gr�s des finances et du mat�riel). La strat�gie tient compte des questions fondamentales soulev�es par les divers intervenants en mati�re de planification, de suivi, de gestion du mat�riel, de pr�ts, de cartes d'achat et de gestion des installations. L'information sur la gestion des actifs et du mat�riel est le d�nominateur commun � toutes ces questions et elle constitue donc le pivot de la strat�gie.
Notre enqu�te comprenait des entrevues avec les intervenants de la Direction des services minist�riels et du secteur de d�penses du Secr�tariat du Conseil du Tr�sor. Nous avons �galement pris en consid�ration les tendances dominantes dans le domaine de la gestion du mat�riel, comme l'utilisation croissante des cartes d'achat. Les grandes lignes des principales sections du rapport sont les suivantes :
- une repr�sentation du mod�le actuel de gestion du mat�riel � la page v;
- une repr�sentation du mod�le propos� de gestion du mat�riel � la page vi;
- une pr�sentation et une analyse des tendances et des questions ayant influ� sur nos raisonnements ainsi que des d�finitions cl�s, aux sections 2 � 4 du pr�sent rapport; ces sections pr�sentent la justification du cadre propos�;
- un projet de cadre de responsabilisation � la section 5; le cadre propos� est doubl� d'un tableau r�capitulatif des responsabilit�s � la page 17;
- la conclusion du rapport � la section 6, y compris la pr�sentation des prochaines �tapes qui, selon nous, permettront de progresser en fonction du cadre propos�.
La strat�gie est fond�e sur les exigences et les contraintes exprim�es par les intervenants du SCT et des Finances pour adapter l'approche � l'environnement actuel. Comme de nombreux minist�res, le minist�re des Finances et le Secr�tariat du Conseil du Tr�sor ont subi d'importantes r�ductions du personnel du soutien administratif, ce qui a accru la charge de travail des employ�s restants. Toutefois, par le biais de l'installation de SAP, une automatisation efficace peut rendre cette strat�gie r�alisable en fonction des ressources disponibles. La simplicit� de la conception et les niveaux actuels de ressources ont �t� pris en consid�ration dans l'�laboration de la strat�gie. Les principales recommandations int�gr�es � notre strat�gie sont les suivantes :
|
Recommandation |
BPR sugg�r� |
Actifs existants et nouveaux |
| � notre avis, la prochaine �tape de l'ex�cution du projet de strat�gie de gestion des actifs et du mat�riel devrait comprendre la tenue de consultations avec tous les intervenants afin d'�valuer la flexibilit� et d'assurer l'acceptation des r�les et responsabilit�s propos�s. | DSF | S.O. |
| Toutes les op�rations de plus de 500 $ sur cartes d'achat seraient rep�r�es par la Sous-section de l'approvisionnement et des paiements afin de saisir des donn�es sur tous les actifs contr�lables. Des arrangements seraient ensuite pris pour remplir la fiche ma�tresse de l'actif, ce qui r�pondrait � l'une des principales pr�occupations exprim�es par le Bureau du v�rificateur g�n�ral lors de sa v�rification r�cente des cartes d'achat. | SSAP | Nouveaux |
| Tous les pr�ts de mat�riel feraient l'objet d'une comptabilit� centrale afin de limiter les risques du SCT et des Finances quant � une perception n�gative du public d�coulant de l'inefficacit� des contr�les sur ce mat�riel. Une prise d'inventaire ponctuelle est n�cessaire � propos des articles actuellement pr�t�s, de m�me qu'un syst�me doit �tre �labor� � cet �gard pour l'avenir. | CR, DGM, DSI | Existants et nouveaux |
| Le syst�me d'inventaire MARS devrait �tre remplac� par le syst�me SAP, y compris la saisie des donn�es sur les r�parations et l'entretien dans la longue zone de texte de la fiche ma�tresse de l'actif. | DGM, DSI | Existants et nouveaux |
| Le seuil des immobilisations devrait �tre fix� � 5 000 $ aux fins de constatation, ce qui, d'apr�s nos discussions avec les fonctionnaires du CT, se rapproche de la politique du Conseil du Tr�sor et correspond � la norme appliqu�e dans le secteur priv�, selon les fonctionnaires du CT. De plus, cela n'entra�ne pas de travail suppl�mentaire pour le CT ni pour les Finances. | DSF | Existants et nouveaux |
| Aux fins du suivi et du contr�le du mat�riel, les actifs contr�lables sont ceux co�tant plus de 1 000 $ et ceux plus � risques (mat�riel informatique - de bureau et portatif [�crans et unit�s centrales], imprimantes, t�l�copieurs, mat�riel de r�troprojection, t�l�phones cellulaires, agendas �lectroniques, t�l�visions, magn�tocassettes et autre mat�riel vid�o). | S.O. | Existants et nouveaux |
| Le syst�me SAP devrait �tre le principal outil pour la gestion centralis�e des actifs en ce qui a trait au suivi des d�placements et des r�parations des actifs. | S.O. | Existants et nouveaux |
| Le personnel du centre de responsabilit� ne pourrait pas acc�der directement au syst�me SAP afin de mettre � jour la fiche ma�tresse de l'actif et il entrerait l'information � l'aide d'une interface tournant sur l'intranet. M�me si la compatibilit� du syst�me SAP avec le Web soul�ve encore bon nombre de questions, nous sommes d'avis que, fondamentalement, le personnel du CR ne devrait pas �tre en mesure d'acc�der directement � la fiche ma�tresse de l'actif et devrait simplement remplir un formulaire �lectronique, qui serait v�rifi� par la DGM avant d'�tre t�l�charg� dans le syst�me SAP. Entre-temps, la saisie devrait �tre effectu�e � l'aide de formulaires sur papier. | CR, DSF | Nouveaux |
Des avantages concrets peuvent �tre tir�s d'importantes initiatives entreprises � l'�chelle du gouvernement, comme la mise en oeuvre de SAP et l'utilisation croissance de cartes d'achat. Une fois mis en place au CT et aux Finances, le syst�me SAP am�liorera de fa�on importante l'information relative � la planification de la gestion du mat�riel sans n�cessiter de ressources suppl�mentaires. Par exemple, le syst�me SAP permet d'�liminer des syst�mes d�suets comme MARS et de mettre en oeuvre un syst�me d'entreprise qui �limine les entr�es en double et am�liore la qualit� de l'information.
Notre cadre propose �galement une solution � l'un des effets secondaires pangouvernementaux des cartes d'achat sur la gestion du mat�riel, comme l'a soulign� le Bureau du v�rificateur g�n�ral dans son rapport sur les cartes d'achat. Puisque les articles ont tendance � ne pas �tre enregistr�s dans les syst�mes centraux lorsqu'ils sont acquis � l'aide de cartes d'achat, la qualit� de l'information aux fins de planification se d�t�riore progressivement � long terme, � mesure que les syst�mes constituent un pourcentage peu � peu d�croissant de l'ensemble des actifs du minist�re. Selon notre compr�hension de la situation au CT et aux Finances, environ 10 % des op�rations de plus de 500 $ sont effectu�es � l'aide de cartes d'achat. Notre solution tient compte du besoin de conserver la simplicit� relative en raison du faible volume d'op�rations de m�me que du risque li� � la d�t�rioration future de l'information sur la gestion des actifs.
Selon nos discussions, du point de vue minist�riel, la planification � long terme de l'acquisition du mat�riel souffre d'une lacune et d'une absence d'int�gration avec les syst�mes minist�riels de planification, de budg�tisation, des biens immobiliers, des ressources humaines et financiers. L'am�lioration de l'information sur la gestion du mat�riel et la mise en place du syst�me SAP ont �t� g�n�ralement per�ues comme des moyens de faciliter la planification de la gestion du mat�riel. Nous avons compris de nos discussions avec les repr�sentants de l'Institut de gestion du mat�riel que la discipline de la gestion du mat�riel adopte un r�le plus proactif, y compris en mati�re de planification. Par le biais d'une meilleure information aux fins de planification et de liens plus �troits entre les structures et les syst�mes minist�riels, la fonction de gestion du mat�riel sera plus � m�me d'am�liorer la mani�re selon laquelle les minist�res g�rent leurs actifs.
