Le graphique d’acheminement rend compte des différentes phases du cycle de vie de l’information.
Durant la première phase, un plan est élaboré. Les utilisateurs doivent déterminer leurs besoins en information afin d’atteindre leurs objectifs et de planifier en conséquence.
Dans la deuxième phase, les utilisateurs créent et recueillent l’information. Les utilisateurs doivent caractériser l’information en fonction de sa valeur pour l’institution et la gérer en conséquence, en s’assurant qu’elle est accessible aux personnes qui en ont besoin.
Après la phase de création et de collecte, l’information doit être organisée. Il est recommandé aux utilisateurs de classer l’information de façon logique et organisée pour qu’il soit facile de la trouver et de l’extraire.
La phase suivante consiste à réutiliser et à partager l’information. Une fois l’information classée, les utilisateurs sont en mesure de la trouver et de la réutiliser afin de tirer profit de son utilité en la partageant avec les autres, ce qui peut réduire le dédoublement des efforts et améliorer la prestation des services.
La phase suivante consiste à assurer la tenue et la protection de l’information. L’information doit être tenue et protégée jusqu’à la fin de son cycle de vie, moment où elle sera transférée ailleurs ou détruite. Au chapitre de la protection de l’information, il est tout aussi bien question de la protection contre un accès non autorisé, la divulgation ou la destruction que de la préservation de l’intégrité et de l’authenticité de l’information.