ARCHIVÉ - Agence des services frontaliers du Canada

1. R�le jou� par l'approvisionnement et les march�s dans l'ex�cution des programmes

L'approvisionnement et les march�s jouent un r�le important dans l'ex�cution des programmes et des services � l'ASFC. Plus particuli�rement, l'approvisionnement permet � l'Agence d'obtenir des biens et services hautement sp�cialis�s � l'appui de ses politiques et de l'ex�cution de ses programmes. Les march�s permettent � l'Agence non seulement de se procurer des biens et services normalis�s qui satisfont ses besoins op�rationnels, mais aussi de soutenir les �conomies locales et les groupes de fournisseurs sp�cialis�s, comme les fournisseurs autochtones. Par le professionnalisme, l'int�grit� et le respect — qui sont des valeurs de l'ASFC — ainsi que par la conformit� au Code des valeurs et d'�thique de la fonction publique, les processus d'approvisionnement pratiqu�s par le service des contrats de l'Agence sont ouverts, honn�tes, �quitables et transparents.

L'Agence est dot�e d'une fonction d'approvisionnement d�centralis�e o� les pouvoirs d�l�gu�s sont exerc�s sous certaines restrictions par des agents d'approvisionnement non seulement � l'Administration centrale, mais aussi dans les bureaux r�gionaux.

Cela refl�te l'objectif de l'Agence visant � maintenir l'autorit� fonctionnelle et l'approbation des politiques � l'Administration centrale tout en s'assurant de r�pondre aux besoins op�rationnels imm�diats consistant en articles peu co�teux obtenus aussi pr�s que possible de la source d'approvisionnement et du lieu d'utilisation, pour veiller � tenir compte des besoins locaux et � les satisfaire.

� l'Administration centrale, l'autorit� fonctionnelle pour les march�s octroie tous les march�s de services de plus de 84 000 $. En outre, elle offre des avis et des conseils aux gestionnaires et au personnel d'approvisionnement sur les politiques et les proc�dures. De plus, elle dispense tous les ans une formation sur l'approvisionnement qui touche notamment aux valeurs et � l'�thique, � l'approvisionnement �cologique, aux enjeux de s�curit� et aux tendances gouvernementales en mati�re d'approvisionnement.

Un groupe de contr�le de la qualit� examine tous les march�s non concurrentiels de plus de 25 000 $ et les march�s concurrentiels de plus de 50 000 $. Compos� de cadres sup�rieurs et pr�sid� par le directeur g�n�ral de la Direction de l'administration et de la s�curit� de l'Agence, le Comit� d'examen des contrats se r�unit tous les trimestres pour examiner les strat�gies, politiques et plans visant de gros march�s.

En 2006-2007, les services de l'ASFC ont port� essentiellement sur l'intensification des communications et des consultations avec les principaux clients et intervenants internes. L'Agence a franchi une �tape importante en cr�ant une section sur son site intranet sur les politiques et processus li�s � la passation des march�s et aux cartes d'achat.

De plus, l'Agence a con�u un bulletin mensuel, Coup d'Œil, qui offre des renseignements pertinents � jour relatifs � toutes les questions de gestion importantes. Coup d'Œil donne aussi de l'information sur les m�canismes d'approvisionnement �tablis, notamment les offres � commandes et les arrangements en mati�re d'approvisionnement, qui sont utiles pour de nombreux types de services achet�s par l'Agence, de m�me que l'interpr�tation de directives formul�es par les organismes centraux, c.-�-d. le Conseil du Tr�sor et Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC).

En 2006-2007, l'ASFC a pass� avec succ�s la v�rification de ses pratiques par le Bureau du v�rificateur g�n�ral du Canada (La bonne conduite des affaires publiques).

L'Agence s'associe � d'autres minist�res (la Commission de l'immigration et du statut de r�fugi� du Canada et la GRC) qui ach�tent des services similaires afin de mettre en commun leurs ressources pour cr�er des offres � commandes qui serviront � chacun des minist�res.

Principales r�alisations :

• Mise en œuvre d'un programme de formation visant � faire mieux conna�tre aux gestionnaires et au personnel administratif la planification et les responsabilit�s en mati�re de passation de march�s;

• �laboration de mod�les d'approvisionnement standard � utiliser par l'Administration centrale et les r�gions, notamment un mod�le de demande de propositions et un mod�le de contrat;

• Production d'une note d'information sur les contrats;

• Promotion dynamique de l'utilisation des offres � commandes et des arrangements en mati�re d'approvisionnement qui existent d�j� � TPSGC, par l'envoi de courriels et d'un bulletin d'information;

• Lancement d'une demande visant la consolidation des approvisionnements de certaine nature � l'�chelle de l'Agence pour appuyer les demandes de rabais sur volume pr�sent�es � la cl�ture de l'exercice par TPSGC;

• Participation active � l'initiative Les prochaines �tapes de TPSGC, pr�sence aux r�unions ordinaires et aux s�ances d'information, formulation de commentaires et pr�sentation de comptes rendus sur les volumes de biens et de services;

• D�but d'un examen approfondi de tout le programme de cartes d'achat de l'ASFC, allant des modifications de sa politique au suivi et au contr�le plus rigoureux des cartes;

• Augmentation de la r�duction sur les frais annuels appliqu�s aux cartes de cr�dit, sa valeur passant de 117 565 $ � 171 619 $, ce qui repr�sente une augmentation de 45,9 %.