Guide de planification et gestion de la relève

Pour les cadres supérieurs

La planification et la gestion de la relève forment un élément essentiel de la planification des ressources humaines et de la mise en œuvre du renouvellement de la fonction publique. Elles aident les organisations à repérer, maintenir en poste et développer les talents des employés aptes et qualifiés afin de concrétiser les objectifs opérationnels actuels et futurs.

Le présent guide vous aidera à intégrer la planification et la gestion de la relève dans le processus de planification des ressources humaines (RH).

Qu'entend-on par « planification et gestion de la relève »?

La planification et la gestion de la relève sous-entendent le recours à une approche intégrée et systématique visant à repérer, à perfectionner et à maintenir en fonction les employés, conformément aux objectifs opérationnels actuels et futurs.

Elles visent à créer des bassins de candidats talentueux en vue de combler les postes et les secteurs clés qui sont essentiels au fonctionnement de l'organisation et à ses objectifs à long terme. La planification de la relève permet aux employés d'acquérir les compétences dont ils ont besoin pour poser leur candidature à ces postes clés à pourvoir. Elle n'offre cependant aucune garantie de promotion aux candidats.

Les cadres supérieurs, les gestionnaires et les spécialistes en ressources humaines jouent tous un rôle important dans la planification et la gestion de la relève. Il en est de même pour les employés auxquels il revient d'exprimer leur intérêt envers l'avancement professionnel, d'avoir un plan d’apprentissage et de participer aux occasions qui leur sont offertes pour acquérir des compétences dans certains secteurs.

À l'heure actuelle, les organisations du secteur public ont franchi différentes étapes dans leur approche à la planification et à la gestion de la relève. Avant d'entreprendre la planification, vous devriez évaluer la situation de la planification de la relève au sein de votre organisation en tenant compte du besoin de faire état des valeurs clés. Plusieurs principes clés peuvent vous aider à tirer avantage de la planification et de la gestion de la relève.

Principes clés

La planification et la gestion de la relève s'harmonisent avec le plan d'activités et avec le processus de planification des ressources humaines et est reliée à la gestion du rendement; à la formation, à l'apprentissage et au perfectionnement professionnel; à la dotation et au recrutement; à la diversité et équité en emploi et aux langues officielles.

La planification et la gestion de la relève s'appliquent à tous les niveaux. Elles tiennent compte de tous les secteurs et les postes clés au sein d'une organisation. Elles ne se limitent pas aux postes de la haute direction.

La planification et la gestion de la relève sous-entendent la création d'un bassin de talents. Afin de répondre aux besoins actuels et futurs, la planification consiste à aider les employés à développer leurs compétences, ce qui permet à l'organisation de disposer des bassins de talents dans les secteurs clés. Il ne s'agit pas ici de repérer des candidats pour des postes particuliers.

La planification et la gestion de la relève sont axées sur des valeurs et bien connues du personnel. Les joueurs clés collaborent; le processus est équitable, accessible et transparent et tous les employés le connaissent.

Les travaux de planification de la relève font l'objet d'un suivi et ils sont mesurés et évalués. Des processus ont été établis afin de suivre le rendement et les progrès quant à la réalisation des objectifs énoncés dans le plan de la relève et dans le plan d’apprentissage de chaque employé.

Avantages

Les avantages sont nombreux :

• plus grande participation des employés et par conséquent, meilleur rapport coûts-avantages;
• création d'un bassin de candidats qualifiés prêts à combler les postes et les secteurs clés;
• meilleure connaissance des employés par les gestionnaires;
• stratégies de transfert des connaissances organisationnelles;
• progrès vers l'atteinte des objectifs en matière d'équité en emploi et de langues officielles;
• capacité accrue à atteindre les objectifs de l'organisation;
• fonction publique plus efficace et efficiente.

Analyse de rentabilisation

Départs et retraites
D'après les tendances observées concernant les départs, on prévoit qu'environ 25 p. cent des fonctionnaires nommés pour une période indéterminée quitteront leur emploi au cours des cinq prochaines années (2008 à 2013). En 2008, les deux tiers des départs étaient attribuables à la retraite. Cependant, comme ces retraites s'étalent sur un certain nombre d'années, il est possible de gérer la situation, mais il faut une planification stratégique. En planifiant la relève de manière efficace, le gouvernement fédéral s'assure d'avoir à sa disposition une réserve de candidats qualifiés pour occuper des postes de direction et d'autres postes clés lorsqu'ils deviendront vacants.

Concurrence pour l'obtention d'employés qualifiés
Dans un récent sondage du Centre syndical et patronal du Canada, plus des deux tiers des gestionnaires du secteur public ont signalé avoir ou prévoir des pénuries de main-d'œuvre et ont indiqué que l'amélioration de la planification de la relève était la principale mesure envisagée pour répondre aux besoins de main-d'œuvre. La planification de la relève favorise le maintien en poste d'employés qualifiés en assurant que des affectations stimulantes leur soient offertes pour qu'ils puissent atteindre leurs objectifs professionnels.

Diversité croissante de la main-d'œuvre
Statistique Canada affirme que l'immigration était la source de 70 p. cent de la croissance récente de la population active et d'après les prévisions, ce chiffre passera à 100 p. cent d'ici 2011, ce qui entraînera une plus grande disponibilité des membres des minorités visibles au sein de la population active. En l'absence d'un processus systématique de planification de la relève, les titulaires de postes ont tendance à repérer et à préparer des successeurs qui leur ressemblent fortement au chapitre de l'apparence, des antécédents et des valeurs. Une planification efficace de la relève permet de s'assurer que des stratégies soient en place pour atteindre les objectifs d'équité en emploi et que la fonction publique reflète adéquatement la population canadienne qu'elle sert.

Besoin de conserver les connaissances organisationnelles
Lorsque des employés quittent leur emploi, l'organisation est aux prises non seulement avec une perte de compétences, mais aussi avec une perte de connaissances organisationnelles. Une planification efficace de la relève vient garantir que des stratégies soient en place pour assurer le transfert des connaissances.

Le perfectionnement professionnel rehausse le niveau d'engagement des employés
Les employés qui ont l'occasion de faire avancer leur carrière sont plus enclins à afficher un engagement plus grand face à leur emploi. Autrement dit, la probabilité est grande qu'ils s'engagent davantage envers l'organisation, qu'ils éprouvent de la fierté à l'égard de leur travail et qu'ils s'investissent dans leur travail, ce qui entraîne un meilleur ratio coûts-avantages.

Approche à la planification et à la gestion de la relève

Il n'existe pas une approche universelle à la planification de la relève; ce qui fonctionne dans une organisation peut ne pas fonctionner dans une autre, compte tenu des contextes différents et des questions de ressources. Par ailleurs, l'approche peut évoluer à mesure qu'une organisation apprend ce qui fonctionne et ce qui doit être amélioré.

Diverses organisations franchissent différentes étapes dans leur approche à la planification de la relève. Vous pouvez consulter le tableau ci-dessous pour évaluer la situation de la planification de la relève dans votre organisation et tirer profit de l'information recueillie pour élaborer une approche plus complète et avant-gardiste de la planification de la relève.

Approche traditionnelle

Planification des remplacements

• L'accent est mis uniquement sur les postes de cadres supérieurs.
• L'accent est mis sur l'identification des postes à remplacer dans l'immédiat et à court terme.
• Les plans se limitent à repérer un ou deux successeurs éventuels à des postes de direction.
• Les plans sont liés aux exigences individuelles des postes.
• Les candidats éventuels sont repérés en tenant compte uniquement des évaluations de leur supérieur immédiat.
• La planification de la relève se fait indépendamment des autres activités des RH (p. ex., l'apprentissage, la formation et le perfectionnement professionnel et des initiatives de diversité et de recrutement).

Approche avant-gardiste

Planification et gestion de la relève

• L'accent est mis sur les postes et les secteurs clés à divers niveaux.
• L'accent est mis sur le perfectionnement professionnel à long terme.
• Les plans prévoient la constitution de bassins de candidats talentueux pour combler les postes et les secteurs clés.
• Les plans visent le développement des compétences nécessaires afin d'atteindre les objectifs opérationnels actuels et futurs.
• Le recours à un processus systématique pour évaluer les candidats à la lumière de commentaires issus d'opinions et de sources d'information nombreuses.
• Des processus sont en place pour intégrer la planification de la relève aux autres activités des ressources humaines.

Valeurs clés : transparence, équité et accès

La planification et la gestion de la relève doivent refléter les valeurs de base que sont la transparence, l'équité et l'accès. Ces valeurs sont des éléments essentiels de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP), qui est entrée en vigueur en décembre 2005.

Il importe de s'assurer que :

• le processus de planification de la relève est transparent et transmis à tous les employés;
• les évaluations des candidats se font de manière objective et sont exemptes de favoritisme;
• les employés qui ont manifesté un intérêt pour l'avancement professionnel ont la possibilité raisonnable d'être pris en considération pour des postes à pourvoir;
• les nominations sont basées sur le mérite.

La planification et la gestion de la relève devraient consister à veiller à ce que les employés intéressés qui ont le potentiel nécessaire pour occuper des postes dans des secteurs clés bénéficient d'occasions de perfectionnement professionnel pertinentes, de sorte qu'ils puissent acquérir les compétences nécessaires pour prendre part à des concours visant à combler des postes lorsqu'ils sont vacants. La planification de la relève n'offre aucune garantie de promotion aux candidats. Il importe que les organisations déterminent consciencieusement les capacités en fonction des postes et des secteurs clés et qu'elles gèrent les attentes des employés pour éviter tout malentendu.

Bien que la planification et la gestion de la relève visent surtout les postes et les secteurs clés, les projets de perfectionnement professionnel devraient se dérouler parallèlement à des initiatives d'apprentissage plus vastes. Autrement dit, il faudrait encourager tous les employés à établir des plans d’apprentissage et à profiter des occasions d'apprentissage, de formation et de perfectionnement professionnel afin d'assurer leur avancement professionnel. Toutefois, les résultats de l'analyse des postes et des secteurs clés peuvent suggérer que les programmes et activités de perfectionnement professionnel soient conçus de manière à développer des compétences dans certains secteurs.

Rôles et responsabilités

• S'assurer que la planification de la relève soit intégrée à la planification des ressources humaines et à la planification des activités
• Communiquer l'importance d'une planification et d'une gestion efficaces de la relève et s'en faire le champion
• Participer au processus de planification de la relève et aux rencontres visant à examiner les talents nécessaires pour occuper des postes de directionn

Établir un lien entre la planification et la gestion de la relève et la planification des ressources humaines

Le processus en cinq étapes de la planification et la gestion de la relève fait partie de la planification des ressources humaines en général. Dans le cadre de cette dernière, une analyse des écarts peut aider à déterminer les secteurs clés et l'un de ces secteurs peut être la planification de la relève. Les autres secteurs peuvent comprendre le recrutement, la gestion du changement, l'équité en emploi et les langues officielles. Votre plan de planification de la relève devrait être intégré dans votre plan des ressources humaines.