Archivée [2015-02-05] - Guide sur la gestion du parc automobile, Chapitre 1 : Véhicules légers

1.1 Objet

Le présent chapitre du Guide a pour objet d'aider les directeurs et les gestionnaires à mettre en œuvre la politique et les directives gouvernementales concernant la gestion du matériel et, en particulier, la gestion des véhicules légers.

Organisé selon une démarche axée sur le cycle de vie, le présent chapitre établit des lignes directrices et des pratiques exemplaires qui s'ajoutent à l'orientation à suivre obligatoirement qui est exposée dans la Politique sur la gestion du matériel et la Directive sur la gestion du parc automobile : Véhicules légers. Dans certains cas, le présent chapitre explique également en détail les procédures à observer qui découlent de l'application d'autres directives du Conseil du Trésor. Cette façon de faire permet aux directeurs et aux gestionnaires d'adopter une série de procédures communes et de veiller à ce que leurs pratiques en matière de gestion et de prise de décisions soient conformes à l'éventail complet des pratiques exemplaires et des lignes directrices qui concernent la gestion des véhicules légers.

1.2 Portée

Découlant de la Politique sur la gestion du matériel, qui établit l'orientation stratégique de la gestion de tous les biens ministériels, et de la Directive sur la gestion du parc automobile : Véhicules légers, qui établit l'orientation relative à la gestion des parcs de véhicules légers, le présent chapitre expose les lignes directrices et les pratiques exemplaires à observer en matière de gestion de véhicules légers.

Comme le parc gouvernemental de véhicules légers représente une importante dépense en capital et une grande dépense courante sur le plan opérationnel et de l'entretien pour le gouvernement, il est crucial non seulement que les ministères gèrent et opèrent les parcs selon une série d'exigences communes obligatoires, mais qu'ils tiennent compte aussi d'un vaste éventail de lignes directrices et de pratiques exemplaires.

Le contenu du présent chapitre met en relief certaines orientations stratégiques obligatoires et les explique, tout en servant de guide et en fournissant des renseignements supplémentaires sur la gestion des véhicules légers. Une certaine partie du contenu est directement liée aux exigences en matière de politique du gouvernement, tandis qu'une autre partie fait état de saines pratiques de gestion qui dépassent les exigences prévues dans la politique du Conseil du Trésor.

Le contenu du présent chapitre ainsi que celui de la politique et des directives connexes doit être lu en tenant compte d'autres politiques et exigences qui, même si elles ont une incidence sur la gestion des véhicules légers, ne relèvent pas du présent document. Nous invitons le lecteur à prendre connaissance des ouvrages de référence inclus dans la Politique sur la gestion du matériel.

1.3 Le cycle de vie de la gestion du matériel

La durée de vie des biens matériels a d'importantes répercussions pour les décideurs. Par exemple, une décision d'achat qui est fondée sur le plus bas prix mais qui ne tient pas compte des coûts éventuels d'exploitation et d'entretien peut entraîner un coût global plus élevé. En conséquence, il est important de comprendre toutes les étapes du cycle de vie de la gestion du matériel. La gestion exige dans les faits qu'un niveau suffisant d'intérêt et de contrôle de gestion soit maintenu tout au long de toutes les étapes du cycle de vie des biens matériels. Ces étapes sont résumées dans le diagramme suivant :

Les stratégies de gestion du matériel doivent toujours tenir compte des coûts totaux du cycle de vie et des avantages des solutions de rechange afin de satisfaire aux exigences des programmes.

En utilisant des techniques de calcul des coûts du cycle de vie, les coûts totaux pour l'État quant à la location ou à l'achat de biens matériels peuvent être évalués avant l'acquisition. Pour ce faire, il faut tenir compte de facteurs comme les coûts d'exploitation et d'entretien et les éventuels coûts d'aliénation, outre les coûts en capital. L'estimation des coûts durant le cycle de vie crée aussi des normes au moyen desquelles les coûts peuvent être surveillés et contrôlés après l'acquisition. En adoptant cette démarche tout au long du processus, les ministères peuvent s'assurer que leurs décisions en matière de gestion du matériel sont prudentes sur le plan financier, et qu'elles permettent à l'État d'obtenir le meilleur rapport qualité prix qui soit.

1.4 Organisation du chapitre

Le présent chapitre du Guide sur la gestion du parc automobile est organisé en sections correspondant aux quatre étapes du cycle de vie du matériel : la planification; l'acquisition; l'exploitation, l'utilisation et l'entretien; et l'aliénation. Dans le cadre de ces étapes, s'il y a lieu, des sous titres servent à établir une distinction claire entre les sujets.

• La section 2 établit un aperçu de la structure de gestion des parcs de véhicules légers au sein de l'administration fédérale.
• La section 3 porte sur les étapes de planification du cycle de vie du matériel en ce qui concerne les véhicules légers.
• La section 4 établit des lignes directrices relatives à l'acquisition de véhicules légers.
• La section 5 expose des lignes directrices concernant l'étape de l'exploitation, de l'utilisation et de l'entretien du cycle de vie des véhicules légers.
• La section 6 précise les lignes directrices qui concernent l'aliénation des véhicules légers.

2.1 Rôles et responsabilités

Ci après se trouve un aperçu de la structure de gestion et de responsabilisation pour les véhicules légers au gouvernement fédéral.

2.1.1 Ministères et organismes fédéraux

Les ministères et les organismes sont responsables de la gestion des véhicules légers.

Les véhicules légers sont achetés à partir des budgets ministériels, et même si l'orientation donnée par un organisme central peut influer sur les décisions d'achat, les ministères et les organismes sont responsables au premier chef de déterminer le nombre de véhicules dont ils ont besoin et le type de véhicules nécessaires à l'exercice de leurs fonctions opérationnelles.

Les ministères et les organismes sont essentiellement responsables de toutes les étapes du cycle de vie des véhicules légers, mais ils sont guidés par l'orientation stratégique établie par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada. La plupart des ministères et des organismes ont en place leur propre politique interne concernant la propriété, l'utilisation, l'entretien et l'aliénation des véhicules légers, alors que les autres ministères et organismes peuvent simplement consulter les politiques, les directives et les règlements du Conseil du Trésor qui s'appliquent.

La Politique sur la gestion du matériel renferme des détails additionnels sur les rôles et les responsabilités des ministères et des organismes en ce qui concerne les véhicules légers.

2.1.2 Organismes centraux

Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada

Il incombe au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) de diriger les ministères et les organismes en ce qui a trait à la gestion globale des véhicules légers. Dans l'exercice de son mandat, la Direction de la politique des biens immobiliers et du matériel tient à jour la Politique sur la gestion du matériel, la Directive sur la gestion du parc automobile : Véhicules légers et la Directive sur la gestion du parc automobile : Voitures de fonction, que le présent guide accompagne.

Les directives sur la gestion des véhicules légers et la politique sur la gestion du matériel du Conseil du Trésor fournissent orientations et conseils afin que ce groupe de biens soit géré au plus bas coût global possible, permettant ainsi l'application d'un processus décisionnel stratégique éclairé et une prestation rentable et efficiente des services et des programmes gouvernementaux. En outre, l'orientation du SCT vise à ce que les véhicules légers soient choisis, acquis, utilisés, entretenus et aliénés de manière à appuyer le mieux possible les activités gouvernementales, l'environnement et les autres objectifs gouvernementaux.

Au sein de la collectivité de la gestion de parc de véhicules légers du gouvernement fédéral, le SCT joue aussi un rôle permanent de consultant, afin de favoriser la communication entre les membres, de fournir une interprétation stratégique additionnelle et d'apporter du leadership à cette collectivité.

Vous trouverez plus de renseignements sur les rôles et les responsabilités du SCT dans la Politique sur la gestion du matériel.

Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) fournit des services obligatoires et facultatifs d'importance aux ministères et organismes fédéraux à l'appui de la gestion des parcs de véhicules légers.

La gestion du processus d'achat de véhicules est un service obligatoire de premier ordre qui oblige TPSGC à procéder à une évaluation des véhicules légers afin de déterminer quels sont les véhicules les moins chers qui ont le profil environnemental le plus avantageux. Les ministères et les organismes doivent ensuite choisir des véhicules dans ce bassin dans la mesure du possible.

TPSGC négocie aussi toutes les offres à commandes pour les services et les produits relatifs aux véhicules auxquels ont accès, de manière facultative, tous les ministères et les organismes. Ces offres à commandes peuvent inclure, sans s'y restreindre, les services de gestion de parcs, les pneus et les chambres à air, la location à bail, les conversions de véhicules, les inscriptions sur les véhicules, etc.

Vous trouverez de plus amples renseignements sur les rôles et les responsabilités de TPSGC dans la Politique sur la gestion du matériel.

3.1 Planification des besoins en matière de transport

3.1.1 Solutions de rechange à l'acquisition

Avant d'acheter un véhicule, il faut se demander s'il est possible de satisfaire aux besoins en transport au moyen du parc existant.

Lorsqu'il a été déterminé que le parc existant ne peut satisfaire aux besoins, il faut alors se demander s'il est possible d'y satisfaire avec des moyens de remplacement, y compris, sans s'y restreindre :

• la location de véhicules (à court terme ou saisonnière);
• les taxis;
• l'utilisation de véhicules fournis par les employés;
• le transport en commun;
• l'impartition.

Les exigences opérationnelles peuvent obliger certains ministères à être propriétaires de leurs véhicules (p. ex., maître chien de la GRC). Dans ces cas, un moyen de transport de remplacement n'est pas nécessairement une solution pratique.

3.2 Planification de l'acquisition des véhicules

En supposant qu'une exigence donnée, en matière de transport, ne peut être satisfaite au moyen du parc existant ou en utilisant un moyen de transport de remplacement ou plus, il faut planifier l'achat d'un véhicule en tenant compte des éléments suivants.

3.2.1 Établissement de lignes directrices pour justifier l'acquisition

Les ministères doivent établir des lignes directrices sur l'utilisation annuelle de manière à justifier l'achat d'un véhicule appartenant à l'État. La section suivante a pour objet d'établir des points de repère que les ministères pourront utiliser aux fins de leurs propres lignes directrices :

• Il n'est peut être pas rentable d'être propriétaire d'un véhicule qui parcourt moins de 20 000 km par année; cette ligne directrice peut toutefois varier selon le type de véhicule et son utilisation.
• Fleet Research Incorporated a mené un sondage en 2003 et a déterminé que l'utilisation annuelle moyenne des véhicules des parcs du gouvernement ou du secteur public avoisine les 22 000 km.
• L'Enquête sur les véhicules au Canada de 2002 a révélé que les fourgonnettes et les camions légers ont parcouru en moyenne 19 000 kilomètres par année, tandis que les voitures et les familiales ont parcouru environ 15 500 km, soit un écart de plus de 20 p. 100. L'utilisation annuelle moyenne des véhicules avoisinait de près la moyenne nationale de 17 000 km par véhicule.

3.2.2 Compréhension des délais d'approvisionnement

Afin de gérer efficacement le transport, il est essentiel que les ministères soient conscients de la période qui peut s'écouler entre le moment où un véhicule est commandé et celui où il est reçu.

En général, les offres à commandes de TPSGC prévoient un délai de 90 à 120 jours pour la production et la livraison de véhicules légers. Le délai qui s'applique aux véhicules à carburant de remplacement est évalué entre 120 et 150 jours.

Le schéma suivant fournit aux ministères le cycle de production prévu des constructeurs automobiles par rapport à la préparation du Guide de commandes des véhicules automobiles du gouvernement (GCVAC) et à l'achat de véhicules automobiles au moyen des offres à commandes individuelles et ministérielles (OCIM) aux fins de l'achat de véhicules légers. En général, le cycle de production commence en septembre, de concert avec l'adjudication de l'OCIM.

Avril	Mai	Juin	Juillet
NPP	GCVAG
Fin de fabrication
OCIM-2

Août	Septembre	Octobre	Novembre
GCVAG	Fabrication de véhicules
OCIM-2	OCIM-1

Décembre	Janvier	Février	Mars
Fabrication de véhicules
OCIM-1	OCIM-2

3.2.3 Choix de la catégorie et du type de véhicule

Avant de choisir une catégorie de véhicule visant à satisfaire aux exigences opérationnelles, les ministères doivent envisager les possibilités de rationalisation soit de la taille globale du parc ou soit de la catégorie qu'ils envisagent.

Pour envisager la rationalisation de la taille globale du parc, les ministères peuvent se demander si un véhicule neuf, par exemple une mini fourgonnette, pourrait permettre de satisfaire à l'éventail des besoins de transport auxquels il fallait auparavant affecter deux véhicules, par exemple, une berline intermédiaire et une grande fourgonnette.

Aux fins de l'évaluation de la rationalisation d'une catégorie de véhicule en particulier, les ministères pourraient tenir compte de ce qui suit :

• La plus petite catégorie envisageable doit être choisie en fonction de l'évaluation des besoins de transport ordinaires. La taille des véhicules ne doit pas être fondée sur des besoins occasionnels (comme la capacité de remorquage ou la traction aux quatre roues ou encore le transport de passagers supplémentaires), auxquels il est possible de satisfaire avec des moyens de transport de remplacement.
• Il faudrait déterminer si un véhicule plus petit ou un moteur moins puissant pourrait permettre de satisfaire aux besoins de transport qui sont satisfaits actuellement ou étaient satisfaits auparavant avec un véhicule plus grand. Par exemple, une grande camionnette d'une demi tonne d'une année plus récente dotée d'un moteur moins puissant mais davantage efficient pourrait permettre de satisfaire aux besoins qui étaient satisfaits auparavant avec une grande camionnette de trois quarts de tonne dotée d'un moteur plus puissant.

4.1 Accès aux ententes d'approvisionnement de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

Les ministères et les organismes devraient envisager de commander des véhicules en utilisant un des outils d'achat électronique comme le système des achats en direct du gouvernement du Canada.

4.2 Méthodes d'approvisionnement pour l'acquisition de véhicules

TPSGC utilise quatre méthodes d'approvisionnement pour l'acquisition des véhicules. Chaque méthode procure des avantages bien que la méthode des offres à commandes individuelles et ministérielles (OCIM) soit celle qui convient le mieux et qui est la plus utilisée. Voici ces quatre méthodes :

Offres à commandes individuelles et ministérielles

Une demande concurrentielle pour l'établissement d'offres à commandes est publiée chaque année vers le mois de juin et dans laquelle les fabricants sont invités à fournir les prix des nouveaux modèles de véhicules qui répondent aux spécifications et à l'agencement des accessoires les plus en demande selon le Guide des commandes des véhicules automobiles du gouvernement. Les OCIM sont ensuite attribuées (en vigueur le 1er septembre) aux fabricants qui offrent le prix le plus bas sur chaque article particulier, y compris tous les véhicules à carburant de remplacement offerts par ces fabricants.

L'évaluation des soumissions permet d'examiner la consommation de carburant et les émissions de gaz à effet de serre pour tous les véhicules dont le poids nominal brut peut atteindre jusqu'à 3 856 kg (8 500 lb). Les prix fournis pour ces véhicules sont révisés une fois au milieu de la période de l'offre à commandes (en vigueur le 1er janvier). Les véhicules peuvent être commandés jusqu'à la date d'échéance de l'offre à commandes, qui est habituellement le 31 juillet.

Les spécifications, les options et les prix des véhicules offerts au meilleur prix ou à un prix plus bas sont indiqués dans le document Prix de l'OCIM affiché sur le site Web portant sur l'achat des véhicules de TPSGC. Les clients de TPSGC dans l'ensemble du Canada peuvent utiliser ces renseignements pour commander les véhicules qui répondent le mieux à leurs exigences.

Répertoire des véhicules du gouvernement

La méthode d'approvisionnement fondée sur le Répertoire des véhicules du gouvernement (RVG) a été mise en œuvre en 1980 pour remplacer la méthode fondée sur les stocks des concessionnaires.

Un besoin urgent de véhicules se produit souvent suite à un accident, un vol, un incendie, des changements aux programmes, etc. À une certaine époque, ces véhicules ne pouvaient être achetés qu'au moyen d'achats à partir des stocks des concessionnaires. Toutefois, les véhicules des concessionnaires étaient surtout dotés d'options répondant aux besoins des consommateurs du marché de détail. Ils étaient donc plus dispendieux que les véhicules de parc automobile habituellement nécessaires pour répondre aux besoins opérationnels du gouvernement fédéral. Qui plus est, les rabais des concessionnaires n'étaient pas et ne sont toujours pas aussi importants que ceux fournis au gouvernement fédéral pour les véhicules commandés au moyen d'OCIM. La méthode du RVG vise principalement à aider les ministères clients de TPSGC à satisfaire à un besoin urgent en véhicule.

Dans le cadre de la méthode du RVG, TPSGC commande plusieurs fois par année, au moyen d'OCIM, une gamme de véhicules types gouvernementaux qui sont entreposés chez les fabricants jusqu'à ce qu'ils soient requis. Si un ministère client a besoin d'un véhicule dans les plus brefs délais, l'agent chargé de l'acquisition de véhicules de TPSGC octroie rapidement un contrat au fabricant en y précisant les directives d'expédition et la livraison est effectuée sur tout le territoire canadien, du terrain d'entreposage des véhicules du fabricant au concessionnaire local concerné, en moins de 21 jours.

Les ministères devraient visiter le site Web sur l'achat des véhicules de TPSGC pour consulter la liste la plus récente du RVG. Cette liste énonce en outre le nom des responsables des acquisitions de véhicules de TPSGC avec qui il faut communiquer pour confirmer la disponibilité de ces véhicules et pour les réserver.

Achats chez des concessionnaires

Comme il est précisé aux termes du Répertoire des véhicules du gouvernement, les besoins urgents en véhicules surviennent souvent suite à un accident, un vol, un incendie, des changements aux programmes, etc. Le programme du RVG de TPSGC permet de répondre à la plupart de ces besoins urgents. Toutefois, certains véhicules ne peuvent pas être fournis au moyen du RVG et doivent provenir des véhicules en inventaire des concessionnaires locaux. L'achat de véhicules chez les concessionnaires est la méthode d'approvisionnement la moins indiquée et la plus coûteuse. Toutefois, cette méthode demeure un outil nécessaire du système d'approvisionnement.

Les bureaux régionaux de TPSGC peuvent se charger des achats chez les concessionnaires de voitures de tourisme et de camions légers à la condition que l'administration centrale de TPSGC en ait donné l'autorisation. Seuls les responsables des acquisitions de véhicules de TPSGC à l'administration centrale peuvent faire l'acquisition des voitures de fonction.

Conformément à la Directive sur la gestion du parc automobile : Véhicules légers, les achats chez les concessionnaires doivent être évités lorsque cela est possible. Ces achats doivent être effectués dans des circonstances exceptionnelles uniquement, avec l'approbation de TPSGC et seulement s'il n'existe aucune autre solution de rechange pour répondre aux besoins du client.

L'administration centrale de TPSGC attribue les demandes d'achat aux bureaux régionaux. L'équipe chargée des véhicules achemine un formulaire d'autorisation avec la demande d'achat au bureau régional concerné, le tout accompagné de directives selon lesquelles le bureau régional doit transmettre une copie du contrat à l'équipe chargée des véhicules afin qu'elle puisse saisir les données pertinentes dans le Système de données statistiques sur les véhicules (SDSV). Il s'agit en outre d'un système de suivi qui garantit que le contrat a été octroyé.

La Section 4.5 du présent guide fournit des détails sur les procédures à suivre lorsqu'il faut acheter des véhicules auprès de concessionnaires.

Production spéciale

Il arrive à l'occasion que les méthodes d'approvisionnement susmentionnées ne conviennent pas pour répondre aux besoins en véhicules, et que les achats individuels de véhicules en particulier permettent davantage de répondre à des besoins donnés.

Par exemple, Affaires étrangères Canada ou l'Agence canadienne de développement international a besoin de certains véhicules en vue de leur exportation dans différents pays. Ces véhicules doivent répondre aux normes de sécurité automobile en vigueur dans les pays où les véhicules seront utilisés. Bon nombre de facteurs doivent être pris en compte pour ces véhicules, comme la préparation pour l'expédition outre-mer, les coûts d'expédition et l'accès aux services de concessionnaires dans certains pays, etc.

Les ministères qui envisagent de recourir à la méthode d'approvisionnement « production spéciale » devraient consulter le site Web sur l'achat des véhicules de TPSGC pour obtenir le nom des responsables des acquisitions de véhicules de TPSGC avec qui il faut communiquer pour obtenir des conseils supplémentaires. Ces noms figurent dans le document intitulé Liste de disponibilité du RVG.

4.3 Achat de véhicules exemplaires

Les ministères peuvent envisager l'acquisition de véhicules exemplaires et ils peuvent mettre l'accent sur les principes de l'exemplarité lors du choix des véhicules dans une mesure considérée comme étant acceptable au sein de leur organisation en tenant compte des bienfaits pour l'environnement par rapport au coût du véhicule.

Les critères utilisés pour définir un véhicule exemplaire sont fixés par le groupe de travail sur les transports dans le cadre de l'initiative fédérale Prêcher par l'exemple, mais sont mis à jour et approuvés chaque année par TPSGC et le comité technique interministériel des véhicules automobiles du gouvernement présidé par TPSGC. Consulter les responsables de l'Initiative des véhicules fédéraux à Ressources naturelles Canada pour en savoir davantage sur les critères servant à évaluer les véhicules pouvant être considérés exemplaires.

4.4 Achat d'options additionnelles

Pour décider s'il faut ajouter des options additionnelles, les ministères doivent évaluer ce qui suit :

• la nécessité des options pour permettre aux employés d'exercer leurs fonctions;
• la perception du public à l'égard de ce qui peut être considéré comme une options superflue pour les véhicules du gouvernement;
• l'effet sur le coût du cycle de vie;
• l'efficience, la santé et la sécurité des employés qui utilisent le véhicule;
• la pratique normale pour le genre de travail exécuté;
• l'endroit où le véhicule sera utilisé.

4.5 Dérogations au Guide de commandes des véhicules automobiles du gouvernement

Afin de faire approuver par le SCT des dérogations au Guide de commandes des véhicules automobiles du gouvernement (GCVAG) ayant trait aux options, à la catégorie et aux caractéristiques minimales des véhicules, la procédure ci après doit être mise en application :

• Le ministère fournit à l'administration centrale (AC) de TPSGC une justification écrite accompagnant la commande (le cas échéant).
• L'AC de TPSGC soumet la justification (et la commande) au SCT pour examen.
• Le SCT fait part de sa décision à l'AC de TPSGC.
• Si le SCT l'autorise, et si des options ou une catégorie de véhicule hors du cadre du GCVAG sont demandées, TPSGC peut demander des soumissions des sources qui s'imposent.

4.6 Acquisition de véhicules à partir des stocks des concessionnaires

Nous rappelons aux ministères que les achats de véhicules légers à partir des stocks des concessionnaires se font de manière urgente seulement, et ne peuvent se justifier en invoquant des difficultés de planification, des dépenses excédentaires de fin d'exercice, ou la durée du processus d'acquisition.

TPSGC peut refuser toute justification d'achat chez un concessionnaire mettant en évidence d'une mauvaise planification.

Afin d'obtenir une autorisation distincte de TPSGC au titre d'achats chez des concessionnaires, les ministères doivent observer la procédure ci après :

• Le ministère fournit à l'AC de TPSGC une justification de l'achat chez un concessionnaire qui accompagne la demande.
• L'AC de TPSGC examine la justification et peut discuter du besoin avec le SCT.
• L'AC de TPSGC fournit au ministère une décision dans un délai raisonnable (habituellement en 72 heures).
• Si la demande est approuvée, TPSGC achète le véhicule chez des concessionnaires locaux, tout en respectant toutes les exigences des accords commerciaux et des politiques contractuelles.

4.7 Sélection d'un véhicule à carburant de remplacement

4.7.1 Critères de sélection d'un véhicule à carburant de remplacement

Afin d'assurer l'observation de la Loi sur les carburants de remplacement, les ministères doivent satisfaire aux critères suivants avant de choisir un véhicule à carburant de remplacement :

• Les véhicules d'un parc ayant fait l'objet d'une rationalisation doivent d'abord être désignés comme de bons candidats à l'utilisation de carburants de remplacement d'après les critères de faisabilité.
• Le véhicule doit aussi répondre au critère de rentabilité. S'il est jugé rentable, il est alors confirmé comme candidat à l'utilisation rentable de carburants de remplacement. Il peut être remplacé par un véhicule à carburant de remplacement acheté d'un fabricant, converti après vente ou loué comme véhicule capable de fonctionner avec un carburant de remplacement.

Vous trouverez à l'appendice C du présent chapitre des renseignements additionnels sur ces critères.

4.7.2 Achat d'un véhicule à carburant de remplacement doté de l'équipement d'origine

Avant de prendre la décision d'acheter un véhicule à carburant de remplacement, il faut prendre en considération ce qui suit :

• Déterminer s'il s'agit d'un véhicule qui ne consomme qu'un carburant de remplacement donné, ou d'un véhicule bicarburant ou polycarburant pouvant fonctionner à l'essence et avec un carburant de remplacement. Ce choix repose également sur les critères de faisabilité.
• Les véhicules à carburant de remplacement certifiés conformes aux normes d'émission d'Environnement Canada ne devront pas être soumis à des essais.

4.7.3 Conversion après-vente des véhicules à essence

Les ministères doivent tenir compte de ce qui suit avant de convertir un véhicule à essence en un véhicule à carburant de remplacement :

• L'intégrité de la garantie de base ne doit pas être touchée par la conversion d'un véhicule à essence à un véhicule à carburant de remplacement. Les ministères doivent utiliser la même source d'approvisionnement lorsqu'ils achètent et installent du matériel de conversion pour éviter des problèmes de garantie. Les entrepreneurs chargés de la conversion doivent fournir par écrit une garantie d'au moins un an sur le fonctionnement du matériel utilisé et la qualité de l'installation. TPSGC a publié des offres à commandes pour les conversions de véhicules jusqu'en septembre 2005. Ces offres précisent les normes et les lignes directrices concernant le contrôle des émissions relativement aux véhicules convertis; les ministères doivent toujours observer ces normes.
• Les émissions produites par des véhicules convertis au carburant de remplacement ne relèvent pas d'Environnement Canada, étant donné qu'ils ne sont plus des véhicules neufs. Les véhicules convertis sont plutôt assujettis aux normes d'émissions des véhicules en service. Au Canada, les programmes d'essai des émissions de véhicules en service sont administrés par les provinces et n'existent qu'en Ontario avec le programme Air pur Ontario et qu'en Colombie Britannique avec le programme AirCare (anglais seulement). Les deux programmes ne ciblent que les régions où augmente la pollution atmosphérique attribuable au transport, et ils ne sont pas appliqués partout dans ces provinces. Les deux sont fondés sur les règlements de l'Environmental Protection Agency concernant les émissions de véhicules en service.

4.7.4 Réutilisation du matériel de conversion

Il n'est pas recommandé de faire passer du matériel de conversion d'un véhicule à un autre. Cependant, lorsque ce matériel est réutilisé, il doit être conforme aux exigences du paragraphe précédent et il doit y avoir renouvellement de la garantie pour l'installation et l'utilisation du matériel lié au carburant de remplacement dans un deuxième véhicule.

4.7.5 Entretien des véhicules à carburant de remplacement

Les véhicules qui fonctionnent efficacement avec un carburant de remplacement doivent répondre aux normes d'émission durant tout leur cycle de vie utile. Les ministères sont tenus d'entretenir leurs véhicules à intervalles réguliers, conformément aux directives des fabricants.

4.7.6 Contrôle des émissions de tous les véhicules à carburant de remplacement

Les ministères doivent consigner, dans la base de données sur le parc automobile, la cote de consommation de carburant de Transports Canada correspondant à chaque véhicule de ce parc, la date de contrôle des émissions ainsi que le kilométrage du véhicule à cette date. Tous les résultats de ces contrôles (et les mesures correctives prises en cas d'échec) doivent être versés aux dossiers pour toute vérification ou demande de renseignements de la part des vérificateurs internes ou du SCT.

4.8 Location et location à bail de véhicules

4.8.1 Location et location à bail à long terme

Avant de louer un véhicule, les ministères doivent tenir compte de ce qui suit :

• La location à bail n'est pas rentable et ne doit pas être utilisée comme moyen d'agrandir le parc automobile ministériel.
• Il est fortement recommandé de recourir aux locations pour répondre à des besoins temporaires, à court terme ou saisonniers. Il ne faut pas utiliser les locations et les locations à bail pour satisfaire aux besoins permanents en transport se rapportant aux programmes.
• Le renouvellement périodique de la location et de la location à bail doit être évité. Les ministères doivent envisager l'achat d'un véhicule si les besoins de transport sont continus.
• Les ministères doivent effectuer une étude comparative sur les avantages de l'achat par rapport à la location ou à la location à bail avant de louer un véhicule, de manière à s'assurer d'obtenir le mode de transport le plus rentable.
• Les catégories, les moteurs, les options et les caractéristiques minimales des véhicules loués doivent être conformes à ceux précisés dans le Guide de commandes des véhicules automobiles du gouvernement.
• Les locations et les locations à bail de véhicules constituent des contrats et doivent être conclus conformément à la Politique sur la gestion de l'approvisionnement du Conseil du Trésor.

4.8.2 Contrat de location-exploitation de véhicules

Les ministères qui décident de louer des véhicules doivent prendre note que seuls les contrats de location exploitation sont permis. La Loi sur la gestion des finances publiques interdit les contrats de location acquisition. Les contrats de location exploitation les plus récents étaient disponibles par l'entremise des offres à commandes pour la location de véhicules de TPSGC jusqu'à la fin de septembre 2006.

5.1 Questions relatives aux carburants

5.1.1 Achat de carburants à faible teneur en éthanol

Aux termes de la Directive sur la gestion du parc automobile : Véhicules légers, les employés du gouvernement fédéral doivent acheter, dans la mesure du possible, des carburants à faible teneur en éthanol (habituellement appelés E-10) pour les véhicules à essence quand ils se déplacent aux fins de leur emploi au gouvernement. Ces déplacements incluent les déplacements dans un véhicule loué ou appartenant au gouvernement.

La Stratégie relative au carburant à l'éthanol de Ressources naturelles Canada est conçue pour accroître l'utilisation de l'éthanol comme carburant renouvelable et à faible émission de gaz à effet de serre. La stratégie actuelle consiste à favoriser l'utilisation d'un carburant mixte d'essence et d'éthanol à faible teneur en éthanol (jusqu'à 10 p. 100) et à teneur élevée (jusqu'à 85 p. 100, E-85). La plupart des véhicules de nos jours peuvent consommer des carburants mixtes à faible teneur, et les véhicules polycarburant peuvent consommer le carburant E-85. Pour plus de renseignements, visiter les sites Web sur l'Initiative des véhicules fédéraux et les Carburants de remplacement de Ressources naturelles Canada.

Les carburants mixtes à faible teneur en éthanol sont offerts dans diverses stations services partout au Canada. Pour obtenir une liste des stations qui vendent des carburants mixtes à faible teneur en éthanol, vous pouvez :

• visiter le site Web de Ressources naturelles Canada pour obtenir une liste des stations offrant du carburant à l'éthanol;
• communiquer avec les responsables de l'Initiative des véhicules fédéraux pour obtenir votre exemplaire d'une brochure énumérant toutes ces stations services au Canada;
• visiter les sites Web de fournisseurs de carburants mixtes à faible teneur en éthanol, y compris, sans s'y restreindre, Mohawk Oil Company Ltd; UPI Inc; Sunoco Inc; MacEwen Petroleum Inc; Sonic; Mr. Gas; Pioneer Petroleum; Francis Fuels; Stinson Petroleum et Sunys.

Les ministères sont invités à mettre au point des lignes directrices visant à faire connaître des conducteurs de véhicules ministériels l'emplacement des stations services situées à proximité qui offrent le carburant E-10. Ces lignes directrices doivent aussi mettre en relief les exigences de la présente directive et fournir aux conducteurs des consignes claires au sujet des mesures à prendre pour assurer l'observation de ces exigences.

Pour plus de renseignements au sujet des carburants mixtes à faible teneur en éthanol, visitez le site Web de la Canadian Renewable Fuels Association (anglais seulement).

5.1.2 Achat de carburants de remplacement

Les ministères et les organismes doivent prendre des mesures raisonnables pour accroître l'accès au carburant de remplacement pour les véhicules ministériels, y compris :

• déterminer et communiquer aux conducteurs l'emplacement des postes de ravitaillement en carburants de remplacement accessibles pour les véhicules automobiles ministériels;
• établir des lignes directrices pratiques pour les conducteurs de véhicules automobiles du gouvernement aux fins de l'achat de carburants de remplacement (et E-10) à des emplacements qui ne sont pas aussi bien situés que les postes de ravitaillement conventionnels;
• maximiser l'infrastructure actuelle du ravitaillement, par exemple en installant des appareils de ravitaillement en carburant (ARC) de véhicules au gaz naturel;
• bâtir des installations de ravitaillement en carburants de remplacement sur un emplacement ministériel, s'il y a lieu.

Les ministères sont invités à communiquer avec les responsables de l'Initiative des véhicules fédéraux à Ressources naturelles Canada pour obtenir d'autres renseignements et de l'aide afin d'élargir l'utilisation de carburants de remplacement pour leur parc automobile.

5.1.3 Cartes de fidélité pour l'achat de carburant

Le Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique précise que les fonctionnaires doivent agir en tout temps de manière à conserver la confiance du public. Ils doivent exercer leurs fonctions officielles et organiser leurs affaires personnelles de façon à préserver et à accroître la confiance du public à l'égard de l'intégrité, de l'objectivité et de l'impartialité du gouvernement. La conduite des fonctionnaires doit pouvoir résister à l'examen public le plus minutieux.

Conformément aux principes du Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique, les fonctionnaires ne peuvent accumuler des récompenses ou des primes, ou les deux, sur leurs cartes personnelles de fidélité (par exemple, Air Miles, Petro-Points, ou autres genres de primes de récompense) suite à l'achat de carburant effectué au moyen d'une carte de crédit du gouvernement pour un véhicule du parc du gouvernement utilisé en service commandé. En outre, les employés du gouvernement ne peuvent recevoir de ristournes au titre d'achats de carburant ou de réparations, ou des deux, effectués au moyen d'une carte de crédit du gouvernement du Canada.

Le chapitre 2 du Code, Mesures relatives aux conflits d'intérêt, précise comment éviter et empêcher les situations pouvant donner lieu à un conflit d'intérêts ou à l'apparence d'un conflit. Ces mesures sont primordiales pour veiller à ce que la fonction publique puisse s'acquitter de ses responsabilités de manière objective et impartiale, et qu'elle soit perçue comme telle. Les mesures relatives aux conflits d'intérêt interdisent toute sollicitation de cadeaux, de marques d'hospitalité ou d'autres avantages pour le bénéfice d'une personne.

L'utilisation frauduleuse d'une carte de crédit de parc automobile (par exemple, obtention de pots de vin, vol, etc.) constitue une infraction pénale contre la Couronne et peut entraîner l'imposition de sévères sanctions. Nous rappelons aux ministères de veiller à ce que des mesures de contrôle soient en place afin d'éviter les pratiques inopportunes et les actes illégaux relativement à l'utilisation de la carte de crédit. Les pratiques répréhensibles et les allégations d'infractions contre la Couronne doivent être déclarées et faire l'objet d'une enquête, et les ministères doivent adopter les mesures qui s'imposent.

5.1.4 Questions de sécurité relatives au ravitaillement

Les ministères doivent veiller à ce que tous les aspects de la sécurité qui concernent le ravitaillement soient communiqués aux utilisateurs de véhicules ministériels. Des directives de sécurité de base doivent être observées au moment de procéder au ravitaillement d'un véhicule. Les ministères doivent consulter leur coordonnateur ministériel de la santé et de la sécurité au travail pour obtenir de plus amples renseignements.

5.2 Questions de gestion des risques

5.2.1 Définition d'un conducteur autorisé

Les ministères doivent considérer que la définition commune d'un conducteur autorisé englobe :

• les employés ministériels en service commandé qui sont autorisés par un gestionnaire de centre de responsabilité à opérer des véhicules ministériels en service commandé pour le ministère; et les entrepreneurs autorisés par un contrat définissant l'utilisation d'un véhicule ministériel pour s'acquitter de leurs responsabilités.

Les ministères doivent aussi considérer que la définition commune d'un employé englobe :

• les étudiants et les employés à plein temps, à temps partiel, occasionnels, saisonniers, nommés pour une période déterminée ou indéterminée.

5.2.2 Autorisation d'un conducteur autorisé

Afin que les employés prennent connaissance des modalités d'utilisation d'un véhicule ministériel, les ministères peuvent envisager d'exiger des employés qu'ils examinent et signent un formulaire précisant en détail l'utilisation autorisée et opportune d'un véhicule du gouvernement.

L'autorisation d'utilisation d'un véhicule automobile ministériel serait valide jusqu'à ce que le formulaire soit annulé, mais elle doit être révisée au moins une fois l'an par un gestionnaire.

Dans ce formulaire d'autorisation, il peut être exigé que l'employé :

• détienne un permis de conduire valide pour la province ou le territoire où il réside;
• informe immédiatement son gestionnaire si son permis de conduire est annulé, suspendu ou fait l'objet d'une restriction, pour quelque raison que ce soit;
• s'engage à ce que le véhicule ministériel ne soit utilisé qu'à des fins professionnelles officielles;
• reconnaisse que l'utilisation non autorisée d'un véhicule gouvernemental peut entraîner l'application de mesures disciplinaires et qu'en cas d'accident avec le véhicule automobile, l'employé peut être tenu de rembourser tous les coûts occasionnés;
• reconnaisse qu'une autorisation préalable doit être obtenue afin de transporter des passagers autres que des employés du gouvernement fédéral dans un véhicule ministériel;
• comprenne les exigences prévues dans la Loi de l'impôt sur le revenu;
• comprenne qu'il est responsable des infractions au code de la route (excès de vitesse, stationnement illégal, etc.), de même que des dommages causés par des accidents attribuables à la négligence du conducteur qui possède ou conduit un véhicule ministériel.

Les ministères doivent obtenir et conserver une preuve d'assurance, y compris un certificat d'indemnisation de la Couronne, auprès des conducteurs autorisés qui ne sont pas des employés du gouvernement avant de leur donner accès à un véhicule du gouvernement. L'accès aux véhicules ministériels doit être retiré dès que la protection offerte par la preuve d'assurance arrive à échéance.

5.2.3 Définition d'un passager autorisé

Les ministères doivent considérer que la définition commune d'un passager autorisé se lit comme suit :

• une personne autorisée par un gestionnaire de centre de responsabilité à se déplacer dans des véhicules ministériels, y compris tout employé ministériel en service commandé; tout employé d'autres administrations fédérales, provinciales, territoriales et municipales qui travaille avec le ministère; et toute personne en visite officielle qui est ainsi désignée par le gardien du véhicule.

Seuls les passagers autorisés peuvent être transportés dans un véhicule automobile ministériel; la personne qui utilise un véhicule automobile peut toutefois assurer un transport d'urgence sans autorisation préalable dans les circonstances suivantes :

• urgences médicales;
• à la demande d'agents de la paix;
• dans les cas nécessaires en raison de sécurité ou d'un autre motif opérationnel.

Ces circonstances doivent être documentées par le conducteur le plus tôt possible après le déplacement et ces documents doivent être remis au gestionnaire concerné.

Une situation d'urgence n'inclut pas le transport de parents, de membres de la famille ou d'amis à l'école, à la garderie, au travail ou à des rendez vous. Les membres de la famille ne doivent pas se déplacer dans un véhicule ministériel quand les employés se déplacent en vertu d'une autorisation d'utilisation d'un véhicule ministériel.

5.2.4 Démarche de gestion des risques par l'État

Afin de déterminer la meilleure façon de souscrire une assurance pour l'État au titre des dommages causés au véhicule, de blessures du conducteur, ou de réclamations de tiers, les ministères doivent envisager ce qui suit :

• Les personnes qui ne sont pas des employés du gouvernement (p. ex. les entrepreneurs) ne doivent pas souscrire d'assurance (et, à l'inverse, le gouvernement ne doit pas payer l'assurance des entrepreneurs) pour des risques qui relèvent clairement du gouvernement, sauf si les responsabilités respectives sont interreliées au point de ne pouvoir être distinguées.
• Les personnes qui ne sont pas des employés du gouvernement (p. ex. les entrepreneurs) ne doivent pas être indemnisées par le gouvernement au titre d'un risque auquel elles seules sont exposées.
• Les conseillers juridiques ministériels doivent être consultés pour toute question ayant trait aux risques en tous genres.

Dans des situations où des entrepreneurs peuvent être tenus d'utiliser des véhicules ministériels, quatre options de base se présentent aux ministères pour assurer l'adoption d'une démarche qui convient en matière d'assurance et de gestion des risques :

Assurance prise en charge par l'entrepreneur

L'entrepreneur fournit une preuve d'assurance afin de couvrir le risque et, à la discrétion du ministère, il assure l'indemnisation limitée ou illimitée de la Couronne en cas de dommages occasionnés au véhicule et au titre des risques courus par des tiers.

Cette méthode doit constituer la règle générale dans la plupart des circonstances où il y a contrat étant donné qu'elle impose aux entrepreneurs la responsabilité de s'occuper de leurs propres assurances conformément aux pratiques observées. Les autorités contractuelles doivent veiller à ce que les entrepreneurs souscrivent des assurances conformes à leurs capacités financières et à leurs responsabilités juridiques et contractuelles.

Assurance gouvernementale

Cette méthode peut convenir s'il faut se prémunir contre une activité à risque élevée, protéger un lien d'indépendance, réaliser des économies ou obtenir des services fournis par l'assureur, comme le règlement des sinistres.

Le gouvernement assume la totalité des risques

Le gouvernement assume tous les risques aux termes d'une autoassurance, tout comme pour les véhicules utilisés par des employés.

Le gouvernement assume une partie des risques

Le gouvernement assume les risques relatifs aux dommages causés au véhicule quand il n'y a pas de négligence, et il doit y avoir indemnisation de l'entrepreneur pour les risques de responsabilité civile.

Les ministères sont invités à examiner attentivement les exigences et la méthodologie prévues dans le Cadre de gestion intégrée du risque et dans la politique afférente afin de mettre au point une démarche opportune et raisonnable en matière de gestion du risque relativement à l'exploitation et à l'utilisation d'un véhicule automobile.

5.3 Gestion et attribution des véhicules

Les ministères doivent procéder à un groupement interne des véhicules (au sein du ministère) dans la mesure du possible. Dans les situations complexes où au moins deux ministères sont en cause, ceux ci doivent aussi envisager le partage d'un parc de véhicules.

L'attribution d'un véhicule à un particulier est fortement déconseillée, sauf si elle est justifiée par des besoins opérationnels (comme pour un maître chien à la GRC).

5.4 Utilisation et exploitation des véhicules

5.4.1 Utilisation des véhicules à des fins personnelles

Les ministères doivent veiller à ce que les utilisateurs de véhicules fédéraux comprennent l'interprétation de l'expression usage à des fins personnelles utilisée dans la Loi de l'impôt sur le revenu, en lisant le Bulletin d'interprétation IT-63R5 et le chapitre 1 du Guide de l'employeur sur les avantages imposables T4130 de l'Agence du revenu du Canada.

Les ministères doivent se conformer aux exigences de la Loi de l'impôt sur le revenu et du Bulletin d'interprétation IT-63R5 de l'Agence du revenu du Canada en établissant un système visant à faire en sorte que l'utilisation de véhicules à des fins personnelles soit déclarée, et que les règles sur l'avantage imposable qui en découle soient appliquées comme il se doit.

5.4.2 Conformité à la Politique sur le programme de coordination de l'image de marque

La signature visuelle (« Gouvernement du Canada » ou le nom du ministère dans les deux langues officielles accompagné du drapeau canadien) et le mot symbole « Canada » doivent figurer sur tous les véhicules automobiles, y compris les véhicules loués à long terme, conformément aux exigences de la Politique sur le programme de coordination de l'image de marque (PCIM) du SCT.

Afin d'identifier les véhicules loués à court terme, les ministères peuvent utiliser un marquage temporaire, comme un panneau affiché sur le véhicule ou un marquage à endos aimanté, au lieu d'un marquage normalisé plus permanent.

TPSGC a des offres à commandes principales et nationales (document PDF - 4.35 MO) (OCPN) en place au titre des services de marquage (enseignes, étiquettes, etc.). L'utilisation de ces OCPN a pour avantage de faire en sorte que tout soit conforme aux exigences du PCIM.

Dans le cas des véhicules exemplaires, des marquages additionnels approuvés aux termes du PCIM sont acceptables.

5.4.3 Exemption à la Politique sur le programme de coordination de l'image de marque

Les ministères qui ont des préoccupations relatives à la sécurité pour les véhicules portant des marquages normalisés peuvent envisager des marquages temporaires, comme des panneaux ou des marquages à endos aimanté.

Les ministères qui veulent faire l'objet d'une exemption à la Politique sur le programme de coordination de l'image de marque doivent communiquer directement avec le centre de la politique sur le PCIM.

5.4.4 Véhicules ministériels en marche au ralenti

Voici des mesures que devraient prendre les ministères pour éliminer la marche au ralenti inutile :

• émettre une politique ou une directive officielle sur la marche au ralenti des véhicules ministériels;
• informer les conducteurs de véhicules ministériels du coût et des effets sur l'environnement de la marche au ralenti;
• établir et envisager des solutions de rechange à la marche au ralenti afin d'assurer le confort du conducteur dans des situations particulières, comme une unité motrice auxiliaire.

5.4.5 Usage du tabac dans les véhicules ministériels

Il n'est pas permis de fumer dans les véhicules gouvernementaux, qui font partie du milieu de travail. Conformément à la Politique sur l'usage du tabac en milieu de travail du Conseil du Trésor, les ministères sont tenus de promouvoir un milieu de travail sûr et sain et exempt, dans la mesure du possible, de fumée de tabac et ils doivent veiller à ce que personne ne fume sur les lieux de travail.

Cette politique n'interdit pas expressément l'usage du tabac dans les véhicules automobiles occupés par un seul employé. Cependant, comme les ministères sont tenus de favoriser le partage des véhicules dans la mesure du possible, les employés qui partagent des véhicules automobiles ne doivent pas être exposés aux effets de la fumée dans un véhicule automobile.

5.4.6 Utilisation de téléphones cellulaires dans les véhicules ministériels

Les ministères doivent adopter des mesures dissuasives en ce qui a trait à l'utilisation des téléphones cellulaires (mobile ou mains libres) lors de la conduite d'un véhicule ministériel. Les ministères doivent communiquer tous les aspects de sécurité relatifs à l'utilisation d'un téléphone cellulaire pendant la conduite d'un véhicule ministériel, et mettre l'accent sur ce point.

Toutes les lois et tous les règlements fédéraux et provinciaux régissant l'utilisation des téléphones cellulaires doivent être observés et ils ont la priorité sur les renseignements contenus dans la présente directive, dans le cas où un écart serait observé entre les documents.

Les ministères peuvent demander le recouvrement des coûts occasionnés par un accident de véhicule automobile résultant de l'utilisation d'un téléphone cellulaire et du défaut d'observation, par le conducteur, des lois et règlements fédéraux et provinciaux applicables.

5.4.7 Immatriculation des véhicules ministériels

Les ministères doivent se conformer aux lois et règlements provinciaux au titre des véhicules, soit :

• immatriculer les véhicules, payer les inspections obligatoires, les examens de conduite, ou autres exigences, sauf en cas d'accords contraires;
• payer les prélèvements environnementaux visant les pneus ou les batteries payables aux provinces aux termes d'accords de réciprocité fiscale entre le gouvernement fédéral et les provinces.

Dans la mesure du possible, les ministères doivent organiser une immatriculation de groupe des véhicules afin de réduire les frais administratifs. La première ligne de toutes les adresses sur les certificats d'immatriculation doit être une désignation uniforme du ministère, comme son titre d'usage.

5.4.8 Cours de conduite préventive

Les ministères doivent offrir, s'il y a lieu, les cours de conduite exigés et qui s'imposent, ou y participer, y compris :

• cours de conduite préventive;
• cours de recyclage visant à informer le personnel de l'évolution de l'équipement ou des conditions de fonctionnement;
• formation corrective visant à remédier à certains points faibles révélés par des accidents, des infractions au code de la route ou d'autres exemples de conduite insatisfaisante;
• directives de ravitaillement dans le cas des réservoirs de propane;
• programmes de sensibilisation des conducteurs à la réduction de la consommation de carburant et à la réduction des émissions.

L'Initiative des véhicules fédéraux (IVF) appuie le cours de conduite préventive offert par le Conseil canadien de la sécurité et peut fournir une aide financière aux ministères qui veulent offrir cette formation aux conducteurs de véhicules ministériels.

Même si ce cours met l'accent sur la prudence en matière de conduite, il souligne aussi les bienfaits environnementaux liés à la conduite préventive. On peut suivre ce cours en classe pendant une journée ou le faire en direct pendant deux heures.

Les ministères qui s'intéressent à ce cours doivent communiquer avec les fonctionnaires de Ressources naturelles Canada au 613 995-7436.

5.4.9 Utilisation de pneus d'hiver pour les véhicules ministériels

Pour plus de sécurité en hiver, les ministères peuvent chausser tous leurs véhicules de pneus d'hiver. Le présent guide favorise l'adoption de cette pratique exemplaire pour tous les véhicules du parc, là où c'est nécessaire, et pas nécessairement que pour les véhicules nouvellement acquis.

Toutes les lois et tous les règlements fédéraux et provinciaux régissant l'utilisation des pneus d'hiver doivent être observés et ont priorité sur les renseignements contenus dans la présente directive, dans le cas où un écart serait observé entre les documents.

5.4.10 Utilisation sûre des véhicules ministériels

La Directive sur l'utilisation des véhicules automobiles du Conseil du Trésor insiste sur l'importance de la sécurité au moment de l'utilisation des véhicules gouvernementaux. Il est essentiel que les véhicules soient sécuritaires sur le plan mécanique et qu'ils soient utilisés prudemment. Les employés ne sont pas tenus d'utiliser des véhicules jugés non sécuritaires ou dont le chargement est placé de façon dangereuse.

Les autobus et véhicules automobiles utilisés pour le transport de substances inflammables doivent être munis d'un extincteur à poudre chimique. La Directive sur l'utilisation des véhicules automobiles du Conseil du Trésor fournit de l'information sur les cotes et les normes des extincteurs ainsi que sur l'endroit où les installer.

En vertu des exigences du paragraphe 16.7(1), de l'annexe 1, de la partie XVI du Code canadien du travail, les véhicules doivent être pourvus d'une trousse de premiers soins.

5.4.11 Déclaration des accidents

Pour chaque accident impliquant un véhicule automobile, il faut mener une enquête, déterminer la ou les causes et prendre les mesures correctives qui s'imposent. De plus, il faut remplir un rapport d'accident lié à une situation comportant des risques conformément à l'article 15.3, de la Partie XV, ayant pour titre Enquêtes et rapports sur les situations comportant des risques du Code canadien du travail.

Conformément à l'article 15.11 de la Partie XV mentionné précédemment, les ministères doivent conserver pendant dix ans un dossier écrit sur les réparations aux véhicules ou leur remplacement faisant suite à des accidents.

De plus, les ministères doivent remplir le Rapport d'accident véhicule d'automobile (GC 46) et le conserver dans le dossier du véhicule.

5.5 Collecte de données, cartes de crédit et systèmes d'information sur le parc automobile

5.5.1 Obtention des services d'un gestionnaire de parc automobile

Les ministères et les organismes peuvent obtenir les services d'un gestionnaire de parc automobile en plaçant une commande subséquente à une offre à commandes relative à des services de gestion de parc automobile (document PDF - 7.09 MO) négociée par le gouvernement fédéral ou en s'engageant dans un concours distinct si les besoins le justifient.

5.5.2 Utilisation appropriée d'une base de données sur le parc automobile

Les ministères et les organismes doivent surveiller la consommation de carburant et les dossiers d'utilisation et d'entretien des véhicules afin qu'ils soient tenus à jour. La surveillance périodique de ces données assurera l'exactitude et l'intégrité des données, et l'amélioration des données aux fins des rapports internes et externes.

Les ministères doivent assurer le suivi des données relatives à tous les moyens de transport de remplacement, y compris : la location journalière, la location à bail de véhicules, l'utilisation de véhicules personnels et de taxis afin de permettre la gestion efficace des transports au sein de l'organisation. Parmi les données essentielles à recueillir, mentionnons : la durée et la distance des déplacements, le nombre total de déplacements et les coûts afférents.

Les ministères ne sont pas tenus de faire rapport ou de saisir les données relatives au parc automobile dans la base de données en ce qui concerne l'équipement auxiliaire qui peut être transféré d'un véhicule à un autre et qui sera retiré de l'auto avant l'aliénation (par exemple, filets de protection, sangles de retenue, barres de feux d'urgence, treuils, équipement électronique).

5.5.3 Relevés du compteur kilométrique

Des relevés du compteur kilométrique doivent être déclarés périodiquement, au moins une fois par mois, afin de tenir à jour le système d'information sur le parc automobile.

5.5.4 Utilisation appropriée des cartes de crédit de parc automobile

Les ministères veillent à l'observation des pratiques exemplaires suivantes :

• Une carte de crédit électronique distincte doit être attribuée afin de saisir les transactions relatives à chacun des véhicules. Une carte de crédit de parc automobile attribuée à un véhicule ne peut servir à faire des achats pour d'autres véhicules ou d'autres pièces d'équipement.
• L'utilisation de cartes non désignées doit être déconseillée.
• Les travaux visés par une garantie doivent être attribués à un véhicule en particulier. Pour ce faire, il faut communiquer avec les autorités concernées afin que les données soient saisies manuellement dans la base de données sur la gestion des véhicules.
• Les transactions qui ne sont pas payées avec une carte de crédit de parc automobile (c. à d. carburant, entretien et réparations) doivent être déclarées aux autorités concernées afin d'être saisies manuellement dans la base de données sur la gestion des véhicules.
• Les dépenses payées avec une carte de crédit de parc automobile se limitent à celles nécessaires pour l'utilisation et l'entretien des véhicules et de l'équipement du gouvernement. Elles comprennent notamment :
  • des sociétés pétrolières - carburant, huile, lubrifiants, antigel, filtres, liquide lave-glace, solvant, liquide dégivrant; services courants, comme la réparation d'un pneu, la recharge d'une batterie, le lavage, le remorquage, la lubrification et les réparations d'urgence;
  • des garages d'entretien et de réparation - tous les services habituels d'entretien et de réparation des véhicules et des pièces essentielles au fonctionnement des véhicules ou de l'équipement du gouvernement;
  • des entreprises spécialisées en pneus - l'achat de pneus conformément à la structure de prix des pneus et des chambres à air établie dans l'offre à commandes ou dans l'entente.
• Les fournitures et les services qui ne sont pas susmentionnés ne peuvent pas être achetés avec une carte de crédit de parc automobile.
• L'achat régulier de fournitures visant uniquement à accumuler des articles en inventaire, comme des batteries, des pneus, de l'antigel, du liquide lave-glace, de l'huile, des filtres, des pièces de rechange, etc., ne peut pas être effectué avec une carte de crédit de parc automobile. Toutefois, le coût des articles individuels devrait être saisi dans la base de données de gestion du parc une fois qu'ils ont été installés ou que le service a été rendu.
• Dans des circonstances exceptionnelles uniquement, il est possible que les vendeurs n'acceptent pas la carte de crédit de parc automobile pour les achats et les services se rapportant au véhicule. Il s'agit de petits vendeurs situés dans des régions éloignées, de magasins de détail, de certains installateurs de matériel, de bureaux d'immatriculation, etc., où seulement de l'argent comptant, des chèques ou les principales cartes de crédit (comme VISA, Mastercard, etc.) sont acceptés. Il pourrait alors s'agir des seules options à la disposition de l'utilisateur d'une carte de crédit de parc automobile. Dans ces situations, il faut suivre les étapes suivantes :
  • le ministère doit informer le fournisseur de services de gestion de parcs automobiles que sa carte de crédit de parc automobile a été refusée par le vendeur. Le fournisseur de services devrait tenter de faire accepter la carte de crédit par le vendeur;
  • toutes les transactions se rapportant aux véhicules qui ne sont pas payées au moyen d'une carte de crédit de parc automobile doivent être déclarées et/ou saisies dans la base de données de gestion du parc.

5.6 Assurance pour le parc automobile et responsabilité

5.6.1 Preuve d'assurance durant les déplacements au Canada

La présentation par le gouvernement fédéral d'une preuve de propriété ou d'intérêt à bail devrait suffire comme preuve d'assurance des véhicules du gouvernement fédéral. Les ministères peuvent toutefois obtenir un certificat d'assurance-responsabilité automobile sur le site Web du SCT s'il le faut.

5.6.2 Assurance commerciale

Même si le gouvernement fédéral autoassure les déplacements dans les véhicules qui lui appartiennent, les ministères doivent envisager la souscription à d'une assurance commerciale pour des véhicules en location à bail dans les circonstances suivantes :

• dans les administrations provinciales où sont appliqués des règlements qui exigent une assurance minimale pour les véhicules loués à long terme. Dans un tel cas, le ministère assume les risques non couverts par l'assurance;
• pour la location à bail et les locations dans des régions éloignées, si des compensations sont offertes, comme un règlement plus facile des sinistres.

5.6.3 Véhicules utilisés aux États-Unis

TPSGC a un contrat annuel en vertu duquel il fournit une assurance commerciale couvrant les risques de responsabilité civile et les blessures corporelles pour les déplacements aux États-Unis. Les dommages occasionnés à un véhicule fédéral immatriculé au Canada en déplacement officiel à l'étranger sont couverts par l'autoassurance.

Les ministères doivent fournir à l'assureur, par l'entremise de TPSGC, une estimation des déplacements aux États-Unis fondée sur les données d'années antérieures. L'assureur calcule ensuite des frais d'assurance annuels et fournit les preuves d'assurance des véhicules sur demande.

6.1 Planification de l'aliénation

Les ministères doivent envisager l'adoption des pratiques exemplaires suivantes au titre de la planification de l'aliénation des véhicules :

• Afin de tenir compte de l'utilisation saisonnière d'un véhicule, il faut disposer des véhicules à la fin d'une saison.
• À l'aliénation d'un véhicule, les ministères doivent veiller à ce qu'un mécanisme soit en place pour évaluer le besoin continu de transport et déterminer s'il est possible de satisfaire aux besoins au moyen du parc existant ou de solutions de transport de remplacement.
• Les ministères doivent examiner et comprendre le calendrier de production des constructeurs et de l'exercice en fonction du processus d'acquisition afin de faciliter la planification du remplacement des véhicules.

6.2 Aliénation des véhicules

6.2.1 Établissement de lignes directrices sur l'aliénation des véhicules

À l'achat d'un véhicule, les ministères doivent déterminer à l'avance leur calendrier probable d'aliénation et veiller à ce que les budgets tiennent compte des coûts éventuels du remplacement.

Les ministères sont invités à établir des lignes directrices relatives au cycle de vie de leurs parcs de véhicules légers afin de faciliter la planification de l'aliénation. Comme la détermination du cycle de vie des véhicules légers peut varier grandement d'un ministère à l'autre, la section suivante établit un point de repère que peuvent utiliser les ministères pour adapter leurs lignes directrices.

Pour l'aliénation des biens en surplus du gouvernement, les ministères devraient prendre connaissance de la Directive sur l'aliénation du matériel en surplus du Conseil du Trésor.

Le tableau suivant résume les lignes directrices relatives au cycle de vie actuellement en vigueur dans certains ministères fédéraux :

Catégorie de véhicule	 (années)	Total de kilomètres accumulés
Berlines et familiales	5	120 000
Camions légers	5	120 000
Berlines et familiales	7	140 000
Camions légers	7	140 000
Berlines et familiales	5	80 000 - 100 000
Camions légers	6	120 000
Berlines, familiales et fourgonnettes	3-5	100 000
Camions légers	6	80 000
Fourchette (berlines et familiales)	3-7	80 000 - 140 000
Fourchette (camions légers)	5-7	80 000 - 140 000

Des points de repère additionnels qui peuvent être utiles sont fournis à l'appendice C.

6.2.2 Méthodes d'aliénation

Les ministères doivent utiliser l'offre à commandes pour des services de revente de véhicules négociée par TPSGC pour l'aliénation de tous les véhicules. L'offre à commandes en vigueur a été placée auprès du Réseau canadien d'encans indépendants (RCEI). Un ministère peut aussi accéder aux services d'aliénation directe des centres de distribution des biens de la Couronne de TPSGC quand il juge opportun de le faire.

Il n'est pas possible d'échanger des véhicules légers.

Les transferts de véhicules entre ministères sont permis; ils doivent être conformes à la politique du SCT sur l'aliénation des biens ainsi qu'aux pratiques comptables gouvernementales.

Veuillez adresser vos demandes de renseignements concernant le présent instrument de politique à l'unité organisationnelle de votre ministère responsable de la question. Pour obtenir l'interprétation du présent instrument de politique, l'unité organisationnelle responsable de la question doit communiquer avec : Demandes de renseignements du public du SCT.