Politique sur le congé auto-financé

Objet

La présente politique énonce les principes, les lignes directrices et la façon de procéder concernant le programme de congé auto-financé du (ministère).

Contexte

Le programme de congé auto-financé ressemble à celui du congé sabbatique en ce sens qu'il permet aux employés nommés pour une période indéterminée de différer jusqu'à 33 1/3 % de leur salaire brut pour financer une absence de leur emploi et de retourner à leur emploi régulier à la fin du congé. Le salaire différé n'est imposable qu'au moment où l'employé a accès aux fonds.

Le programme présente des avantages inhérents tant pour les employés que pour les gestionnaires. Il permet aux employés de se retirer temporairement du service actif pour entreprendre des activités de perfectionnement ou poursuivre d'autres intérêts au cours de la période de congé, tout en ayant un revenu assuré. Comme une partie du salaire est différée, certains avantages fiscaux peuvent également s'appliquer. Le programme donne aux gestionnaires une plus grande souplesse pour former le personnel, pour faire appel à des ressources temporaires et, dans certains cas, pour réduire ou éliminer la nécessité de mettre des employés en disponibilité.

Définition

Aux fins de la présente politique, un congé auto-financé consiste en une période de congé non payée autorisée, d'une durée de six à douze mois consécutifs, pour laquelle un employé a présenté une demande à l'avance et a pris, à ce moment, des mesures pour que des montants soient déposés dans un compte en fiducie devant servir à financer la période de congé.

Admissibilité

Tous les employés nommés pour une période indéterminée peuvent présenter une demande de congé auto-financé. En outre, les nouveaux employés d'autres ministères qui étaient admissibles au programme et qui ont un accord écrit pour un plan de congé auto-financé peuvent, si les besoins du service le permettent, continuer leur plan conformément au programme de congé auto-financé du (ministère).

Politique

Sous réserve des besoins du service et des exigences de la présente politique, le gestionnaire autorisé compétent peut accorder aux employés un congé auto-financé d'une durée de six à douze mois consécutifs.

Le congé auto-financé peut être approuvé plus d'une fois, sous réserve des besoins du service. Il est distinct de tout autre type de congé comme un congé pour obligations familiales ou un congé d'études.

Pendant son congé, l'employé ne peut travailler pour une institution fédérale, ni recevoir un traitement du Trésor, et il doit respecter le Code régissant les conflits d'intérêts et l'après-mandat s'appliquant à la fonction publique. Mis à part ces exceptions, le ministère ne devrait habituellement pas restreindre les activités de l'employé au cours du congé.

Conformément au Règlement de l'impôt sur le revenu, l'employé doit s'engager à retourner au service de son ministère ou d'un autre ministère fédéral pour une période au moins égale à la durée du congé. Ainsi, le congé auto-financé ne peut être utilisé immédiatement avant la retraite.

Toutes les dispositions des lois, règlements et conventions collectives ayant trait aux congés non payés pour d'autres motifs d'une durée de six à douze mois consécutifs s'appliquent dans le cas du congé auto-financé.

Délégation de pouvoirs

Le sous-ministre a délégué le pouvoir d'approuver les congés auto-financés aux gestionnaires des niveaux suivants :

(Indiquer la classification et/ou le titre des gestionnaires délégués)

Demande et approbation

Avant de demander officiellement un congé auto-financé, les employés devraient consulter leur coordonnateur du programme de congé auto-financé ou un spécialiste de la rémunération et des avantages sociaux. Le service de la rémunération et des avantages sociaux peut fournir des renseignements détaillés concernant les avantages sociaux des employés.

Les formules de « Demande de congé auto-financé » dûment remplies (SCT 330-109), et les dispositions concernant les retenues sur la paye doivent être reçues par le gestionnaire autorisé et être envoyées à la section de la rémunération et des avantages sociaux, aux fins de traitement, au moins _____ mois avant le début de la période de congé en question. Dans la plupart des cas, un avis de _____ mois sera requis avant que l'on ne puisse commencer les retenues sur la paye. Une copie de la formule doit être envoyée à l'institution financière qui administrera le compte en fiducie. Le gestionnaire autorisé doit examiner toutes les demandes dans un délai raisonnable et les approuver, sous réserve des besoins du service.

La période maximale de prélèvement du traitement différé est de _____ ans.

Remarque :

Revenu Canada précise que la période de congé doit commencer au plus six ans après la date du commencement des prélèvements. Une période de cinq ans est recommandée pour pouvoir faire face à des circonstances imprévues.

Dans une année donnée, le traitement différé peut s'élever à 33 1/3 p. 100 du traitement annuel que reçoit l'employé à l'égard de son poste d'attache. Le revenu faisant l'objet du prélèvement se définit comme suit : le traitement ou salaire régulier, la prime au bilinguisme et la prime de surveillance. Le montant différé reste le même, à moins que l'employé ne demande un changement.

L'employé peut demander par écrit que le montant des retenues sur le traitement soit modifié. Le service de la paye et des avantages sociaux doit recevoir ces demandes au moins _____ mois avant la date à laquelle la modification doit prendre effet et au plus tard six mois avant la date de commencement du congé.

Administration de la paye et aspects financiers

Lorsque le service de la rémunération et des avantages sociaux reçoit la demande approuvée, il s'assure que le montant différé ne dépasse pas le maximum permis. Il envoie ensuite le document au coordonnateur du programme de congé auto-financé, qui le transmet à une institution financière approuvée (voir l'appendice D). Une fois le numéro de compte émis le service de la rémunération et des avantages sociaux effectue les retenues sur le traitement par une action de paye. Approvisionnements et Services Canada retiendra les fonds et les virera à l'institution financière.

Le compte en fiducie rapportera des intérêts payables chaque année par l'institution financière à l'employé. L'employé a ensuite la responsabilité de faire rapport de ces intérêts dans sa déclaration annuelle d'impôt sur le revenu.

Le retrait du compte en fiducie de sommes autres que les intérêts avant que l'accord de fiducie n'arrive à échéance ne peut être permis qu'en cas de sérieux problèmes financiers ou autres et sur l'autorisation écrite de l'employé visé et du coordonnateur ministériel du programme de congé auto-financé.

Lorsque l'accord de fiducie est arrivé à échéance, l'institution financière doit virer les sommes à un compte auquel aura accès l'employé, sans la participation du ministère.

Les montants détenus dans le compte en fiducie au profit de l'employé doivent être versés à ce dernier au plus tard à la fin de la première année d'imposition commençant après la fin de la période de prélèvement.

Impôt sur le revenu et autres déductions

Au cours de la période de prélèvement, toutes les retenues régulières continuent d'être effectuées, à l'exception de celles relatives à l'impôt sur le revenu et au Régime de pensions du Canada ou au Régime des rentes du Québec et portant sur la partie du salaire ou du traitement qui a été prélevé.

Au cours de la période de congé, les retenues et avantages sociaux s'appliquent, comme il est décrit à l'appendice C.

Au moment de la remise des fonds à l'employé, une retenue est effectuée à la source, aux fins de l'impôt sur le revenu et à d'autres fins réglementaires.

Retrait

Lorsqu'un employé peut démontrer au gestionnaire autorisé qu'il connaîtrait de sérieux problèmes d'ordre financier ou autres s'il poursuivait sa participation, ou lorsqu'un participant est désigné excédentaire ou se voit mis à pied par suite d'un réaménagement des effectifs, une demande est envoyée à l'institution financière pour qu'elle retourne à l'employé, dans les plus brefs délais, les fonds accumulés. Pour connaître les conséquences financières et fiscales exactes d'un retrait du programme, l'employé concerné peut en discuter avec un agent du bureau de district de Revenu Canada-Impôt.

Si un employé décède avant la période de congé prévue, ou durant celle-ci, les fonds sont versés au bénéficiaire désigné ou à sa succession de la façon déterminée par les exécuteurs testamentaires ou les administrateurs de la succession.

Report

Le retrait du programme peut entraîner un fardeau fiscal considérable pour l'employé. Par conséquent, ce dernier peut demander que la période de congé prévu soit devancée ou retardée pour au plus six mois, lorsque cette disposition lui évite à avoir à se retirer du programme. Compte tenu des besoins du service, le gestionnaire autorisé déploiera tous les efforts pour acquiescer à la demande de l'employé. Cependant, on ne peut accéder à la demande de retarder une période de congé prévue dans les cas où la période de prélèvement du salaire dépasserait la limite maximale de six ans prévue dans le Règlement de l'impôt sur le revenu.

Si des circonstances opérationnelles imprévues et justifiables indépendantes de la volonté du gestionnaire surviennent ou si aucune autre solution n'est possible, la période de congé prochaine d'un employé participant peut être reportée, à la demande du gestionnaire, par le fondé de pouvoir approprié, sauf dans les cas où la période de prélèvement du traitement dépasserait la limite maximale de six ans.

Modification de la durée du congé

Un employé peut, au plus tard six mois avant la date prévu du congé, demander par écrit une modification de la durée de son congé, si la période de congé demeure d'une durée de six à douze mois et si l'employé a obtenu la permission du gestionnaire autorisé. L'institution financière doit également être informée de la modification.

Rappel ou annulation

Étant donné les responsabilités financières que l'employé aurait à assumer si on lui refusait le congé après une période maximale de prélèvement de six ans ou s'il était rappelé au travail pendant qu'il est en congé auto-financé, le gestionnaire doit obtenir l'autorisation écrite du sous-ministre avant de prendre une telle mesure.

Mutation ou promotion

Comme une nomination à un ministère ou à un organisme fédéral non participant exigerait que l'employé concerné se retire du programme de congé auto-financé, les employés participants doivent être prêts à assumer les conséquences financières de telles nominations.

Retour au travail après le congé

La date réelle de retour au travail ou l'expiration de la « période obligatoire » après le retour au travail peut être retardée pour des raisons valables comme la maladie ou la maternité.

Lorsqu'un employé ne respecte pas les exigences relatives au retour obligatoire au travail de la présente politique, le ministère doit en informer Revenu Canada-Impôt.

Remarque:

Les employés devraient consulter un spécialiste de la rémunération et des avantages sociaux pour obtenir de plus amples renseignements sur les options qui leur sont offertes et sur les instructions pour assurer une couverture continue.

Point	Coût	Observations
Impôt sur le revenu	L'impôt est moindre pendant la période des prélèvements, proportionnellement au montant des prélèvements.	Le montant de l'impôt sera rajusté selon le revenu touché durant la période de prélèvement. Lorsque des paiements annuels d'intérêt sont versés et lorsque la fiducie vient à échéance, l'institution financière fait les retenues requises aux fins de l'impôt sur le revenu. Remarque:Si l'employé ne prend pas le congé prévu par le régime, tout l'argent en fiducie doit figurer parmi ses revenus pour la première année d'imposition débutant à la fin de la période de prélèvement. Dans ce cas, le taux d'imposition marginal de l'employé peut être plus élevé, et l'impôt sur le revenu à payer peut augmenter considérablement.
Pension de retraite	Taux simple pour les trois premiers mois consécutifs du congé, taux double pour le reste.	La période de congé est considérée comme une période de service ouvrant droit à pension, et des cotisations sont donc exigées.
( Loi sur la pension de la fonction publiqueet Loi sur les prestations de retraite supplémentaires)	À son retour au travail, l'employé doit verser une cotisation au taux simple plus les montants susmentionnés.	Lorsque l'employé retourne au travail, les cotisations sont recouvrées, soit en une seule fois dans les 30 jours, soit au moyen de retenues à la source d'un montant fixe, pour une période égale à deux fois celle du congé non payé. À la demande de l'employé, un versement direct annuel, semestriel ou trimestriel peut être fait à la Direction des pensions de retraite, Approvisionnements et Services Canada, pendant la durée du congé. Les cotisations visant les périodes précédentes de service accompagné d'option sont normalement payables directement à la Direction des pensions de retraite.
Régime de pensions du Canada (RPC) ou Régime des rentes du Québec (RRQ)	L'institution financière paie la part de l'employé et celle de l'employeur, à même les fonds contenus dans le compte en fiducie.	La période de congé est considérée comme une période de service ouvrant droit à pension. Les versements au titre du RPC ou du RRQ déjà remis au nom d'un participant au congé auto-financé (CAF) par ASC et par un fiduciaire CAF dans une année civile constituent une continuation d'emploi aux fins du RPC ou du RRQ. Une lettre du service de la paye ministériel au fiduciaire ou vice-versa indiquant le montant cumulatif des contributions payées suffira pour appliquer la règle de la continuation.
Assurance-chômage	Aucune cotisation n'est requise.	La période de congé ne peut être qualifiée de période d'emploi assurable. Par conséquent, toute période de congé qui dépasse 32 semaines peut laisser l'employé à court du nombre de semaines requises pour être admissible aux prestations d'assurance-chômage, au cas où il serait mis à pied après la période de congé.
Prestation de décès	La cotisation exigée est égale au montant que le cotisant verserait s'il n'était pas en congé non payé.	La protection se poursuit pendant toute la durée du congé non payé. La cotisation est recouvrée de la même façon que dans le cas des pensions de retraite.
Assurance-invalidité et assurance-invalidité de longue durée	L'employé doit payer sa part et celle de l'employeur.	La protection se poursuit pendant la durée du congé non payé et des cotisations sont donc exigées. Lorsque l'employé retourne au travail, les cotisations sont recouvrées pendant une période aussi longue que le congé non payé.
Régimes provinciaux d'assurance-maladie	Dans les provinces qui perçoivent des cotisations à cet égard, l'employé doit verser le plein montant de la cotisation directement à la province.	Il est possible de conserver la protection normale en versant les cotisations à l'avance.
Régime de soins de santé de la fonction publique	L'employé doit payer sa part et celle de l'employeur.	Il est possible de conserver la protection normale en versant les cotisations à l'avance.
Régime de soins dentaires	L'employé peut garder la protection dentaire en payant la part de l'employeur des cotisations mensuelles.	La protection se poursuit en payant à l'avance au Receveur général du Canada les cotisations mensuelles, tous les trois mois.
Régime d'assurance pour les cadres de gestion de la fonction publique	La cotisation exigée est égale au montant que l'employé verserait s'il recevait un traitement.	Durant la période de congé non payé, les cotisations doivent être versées directement à l'assureur afin d'obtenir une protection continue. Les versements, qui doivent être faits à l'avance, peuvent être trimestriels, semestriels ou annuels.
Cotisations syndicales	Elles ne sont pas assujetties au précompte durant une période de congé non payé.	Au retour au travail, les cotisations reprennent.
Assurance syndicale	L'employé doit verser les primes directement à l'association syndicale appropriée.	L'employé doit prendre lui-même les arrangements nécessaires avec l'association syndicale appropriée afin de maintenir cette assurance.

1. Alterna Savings

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