Annulée - Directive sur les cartes d'achat

6.1.1 Nommer un coordonnateur ministériel des cartes d'achat;

6.1.2 S'assurer que les responsabilités du coordonnateur ministériel des cartes d'achat, des gestionnaires et des détenteurs de cartes soient communiquées;

6.1.3 Fournir la documentation et la formation aux détenteurs de carte;

6.1.4 S'assurer que les modalités de paiement prévues dans les contrats conclus avec les émetteurs de la carte soient communiquées;

6.1.5 Déterminer les types d'articles permis, les limites monétaires des achats et toutes restriction applicable à certains types d'achats, quelles que soient les restrictions imposées par l'émetteur des cartes d'achat;

6.1.6 S'assurer que les opérations sont comptabilisées correctement lorsque les cartes d'achat sont utilisées pour l'achat d'immobilisations. Il faut noter que les NCCT 3.1 s'appliquent pour déterminer les plafonds;

6.1.7 Préciser et communiquer les applications et restrictions suivantes pour les cartes d'achat, quelles que soient les restrictions imposées par les émetteurs des cartes d'achat :

• les cartes doivent servir exclusivement aux achats de biens et services autorisés et au paiement des frais accueil approuvés au préalable pour le compte du gouvernement;
• les cartes d'achat ne doivent pas servir à effectuer les opérations suivantes:
  • la plupart des dépenses liées à l'utilisation et à l'entretien des véhicules du parc automobile, à l'exclusion des frais d'immatriculation d'un véhicule, de l'achat régulier de fournitures visant uniquement à accumuler des articles en inventaire comme des batteries, des pneus, de l'huile, des filtres et des pièces de rechange ou des cas ou un fournisseur n'accepte pas une carte de crédit de parc automobile;
  • les dépenses de fonctionnaires appelés à se déplacer;
  • obtention d'avances de fonds. Il est interdit de demander des chèques d'avance sur une carte d'achat, et s'ils ont été émis, ils ne doivent pas être utilisés;
  • les opérations interministérielles (à l'exception des transactions effectuées avec CORCAN, un organisme de service spécial de Service correctionnel Canada).

6.1.8 S'assurer que les paiements soient versés avant la date d'échéance aux compagnies émettrices des cartes d'achat. Les paiements effectués avant la date limite normale sont encouragés pour rentabiliser au maximum les rabais pour paiements hâtifs offerts par les émetteurs de cartes. Il est à noter que la Directive sur les demandes de paiement et le contrôle des chèques s'applique;

Cartes de navire

6.1.9 Approuver les circonstances où une carte d'achat peut être émise au nom d'un actif d'organisationnel, tel qu'un navire, et s'assurer que toutes demandes connexe soit approuvée par la Direction des accords interbancaires de TPSGC;

6.1.10 S'assurer d'une utilisation économique, efficace et sécuritaire des cartes d'achat émises au nom d'un actif d'organisationnel en établissant des contrôles et procédures séparés et en tenant compte des risques uniques associés à l'actif organisationnel.

6.2.1 Autoriser l'émission des cartes d'achat et s'assurer qu'elles sont émises au nom d'une personne ou, dans le cas de cartes émises au nom d'un actif d'organisationnel, que le dirigeant principal des finances a donné son approbation au préalable;

6.2.2 Obtenir une reconnaissance écrite des responsabilités et obligations du détenteur de carte avant l'émission de la carte d'achat;

6.2.3 S'assurer que l'utilisation des cartes d'achat soit surveillée;

6.2.4 Gérer le programme ministériel de cartes d'achat.

6.3.1 Recommander quels employés devraient être détenteurs d'une carte d'achat;

6.3.2 Recommander les limites de crédit raisonnables selon l'utilisation prévue et révaluer ces limites périodiquement ou lorsque les responsabilités changent;

6.3.3 S'assurer que le solde disponible non grevé est suffisant avant d'effectuer des transactions avec les cartes d'achat. Il faut noter que le paragraphe 32(2) de la Loi sur la gestion des finances publiques et la Directive sur l'engagement de dépenses et le contrôle des engagements s'appliquent;

6.3.4 S'assurer que la vérification des comptes est effectuée. Il faut noter que la Directive sur la vérification des comptes s'applique;

6.3.5 Certifier les relevés des détenteurs de carte, au moins une fois par mois. Il faut noter que l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques s'applique;

6.3.6 S'assurer que la carte est retournée au coordonnateur ministériel des cartes d'achat lors du départ de l'employé.

6.4.1 S'assurer que la personne dont le nom apparaît sur la carte d'achat est la seule qui l'utilise, et que les cartes sont utilisées uniquement pour effectuer des achats et des paiements dûment autorisés pour le gouvernement, conformément aux restrictions établies dans la présente directive et aux limites prévues dans le document de délégation de pouvoirs du ministère;

6.4.2 Fournir une reconnaissance écrite de leurs responsabilités et obligations avant de recevoir une carte d'achat du coordonnateur ministériel des cartes d'achat;

6.4.3 Lorsqu'une carte est émise au nom d'un actif d'organisationnel, s'assurer que la personne qui utilise la carte pour acheter des biens et services pour ledit actif, est autorisée à le faire;

6.4.4 Avant d'effectuer des achats, obtenir une autorisation suffisante et appropriée du titulaire ayant les pouvoirs d'engager des dépenses et d'exécuter des opérations, si le détenteur de la carte ne possède pas une délégation formelle des pouvoirs de dépenser ou d'exécuter des opérations;

6.4.5 S'assurer que les détenteurs de cartes d'achat n'exercent pas le pouvoir de signer des documents financiers pour le règlement des relevés de leur carte d'achat, quelle que soit la circonstance. Il faut noter que les articles 33 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques s'appliquent;

6.4.6 Veiller à ce que les opérations ne soient pas divisées en deux opérations ou plus pour contrer les limites imposées pour les achats en vertu de la section 6.1 de la présente directive;

6.4.7 Réclamer des exemptions de la taxe de vente provinciale au moment de l'achat. Il faut noter que la Politique sur la perception et remise des taxes de vente provinciales (Application des accords de réciprocité fiscale et des ententes intégrées globales de coordination fiscale) s'applique;

6.4.8 S'assurer que les remboursements ou crédits sur les achats effectués à l'aide d'une carte d'achat sont effectués sur la carte d'achat utilisée pour la transaction initiale, et non pas en espèces ou par chèque, sauf si les remboursements ou crédits ne sont pas disponibles à partir du fournisseur;

6.4.9 Fournir la preuve d'approbation des opérations et la documentation justificative afférente au relevé mensuel ou périodique de la carte d'achat. Il faut noter que la Directive sur la vérification des comptes s'applique;

6.4.10 Protéger les renseignements sur la carte et s'assurer qu'elle soit conservée dans un endroit sécuritaire en tout temps, selon les recommandations de l'agent de sécurité du ministère. Il faut noter que la Politique sur la sécurité du gouvernement et les normes connexes s'appliquent;

6.4.11 Confirmer la sécurité du site Web et obtenir l' assurances que l'opération est enregistrée auprès du fournisseur voulu avant de procéder aux achats par Internet;

6.4.12 Informer immédiatement le coordonnateur ministériel des cartes d'achat et l'émetteur des cartes en cas de perte ou de vol ou si des opérations erronées ou frauduleuses sont relevées;

6.4.13 Retourner les cartes d'acat lors du départ du ministère ou sur demande.

6.5.1 Le dirigeant principal des finances à la responsabilité d'appuyer son administrateur général en surveillant la mise en œuvre et la surveillance de la présente directive dans son ministère, en portant à l'attention de l'administrateur général toute difficulté importante, les lacunes en matière de rendement ou les problèmes de conformité, en élaborant des propositions pour régler ces problèmes, et en faisant rapport au Bureau du contrôleur général des problèmes importants en matière de rendement ou de conformité.

6.5.2 Le contrôleur général à la responsabilité de surveiller la conformité des ministères aux exigences de la présente directive et d'effectuer un examen dans un délai de cinq à huit ans.