Annulée [2017-04-01] - Directive sur la gestion des comptes débiteurs

6.1.1 Dans la mesure du possible, limiter le nombre de comptes débiteurs relatifs à la conception et à l'exécution des programmes en exigeant un paiement à l'avance ou au moment où les biens et les services sont fournis par le ministère.

6.1.2 Déterminer à l'avance les biens et services, l'utilisation d'installations et les droits et privilèges pouvant être offerts à crédit.

6.1.3 Déterminer au moyen d'une politique ministérielle de crédit, les postes qui incluent :

• le processus d'évaluation du crédit;
• la valeur minimale des ventes à crédit;
• les niveaux acceptables des risques de crédit;
• les modalités de crédit;
• les modalités de paiement (recouvrement);
• l'information minimum nécessaire pour accorder un crédit;
• les situations, sauf si la loi l'interdit, où le ministère peut ne pas fournir des biens et des services, autoriser l'utilisation d'installations et accorder des droits et des privilèges à crédit en raison de créances non payées à la Couronne.

6.1.4 Effectuer, enregistrer et présenter rapidement et avec exactitude toutes les opérations sur les comptes débiteurs dans les comptes ministériels et les comptes du Canada.

6.1.5 Appliquer les intérêts et frais administratifs autorisés. Veuillez noter que le Règlement sur les intérêts et les frais administratifs s'applique.

6.1.6 Prendre des mesures de recouvrement adéquates, opportunes et rentable, y compris des mesures de compensation. Veuillez noter que le paragraphe 155(1) de la Loi sur la gestion des finances publiques s'applique.

6.1.7 Établir des procédures à l'intention des gestionnaires de centre de responsabilité afin d'assurer le traitement équitable des débiteurs :

• les débiteurs sont mis au courant de leurs obligations en vertu des lois et des règlements qui s'appliquent ainsi que des processus administratifs d'examen ou d'appel en place qui prévoient des mesures de redressement et de recours;
• les lois, les règlements ou les politiques pertinents sont appliqués de façon uniforme à tous les débiteurs;
• toute information fournie aux débiteurs est exacte et compréhensible;
• la situation financière du débiteur et toute autre situation spéciale sont prises en compte au moment du recouvrement d'une créance;
• les attentes du ministère en matière de services sont communiquées en toute franchise aux débiteurs.

6.1.8 Recommander au ministre et à l'administrateur général les catégories de paiements (p. ex., le remboursement d'impôts et de TPS) qui devraient être offertes aux autres ministères dans les cas de compensation.

6.1.9 Prendre en temps opportun des mesures relativement à toute radiation, remise, renonciation ou annulation de dettes à l'égard des comptes débiteurs qui ne sont pas réglés entièrement.

6.1.10 Obtenir des garanties à l'égard de créances dues à la Couronne, s'il s'agit d'une bonne pratique de gestion (consultez la Ligne directrice sur la garantie à l'égard des dettes). Veuillez noter que l'article 156 de la Loi sur la gestion des finances publiques s'applique.

6.1.11 Veiller à ce que les ministères et sociétés d'État mandataires échangent sur demande, les renseignements qu'ils détiennent sur les débiteurs (sauf si les lois applicables au ministère ou au programme l'indiquent autrement). À cette fin :

1. un fonctionnaire ou un mandataire de Sa Majesté, y compris une société d'État mandataire, doit communiquer au représentant du ministère ou de la société d'État mandataire qui en fait la demande les renseignements suivants au sujet d'une personne qui a une dette envers Sa Majesté :
   • la dernière adresse et le dernier numéro de téléphone connus de la personne en question;
   • le nom et l'adresse du dernier employeur connu de la personne concernée;
   • tout paiement du à la personne.
2. Pour éviter la communication inutile des trois éléments d'information susmentionnés, seuls les renseignements requis pour répondre à l'objet de la demande seront fournis. Par conséquent, si ûne demande porte sur des tentatives de retracer une personne, seuls les deux premiers éléments d'information seront fournis. Si une demande concerne le recours à une compensation, les trois éléments d'information susmentionnés peuvent être requis et, dans la mesure du possible, devront être fournis à l'auteur de la demande.
3. Tous les renseignements fournis doivent se conformer entièrement à la Loi sur la protection des renseignements personnels ou à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques.

6.2.1 Des contrôles internes sont établis et mis en place aux fins de l'administration des comptes débiteurs; ces contrôles comprennent, à tout le moins :

• la répartition adéquate des fonctions relativement à l'octroi de crédits, aux recouvrements, à la mise à jour des dossiers comptables, au traitement et au rapprochement des sommes et aux radiations;
• l'élaboration de pistes complètes de vérification pour suivre toutes les demandes de remboursement depuis la transaction qui a donné lieu à la dette jusqu'à son règlement définitif;
• l'instauration et la surveillance de mécanismes de mesure des résultats;
• la rédaction de rapports réguliers sur les activités financières et non financières du portefeuille, y compris des relevés chronologiques des comptes débiteurs, et leur diffusion aux cadres supérieurs.

6.2.2 Les instruments de paiement adéquats sont acceptés, tels qu'appuyés par le receveur général, aux fins du règlement des comptes débiteurs.

6.2.3 Des estimations des affectations pour les comptes douteux sont élaborées conformément à la Politique sur les provisions pour évaluation de l'actif et du passif.

6.2.4 Une procédure est établie pour garantir qu'une fois le compte débiteur inscrit dans les comptes ministériels, il n'est pas retiré de ces comptes avant que le ministère ait reçu le paiement en entier ou ait autorisé, comme il se doit une remise ou toute autre renonciation, radiation ou annulation. S'il devient évident par la suite après qu'un compte a été radié, mais non légalement éteint que la situation financière du débiteur s'est améliorée et qu'il est en mesure de payer la dette, le compte est rétabli et la dette est recouvrée.

6.3.1 Le dirigeant principal des finances est responsable d'appuyer son administrateur général en surveillant la mise en œuvre et la surveillance de la présente directive dans son ministère, en portant à l'attention de l'administrateur général toute difficulté importante, les lacunes en matière de rendement ou les problèmes de conformité, en élaborant des propositions pour régler ces problèmes, et en faisant rapport au Bureau du contrôleur général des problèmes importants en matière de rendement ou de conformité.

6.3.2 Le contrôleur général est responsable de surveiller la conformité des ministères aux exigences de la présente directive et d'effectuer un examen dans un délai de cinq à huit ans.