Directive sur les normes comptables : GC 5100 Créditeurs à la fin de l’exercice

• S.O.

Le 1^er avril 2017

1. La présente section fournit des précisions supplémentaires sur l’application de l’article 37.1 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP).
2. Le moment choisi pour l’enregistrement d’une transaction aux fins de la comptabilité d’exercice (c.-à-d. une charge) peut ne pas coïncider avec le moment de l’imputation de la transaction comme dépense sur le crédit puisque la méthode de comptabilité est différente (c.‑à‑d. comptabilité d’exercice versus comptabilité de caisse modifiée). Aux fins de la présente section, le terme « créditeur » est utilisé pour représenter des transactions qui doivent être imputées au crédit à la fin de l’exercice. Par conséquent, la présente section vise à déterminer si la transaction représente des comptes créditeurs qui doivent être imputés sur des crédits à la fin de l’exercice. Elle ne précise pas si les transactions devraient être enregistrées conformément aux politiques comptables énoncées du gouvernement, qui sont fondées les Normes comptables pour le secteur public. Les éléments de passif, y compris les provisions, devraient être enregistrés aux états financiers conformément aux normes comptables pour le secteur public et le Manuel de comptabilité du gouvernement du Canada.
3. Les crédits représentent l’autorisation de dépenser qui est approuvée par le Parlement. Afin de mesurer de manière précise l’utilisation de cette autorisation et de faire preuve de responsabilisation en matière de dépenses ministérielles, il est essentiel de bien enregistrer tous les comptes créditeurs en fin d’exercice et d’établir des rapports à ce sujet de façon appropriée.
4. Les comptes créditeurs qui donnent lieu à une imputation sur un crédit sont certifiés conformément à l’article 33 de la LGFP, suivant la certification en vertu de l’article 34 de la LGFP par des personnes chargées de l’exécution de la vérification des comptes et qui possèdent le pouvoir de signer des documents financiers.
5. Les comptes créditeurs peuvent être déterminés et enregistrés sur une base individuelle, par groupe ou par catégorie de bénéficiaires, lorsqu’il est pratique et économique de le faire.
6. Lorsqu’il est impossible de déterminer la valeur exacte du compte créditeur, une estimation est utilisée pour enregistrer le montant d’un compte créditeur, à condition qu’une valeur raisonnablement précise puisse y être attribuée. Il importe de maintenir une piste de vérification qui permet de vérifier le caractère raisonnable de l’estimation.
7. Les comptes créditeurs sont imputés au crédit si les conditions suivantes sont respectées au 31 mars :
   1. dans le cas d’une dette contractée pour des travaux, que les travaux ont été réalisés de manière satisfaisante, peu importe si le montant de la dette est exigible ou non;
   2. dans le cas d’une dette contractée pour des biens, que les biens ont bien été reçus et que la propriété est obtenue, peu importe si le montant de la dette est exigible ou non;
   3. dans le cas d’une dette contractée pour des services, que les services ont été rendus de manière satisfaisante, peu importe si le montant de la dette est exigible ou non;
   4. dans le cas d’un montant payable entre organismes fédéraux, il est assujetti aux conditions qui précèdent comme s’il s’agissait d’une dette;
   5. dans le cas d’une dette qui résulte d’un paiement de transfert, le montant est exigible, c’est-à-dire que l’obligation du gouvernement d’effectuer un paiement de transfert et/ou que le droit du bénéficiaire de recevoir un paiement de transfert a été établi;
   6. dans tous les autres cas, le montant de la dette est exigible en application d’un accord contractuel ou autre entente exécutoire ou protocole d’entente; et,
   7. dans tous les cas, le montant de la dette doit être justifié (c.-à-d. est vérifiable) et estimée.

8. La valeur des travaux effectués et des services rendus est déterminée en fonction de leur exécution jusqu’à la fin de l’exercice ainsi que des facturations ou estimations de la dette exigible relié à l’exécution de ces travaux/services.

9. Un compte créditeur est enregistré et imputé au crédit dans les cas où :
   1. il existe un accord d’achat exécutoire à la fin de l’exercice;
   2. toutes les approbations requises ont été obtenues; et
   3. le titre de propriété a été obtenu ou, dans des circonstances exceptionnelles, le titre n’a pas été obtenu mais que la Couronne bénéficie de l’utilisation et du contrôle efficaces du bien immobilier.

10. Les salaires et traitements exigibles à la fin de l’exercice, par exemple les salaires réguliers, le temps supplémentaire, le temps compensatoire non utilisé, les services supplémentaires, le travail par quarts, la rémunération au rendement pour le travail effectué à la fin de l’exercice, et les congés annuels non utilisés qui excèdent les dispositions sur les reports maximaux des conventions collectives, sont enregistrés en tant que comptes créditeurs et imputés au crédit pertinent.
11. Les comptes créditeurs payables aux employés en guise d’indemnité de départ ou d’autres versements de fin d’emploi sont imputés au crédit pertinent lorsqu’ils deviennent exigibles à l’employé. Les circonstances et modalités connexes pour chaque type de versements (p. ex. indemnité de départ, indemnité d’études, mesure de soutien à la transition) doivent être évaluées au cas par cas afin de déterminer à quel moment les montants deviennent payables à l’employé.
12. Les montants non payés pour les employés en détachement ou en mutation sont enregistrés en tant que comptes créditeurs et imputés au crédit.
13. Les règlements salariaux rétroactifs sont enregistrés en tant que comptes créditeurs et imputés au crédit lorsque les ententes salariales ont été ratifiées et signées le 31 mars au plus tard.

14. Les comptes créditeurs pour les paiements anticipés qui sont exigibles à la fin de l’exercice sont enregistrés et imputés au crédit s’ils satisfont aux exigences énoncées dans la Directive sur les paiements.

15. Les comptes créditeurs pour lesquels il y une retenue de garantie relativement à des travaux exécutés, des services rendus ou des biens reçus sont enregistrés et imputés au crédit en fin d’exercice à la fois pour le montant net exigible et la retenue. Les comptes créditeurs se rapportant à des retenues relatives à des paiements de transfert ne sont enregistrés et imputés au crédit que lorsque les montants des retenues sont exigibles en fin d’exercice.

16. Les comptes créditeurs pour les prêts sont enregistrés et imputés au crédit si, conformément à l’entente de prêt, les modalités de paiement sont satisfaites en fin d’exercice.

17. Les comptes créditeurs pour les paiements de transfert devraient être imputés au crédit dans la mesure où :
    1. le paiement de transfert est autorisé;
    2. tous les critères d’admissibilité ont été satisfaits par le bénéficiaire;
    3. un accord de financement a été signé par les deux parties, lorsqu’un accord est exigé par le programme; et
    4. l’obligation du gouvernement de verser le paiement et/ou le droit du bénéficiaire de recevoir le paiement a été établi en fin d’exercice.
18. L’obligation du gouvernement ou le droit du bénéficiaire n’est établi en fin d’exercice que dans les cas suivants :
    1. Subventions
       1. la subvention est devenue exigible en fin d’exercice;
       2. un engagement de paiement a été fait et approuvé par une personne autorisée désignée en vertu de l’article 34 de la LGFP.
    2. Contributions
       1. pour un accord de remboursement de partage des frais, le montant représente des charges admissibles engagées par le bénéficiaire jusqu’à la fin de l’exercice et est déterminé en se basant sur la demande de paiement ou en fonction d’une estimation accompagnée de documents à l’appui présentée par le bénéficiaire;
       2. pour un accord de financement de partage des frais, toutes les conditions de paiement sont satisfaites et le montant est exigible en fin d’exercice conformément à l’entente de financement;
       3. pour tous les autres cas, une demande de paiement doit être reçue par le ministère afin d’établir l’admissibilité du bénéficiaire en fin d’exercice. Si, dans des circonstances exceptionnelles, un paiement anticipé doit être effectué, cette condition doit être incluse dans l’entente de financement.
19. Les comptes créditeurs ne sont pas enregistrés à la fin de l’exercice relativement à l’admissibilité de certains programmes de prestations continues (p. ex. Sécurité de la vieillesse et assurance-emploi) puisque de tels paiements demeurent valides seulement sur une base mensuelle. Toutefois, les comptes créditeurs doivent être enregistrés pour les paiements rétroactifs admissibles qui ont été vérifiés et quantifiés pour la partie allant jusqu’à la fin de l’exercice ou pour les montants déjà exigibles aux personnes admissibles, mais pas encore versés à la fin de l’exercice.
20. Dans certains cas, lorsqu’une provision ou un passif à payer a été enregistré, par exemple pour une série de paiements dans le cadre d’une entente de financement pluriannuel initial, le montant de la provision précédemment mentionné devrait être réduit par le montant exigible au 31 mars.

21. Dans le cas où un ministère finance une société d’État au moyen d’un prélèvement de fonds sur un crédit, il incombe au ministère d’enregistrer les montants payables à la société d’État. Toutefois, lorsque la responsabilité et le pouvoir de signature liés au prélèvement de fonds sur le Trésor ont été délégués à la société, le ministère doit exiger qu’un agent désigné de la société soit responsable de l’enregistrement des comptes créditeurs ainsi que des charges imputables sur le crédit conformément à cette directive.
22. Les montants suivants sont enregistrés en tant que comptes créditeurs à condition que toutes les exigences de la Directive sur les fonds et les comptes débiteurs soient remplies :
    1. les montants payables à une société d’État à la fin de l’exercice par le gouvernement du Canada conformément aux modalités d’un accord de contribution;
    2. les montants payables à une société d’État à la fin de l’exercice par le gouvernement du Canada en vertu des dispositions d’un crédit qui prévoit spécifiquement le remboursement de charges ou de coûts engagés par la société; et
    3. les montants payables à une société d’État à la fin de l’exercice par le gouvernement du Canada relativement aux charges de programmes, de fonctionnement ou en capital engagés par la société à la fin de l’exercice.

23. Un compte créditeur n’est pas imputé au crédit pour un paiement à titre gracieux sauf si l’administrateur général ou son délégué a formellement approuvé un tel paiement en vertu de l’article 34 de la LGFP et que la transaction financière, le cas échéant, a eu lieu avant la fin de l’exercice.

24. Les comptes créditeurs ne sont imputés à un crédit que si toutes les autorisations requises, telles que précisées dans la Directive sur les paiements, ont été obtenues avant la fin de l’exercice.

25. Les comptes créditeurs sont imputés aux comptes à fins déterminées, le cas échéant.

26. Le montant de la taxe sur les produits et services (TPS) et de la taxe de vente harmonisée (TVH) doit être enregistré dans le Compte des avances remboursables de la TPS/TVH lorsque les comptes créditeurs sont imputés à un crédit. De façon semblable, le montant de la taxe de vente du Québec (TVQ), le cas échéant, doit être enregistré dans le Compte des avances remboursables de la TVQ lorsque les comptes créditeurs sont imputés à un crédit.

27. Les comptes créditeurs engagés jusqu’au 31 mars inclusivement, qui dépassent le montant le moins élevé entre 5 000 $ et un demi d’un pour cent du total du crédit ministériel, sont imputés aux crédits annuels ou législatifs et enregistrés dans le compte créditeur approprié tel que décrit dans le Plan comptable à l’échelle de l’administration fédérale.
28. Un seuil d’importance relative inférieur, autre que celui dont il est fait mention au paragraphe 20.1 ci-dessus, peut être établi, le cas échéant, par les ministères.

29. Les comptes créditeurs enregistrés au cours de l’exercice ou à la fin de l’exercice sont soit débités après le règlement ou évalués de nouveau avant la fin de la période comptable subséquente.
30. Lorsque le montant payé pour régler un compte créditeur est inférieur au montant du compte créditeur enregistré, l’excédent est appliqué, au besoin, contre une autre dette qui avait été sous-estimée ou pour laquelle aucun compte créditeur n’a été enregistré, pourvu que les deux dettes soient imputables au même crédit. Cela signifie que :
    1. pour les crédits annuels, le crédit a été accordé pour le même exercice, et
    2. toutes les autres autorisations, comme celles liées aux subventions, sont respectées.
31. Lorsque le montant total de tous les règlements est inférieur au compte créditeur enregistré, tout solde restant doit être crédité aux revenus non fiscaux, non disponibles de l’exercice en cours, plutôt qu’aux crédits de l’exercice en cours.
32. Lorsque le montant total de tous les règlements dépasse le compte créditeur enregistré, l’excédent doit être imputé au crédit du nouvel exercice.

33. Le règlement des comptes créditeurs, enregistré au cours de l’exercice ou à la fin de l’exercice, est traité de l’une de deux façons :
    1. les paiements peuvent être débités du compte créditeur établi à l’origine; ou
    2. le solde des comptes créditeurs enregistrés peut être reporté sur le crédit de l’exercice suivant et les paiements imputés au crédit.

34. Les dettes envers des tiers demeurent enregistrées jusqu’à ce qu’elles soient réglées ou jusqu’à leur extinction. Par conséquent, elles doivent être reportées d’un exercice à l’autre jusqu’à ce qu’elles soient réglées.
35. Les montants à payer à d’autres ministères et sociétés d’État sont renversés selon une entente réciproque.
36. Les montants enregistrés qui cessent d’être des comptes créditeurs sont retirés des comptes avant la fin de l’exercice au cours duquel ils cessent d’être des dettes. Si cette circonstance survient et se rapporte à un compte créditeur créé pendant l’exercice en cours, le montant doit être crédité au crédit d’origine. Si le compte créditeur a été créé au cours d’un exercice précédent, il doit être crédité :
    1. au code d’autorisation de revenus (ajustements des créditeurs à la fin de l’exercice précédents (CAFE)) tel que précisé dans le Plan comptable à l’échelle de l’administration fédérale pour les montants imputés aux crédits annuels ou échus;
    2. à un fonds renouvelable si le montant avait initialement été imputé à une autorisation relative à un fonds renouvelable;
    3. à l’autorisation législative à laquelle la dette d’origine a été imputée.

37. Seules les créances provenant de recouvrements et de transactions de revenus avec d’autres ministères gouvernementaux sont imputées à un crédit à la fin de l’exercice.