Guide sur les réclamations

Selon la Directive sur les paiements, une réclamation s’entend d’une demande au titre de l’indemnisation de dépenses engagées, de pertes ou de dommages subis par l’État ou par une autre partie (un réclamant).

Les gestionnaires investi du pouvoir délégué d’effectuer des paiements de réclamations contre l’État ou qui envisage de déposer une réclamation au nom de l’État doit :

• s’assurer que la réclamation :
  • répond à la définition d’une réclamation énoncée dans la Directive sur les paiements (voir la section 3.1 du présent guide),
  • est traitée selon les autorisations, les politiques ou les instruments directeurs en vigueur, s’il y a lieu (voir la section 4 du présent guide);
• faire tous les efforts raisonnables pour assurer l’optimisation des ressources lors du règlement de la réclamation;
• tenir compte du bien-fondé juridique ou autre de la réclamation (voir la section 3.3 du présent guide);
• tenir compte caractère opportun sur le plan administratif et du rapport coût-efficacité de déposer ou de régler une réclamation;
• réduire le montant du paiement d’une réclamation déposée contre l’État lorsque les actes ou les omissions des personnes, dont les destinataires éventuels du paiement, ont contribué aux dommages ou à la perte subie (voir la section 5.1.6 du présent guide).

Lorsqu’un incident se produit, le gestionnaire délégué du ministère est responsable de gérer le risque lié au traitement de toute réclamation susceptible d’émaner d’un ministère ou d’autres entités (par exemple, le réclamant).

En raison de la nature juridique des réclamations, les gestionnaires impliqués dans qui doit prendre des mesures à l’égard d’une réclamation devrait et, dans certaines situations, doit consulter les services juridiques de son ministère. Par exemple, lorsqu’une réclamation donne lieu à des procédures judiciaires ou que le montant à verser dépasse 25 000 $, il appartient aux cadres supérieurs des ministères de transmettre la réclamation aux services juridiques du ministère pour qu’ils déterminent s’il existe des obligations (comme l’indique le paragraphe A.2.2.2.2 de la Directive sur les paiements).

Les réclamations concernant les fonctionnaires de l’État (réclamation déposée par un fonctionnaire de l’État contre l’État, ou par l’État contre un fonctionnaire de l’État) sont généralement négociées par le ministère de la Justice Canada, ou en collaboration avec celui-ci, sans avoir recours aux tribunaux, et en conformité avec les autorisations et les procédures qui s’appliquent. Voir la définition de « fonctionnaire de l’État » dans la Directive sur les paiements.

Les réclamations fondées sur un contrat doivent être réglées dans le respect des clauses du contrat et de la loi applicables. Les ministères doivent s’assurer que les intérêts de l’État sont protégés et que tous les droits légaux pertinents sont exercés. Ce type de réclamations n’est pas régi par la Directive sur les paiements.

Par exemple, un ministère annule un contrat avec un fournisseur. Ce dernier dépose une réclamation pour des dommages liés au contrat. La réclamation est de nature contractuelle et devrait traitée dans le respect des clauses du contrat et de la loi applicable.

Les réclamations en responsabilité civile délictuelle ou responsabilité extracontractuelle au Québec sont les réclamations qui ne surviennent pas dans le cadre d’un accord contractuel écrit, verbal ou sous-entendu. Les réclamations en responsabilité civile délictuelle entre l’État et les réclamants sont assujetties aux exigences de la Directive sur les paiements.

Par exemple, une organisation du gouvernement fédéral abat un arbre sur une propriété fédérale. Lorsqu’il tombe, il endommage la propriété personnelle d’un voisin. Le voisin dépose une réclamation en dommages-intérêts. Cette réclamation serait considérée comme une réclamation en responsabilité civile délictuelle parce que le voisin a subi des pertes en raison des actions de l’État.

En règle générale, aucun ministère fédéral ne peut réclamer des dommages-intérêts à un autre ministère fédéral ni recevoir un paiement de celui-ci. Ces réclamations sont traitées d’une façon qui empêche les ministères de se demander mutuellement réparation (selon le principe de non-intervention réciproque).

Les ministères et les sociétés d’État règlent les réclamations par la négociation. Toutefois, lorsqu’une réclamation est déposée, chaque partie doit fournir à l’autre de plein gré tous les renseignements dont elle dispose. Si les parties ne peuvent s’entendre sur le bien-fondé d’une réclamation et les responsabilités, les conseillers juridiques des deux organisations doivent tenter de parvenir à une entente. Si les conseillers juridiques ne parviennent pas à une entente, l’affaire est soumise au sous-procureur général du Canada pour arbitrage.

Les réclamations déposées en vertu de la Loi canadienne sur les droits de la personne (LCDP) sont assujetties aux exigences en matière d’enquête et de conciliation de la LCDP. La négociation et le paiement des règlements ainsi que les ordonnances du tribunal rendues en vertu de la LCDP sont assujettis aux exigences de la Directive sur les paiements, sauf si elles concernent des plaintes fondées sur le principe de parité salariale pour l’exécution de fonctions équivalentes en vertu de l’article 11 de la LCDP. Ces plaintes sont traitées au moyen des instruments de politique du Conseil du Trésor liés à la gestion des personnes et au moyen d’autres autorisations.

Le tableau 1 présente des exemples de réclamations visées par d’autres autorisations, instruments directeurs ou politiques, mais non par la Directive sur les paiements. Les instruments de la colonne de droite comportent des exigences précises pour les réclamations déposées dans les situations énumérées dans la colonne de gauche. Il convient de noter qu’il ne s’agit pas d’une liste exhaustive des situations.

La figure 1 montre le processus à suivre lorsqu’une réclamation est déposée contre l’État. Les sections 5.1.1 à 5.1.6 du présent guide décrivent en détail les principales étapes de ce processus.

Figure 1 - Version textuelle

Cette figure illustre le processus à suivre lorsqu’une réclamation est déposée contre l’État.

Lorsque survient un incident, le gestionnaire délégué du ministère :

1. reçoit la réclamation;
2. demande au réclamant de lui fournir les documents pertinents;
3. mène une enquête et, au besoin, mobilise l’agent de sécurité ministériel;
4. détermine s’il faut ou non un avis juridique.

S’il n’est pas nécessaire d’obtenir un avis juridique, le gestionnaire délégué du ministère détermine s’il doit régler la réclamation ou la rejeter.

S’il décide de la régler, il obtient, s’il y a lieu, la quittance signée par le réclamant, puis entreprend le processus de paiement.

S’il décide de la rejeter, il prépare une justification, puis en informe le réclamant.

Si un avis juridique est nécessaire :

1. le gestionnaire délégué du ministère communique avec les services juridiques du ministère;
2. les services juridiques du ministère réalisent un examen juridique et fournissent des conseils sur une responsabilité légale éventuelle;
3. le gestionnaire délégué ministériel détermine s’il doit régler la réclamation ou la rejeter.

S’il décide de la régler, il obtient, s’il y a lieu, une quittance signée par le réclamant, puis entreprend le processus de paiement.

S’il décide de la rejeter, il prépare une justification, puis en informe le réclamant.

La présente section décrit le processus à suivre dans le cas des réclamations déposées par des fonctionnaires de l’État contre l’État. Le présent guide ne s’applique pas aux réclamations déposées par des fonctionnaires de l’État contre l’État visées par d’autres autorisations, instruments directeurs ou politiques. Par exemple :

• les réclamations et les procédures judiciaires visées par la Politique sur les services juridiques et l’indemnisation;
• les réclamations en vertu de l’article 11 de l’Ordonnance de 1986 sur la parité salariale;
• les réclamations pour les dommages aux effets personnels des fonctionnaires de l’État pendant une réinstallation ou un voyage; ces réclamations sont visées par des instruments comme la Directive sur la réinstallation du CNM et la Directive sur les voyages du Conseil national mixte;
• les réclamations liées aux blessures corporelles dans l’exercice des fonctions; ces réclamations sont visées par la Loi sur l’indemnisation des agents de l’État.

Lorsqu’il doit assurer le règlement d’une réclamation déposée par l’État, le gestionnaire doit déployer tous les efforts raisonnables pour optimiser l’utilisation des ressources. Il doit tenir compte des coûts administratifs, du niveau d’effort, et du rapport coût-efficacité du traitement de la réclamation.

La figure 2 montre le processus à suivre lorsqu’une réclamation est déposée par l’État. Les sections 6.1.1 à 6.1.4 du présent guide décrivent en détail les principales étapes de ce processus.

Figure 2 - Version textuelle

Cette figure illustre le processus à suivre lorsqu’une réclamation est déposée par l’État.

Lorsque survient un incident, le gestionnaire délégué et les services juridiques du ministère ont des tâches à accomplir.

Le gestionnaire délégué du ministère :

1. mène une enquête sur l’incident et conserve les documents à l’appui;
2. détermine s’il faut ou non un avis juridique.

S’il n’est pas nécessaire d’obtenir un avis juridique, le gestionnaire délégué du ministère détermine s’il faut ou non appliquer une mesure de recouvrement.

Si aucune mesure de recouvrement n’est nécessaire, le gestionnaire délégué du ministère indique la raison par écrit.

Si une mesure de recouvrement est nécessaire, le gestionnaire délégué du ministère signe le document de quittance après l’examen juridique (au besoin) et applique la mesure de recouvrement.

Si un avis juridique est nécessaire, les services juridiques du ministère déterminent si une poursuite est nécessaire ou non.

Si une poursuite n’est pas nécessaire, l’affaire est renvoyée au gestionnaire délégué du ministère, à qui il revient de déterminer s’il doit ou non appliquer une mesure de recouvrement.

Si aucune mesure de recouvrement n’est nécessaire, le gestionnaire délégué du ministère indique la raison par écrit.

Si une mesure de recouvrement est nécessaire, le gestionnaire délégué du ministère signe le document de quittance après l’examen juridique (au besoin) et applique la mesure de recouvrement.

Si une poursuite est nécessaire, les services juridiques du ministère commencent le processus de litige et appliquent une mesure de recouvrement d’après les résultats du processus de litige.

En règle générale, les réclamations déposées par l’État contre les fonctionnaires de l’État relativement à des incidents dans l’exercice des activités professionnelles sont négociées sans recours aux tribunaux, conformément aux procédures et autorités pertinentes.

En ce qui concerne un fonctionnaire de l’État qui n’est pas visé par la Politique sur les services juridiques et l’indemnisation, le gestionnaire peut recouvrer le montant dû à l’État à partir de sommes d’argent que doit l’État au fonctionnaire après :

• avoir celui-ci de la retenue d’argent proposée et de son droit de formuler des observations (par exemple, le fonctionnaire de l’État a la possibilité de présenter son point de vue sur la réclamation et le recouvrement) dans les 30 jours;
• avoir examiné les observations de celui-ci avant de prendre une décision finale.

Lorsqu’une réclamation est déposée contre l’État, il faut en évaluer l’obligation financière éventuelle et en rendre compte conformément à la Directive sur les normes comptables : GC 3300-3310 Passifs éventuels et garanties d’emprunt.

Il faut également comptabiliser tous les paiements de ces réclamations dans les Comptes publics de l’exercice financier dans lequel le paiement est effectué. Voir les procédures des Comptes publics du Canada du Manuel du receveur général pour obtenir de plus amples renseignements.

Une fois qu’une réclamation est déposée par l’État, il faut en évaluer le montant de l’élément d’actif financier éventuel et en rendre compte conformément à la Directive sur les normes comptables : GC 3320 Actifs éventuels.

Tous les paiements à recevoir à la suite d’une réclamation de l’État doivent être comptabilisés selon les instructions fournies dans le Manuel de comptabilité selon la SIF.

• Code de la sécurité routière (Québec)
• Loi canadienne sur les droits de la personne
• Loi sur la gestion des finances publiques, article 2
• Loi sur l’assurance automobile (Québec)
• Loi sur l’assurance-automobile obligatoire (Ontario)
• Loi sur l’indemnisation des agents de l’État
• Ordonnance de 1986 sur la parité salariale

• Congé pour accident du travail
• Directive sur les fonds publics et les comptes débiteurs
• Directive sur les normes comptables
• Directive sur les paiements
• Guide sur les paiements à titre gracieux et des versements à titre gratuit
• Ligne directrice sur l’auto-assurance
• Politique sur la gestion financière
• Politique sur les marchés
• Politique sur les services juridiques et l’indemnisation

• Convention d’indemnisation directe pour le règlement des sinistres automobiles (PDF, 2 601 Ko)
• Décret de 1991 sur les paiements à titre gracieux [(C.P.19918/1695), septembre 1991] (Annexe du Guide sur les paiements à titre gracieux et des versements à titre gratuit)
• Directive sur la réinstallation du CNM (Conseil national mixte)
• Directive sur les voyages (Conseil national mixte)
• Manuel de comptabilité selon la SIF
• Manuel du receveur général