Guide de publication proactive des frais de voyage et d’accueil
Renseignements supplémentaires
Directive :
Terminologie :
Hiérarchie
1. Date de publication
Le présent guide entre en vigueur le .
Le présent guide remplace le Document d’orientation : Divulgation proactive des frais de voyage et d’accueil, daté du .
2. Application
Le présent guide est conforme aux exigences relatives à la publication proactive des frais de voyage et d’accueil en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et s’applique aux institutions fédérales assujetties à la Loi sur l’accès à l’information.
Les institutions fédérales devraient adopter toutes les sections et exigences du présent guide, ainsi que tous les articles et toutes les exigences des documents suivants :
- Loi sur l’accès à l’information
- Loi sur la protection des renseignements personnels
- Politique intérimaire sur la protection de la vie privée
- Politique sur l’accès à l’information
- Directive provisoire concernant l’administration de la Loi sur l’accès à l’information
- Directive sur les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements
3. Objectif
Le présent guide permettra de s’assurer que l’information sur les frais de voyage et d’accueil du gouvernement est publiée de façon proactive, conformément aux obligations statutaires. La publication proactive fournit des renseignements cohérents accessibles au public.
4. Qui doit publier ses frais de voyage et d’accueil de façon proactive?
En vertu de la Loi sur l’accès à l’information, les frais de voyage et d’accueil engagés par les personnes énumérées ci‑dessous doivent être publiés de façon proactive sur support électronique :
- les ministres (y compris le premier ministre, les ministres d’État et les ministres associés), les conseillers ministérielsNote en bas de page 1 et le personnel ministérielNote en bas de page 2;
- les dirigeants ou employés d’un ministère ou d’un ministère d’État du gouvernement du Canada, ou de tout organisme ou bureau énuméré à l’annexe I de la Loi sur l’accès à l’information, ce qui comprend les institutions fédérales énumérées aux annexes I, I.1 et II de la Loi sur la gestion des finances publiques (y compris les sous‑ministres, les administrateurs généraux, les sous‑ministres délégués, les sous‑ministres adjoints, les administrateurs généraux adjoints et toute personne qui occupe un poste de niveau équivalent);
- les dirigeants ou employés de toute société d’État mère et de toute filiale à cent pour cent d’une telle société, au sens de l’article 83 de la Loi sur la gestion des finances publiques(y compris les présidents, les vice‑présidents, les premiers dirigeants, les membres d’un conseil d’administration et toute personne qui occupe un poste de niveau équivalent).
Les frais de voyage et d’accueil engagés par des individus au nom de toute personne énumérée ci‑dessus doivent également être publiés.
Il revient à l’institution fédérale de déterminer quels postes constituent des postes de niveau équivalent.
5. Quelle information doit être publiée de façon proactive?
5.1 Quelle information sur les frais de voyage doit être publiée de façon proactive?
Les institutions fédérales doivent publier l’information indiquée au tableau 1 pour chaque voyage effectué par une personne figurant dans la liste présentée à la section 4 du présent guide.
| Champ d’information | Description |
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Remarques
** Pour toute question sur l’interprétation des politiques financières, consultez votre dirigeant principal des finances. |
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Numéro de référence |
Numéro de référence unique attribué au rapport de frais de voyage publié pour chaque voyage. Le fait d’avoir un identificateur unique pour chaque voyage aide les utilisateurs à trouver un élément précis s’ils doivent le modifier ou le supprimer. Exemple : T‑2019‑P1‑00001
Remarque : Le numéro à cinq chiffres à la fin du numéro de référence est généré en séquence pour chaque voyage, par exemple :
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Groupe de divulgation |
Groupe auquel appartient la personne. Sélectionnez une des options suivantes :
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Titre |
Titre du poste de la personne qui a voyagé. Exemples :
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Nom |
Nom de la personne qui a voyagé. |
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Organisation |
Nom de l’institution fédérale. |
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But du déplacement |
Brève description de la raison du voyage. La description ne doit pas dépasser une ligne, si possible, et les acronymes doivent être évités. Exemples :
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Dates du déplacement |
Dates de début et de fin de toute la période du voyage. Les dates doivent être inscrites sous le format aaaa‑mm‑jj. Exemples :
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Endroits visités |
Tous les endroits visités pendant le voyage. Indiquez le nom au complet de la ville ou la région, de la province ou l’état, et du pays. Exemples :
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Tarif aérien |
Coût total des billets d’avion. Avion appartenant au gouvernement du Canada ou exploité par celui‑ci Si la personne a voyagé à bord d’un avion appartenant au gouvernement du Canada ou exploité par celui‑ci, des frais peuvent ne pas être perçus dans certains cas. Toutefois, l’utilisation de ces appareils doit quand même être indiquée. Si des frais ont été imposés pour l’utilisation de ces appareils, ces frais doivent être indiqués. Voir le paragraphe 6.3 des Politiques à l’intention des cabinets des ministres pour plus de détails. Les frais de sélection des places et liés aux bagages devraient être inclus dans le coût total du billet d’avion. Ces frais devraient être expliqués dans le champ « Commentaires supplémentaires ». |
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Autres frais de transport |
Coût total de toute autre forme de transport (par exemple train, autobus, location de véhicule, véhicule privé, taxis, stationnement). |
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Hébergement |
Coût total de l’hébergement. |
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Repas et frais accessoires |
Total des frais de repas et des frais accessoires. |
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Autres dépenses |
Coût total de tous les autres éléments qui ne sont pas couverts par les champs ci‑dessus (par exemple passeport spécial, visas, photos connexes, appels au bureau ou à la maison, soins aux personnes à charge, le cas échéant). |
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Montant total |
Total des montants énumérés ci‑dessus. |
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Commentaires supplémentaires |
Commentaires explicatifs supplémentaires (au besoin). Ce champ devrait être utilisé pour expliquer toute correction ou tout ajustement apporté à la publication proactive ou à toute autre information, comme :
Voir les remarques ci‑dessous pour en savoir plus. |
Exemple 1. Publication proactive des frais de voyage
Numéro de référence : T‑2019‑P10‑00013
Groupe de divulgation : Le ministre, le conseiller ministériel, le personnel ministériel, le secrétaire parlementaire ou le personnel exonéré
Titre : Ministre des Anciens Combattants Canada
Nom : Untel, Jean
Organisation : Anciens Combattants Canada
But du déplacement : Assister à une cérémonie de dépôt de la couronne pour commémorer la bataille de Verdun.
Date de début du voyage : 2018‑06‑22
Date de fin du voyage : 2018‑06‑23
Endroits visités : Verdun, France
Tarif aérien : 1 000 $
Autres frais de transport : 50 $
Hébergement : 300 $
Repas et frais accessoires : 150 $
Autres dépenses : 0 $
Montant total : 1 500 $
5.2 Quelle information sur les frais d’accueil doit être publiée de façon proactive?
Les institutions fédérales doivent publier l’information indiquée au tableau 2 pour les frais d’accueil engagés par une personne figurant dans la liste présentée à la section 4 du présent guide.
| Champ d’information | Description |
|---|---|
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Remarques
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Numéro de référence |
Numéro de référence unique attribué à chaque publication proactive d’une activité d’accueil. Le fait d’avoir un identificateur unique pour chaque activité d’accueil aide les utilisateurs à trouver un élément précis s’ils doivent le modifier ou le supprimer. Exemple : H‑2019‑P1‑00001
Remarque : Le nombre à cinq chiffres à la fin du numéro de référence est généré en séquence pour chaque activité d’accueil, par exemple :
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Groupe de divulgation |
Groupe auquel appartient la personne. Sélectionnez une des options suivantes :
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Titre |
Titre du poste de la personne qui a engagé les frais d’accueil (les frais d’accueil ont été imputés à son centre de responsabilité). Exemples :
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Nom |
Nom de la personne qui a engagé les frais d’accueil (les frais d’accueil ont été imputés à son centre de responsabilité). |
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Organisation |
Nom de l’institution fédérale. |
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But de l’activité d’accueil |
Indiquer à la fois les formes (par exemple déjeuner, rafraîchissement, dîner, réception, souper et autres formes d’accueil) et les circonstances (le but) de l’accueil. Exemples :
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Date de l’activité d’accueil |
Dates de début et de fin de la période au cours de laquelle l’accueil a été fourni. Les dates doivent être inscrites sous le format aaaa‑mm‑jj. Exemples :
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Municipalité où l’activité d’accueil a eu lieu |
Municipalité où l’accueil a été fourni. Indiquez le nom au complet de la ville ou la région, de la province ou l’état, et du pays. Exemple :
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Nom de l’établissement commercial ou du fournisseur concerné par l’activité d’accueil |
Nom de l’établissement commercial qui a fourni l’accueil (par exemple un restaurant, un hôtel ou un autre lieu) et/ou du fournisseur (par exemple un traiteur). Notez ce qui suit :
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Nombre de personnes qui ont participé à l’activité d’accueil |
Nombre total de participants et répartition selon le nombre de représentants du gouvernement du Canada et le nombre d’invités. Les noms des participants ne sont pas requis. Exemple :
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Montant total des dépenses pour l’activité d’accueil |
Total des coûts de l’activité d’accueil. |
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Commentaires supplémentaires |
Commentaires explicatifs supplémentaires (au besoin). Voir les remarques ci‑dessous pour en savoir plus. |
Exemple 2. Publication proactive des frais d’accueil
Numéro de référence : H‑2019‑P4‑00006
Groupe de divulgation : Dirigeant ou employé
Titre : Dirigeant principal des finances
Nom : Untel, Jean
Organisation : Pêches et Océans Canada
But de l’activité d’accueil : Rafraîchissements et dîner : Symposium des futurs leaders
Date de début : 2018‑05‑25
Date de fin : 2018‑05‑25
Municipalité où l’activité d’accueil a eu lieu : Ottawa, Ontario, Canada
Nom de l’établissement commercial ou du fournisseur concerné par l’activité d’accueil : Centre Shaw
Participants (représentants du gouvernement du Canada) : 150
Participants (invités) : 4
Montant total des dépenses pour l’activité d’accueil : 7 710,55 $
6. Quand les frais de voyage et d’accueil doivent‑ils être publiés de façon proactive?
En vertu de la Loi sur l’accès à l’information, les frais de voyage et d’accueil engagés par les personnes énumérées à la section 4 du présent guide doivent être publiés dans les 30 jours suivant la fin du mois au cours duquel ces frais ont été remboursés. Les dates limites de publication sont énumérées au tableau 3.
Les renseignements publiés sur le Portail du gouvernement ouvert doivent être téléchargés dans le Registre du gouvernement ouvert la veille de la date limite de publication proactive afin que les renseignements soient publiés pendant la nuit conformément aux délais prescrits par la loi pour la publication.
| Période de déclaration au cours de laquelle les dépenses ont été remboursées | Date limite de publicationNote * du tableau 31 |
|---|---|
Notes du tableau 3
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Période 1 : du 1er avril au 30 avril |
30 mai |
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Période 2 : du 1er mai au 31 mai |
30 juin |
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Période 3 : du 1er juin au 30 juin |
30 juillet |
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Période 4 : du 1er juillet au 31 juillet |
30 août |
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Période 5 : du 1er août au 31 août |
30 septembre |
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Période 6 : du 1er septembre au 30 septembre |
30 octobre |
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Période 7 : du 1er octobre au 31 octobre |
30 novembre |
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Période 8 : du 1er novembre au 30 novembre |
30 décembre |
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Période 9 : du 1er décembre au 31 décembre |
30 janvier |
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Période 10 : du 1er janvier au 31 janvier |
2 mars (1er mars dans une année bissextile) |
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Période 11 : du 1er février au 28 février |
30 mars |
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Période 12 : du 1er mars au 31 mars |
30 avril |
Corrections et ajustements
La publication proactive doit avoir lieu lorsque les frais de voyage et d’accueil ont été remboursés (voir les critères de remboursement énumérés à la section 7 du présent guide).
La publication ne doit pas être retardée en prévision d’un ajustement à l’information (comme un coût non matériel qui est facturé longtemps après que le voyage a eu lieu ou que l’accueil a été fourni).
Si une erreur est décelée dans l’information publiée ou un ajustement y est apporté (par exemple des frais de traitement imprévus supplémentaires ou un règlement interministériel d’une autre institution sont facturés après la publication proactive des frais de voyage), les institutions fédérales doivent corriger l’information publiée ou y apporter un ajustement le plus tôt possible.
7. Que signifie le remboursement des frais de voyage et d’accueil?
7.1 Quand les frais de voyage sont‑ils considérés comme remboursés?
En vertu de la Loi sur l’accès à l’information, les frais de voyage engagés par les personnes énumérées à la section 4 du présent guide doivent être publiés de façon proactive dans les 30 jours suivant la fin du mois au cours duquel les frais de voyage ont été remboursés.
Le remboursement des frais de voyage au gouvernement du Canada est complexe pour plusieurs raisons, notamment :
- Les frais de voyage peuvent prendre différentes formes, par exemple :
- le remboursement des frais déboursés par un individu;
- les dépenses payées d’avance, comme le billet d’avion et l’hôtel;
- les indemnités;
- les avances.
- Les frais de voyage peuvent être engagés à différents moments, par exemple :
- avant un voyage (billet d’avion et hébergement);
- pendant un voyage (repas et transport).
- Les frais de voyage peuvent être payés de différentes façons, par exemple :
- directement par l’institution fédérale;
- par l’individu, et remboursés plus tard par l’institution fédérale.
En raison de ces complexités, les frais de voyage sont considérés comme ayant été remboursés une fois que toutes les mesures ci‑dessous ont été prises :
- la demande de remboursement des frais de voyage a été approuvée;
- tous les frais de déplacement liés au voyage ont reçu l’attestation et l’autorisation de paiement (articles 34 et 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques) de la part des personnes appropriées ayant le pouvoir déléguéNote en bas de page 3;
- tous les frais de déplacement liés au voyage sont consignés dans le système de gestion financière de l’institution fédérale.
Veuillez noter que tous les frais de voyage doivent être publiés ensemble une fois que tous les frais sont remboursés, tel que décrit ci‑dessus.
La figure 1 montre un exemple de la façon de déterminer quand des frais de voyage doivent être publiés. L’exemple :
- est un échéancier de la publication des frais de voyage engagés par un dirigeant ou un employé d’un ministère ;
- montre comment le remboursement des frais de voyage déclenche la date limite de la publication proactive .
Figure 1 - Version textuelle
La figure 1 est un exemple d’échéancier pour la publication proactive des frais de voyage. Voici l’exemple :
- Le 6 septembre, il est décidé qu’un voyage est nécessaire.
- Le 15 septembre, la demande de voyage est approuvée par le gestionnaire ministériel délégué approprié, conformément au tableau de délégation ministériel (engagement des dépenses).
- Le 20 septembre, l’hôtel et les billets d’avion sont réservés.
- Les 22 et 23 octobre, l’employé voyage et engage des dépenses personnelles pour les repas et le transport.
- Le 28 octobre, l’employé retourne au travail et une demande de remboursement des frais de voyage est préparée, avec les reçus à l’appui.
- Le 10 novembre, la demande de remboursement des frais de voyage est approuvée, y compris les documents et les reçus à l’appui (article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques).
- Le 14 novembre, une demande de paiement est présentée (article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques), l’employé est remboursé et les frais sont consignés dans le système ministériel de gestion financière.
- Le 30 décembre, les frais de voyage sont publiés de façon proactive (30 jours après la fin du mois de novembre).
7.2 Quand les frais d’accueil sont‑ils considérés comme remboursés?
En vertu de la Loi sur l’accès à l’information, les frais d’accueil engagés par les personnes énumérées à la section 4 du présent guide doivent être publiés de façon proactive dans les 30 jours suivant la fin du mois au cours duquel des frais d’accueil ont été remboursés.
Le remboursement des frais d’accueil au gouvernement du Canada est complexe, car ces frais peuvent découler de divers modes de paiement (par exemple les factures, les cartes d’achat et les remboursements de frais déboursés par l’individu), ce qui signifie que certaines dépenses sont payées directement par l’institution fédérale, alors que d’autres sont remboursées aux individus. De plus, une activité d’accueil peut comprendre plusieurs dépenses, par exemple des dépenses liées à la fourniture de rafraîchissements et de repas.
Par conséquent, le coût total détaillé de l’activité d’accueil doit être publié 30 jours après la fin du mois, une fois que les deux mesures suivantes ont été prises :
- tous les frais d’accueil liés à l’activité d’accueil ont reçu l’attestation et l’autorisation de paiement (articles 34 et 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques) de la part des personnes appropriées ayant le pouvoir déléguéNote en bas de page 3;
- tous les frais d’accueil liés à l’activité d’accueil sont imputés au budget du dirigeant ou de l’employé (centre de responsabilité) en tant que frais d’accueil dans le système de gestion financière de l’institution fédérale.
Les institutions fédérales doivent publier de façon proactive tous les frais d’accueil liés à une activité et imputés au centre de responsabilité que le dirigeant ou l’employé gère directement, même si cette personne n’a pas participé à l’activité.
La figure 2 montre un exemple de la façon de déterminer quand des frais d’accueil doivent être publiés. L’exemple :
- est un échéancier de la publication des frais d’accueil engagés par un dirigeant ou un employé d’un ministère;
- montre comment le remboursement des frais d’accueil déclenche la date limite de la publication proactive.
Figure 2 - Version textuelle
La figure 2 est un exemple d’échéancier pour la publication proactive des frais d’accueil. Voici l’exemple :
- Le 4 mai, il est décidé qu’il est nécessaire d’offrir de l’accueil.
- Le 17 mai, la demande d’accueil est approuvée par le gestionnaire ministériel délégué approprié.
- Le 25 mai, l’activité d’accueil a lieu.
- Le 20 juin, les frais d’accueil sont approuvés, y compris les documents et les reçus à l’appui (article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques).
- Le 26 juin, une demande de paiement est présentée (article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques); les frais sont consignés dans le système ministériel de gestion financière, et sont imputés au centre de responsabilité du dirigeant ou de l’employé.
- Le 30 juillet, les frais d’accueil sont publiés de façon proactive (30 jours après la fin du mois de juin).
8. Où doit‑on publier de façon proactive les frais de voyage et d’accueil?
La Loi sur l’accès à l’information :
- exige que les frais de voyage et d’accueil soient publiés sur support électronique;
- prévoit que le président du Conseil du Trésor, à titre de ministre désigné, puisse préciser la forme de la publication.
Les ministères, les organismes et les autres entités assujetties à la Loi sur l’accès à l’information et mentionnés dans les annexes I, I.1 ou II de la Loi sur la gestion des finances publiques sont tenus de publier de façon proactive les frais de voyage et d’accueil sur le Portail du gouvernement ouvert.
Les sociétés d’État, les filiales à cent pour cent et les autres institutions fédérales assujetties à la Loi sur l’accès à l’information peuvent publier de façon proactive les frais de voyage et d’accueil sur leurs propres sites Web ou sur le Portail du gouvernement ouvert. Les filiales à cent pour cent qui publient des renseignements sur le site Web d’une société d’État mère doivent le faire en tant qu’entité clairement identifiable.
Les renseignements publiés sur le Portail du gouvernement ouvert doivent être téléchargés dans le Registre du gouvernement ouvert la veille de la date limite de publication proactive afin que les renseignements soient publiés pendant la nuit conformément aux délais prescrits par la loi pour la publication.
Écrivez à l’adresse open-ouvert@tbs-sct.gc.ca pour en savoir plus le Portail du gouvernement ouvert.
9. Protéger les renseignements qui ne doivent pas être publiés de façon proactive
En vertu des articles 80 et 90 de la Loi sur l’accès à l’information, au moment de la publication proactive des frais de voyage et d’accueil, une institution ne doit pas publier des renseignements qui devraient être retenus s’ils étaient divulgués en réponse à une demande d’accès à l’information. En outre, une institution n’est pas tenue de publier des renseignements que l’institution pourrait refuser de divulguer en réponse à une demande d’accès à l’information. Par exemple, la publication des frais de voyage et d’accueil n’est pas requise si ces renseignements pouvaient compromettre la sécurité nationale, la sécurité publique ou des enquêtes criminelles en cours.
Les institutions fédérales doivent communiquer avec leurs coordonnateurs de l’accès à l’information pour obtenir des conseils concernant les renseignements relatifs aux frais de voyage et d’accueil du gouvernement qui devraient être divulgués.
10. Comment la publication proactive est‑elle surveillée?
Les institutions fédérales doivent s’assurer que :
- les renseignements sur les frais de voyage et d’accueil sont exacts et à jour;
- l’information est affichée conformément au présent guide et aux documents suivants :
11. Références
11.1 Lois
- Loi sur l’accès à l’information
- Loi sur la gestion des finances publiques
- Loi sur la protection des renseignements personnels
Autres documents pertinents
- Politique sur l’accès à l’information
- Politique intérimaire sur la protection de la vie privée
- Directive provisoire concernant l’administration de la Loi sur l’accès à l’information
- Directive sur les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements
- Directive sur les voyages du Conseil national mixte
- Autorisations spéciales de voyager
- Politiques à l’intention des cabinets des ministres
12. Demandes de renseignements
Demandes de renseignements provenant du public
Les membres du public qui ont des questions au sujet du présent guide peuvent communiquer avec le personnel chargé des demandes de renseignements du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada à questions@tbs-sct.gc.ca.
Demandes de renseignements provenant des institutions fédérales au sujet de l’accès à l’information
Les membres des institutions fédérales devraient :
- envoyer un courriel à l’adresse open-ouvert@tbs-sct.gc.ca pour obtenir des renseignements et poser des questions techniques concernant le Portail du gouvernement ouvert;
- contacter leur coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels pour obtenir des conseils liés aux processus internes de leur institution concernant la publication proactive des frais de voyage et d’accueil, y compris toutes les questions liées à la suppression de renseignements personnels des reçus de voyage et d’accueil.
Les membres des groupes responsables de l’information et de la protection des renseignements personnels peuvent communiquer avec la Division des politiques de l’information et de la protection des renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada au ippd-dpiprp@tbs-sct.gc.ca pour obtenir des conseils sur les documents suivants :
Demandes de renseignements provenant des institutions fédérales au sujet de la gestion financière
Les membres des institutions fédérales devraient :
- contacter le groupe de la politique financière de leur institution pour obtenir des conseils sur la Directive sur les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements;
- contacter leurs coordonnateurs désignés de voyages pour obtenir des conseils sur la Directive sur les voyages du Conseil national mixte et les Autorisations spéciales de voyager;
- envoyer un courriel à l’adresse mino-cabmin@tbs-sct.gc.ca pour obtenir des conseils au sujet des Politiques à l’intention des cabinets des ministres.
Les coordonnateurs désignés de voyages peuvent envoyer un courriel à l’adresse ZZVOYAGE@tbs-sct.gc.ca.
Les membres d’un groupe de la politique financière d’un ministère ou d’un organisme peuvent envoyer un courriel à l’adresse fin-www@tbs-sct.gc.ca pour toute question sur le présent guide et sur l’interprétation de la Directive sur les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements.
Demandes de renseignements provenant des sociétés d’État
Les membres de sociétés d’État ou de filiales à cent pour cent doivent communiquer avec les services internes de gestion financière ou le ministère de portefeuille de leur société d’État mère s’ils ont des questions au sujet du présent guide.