Directive sur la gestion de l’approvisionnement

La directive prévoit que les approvisionnements en biens, en services et en construction permettent de se procurer les actifs et les services nécessaires pour faciliter l’exécution des programmes et la prestation de services aux Canadiens, tout en assurant l’optimisation des ressources pour l’État.
Modification : 2024-07-03

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Annexe F : Procédures obligatoires pour les propriétaires fonctionnels lors de l’approvisionnement en services professionnels

  • F.1Date d’entrée en vigueur
    • F.1.1Les présentes procédures obligatoires entrent en vigueur le 30 septembre 2024.
  • F.2Procédures
    • F.2.1Les présentes procédures décrivent en détail les responsabilités des propriétaires fonctionnels qui sont énoncées à la section 4 – Exigences.
    • F.2.2Elles s’appliquent à tous les contrats de services professionnels, modifications et autorisations de tâches dont la valeur dépasse 40 000 $ (y compris les taxes et droits applicables).
    • F.2.3Le propriétaire fonctionnel doit consigner toutes les exigences décrites dans les présentes procédures et les fournir à l’autorité contractante, tel qu’il est indiqué plus bas, pour étayer le dossier d’approvisionnement. 

      Décision opérationnelle de s’approvisionner en services professionnels 

      Avant d’amorcer un approvisionnement en services professionnels, les propriétaires fonctionnels doivent :

    • F.2.4examiner et documenter d’autres approches que l’approvisionnement pour atteindre les objectifs de l’organisation ainsi que la façon dont l’éventuelle approche d’approvisionnement cadre avec le mandat, les priorités et les plans de l’organisation, y compris :
      • confirmer avec les conseillers en ressources humaines du ministère, si un approvisionnement en services professionnels ne cadre pas avec une stratégie ou un plan de ressourcement élaboré en consultation avec les responsables des ressources humaines, que les besoins ne peuvent pas être comblés par la dotation en personnel; 
      • suivre les procédures obligatoires énoncées dans la Directive sur les talents numériques si le besoin concerne des talents numériques; 
      • obtenir et consigner, si un manque de financement pour les salaires est invoqué comme motif justifiant le recours à des services professionnels, la confirmation de l’organisation financière appropriée du ministère que la conversion de fonds du budget de fonctionnement en salaires n’est pas possible; 
    • F.2.5obtenir l’approbation requise conformément aux mécanismes de gouvernance et de responsabilisation prévus dans le Plan d’investissement du ministère, notamment :
      • le cadre de gestion de l’approvisionnement du ministère, conformément à la Directive sur la gestion de l’approvisionnement;
      • le cadre de gestion de projet du ministère, conformément à la Directive sur la gestion des projets et des programmes, le cas échéant.

      Structure de l’approvisionnement 

    • F.2.6Lors de l’élaboration des énoncés des travaux et des descriptions des tâches, les propriétaires fonctionnels doivent tenir compte des connaissances devant être transférées de l’entrepreneur à l’organisation et, le cas échéant, inclure ces exigences dans le contrat ou l’autorisation de tâches.
    • F.2.7Avant d’attribuer un contrat ou une autorisation de tâches pour la prestation d’un service professionnel, les propriétaires fonctionnels doivent fournir ce qui suit aux autorités contractantes :
      • F.2.7.1une description des tâches ou des énoncés des travaux clairs qui précisent l’initiative ou le projet sur lequel les ressources de services professionnels travailleront;
      • F.2.7.2une confirmation signée qu’ils ont examiné le contrat ou l’autorisation de tâches et qu’ils confirment ce qui suit :
        • les modalités du contrat ou de l’autorisation de tâches; 
        • leur capacité à s’acquitter de leurs responsabilités en matière de gestion du contrat ou de l’autorisation de tâches, de ses exigences ainsi que du rendement et des produits livrables de l’entrepreneur; 
        • ils n’ont pas précisé ni ordonné à l’entrepreneur de travailler avec des ressources ou des entreprises en particulier dans le cadre du contrat ou de l’autorisation de tâches;
        • l’entrepreneur n’a pas contribué ni eu un accès inéquitable à une partie quelconque du processus d’évaluation ou d’invitation à soumissionner;
        • il n’y a pas de conflits d’intérêts réels, apparents ou potentiels et, si un tel conflit survient, ils le signaleront immédiatement comme l’exige la Directive sur les conflits d’intérêts et en aviseront l’autorité contractante. 

      Gestion d’un contrat de services professionnels

    • F.2.8Les propriétaires fonctionnels doivent :
      • F.2.8.1assurer une surveillance active de l’exécution quotidienne des travaux de l’entrepreneur, y compris du respect continu des exigences de sécurité du contrat, comme l’exige la Directive sur la gestion de la sécurité;
      • F.2.8.2aviser par écrit l’autorité contractante :
        • s’ils s’inquiètent du rendement de l’entrepreneur;
        • dès qu’ils soupçonnent ou savent qu’un fournisseur ne respecte pas ses obligations en vertu du Code de conduite pour l’approvisionnement;
      • F.2.8.3tenir à jour, conserver et fournir toute la documentation nécessaire pour :
        • aider l’autorité contractante à faire en sorte que les dossiers d’approvisionnement soient précis et complets; 
        • favoriser la pérennité des propriétaires fonctionnels, le cas échéant. 
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