Annexe J : Norme sur les systèmes qui gèrent l’information et les données
Modification : 2022-05-06
Hiérarchie
Annexe J. Norme sur les systèmes qui gèrent l’information et les données
J.1 Date d’entrée en vigueur
- J.1.1La présente Norme entre en vigueur le 4 mai 2022.
- J.1.2La présente Norme s’applique à tous les systèmes, toutefois :
- J.1.2.1Les systèmes existants ayant été développés ou acquis avant le 4 mai 2022, auront une période de 24 mois pour effectuer la transition complète vers les exigences de la présente Norme; ou
- J.1.2.2Pour les systèmes ayant été reconnus comme étant « patrimoniaux », les ministères auront une période de 24 mois à partir de la date d’entrée en vigueur pour établir un plan afin de rencontrer les exigences de la présente Norme.
J.2 Norme
- J.2.1Cette norme fournit des détails à l’appui de la section 4.3.1.1 de la Politique sur les services et le numérique et des sections 4.3.1 et 4.4.3.8 de la Directive sur les services et le numérique et remplace la Norme pour les systèmes de gestion électronique des documents et des dossiers (SGEDD) datée du (1er juin 2010).
- J.2.2Les systèmes, isolément ou utilisés conjointement, doivent :
- J.2.2.1Permettre aux utilisateurs de rechercher de l’information et des données, d’y accéder, de les créer, de les saisir, de les mettre en commun et de les transmettre, conformément aux dispositions R1.1.1, R1.1.2, R1.1.3 et R1.1.4 de la norme ISO-16175-1:2020.
- J.2.2.2Avoir la capacité de gérer la conservation et l’élimination de l’information et des données de façon procédurale et vérifiable, conformément aux dispositions R2.1.1, R2.1.2, R2.1.3, R2.1.4, R2.1.5, R2.1.6 et R2.1.7 de la norme ISO-16175-1:2020.
- J.2.2.3Appuyer l’utilisation des métadonnées en tant que partie active, dynamique et intégrante du processus de tenue de documents, conformément aux dispositions R1.2.1, R1.2.2, R1.2.3, R1.2.4, R1.3.1 et R1.3.2 de la norme ISO-16175-1:2020.
- J.2.2.4Appuyer l’utilisation de structures de classification et de taxonomies intégrées de données et d’information pour gérer, stocker, rechercher et extraire de l’information et des données, conformément à la disposition R3.2.4 de la norme ISO-16175-1:2020.
- J.2.2.5Appuyer l’interopérabilité, conformément aux dispositions R4.1.1, R4.1.2 et R4.1.3 de la norme ISO-16175-1:2020.
- J.2.2.6Avoir la capacité d’importation et d’exportation en vrac selon des formats ouverts, conformément aux dispositions R2.2.1, R2.2.2, R2.2.3, R2.2.4 et R2.2.5 de la norme ISO-16175-1:2020.
- J.2.2.7Faciliter la gestion sécurisée de l’information et des données, et la prise en compte de la catégorisation de la protection des renseignements personnels et de la sécurité, conformément aux dispositions R3.1.1, R3.1.2, R3.1.3, R3.1.4, R4.2.1, R4.2.2, R4.2.3 de la norme ISO-16175-1:2020.