ARCHIVÉ - Politique du Conseil du Trésor sur la gestion des biens immobiliers

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1. Date d'entrée en vigueur

Le présent document contient la politique, dans sa version révisée, en date du15 juin 2000. Celle-ci remplace la version datée du 15 novembre 1993.

2. Objectif de la politique

S'assurer que les biens immobiliers sont gérés par le ministère ou l'organisme chargé du programme gouvernemental auquel les biens immobiliers s'appliquent.

Remarque : Pour l'interprétation de la présente politique au Québec, les biens immobiliers désignent les « immeubles » au sens du droit civil de la province de Québec et, par assimilation, tout droit du locataire relativement à l'immeuble.

3. Énoncé de la politique

Le gouvernement a pour politique que  :

• les biens immobiliers soient administrés par le ministère approprié;
• les biens immobiliers gérés par le ministère doivent se limiter à ceux qui sont nécessaires à l'appui direct de ses programmes.

4. Application

La politique s'applique à tous les ministères au sens où l'entend l'article  2 de la Loi sur la gestion des finances publiques, à moins que certaines lois ou certains règlements aient préséance. L'exigence  5.3 de la politique vise les sociétés d'État au sens où l'entend le paragraphe  83(1) de la Loi sur la gestion des finances publiques.

5. Exigences de la politique

5.1 Les ministères ne se voient confier la gestion des biens immobiliers, par acquisition ou transfert, que lorsque ces derniers sont nécessaires à l'exécution de leurs programmes.

5.2 Les ministères doivent examiner régulièrement les biens immobiliers qu'ils administrent. Ils doivent être en mesure de relier ceux-ci aux besoins de leurs programmes et confirmer que l'utilisation courante qu'ils en font est toujours appropriée.

5.3 Les ministères et les sociétés d'État doivent tenir des dossiers précis sur les biens immobiliers qu'ils gèrent et, notamment, consigner certains renseignements dans le Répertoire des biens immobiliers fédéraux (RBIF). Des détails sur le répertoire figurent à l'appendice de cette politique.

5.4 Les ministères ayant la garde de biens immobiliers qui n'ont plus besoin d'un bien immobilier en particulier pour offrir leurs programmes doivent s'en défaire en le vendant ou en le transférant.

6. Responsabilités

6.1 Les ministères ayant la garde de biens immobiliers sont ceux qui assurent la gestion de biens immobiliers pour la prestation de leurs programmes. Ils sont chargés de l'élaboration et de l'utilisation de plans stratégiques faisant un lien entre leurs biens immobiliers et la prestation de leurs programmes, de la consignation au RBIF de l'information requise sur les biens immobiliers et de la présentation d'un certificat annuel de l'intégralité et d'exactitude.

6.2 Les sociétés d'État, au sens où l'entend le paragraphe  83(1) de la Loi sur la gestion des finances publiques, sont chargées de consigner au RBIF l'information requise sur les biens immobiliers et d'en certifier une fois l'an la complétude et l'exactitude.

6.3 Le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international est le gardien désigné de tous les biens immobiliers fédéraux qui servent à des fins diplomatiques et consulaires à l'extérieur du Canada.

6.4 Travaux publics et Services gouvernementaux Canada  est le gardien désigné des installations à bureaux polyvalents fournies de façon obligatoire aux ministères et organismes figurant à l'article  2 de la Loi sur la gestion des finances publiques,ainsi que d'un bien immobilier lorsque aucun autre organisme naturel n'est responsable de ses programmes, comme la Cité parlementaire, certaines installations d'usage courant et diverses infrastructures.

6.5 Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (le Secrétariat) surveillera les biens immobiliers qui relèvent de l'administration de ministères et conseillera le Conseil du Trésor à ce sujet. Si besoin est, il arbitrera les transferts litigieux entre ministères ayant la garde de biens immobiliers. Le Secrétariat est également chargé de coordonner la base de données et de tenir à jour les systèmes connexes pour ce qui est du RBIF.

7. Surveillance

Le Secrétariat établira le degré d'efficacité de cette politique, son application dans les ministères, et décidera si elle doit être révisée. Le Secrétariat communiquera régulièrement à cette fin avec les personnes-ressources des ministères, consultera le Comité consultatif du Conseil du Trésor sur les biens immobiliers et examinera les vérifications et examens réalisés par les ministères ou par le vérificateur général du Canada. Le Guide de surveillance du Conseil du Trésor sur la gestion des biens immobiliers contient des renseignements pouvant aider les ministères à contrôler et à évaluer la façon dont ils mettent en oeuvre la politique.

8. Références

8.1 Autorisation

La présente politique est émise aux termes de la Loi sur la gestion des finances publiques, paragraphes 7(1), 9(1.1), 9(2) et 149(1).

8.2 Publications du Conseil du Trésor

Guide de surveillance du Conseil du Trésor sur la gestion des biens immobiliers

Lexique du Conseil du Trésor sur les biens immobiliers

Guide d'entrée des données au RBIF

9. Demandes de renseignements

Veuillez vous adresser à l'administration centrale de votre ministère pour toute question concernant la présente politique. Pour l'interprétation de la politique, l'administration centrale doit contacter :

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Appendice A- Répertoire des biens immobiliers fédéraux

1. Objet

Le Répertoire des biens immobiliers fédéraux (RBIF) est le registre central des biens détenus par le gouvernement du Canada. Des renseignements supplémentaires se trouvent dans les dossiers ministériels internes des ministères et sociétés d'État ayant la garde de biens immobiliers. Tous les renseignements constituent l'information grâce à laquelle on assume les responsabilités en matière de biens immobiliers face au Conseil du Trésor, au Cabinet, au Parlement et au grand public.

2. Exigences

Les ministères et les sociétés d'État doivent consigner au RBIF tous les biens immobiliers qu'ils administrent, notamment ceux détenus par l'État ou détenus sous une autre forme de participation (bail ou permis) pour au moins un an. Le directeur, Direction de la gestion des biens immobiliers peut autoriser sur une base individuelle un mode de consignation différent pour les sociétés d'État.

En consignant l'information au RBIF, les ministères et les sociétés d'État doivent  :

• prendre connaissance des instructions au sujet du contenu et des méthodes d'entrée des données dans le Guide d'entrée des données au RBIF;
• maintenir les zones d'information obligatoire et requise dans leurs propres systèmes d'information sur les biens immobiliers;
• établir un lien entre le numéro du RBIF et leurs systèmes internes de numérotation;
• certifier une fois l'an l'intégralité et l'exactitude des renseignements fournis.