ARCHIVÉ - Circulaire du CT 1977-37: Administration de la paye

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ANNEXE C

C. ADMINISTRATION DE LA PAYE

L'administration de la paye relève de certains parties du SCT, du MAS et des ministères. On établira, à même la structure actuelle du gouvernement, un système global destiné à assurer l'intégrité de l'administration de la paye. Cette organisation comprendra des moyens de signaler aux décisionnaires les problèmes éventuels de fonctionnement, les méthodes de transmission simultanée des modifications à l'ensemble des services ministériels, un plan de formation et d'auto-perfectionnement, un système de contrôle pour assurer le fonctionnement harmonieux des divers éléments et la hiérarchie d'imputabilité.

À cette fin, les responsabilités les plus importantes en ce qui concerne l'administration de la paye * seront réparties de la façon suivante:

Secrétariat du Conseil du Trésor

• fixer les objectifs de l'administration de la paye, y compris les politiques et les règlements;
• établir les lignes directrices et des normes de performance;
• définir une hiérarchie d'imputabilité qui comprendra la surveillance de l'exactitude et de l'intégrité de l'administration de la paye;
• s'assurer que les recommandations du Groupe de travail sur l'administration de la paye sont mises en oeuvre.

Approvisionnements et Services

• élaborer et faire fonctionner le système de traitement de la paye selon les normes prescrites;
• fournir aux ministères des indications au sujet de la mise en oeuvre, y compris des manuels traitant du fonctionnement et les plans de formation connexe, s'il y a lieu.

Ministères

• payer les employés;
• assurer l'exactitude, l'intégrité et l'actualité de l'ensemble des processus de l'exécution de la paye;
• conseiller les employés;
• assumer la responsabilité de l'exécution intérieure de la paye.

a) Secrétariat du Conseil du Trésor

Un Groupe de la coordination de l'administration de la paye (GCAP) a été établi au sein de la Direction de la politique du personnel du SCT dans le but premier de coordonner la mise en oeuvre des recommandations du Groupe de travail sur l'administration de la paye; il remplira ultérieurement les fonctions suivantes:

i) Coordination de la politique de rémunération

Le GCAP coordonnera les mécanismes administratifs connexes à la mise en application de la politique de rémunération, en collaboration avec les divisions appropriées du Secrétariat du Conseil du Trésor et du MAS, et avec le concours du personnel des ministères. Ainsi, à titre de coordonnateur, le GCAP aura un représentant au sein de l'équipe chargée du projet qui doit élaborer la politique de rémunération et rédiger les sous-chapitres traitant de la paye dans la série 510 du Manuel de gestion du personnel.

Cette fonction suppose:

ii) Coordination des exigences des systèmes centraux

Il devient nécessaire de coordonner les exigences de nombreux systèmes centraux. À l'heure actuelle, on cherche une façon d'envisager ce rôle de coordonnateur.

Voici quelques exemples:

L'analyse poussée des déclarations de congés et de services supplémentaires. Celle-ci requiert la participation de la Division de la paye, du SEPC, de la Division de la collecte des données ainsi que des ministères pour satisfaire aux exigences.

Une étude des relations entre la paye et les pensions de retraite, qui a pour but d'examiner les responsabilités respectives des bureaux de la paye, de la division des pensions de retraite et des ministères, ainsi que leur interdépendance, compte tenu des modifications que l'on prévoit apporter à l'administration de la paye et des pensions de retraite.

iii) Formation

De concert avec le MAS et la Commission de la Fonction publique, le GCAP travaillera à l'élaboration d'un programme de formation offert aux administrateurs de la paye au sein des ministères.

iv) Contrôle

Le GCAP élaborera et mettra en oeuvre un système qui permettre de contrôler et d'examiner l'ensemble du processus d'administration de la paye. Ce travail consiste à évaluer toutes les données disponibles, en collaboration avec les autres groupes d'examen du SCT qui font partie des directions du personnel, des finances et de la politique administrative.

v) Élaboration des futurs systèmes de paye

De concert avec le MAS et les ministères, le GCAP évaluera les besoins des futurs systèmes, effectuera des analyses de rentabilité et coordonnera les modifications à apporter à l'exécution de la paye.

(b) Approvisionnements et Services

Le MAS assurera la coordination d'un service de paye national par le truchement de ses bureaux de paye régionaux. Ces derniers recevront l'aide des Directions des services de rémunération et de traitement des données, qui continueront d'élaborer un système de paye, d'offrir des cours de formation, de dispenser des conseils au sujet de la mise en oeuvre de la politique de rémunération, de fournir des manuels d'instructions aux utilisateurs.

(c) Ministères

Il est évident que l'administration de la paye des différents ministères varie énormément selon le rôle, le système de gestion, ainsi que la taille et la répartition géographique propres à chacun des ministères. C'est pourquoi on demande à chacun des ministères de présenter au GCAP l'administration actuelle et prévue de la paye.

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Nota

*Les autres responsabilités qui ont rapport à la paye comme l'appui offert aux régimes de pensions de retraite et du personnel central, ne sont pas visées par la présente circulaire.[Return]

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• Application
• Mise en oeuvre
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• Annexe B
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