ARCHIVÉ - Introduction à l'information en direct de l'administration de la paye

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Objet

Le présent chapitre a pour objet d'énoncer les objectifs de l'information en direct de l'administration de la paye, d'en préciser l'utilisation et d'exposer les rôles et responsabilités de tous ceux qui participent au processus d'administration de la paye.

Objectifs et utilisation de l'information en direct de l'administration de la paye

L'information en direct de l'administration de la paye est destiné à permettre aux employés du ministère d'appliquer de façon uniforme les différentes politiques de rémunération que renferment des textes d'autorisation comme le Règlement sur les conditions d'emploi dans la fonction publique, les directives sur la rémunération avec effet rétroactif, le Règlement concernant la rémunération lors de la reclassification ou de la transposition, les délibérations du Conseil du Trésor et les conventions collectives. Il ne vise pas à remplacer ces textes d'autorisation ni aucune autre autorisation.

L'information en direct de l'administration de la paye est destinée à servir :

• d'outil de consultation pour les employés qui s'occupent de la préparation des interventions d'entrée de la paye ;
• d'aide à la formation ;
• de guide que peuvent consulter les personnes qui ne sont pas directement associées au processus de la paye.

Il importe, quant on se reporte à cette information, de déterminer tout d'abord quel est le statut de l'employé en cause vis-à-vis du régime de négociation collective. Si l'employé fait partie d'une unité de négociation, l'information au sujet de la plupart de ses conditions d'emploi est donnée dans la convention collective qui le vise. Il convient ici de noter que la convention collective, de par la loi, a priorité sur la plupart des autres politiques en matière de personnel, lorsqu'elle est explicite. Si l'employé ne fait pas partie d'une unité de négociation, il conviendra de se reporter aux conditions d'emploi pertinentes qui régissent son groupe et son niveau professionnel.

Rôles et responsabilités

Le cadre de politique et de gestion en matière d'administration de la paye, qui est proposé dans le rapport du Groupe de travail sur l'administration de la paye (phase 3) et qui a été promulgué au moyen de la circulaire du Conseil du Trésor 1977-37 du 28 juillet 1977, reconnaissait la primauté du rôle des ministères et organismes en ce qui concerne l'administration de la rémunération et des avantages de leurs employés. La politique a aussi précisé et confirmé le rôle qui échoit aux Travaux publics et services gouvernementaux Canada (autrefois connu sous Approvisionnements et Services Canada) dans le domaine de l'administration de la paye, en tant que ministère responsable de fournir des systèmes et services de traitement de la paye aux ministères employeurs et aux organismes de services centraux.

Le cadre de politique et de gestion a de plus reconnu la responsabilité globale du Secrétariat du Conseil du Trésor en ce qui concerne l'administration de la paye, dont celle d'établir des politiques et règlements et d'en faire l'interprétation, ainsi que la coordination et le contrôle de tout le processus d'administration de la paye.

L'attribution des responsabilités à l'intérieur du cadre de gestion est exposée dans les Circulaires du Conseil du Trésor suivantes :

Circulaire du CT 1977-37 : Administration de la paye

Circulaire du CT 1979-35 : Administration de la Paye

Demandes de renseignements

La Section de l'administration de la paye dans la Division des Relations de travail est chargée d'interpréter les dispositions des conventions collectives qui ne s'appliquent pas spécifiquement à une unité de négociation particulière ainsi que les règlements et les directives cités dans les conventions. Cette règle vise toutes les personnes auxquelles peuvent s'appliquer les dispositions d'une convention collective, telles que, par exemple, les employés exclus et certains des employés non représentés.

Les négociateurs continueront d'interpréter les clauses propres aux conventions qui leur sont assignées.

Les interprétations sur tous les aspects de la rémunération du Groupe de la direction et des régimes de la rémunération au rendement des employés exclus seront fournies par la Division de la Gestion des ressources humaines.

Les interprétations sur les questions qui font partie des conventions placées sous l'égide du Conseil nationale mixte seront fournies par les sections pertinentes de la Division de la Gestion des ressources humaines.

Les demandes de renseignements ayant trait aux politiques et programmes d'administration de la paye devront être acheminées à la Section de l'administration de la paye de la Division des Relations de travail.

Les ministères et organismes voudront bien s'assurer que seuls les gestionnaires de rémunération de l'administration centrale communiquent avec ces sections. Les demandes de renseignement devront être acheminées à la section pertinente à l'adresse suivante :

Les ministères et organismes sont priés d'adresser toutes leurs demandes de renseignements concernant les aspects opérationnels du système de paye (par exemple, procédures d'entrée, émission de chèques, etc.) à leurs points de contact habituels au sein des Travaux publics et Services gouvernementaux Canada.

Les gestionnaires de rémunération de l'administration centrale peuvent aussi identifier l'agent responsable d'une politique en particulier en se référant à la rubrique «Personnes-ressources du SCT » au menu principal du réseau Connexions RH sur le Réseau d'entreprises du gouvernement.