ARCHIVÉ - Faire plus avec l'argent des contribuables - Guide pour l'établissement du coût de la prestation des services pour les normes de service

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Introduction

Le projet d'�laboration de normes de service est un objectif prioritaire qui t�moigne de l'engagement que le gouvernement a pris d'�tre plus transparent et mieux adapt� aux int�r�ts des contribuables canadiens. Le Budget de 1994 a forc� les minist�res � fixer des normes de service indiquant � leurs clients quels sont les services offerts, la fa�on dont ils peuvent s'attendre � ce les services soient fournis et les mesures qu'ils pourront prendre s'ils estiment que le service fourni ne r�pond pas aux normes. L'�tablissement de normes de service oblige les minist�res � indiquer � leurs clients les cat�gories de services qu'ils leur offrent, � identifier leurs clients et � les consulter, � �laborer et � publier des normes, � �valuer le respect des normes et � s'efforcer d'am�liorer le service avec le temps.

Des budgets ant�rieurs ainsi que des lettres envoy�es par le secr�taire et le pr�sident du Conseil du Tr�sor ont pr�sent� les plans du gouvernement et les mesures prises par lui relativement aux normes de service. Le document intitul� Les normes de service : un guide pour l'initiative, publi� par le Secr�tariat du Conseil du Tr�sor, mentionne d'autres donn�es et renseignements fondamentaux sur l'initiative.

Extrait du Budget f�d�ral de 1994

�Le gouvernement veillera � ce que les services qu'il fournit aux Canadiens soient plus �conomiques, accessibles et adapt�s aux besoins.�

�Le gouvernement �tablira et publiera d'ici 1995 des normes de services pour chaque minist�re f�d�ral.�

Le cadre de travail qui est pr�vil�gi� par le gouvernement pour l'�tablissement des co�ts est le Guide pour l'�tablissement des co�ts des extrants au gouvernement du Canada (Secr�tariat du Conseil du Tr�sor du Canada, 1989). Il sert de mod�le pour l'�tablissement des co�ts des extrants dans toute une s�rie de cas. Le pr�sent guide analyse les d�tails du co�t de la prestation du service dans le but d'en informer la client�le et s'adresse aux gestionnaires qui �laborent les normes de service. Dans la plupart des cas, les gestionnaires devront faire appel � leurs propres experts minist�riels en mati�re de gestion financi�re et d'�tablissement du co�t de revient. Il appartient aux minist�res de d�terminer le co�t des services et de diffuser ces renseignements.

La d�cision d'informer les clients du co�t des services ne date pas d'hier. La politique du Conseil du Tr�sor sur l'imputation de frais aux utilisateurs externes pour les biens, les services, les biens immobiliers, les droits et les privil�ges vise � faire conna�tre aux clients les frais engag�s au titre de la prestation des services dans les cas o� ces derniers sont fournis � des groupes particuliers en contrepartie du versement d'un droit prescrit.

L'�tablissement de normes de service exige que l'on d�termine et que l'on indique les co�ts d'une gamme plus �tendue de services.

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Motifs justifiant l'int�gration des co�ts aux normes de service

Le gouvernement f�d�ral fournit de nombreux services sans exiger de frais directs pour leur utilisation. Les frais de la plus grande partie des services sont pay�s par la population par le biais des imp�ts. Ainsi, sauf dans les cas o� des droits d'utilisation sont exig�s, le prix pay� par le public pour certains services gouvernementaux est actuellement invisible.

L'un des objectifs vis� par le projet d'�laboration des normes de service est de promouvoir l'adoption d'une approche ax�e sur la client�le � l'�gard de la prestation des services aux clients et � la population. Les attentes que nos clients nourrissent sont devenues le point de mire de nos efforts et nous avons pris des mesures pour d�terminer quels sont les aspects qui rev�tent de l'importance aux yeux de notre client�le. Cependant, en l'absence des donn�es pertinentes sur les co�ts, les aspirations des usagers des services risquent d'�tre irr�alistes et leurs pr�f�rences en ce qui a trait � la prestation des services risquent de n'avoir aucune commune mesure avec ce que nous sommes capables de fournir. Et les utilisateurs des services peuvent difficilement avoir des attentes r�alistes parce qu'ils ignorent les co�ts des services re�us.

La divulgation courante des co�ts permettra :

• d'encourager les minist�res � consulter leurs clients � propos de d'autres modes moins co�teux de prestation des services et � �valuer l'efficience des programmes et des services;
• de doter les minist�res de donn�es sur les co�ts qu'ils pourront utiliser pour informer les ministres des cons�quences de r�ductions des ressources;
• de faire conna�tre aux contribuables la valeur des services qu'ils obtiennent en contrepartie de leurs imp�ts;
• de faire la preuve de la transparence et de la probit� du gouvernement;
• d'accro�tre la responsabilisation des gestionnaires publics, gr�ce � la visibilit� et � la comparabilit� des frais de services.

On pr�voit que la d�cision de faire conna�tre aux clients les co�ts des services :

• mettra la client�le au courant des co�ts aff�rents aux services gouvernementaux;
• modifiera les attentes nourries par les clients de fa�on � :
• ce qu'ils soient mieux dispos�s � comprendre les changements apport�s au mode de prestation du service;
• et ce qu'ils modifient, dans certains cas, leur utilisation des services;
• permettra aux clients (et aux contribuables) de mieux comprendre le bien-fond� des frais d'utilisation, le cas �ch�ant.

La d�termination des co�ts est un �l�ment indispensable pour la bonne gestion des programmes et des services. Elle est n�cessaire pour d�terminer les frais d'utilisation � exiger pour affecter de fa�on �clair�e les ressources entre les divers �l�ments de la prestation des services et pour prendre des d�cisions fond�es sur l'abordabilit�. La disponibilit� de bonnes donn�es sur les co�ts contribuera � encourager le d�bat public au sujet des choix et des compromis difficiles auxquels nous sommes confront�s dans le domaine de la prestation des services.

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Principes de l'�tablissement du co�t de la prestation des services

Pour les fins de l'initiative sur les normes de services, l'objectif vis� par l'�tablissement des co�ts est de faire conna�tre au public les co�ts des services qu'ils paient en tant que contribuables et ce qu'ils re�oivent en contrepartie, en tant qu'usagers des services. La valeur concr�te de ces donn�es et les d�penses � engager pour les produire sont �galement des aspects importants dont il faut tenir compte. Les principes �nonc�s ci-dessous aideront � trouver le juste �quilibre entre la n�cessit� d'informer le public et la possibilit� de d�terminer et de communiquer le co�t des services.

1. Il conviendrait de tenir compte de tous les �l�ments de co�t

Le principe de base veut que l'on identifie tous les �l�ments de co�t et que l'on en tienne compte. L'approche g�n�rale et la m�thodologie � suivre aux fins de l'�tablissement des co�ts sont celles qui sont �nonc�es dans la politique du Conseil du Tr�sor intitul� Guide pour l'�tablissement des co�ts des extrants au gouvernement du Canada, c'est-�-dire la comptabilisation du co�t int�gral. Cette m�thode est �galement l'assise sur laquelle repose la politique du Conseil du Tr�sor sur l'imputation de frais aux utilisateurs externes pour les biens, les services, les biens immobiliers, les droits et les privil�ges.(1)

Le co�t int�gral de la prestation des services est la somme de tous les frais directs et indirects (encaisse et hors caisse) qui ont �t� engag�s par le gouvernement aux fins de la prestation de services. Les �l�ments de co�t dont il faut particuli�rement tenir compte sont les suivants :

Co�ts directs (2) : Les co�ts qui ne peuvent �tre engag�s qu'� la suite de la production d'un bien ou de la prestation d'un service, et qui sont sp�cifiquement attribuables � la prestation de ce service ou � la production de ce bien. Les co�ts directs devraient �tre relativement faciles � d�terminer et � mesurer. Ils comprennent normalement les co�ts de main-d'oeuvre directs, y compris les avantages sociaux, les co�ts de fonctionnement directs, notamment les frais de d�placement, les services professionnels et autres; les co�ts directs des mati�res et les acquisitions d'immobilisations (dans la mesure o� ces immobilisations entreront dans la prestation du service).

Co�ts reli�s au capital : Il y en a deux types

Principes qui sous-tendent l'�tablissement du co�t des services aux fins des normes de service

1. Il convient de tenir compte de tous les �l�ments de co�t.

2. Les co�ts des services devraient �tre r�v�lateurs pour l'usager.

3. Il convient d'�tablir les co�ts d'un ensemble de services bien choisi.

4. Il conviendrait de pr�senter les co�ts en regard des extrants du service.

5. Il convient d'examiner les co�ts afin qu'ils soutiennent la comparaison.

En bref.....

�Chaque minist�re a ses propres besoins d'information. Une seule s�rie de r�gles sur l'�tablissement des co�ts ne pourrait satisfaire � tous ces besoins. Toutefois, un recours appropri� aux concepts et pratiques d�taill�s dans ce guide devrait aider grandement � �tablir, dans toute l'administration f�d�rale, une m�thode uniforme d'�tablissement des co�ts et de comptabilit� analytique.�

Extrait du �Guide pour l'�tablissement des co�ts des extrants au gouvernement du Canada�, BCG, 1989.

Amortissement des immobilisations : L'amortissement est le processus de r�partition du co�t des immobilisations sur la p�riode pendant laquelle on s'attend � les utiliser et � en profiter. Sous le r�gime de la m�thode de comptabilisation du co�t int�gral, l'amortissement des immobilisations comme les immeubles, les installations, les machines et le mat�riel devraient �tre inclus dans le co�t des services.

Co�t du capital : Le co�t du capital repr�sente les frais qu'assume le gouvernement pour financer les biens utilis�s aux fins de l'ex�cution de ces activit�s. Ces frais ne sont pas inscrits dans les livres et les registres comptables des minist�res et ils exigent un calcul distinct aux fins de l'�tablissement des co�ts des services. Le document intitul� Guide pour l'�tablissement des co�ts des extrants au gouvernement du Canada explique la fa�on de calculer cet �l�ment des co�ts des services.

Frais g�n�raux : Au sein d'une organisation, il faut g�n�ralement engager des d�penses communes pour produire des biens ou dispenser des services qui ne peuvent �tre attribu�es pr�cisement � un bien ou � un service particulier. Il conviendrait que ces frais, notamment les frais g�n�raux qui sont applicables aux services administratifs int�gr�s et les frais g�n�raux de soutien de programme soient affect�s aux services dont on �tablit les co�ts. Si l'on ne tenait pas compte de ces frais, on sous-estimerait les co�ts complets des services.

Frais engag�s par les autres minist�res du gouvernement : Les co�ts int�graux des services fournis par les autres minist�res du gouvernement � l'appui d'une activit� de programme ou de l'ex�cution d'un programme (p. ex., locaux, �mission de ch�ques, services juridiques, etc.) devraient �tre attribu�s et int�gr�s aux co�ts. Ces co�ts sont habituellement ajout�s aux frais g�n�raux des services int�gr�s et administratifs, sauf s'ils sont directement attribuables � un produit ou � un service particulier.

Un bon moyen d'arriver � une repr�sentation fid�le des co�ts est de faire la distinction entre les termes �co�ts et d�penses�. Par �co�ts�, on entend la valeur �conomique de toutes les ressources utilis�es pour produire des biens ou fournir des services. Par cons�quent, les co�ts comprennent, outre les sommes effectivement d�bours�es au cours de l'exercice, les imputations comptables comme l'amortissement des immobilisations et le co�t du capital. Le terme �d�penses� d�signe les sommes qui sont effectivement d�bours�es au cours d'un exercice donn�.

C'est un fait reconnu qu'en raison du manque de donn�es d�taill�es sur les co�ts, il se peut que l'�tablissement du co�t int�gral ne puisse pas se faire de fa�on imm�diate dans certains minist�res. Dans de tels cas, on peut se servir des renseignements sur les d�penses en attendant que les donn�es sur les co�ts soient disponibles. En l'occurrence, il conviendrait que les donn�es en question comprennent les d�penses directes et tous les postes de d�penses indirectes, notamment les frais g�n�raux et les d�penses qui ont �t� engag�es par les autres minist�res du gouvernement. Dans les cas d'installations qui sont la propri�t� de l'�tat -- o� il n'y a pas de loyer � payer - et dans le cas des autres d�penses d'immobilisation amortissables, il y aurait lieu d'indiquer s�par�ment les d�penses qui ont �t� engag�es au titre des immobilisations. Il faudrait aussi fournir un �tat indiquant que les donn�es sur les co�ts ne comprennent pas les co�ts des immobilisations annualis�s comme l'amortissement.

Les gestionnaires devraient consulter leurs services financiers pour d�terminer la disponibilit� des donn�es financi�res avant d'utiliser les renseignements sur les d�penses ou les co�ts. En outre, les gestionnaires devraient analyser les r�percussions qui sont associ�es � l'utilisation des renseignements sur les d�penses, notamment les d�penses extraordinaires et les autres anomalies. Les donn�es devraient �tre comparables d'une ann�e � l'autre, comme il est illustr� � l'annexe A.

On trouvera � l'annexe A quelques exemples qui illustrent les renseignements sur les co�ts ainsi que sur les d�penses susceptibles d'�tre communiqu�s dans certains cas donn�s.

2. Les co�ts des services devraient �tre r�v�lateurs pour l'usager

La publication des co�ts devrait donner une id�e satisfaisante des frais qu'il en co�te pour fournir le service; il conviendrait d'indiquer nettement aux clients les �l�ments dont les co�ts sont �tablis et ce que les chiffres repr�sentent. De plus, les co�ts des services devraient s'appliquer � des services ou � des groupes de services d�finis auxquels les clients peuvent se reporter. L'objectif vis� n'est pas d'en arriver � une pr�cision v�rifiable de l'�tablissement des co�ts, mais bien de fournir des approximations satisfaisantes, pertinentes et r�v�latrices. De fa�on g�n�rale, il n'est pas aussi important de pr�ciser aux clients si le co�t d'une op�ration est de 53,67 $ ou de 48,34 $, que de lui indiquer que l'op�ration co�te environ 50 $.

Il conviendrait �galement d'indiquer l'exercice financier auquel s'applique le co�t indiqu�.

Bien entendu, il faut faire preuve de bon sens lorsqu'on divulgue les donn�es sur les co�ts. Dans certains cas, il peut n'�tre ni utile ni logique de les communiquer aux clients. Dans d'autres cas, il se peut que les donn�es sur les co�ts aient d�j� �t� �tablies, notamment dans les cas o� il y a recouvrement int�gral des co�ts des services et que les frais d'utilisation repr�sentent convenablement les co�ts des services.

3. Il conviendrait d'�tablir les co�ts d'un ensemble de services bien choisi

Il se peut que l'�tablissement du co�t unitaire de chaque op�ration de service ou m�me de chaque cat�gorie de services ne soit pas toujours le niveau d'�tablissement des co�ts le plus efficace, le plus appropri� ni le plus pratique � utiliser. Il faudrait donc �tablir les co�ts d'un ensemble de services bien choisi et on peut exercer des choix quant au niveau de regroupement qui doit �tre utilis�.

Parmi les exemples de niveaux de regroupement, il y a :

• un ensemble de services fourni pour une m�me installation de prestation de services,
• une cat�gorie de services donn�e ou un produit particulier fourni pendant une p�riode donn�e,
• une op�ration particuli�re de service, notamment l'�mission d'un ch�que et les services douaniers propres � chaque op�ration.

Dans certains cas, on fournit toute une gamme de services diff�rents au m�me emplacement. Lorsque les syst�mes financiers ne permettent pas de distinguer les d�penses qui sont propres � chacun des services fournis, il peut �tre opportun d'indiquer le co�t global applicable � l'ensemble des services fournis. Par contre, il peut �tre assez facile d'effectuer une r�partition estimative des co�ts globaux entre les divers services fournis.

Les d�cisions relatives au niveau de regroupement seront fonction de l'effort n�cessaire, du co�t de la collecte des donn�es, du temps consacr� et de l'utilit� du regroupement. Il est � noter que la divulgation du co�t moyen calcul� � partir des extrants de toute une gamme de services risquerait d'aboutir � des donn�es trompeuses dans le cas de certains services. Par exemple, le co�t moyen du passager-kilom�tre pour l'ensemble du r�seau ferroviaire de transport de passagers est passablement sup�rieur au co�t du passager-kilom�tre de certains circuits et tr�s inf�rieur au co�t moyen de certains autres.

On trouvera � l'annexe A quelques exemples de l'�tablissement du co�t d'un ensemble de services.

4. Il conviendrait de pr�senter les co�ts en regard des extrants du service

Si le lien n'est pas imm�diatement �vident, c'est une pratique louable d'indiquer les extrants des services en regard des co�ts qui s'y rapportent, ce qui permet d'avoir une certaine id�e des services obtenus en contrepartie des frais indiqu�s.

Lorsqu'on �tablit le co�t d'une op�ration, l'extrant est probablement nettement perceptible pour l'usager et il n'est pas n�cessaire d'y ajouter quelque autre explication - la personne qui re�oit un ch�que ou le r�sultat de sa demande sait tr�s bien quel est le service qu'elle re�oit. Lorsqu'on �tablit le co�t d'un groupe de services ou d'un service qui est fourni sur une p�riode donn�e, il conviendrait de pr�senter une br�ve description des divers extrants. On en trouvera quelques exemples � l'annexe A.

5. Les co�ts doivent �tre indiqu�s clairement et pouvoir soutenir la comparaison

On devrait s'attendre � ce que les co�ts des services soient compar�s - et m�me encourager cette pratique. Les comparaisons peuvent �tre faites sur une p�riode donn�e entre diverses p�riodes de prestation ou entre divers services, entre divers emplacements, entre diverses sph�res de comp�tence ou avec le secteur priv�. La comparaison avec des �donn�es de r�f�rence� est indispensable � la saine gestion. La publication des donn�es sur les co�ts devrait encourager les fonctionnaires � remettre en question les co�ts de leurs op�rations et ceux des op�rations de leurs coll�gues et � profiter des enseignements tir�s de la mise en commun des exp�riences et des pratiques.

Dans la mesure o� les co�ts et la m�thode utilis�e permettent d'�tablir des comparaisons cr�dibles fond�es sur des donn�es transparentes, on peut expliquer les diff�rences du co�t des services. Les gestionnaires sont cens�s �tre en mesure d'expliquer et de justifier la publication du co�t des services pour leur sph�re de responsabilit�.

La pr�sentation de co�ts comparables d'une p�riode � l'autre est facilit�e lorsqu'on conna�t les co�ts ant�rieurs et qu'on a une id�e des variations probables des co�ts ult�rieurs, en particulier dans le cas des grandes d�penses d'immobilisation. Il en est de m�me pour les donn�es sur les co�ts aff�rents � des services semblables ainsi que les frais qui sont engag�s dans d'autres sph�res de comp�tence. L'adoption de la technologie et des pratiques de gestion de la qualit� devrait donner lieu � une diminution des co�ts unitaires de la prestation des services avec le temps ou au moins leur permettre de ne pas augmenter de fa�on significative.

Les co�ts fix�s � l'aide de la m�thode de l'�tablissement des co�ts int�graux seront comparables d'un service � l'autre. Cependant, � l'heure actuelle, on utilise des syst�mes diff�rents d'�tablissement des co�ts d'un minist�re � l'autre, si bien que l'exp�rience dont on dispose dans le domaine de l'�tablissement des co�ts int�graux est tr�s diff�rente, de m�me que les capacit�s dont on dispose en la mati�re. Afin d'�viter de publier � l'�gard de services semblables des co�ts qui semblent incoh�rents d'un minist�re � l'autre, le Secr�tariat du Conseil du Tr�sor aidera les minist�res � veiller � ce que les co�ts des services semblables soient �tablis de mani�re semblable. Nous demanderons aux minist�res dispensant des services semblables de nous communiquer leurs observations sur le projet de donn�es sur les co�ts. Ainsi, ils seront pr�ts � expliquer et � minimiser les �carts. (Avant de publier les co�ts de la prestation des services, les minist�res sont pri�s de communiquer avec l'analyste de programmes de leur direction).

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Fa�on de communiquer les donn�es sur les co�ts ?

L'int�gration des co�ts des services aux rapports annuels et des d�penses aff�rentes au service dans la Partie III du Budget des d�penses peut �tre une bonne fa�on d'informer les parlementaires et peut-�tre m�me la population en g�n�ral, mais elle serait moins efficace pour communiquer les donn�es aux clients de certains services. De plus, ces fa�ons de proc�der ne peuvent permettre de distinguer ad�quatement le co�t du b�n�fice retir� du service, et le co�t de de la prestation du service (par exemple, le co�t de production des ch�ques d'assurance-ch�mage par rapport au co�t d'administration du programme d'assurance-ch�mage).

L'initiative concernant les normes de service a pour objet de faire conna�tre aux clients les normes de service (et leurs co�ts) au point de service. Les donn�es sur les co�ts seraient normalement fournis dans les normes de service affich�es. Cet objectif est applicable � toute une gamme de contextes permettant de communiquer les donn�es sur les co�ts, notamment les suivants :

• lorsque les services fournis sont d�crits dans des affiches, des d�pliants, des bandes magn�toscopiques, des discours et autres, les co�ts pourraient �tre partie int�grante de la description;
• lorsque les normes de service sont affich�es au point de service, (notamment dans les bureaux, les entr�es des parcs et des mus�es, les a�roports et autres) les donn�es sur les co�ts pourraient �tre int�gr�es;
• lorsque, dans le cadre d'une op�ration concernant un service, on utilise des formules, on �met des ch�ques, on �met des licences ou des billets et autres, la formule, le ch�que, la licence ou le billet pourrait indiquer le co�t du service;
• lorsque des renseignements sont demand�s, la r�ponse pourrait int�grer le co�t de la communication de l'information.

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R�les et responsabilit�s

Il incombe aux minist�res d'�laborer les normes de service et d'informer leurs clients de ces normes, y compris le co�t de la prestation des services. Les gestionnaires des services sont cens�s donner l'exemple sous ce rapport. Les services financiers des minist�res sont cens�s �tre en mesure de donner des conseils aux gestionnaires sur les moyens pratiques et pr�cis de d�terminer les co�ts aff�rents � la prestation du service.

Le Secr�tariat du Conseil du Tr�sor administre l'initiative relative aux normes de service � l'�chelle de l'administration f�d�rale. Pour assurer la comparabilit� des co�ts, il est pr�vu que le Secr�tariat agira comme centre de diffusion des donn�es sur les co�ts et aidera les minist�res � publier les donn�es pertinentes sur les co�ts.

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Renseignements suppl�mentaires sur les normes de service

Pour obtenir de plus amples renseignements au sujet de l'initiative li�e aux normes de service, d'autres publications sont disponibles.

Service de qualit� � prix raisonnable aux Canadiens et aux Canadiennes : �tablissement de normes de service au gouvernement f�d�ral (f�vrier 1995), Ce document fait une revue de toutes les composantes des normes de service, y compris de nombreux exemples faisant �tat des progr�s r�alis�s par les minist�res en mati�re de normes de service. On y trouve aussi une �bauche de la D�claration sur la qualit� du service. Un sommaire de ce document est aussi disponible et est intitul� Vue d'ensemble, Service de qualit� � prix raisonnable aux Canadiens et aux Canadiennes : �tablissement de normes de service au gouvernement f�d�ral.

Les normes de service : un guide pour l'initiative (f�vrier 1995). Ce guide d�crit toutes les composantes des normes de service et inclut une approche point par point pour l'�laboration de normes de service compl�tes. On y trouve de plus une �tude de cas d�taill�e sur les normes de service.

Guide de traitement des plaintes (version provisoire, avril 1994). Ce guide porte exclusivement sur les plaintes et les m�canismes de recours qui devraient servir de compl�ment � une initiative int�grale pour les normes de service.

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Guides offerts pour l'�valuation des co�ts des services

Le Guide pour l'�tablissement des co�ts des extrants au gouvernement du Canada, de 1989, contient une approche point par point pour l'�tablissement des co�ts. On trouvera aussi dans le document une �tude de cas applicable � la m�thodologie d'�tablissement des co�ts.

Le Guide sur les droits d'utilisation, de 1992, passe bri�vement en revue les principes qui r�gissent le pr�l�vement de droits d'utilisation et pr�sente un itin�raire qui a pour point de d�part l'examen des services ayant une client�le identifiable et comme point d'arriv�e des strat�gies d'�tablissement des co�ts qui sont fond�es sur les co�ts int�graux. Le Guide fait ressortir l'importance d'une analyse d�taill�e et il exhorte les minist�res � faire part de leurs intentions aux usagers et � les consulter le plus t�t possible.

Le Guide Faire plus avec l'argent des contribuables : faire ou faire faire, septembre 1993, est une application d'�tablissement des co�ts qui permet aux gestionnaires d'effectuer une comparaison des co�ts de la meilleure option entre �fabriquer� le service � l'interne et �acheter� le service du secteur priv�.

Le Guide Faire plus avec l'argent des contribuables : rendre l'organisation plus efficiente, septembre 1993, est r�dig� pour aider les gestionnaires � favoriser l'efficience en examinant les co�ts.

On peut obtenir ces guides en communiquant avec le Secr�tariat du Conseil du Tr�sor :

Secr�tariat du Conseil du Tr�sor
Centre de distribution
(613) 995-2855, num�ro de t�l�copieur : (613) 996-0518,
ou par le courrier, � l'adresse suivante :
300 avenue Laurier ouest,
Ottawa, K1A 0R5.

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Annexe A : Exemples de co�ts de la prestation des services

Les exemples ci-dessous ont pour objet d'aider les minist�res � pr�senter les donn�es sur les co�ts ou les d�penses li�s au service. Ces exemples n'ont pas toutefois �t� con�us de fa�on � englober toutes les cat�gories de services et il se peut qu'ils ne soient pas applicables � un cas particulier. Il faudrait faire preuve de jugement professionnel pour calculer et pr�senter les donn�es d�finitives sur les co�ts/les d�penses.

Les exemples sont r�partis en trois cat�gories de la fa�on suivante : 1) des exemples fond�s sur l'�tablissement des co�ts int�graux, 2) des exemples fournissant des donn�es sur les d�penses et 3) un exemple de pr�sentation des donn�es sur un certain nombre d'ann�es et de passage de la publication des donn�es sur les d�penses � la publication des donn�es sur les co�ts.

1. Exemples de donn�es fond�es sur les co�ts int�graux

Les paragraphes suivants illustrent trois exemples de donn�es fond�es sur les co�ts dans le cas desquels les co�ts ont �t� d�termin�s en fonction des co�ts globaux d'un certain nombre de services fournis, du co�t unitaire moyen, et du co�t individuel d'un service.

Co�ts int�graux d'un centre de service

Ce mod�le conviendra � un bureau dont les employ�s fournissent toute une gamme de services, par exemple les Centres d'emploi du Canada et les bureaux de district d'imp�t, et o� l'on peut logiquement pr�supposer que les donn�es de niveau global qui sont fournies par le bureau sont utiles aux clients. Des donn�es pr�cises � un niveau inf�rieur du service seraient normalement fournies si elles �taient disponibles.

Mod�le :

• Description du service fourni.
• Les co�ts annuels int�graux, y compris les co�ts directs et les co�ts indirects du personnel, du fonctionnement, de l'entretien et de l'amortissement et les co�ts du capital li�s aux biens immobilis�s et aux stocks, ainsi que le co�t int�gral de l'intervention de tout autre minist�re gouvernemental.

Exemple :

Pendant l'exercice 1993-1994, notre Centre d'emploi du Canada :

• a trait� environ 20 000 demandes de prestations et d'emploi
• a conseill� environ 1 200 ch�meurs
• a men� environ 120 enqu�tes et appels
• a r�pondu � 40 000 appels t�l�phoniques, lettres et demandes de renseignements pr�sent�es en personne.

Le co�t de la prestation des services par ce bureau a �t� d'environ xx millions de dollars au cours de l'exercice.

Co�t int�gral d'une op�ration de service o� chaque op�ration est semblable

Le pr�sent mod�le serait l'objectif � envisager, du moins � moyen terme, pour la plupart des services. Le niveau d'information fournit aux contribuables une id�e pr�cise des co�ts d'op�ration.

Mod�le :

• D�crire l'unit� de service fournie.
• � l'aide du mod�le illustr� dans le Guide pour l'�tablissement des co�ts des extrants, calculer le co�t global de chaque unit�.

Exemple :

Pendant l'exercice 1994-1995, 3 millions de ch�ques ont �t� �mis, le co�t moyen du traitement de chacun des ch�ques ayant �t� de 1,25 $.

Co�t int�gral d'une op�ration de service o� chaque op�ration est diff�rente

Ce mod�le serait pr�f�rable dans les cas o� les utilisateurs re�oivent des services personnalis�s. Les exemples pourraient comprendre les r�ponses aux demandes d'acc�s � l'information et les r�ponses aux demandes de renseignements adress�es au Ministre. Cependant, les d�penses engendr�es pour compiler les co�ts de fa�on aussi d�taill�e pourraient �tre consid�rables.

Mod�le :

La r�ponse � une demande d'acc�s � l'information pourrait comprendre l'explication d�taill�e du co�t de la collecte des donn�es, de la pr�paration et du traitement de la demande. La demande comprendrait �galement une explication d�taill�e du prix exig� pour la demande, le cas �ch�ant.

Exemple :

La fourniture de la pr�sente r�ponse � votre demande d'acc�s � l'information a co�t� 2 850 $. Cette somme comprend l'utilisation des ressources engag�es pour faire les recherches n�cessaires, r�diger, examiner et administrer la r�ponse que nous vous faisons parvenir. Conform�ment � la Loi sur l'acc�s � l'information, nous vous faisons parvenir une facture de 500 $ applicable au temps et � l'utilisation des ressources qui sont facturables.

2. Exemples de donn�es sur les d�penses

On peut se servir des donn�es sur les d�penses lorsqu'on n'a pas de donn�es sur les co�ts int�graux disponibles. Tel peut �tre le cas en particulier, lorsque l'on ne conna�t pas les donn�es concernant les immobilisations, notamment les immeubles. Les paragraphes qui suivent pr�sentent deux exemples de donn�es sur les d�penses. Dans le premier de ces exemples, les donn�es pr�sent�es englobent toutes les d�penses, tandis que dans le second, les d�penses d'immobilisation sont excluses.

Utilisation des �l�ments de d�penses dans le cas d'un organisme autonome de services

Pour utiliser ce mod�le, il faut pouvoir pr�sumer que l'on est en pr�sence d'organismes autonomes supportant tr�s peu de frais g�n�raux attribuables � une organisation satellite et dont une tr�s faible proportion des co�ts est assum�e par d'autres minist�res gouvernementaux.

Mod�le :

�l�ments de d�penses :

• Les d�penses d'immobilisation engag�es au cours de l'exercice sont comptabilis�es de fa�on distincte.
• D�penses annuelles de fonctionnement et d'entretien.
• Indications claires des d�penses et non pas des co�ts.

• Le nombre annuel des utilisateurs du service.
• Les recettes provenant des utilisateurs (le cas �ch�ant).

Exemple : un mus�e

Pendant l'exercice 1994-1995, le mus�e a d�pens� 22 millions de dollars pour exploiter et entretenir ses installations, une autre somme de 4 millions de dollars au titre des expositions et une somme de 3 millions de dollars au titre des immobilisations. Ces chiffres excluent cependant les co�ts en capital.

Pendant la p�riode vis�e, le mus�e a attir� 1,4 million de visiteurs et per�u des recettes de 4 millions de dollars.

Pr�sentation des donn�es sur les d�penses dans les cas o� les d�penses d'immobilisation ne sont pas incluses

Dans cet exemple, les donn�es sur les d�penses ne comprennent pas les d�penses d'immobilisation. Il illustre �galement l'utilisation des donn�es sur les d�penses sur une base unitaire.

Mod�le :

• Inclure toutes les d�penses directes et indirectes.
• S'il y a des d�penses d'immobilisation qui ne sont pas incluses, il faut l'indiquer.
• Les donn�es doivent �tre nettement indiqu�es en tant que d�penses et non pas en tant que co�ts.

Exemple :

Pendant l'exercice 1993-1994, Service correctionnel Canada a d�pens� environ 47 760 $ pour incarc�rer chacun des d�linquants dans les �tablissements correctionnels f�d�raux. Cette somme ne comprend les co�ts reli�s au capital. � la fin de l'exercice fiscal, 12 571 d�linquants �taient incarc�r�s dans les �tablissements en question.

3. Exemple de passage de la pr�sentation des donn�es sur les d�penses � la pr�sentation des donn�es sur les co�ts

Cet exemple peut �tre utilis� dans le cas o� un minist�re ou un organisme pr�sente les donn�es sur les d�penses applicables � un exercice particulier, mais, � mesure que des donn�es sur les co�ts deviennent disponibles, il pr�sente des donn�es sur les co�ts provenant des p�riodes ult�rieures. Il conviendrait de pr�senter les donn�es sur les co�ts de fa�on � permettre la comparaison avec les donn�es sur les d�penses qui ont �t� pr�sent�es � l'�gard des p�riodes pr�c�dentes qui y correspondent.

Exemple :

Ann�e 1

Au cours de l'exercice 1993-1994, Service correctionnel Canada a d�pens� environ 47 760 $ pour incarc�rer chaque d�linquant dans les �tablissements correctionnels f�d�raux. Cette somme ne comprend pas les co�ts reli�s au capital. � la fin de l'exercice financier, 12 571 d�linquants �taient incarc�r�s dans ces �tablissements.

Ann�e 2

Pendant l'exercice 1994-1995, l'incarc�ration de chaque d�linquant dans les �tablissements correctionnels f�d�raux a co�t� environ 48 500 $. Cette somme exclut les co�ts reli�s au capital qui, s'ils avaient �t� inclus, auraient port� le co�t global � 58 500 $ par d�linquant. � la fin de l'exercice, 12 900 d�linquants �taient incarc�r�s dans ces �tablissements.

Ann�e 3

Pendant l'exercice 1995-1996, l'incarc�ration de chaque d�linquant dans les �tablissements correctionnels f�d�raux a co�t� � Service correctionnel Canada environ 58 750 $. Ce chiffre comprend les co�ts reli�s au capital. � la fin de l'exercice, 12 900 d�linquants �taient incarc�r�s dans ces �tablissements.

Ann�e 4

Au cours de l'exercice financier 1996-1997, Service correctionnel Canada a d�pens� environ 59 800$ pour l'incarc�ration de chaque d�tenu dans les �tablissements correctionnels f�d�raux. � la fin de l'ann�e financi�re, 12 800 d�tenus �taient incarc�r�s dans ces institutions.

1 Si on veut consid�rer l'�conomie de ressources financi�res qui est r�alis�e par la r�duction ou l'�limination d'un service, ou devrait d'abord examiner les co�ts fixes engag�s sans se soucier du niveau de service qui est dispens�. Ensuite, on devrait examiner les co�ts variables �vitables qui ne seraient pas engag�s si le service �tait r�duit ou supprim�.

2 Ce que comprenent les co�ts directs (par opposition aux co�ts indirects comme les frais g�n�raux) d�pend, dans une certaine mesure, du niveau de service que l'on veut calculer. Ce qui est calcul� comme un co�t indirect dans une situation peut devenir un co�t dans une autre.

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Notes de bas de page

(1) Si on veut consid�rer l'�conomie de ressources financi�res qui est r�alis�e par la r�duction ou l'�limination d'un service, ou devrait d'abord examiner les co�ts fixes engag�s sans se soucier du niveau de service qui est dispens�. Ensuite, on devrait examiner les co�ts variables �vitables qui ne seraient pas engag�s si le service tait r�duit ou supprim�.

(2) Ce que comprenent les co�ts directs (par opposition aux co�ts indirects comme les frais g�n�raux) d�pend, dans une certaine mesure, du niveau de service que l'on veut calculer. Ce qui est calcul� comme un co�t indirect dans une situation peut devenir un co�t dans une autre.